Délibération n° 2018-187 du 21 novembre 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Plate-forme de communication multicanal modulaire » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

No. Journal 8414
Date of publication 28/12/2018
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Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 19 septembre 2018, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Plate-forme de communication multicanal modulaire » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 15 novembre 2018, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 novembre 2018 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Plate-forme de communication multicanal modulaire ».
Il indique que les personnes concernées sont tout le personnel qui a accès à la messagerie et à l'imprimante multifonction pour l'envoi de fax et de sms.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- la gestion centralisée des messages SMS en émission (via messagerie/application) ;
- la gestion centralisée des fax en émission et réception (via messagerie/imprimante multifonction) ;
- la traçabilité des fax/SMS (date et heure d'envoi et/ou de la réception) ;
- la constitution de preuves en cas d'infraction.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
À cet égard, la Commission relève que dans « le cadre de ses missions, et pour le bon fonctionnement du service, la Direction du Système d'Information et Organisation du CHPG met à disposition des employés de l'hôpital une plate-forme de communication multicanal modulaire dont elle assure l'administration informatique en interne ».
La Commission considère ainsi que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- données d'identification électronique : adresse mail de la personne qui envoie le fax/SMS, numéro de fax, numéro de destinataire et/ou de l'émetteur ;
- traçabilité : état du fax/SMS envoyé, date et heure de l'envoi et de réception, numéro destinataire, appelant, émetteur, statut (réussi, erreur), Nb de pages, durée ;
- contenu : date et heure du rendez-vous, service ;
- identifiant administrateur : login et mot de passe.
Les informations relatives aux données d'identification électronique ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle du CHPG » et l'imprimante multifonction.
Les informations relatives à la traçabilité ont pour origine le système.
Les informations relatives au contenu ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion des rendez-vous patients et logistique médicale ».
Enfin, les informations relatives à l'identifiant ont pour origine le logiciel.
La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées

Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est réalisée par un document spécifique.
Ce document n'ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce par voie postale auprès de la Direction du CHPG.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

Sur les destinataires

Les informations sont susceptibles d'être communiquées à la Direction de la Sûreté Publique.
La Commission estime que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée pour les besoins d'une enquête judiciaire.
À cet égard, elle rappelle qu'en cas de transmission, ladite Direction ne pourra avoir communication des informations que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées.
La Commission considère donc que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.

Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- tout le personnel qui a accès à la messagerie et à l'imprimante multifonction : envoi de fax et de SMS ;
- les administrateurs du SI : tous les droits dans le cadre de leurs missions de maintenance ;
- le prestataire : tous droits dans le cadre de la maintenance.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements et interconnexions avec :
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des services de téléphonie et enregistrement de certaines communications téléphoniques » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des rendez-vous patients et logistique médicale » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle du CHPG ».
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à la traçabilité et au contenu sont conservées un mois.
Par ailleurs, les informations relatives aux données d'identification électronique et à l'identifiant administrateur sont supprimées dès le départ de l'agent.
Concernant le mot de passe de l'administrateur, la Commission recommande toutefois au responsable de traitement de ne le conserver que trois mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) s'il désire le conserver six mois.
Sous cette condition, elle considère que les durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- l'information des personnes concernées doit impérativement être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les Services de Police monégasque ne pourront avoir communication des informations objet du traitement que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
Recommande au responsable de traitement de ne conserver le mot de passe que trois mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) s'il désire le conserver six mois.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Plate-forme de communication multicanal modulaire ».