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Délibération n° 2018-133 du 19 septembre 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Organisation et suivi du comité de gestion des œuvres sociales » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

  • No. Journal 8405
  • Date of publication 26/10/2018
  • Quality 100%
  • Page no.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 99-6 du 13 janvier 1999 relatif à l'organisation et aux modalités générales de fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 1er juin 2018, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Organisation et suivi du comité de gestion des œuvres sociales » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 30 juillet 2018, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 19 septembre 2018 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
I.        Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Organisation et suivi du comité de gestion des œuvres sociales ».
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont les salariés.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
-         l'ouverture du dossier individuel ou familial CGOS (Comité de Gestion des Œuvres Sociales des établissements publics) ;
-         la gestion de la prestation relative aux agents (exemple : naissance, mariage, vacances, décès, départ à la retraite, prêt, chèque vacances, bon de noël, chèque culture,…) ;
-         l'établissement de statistiques (données non nominatives) ;
-         la traçabilité des accès aux ressources stockées sur l'AS400.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II.       Sur la licéité et la justification du traitement
Ce traitement est justifié par le consentement de la personne et par l'exécution d'un contrat.
À cet égard, la Commission constate que l'inscription s'effectue par le biais d'une démarche volontaire de l'agent auprès du service concerné au sein du CHPG et se matérialise par un contrat d'adhésion.
Le traitement est également justifié par le respect d'une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement, à savoir l'article 2 de l'arrêté ministériel n° 99-6 du 13 janvier 1999, susvisé, reprenant les objectifs généraux de l'établissement en matière de politique sociale.
Il est enfin justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
En effet, la Commission prend note des précisions du responsable de traitement selon lesquelles ledit traitement permet de créer « une dynamique sociale au sein du CHPG auprès du CGOS France créé en 1960 et l'adhésion du CHPG en 1966 ».
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
III.      Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
-         identité : civilité, nom, prénom, marié, célibataire, vie commune/concubin/pacsé, veuf, divorcé, n° sécurité sociale spécifique CGOS (pour les personnes ne disposant pas de numéro de sécurité sociale), n° Adhérent CGOS, n° CCSS, date de naissance, date d'entrée CHPG ;
-         adresses et coordonnées : adresse, bâtiment, entrée, résidence, numéro et voie, lieu-dit, pays, code postal et ville, numéro de téléphone (portable, personnel, professionnel), nom et ville de l'établissement hospitalier de l'agent ;
-         vie professionnelle : catégorie du personnel et position statutaire (titulaire/stagiaire/apprenti/emploi aidé/contractuel) ;
-         caractéristiques financières : bulletin de salaire, RIB, quotient familial (calcul du quotient) ;
-         consommation de biens et services, habitudes de vie : type de prestation fournie à la personne (vacances, maladie, mariage) ;
-         données d'identification électronique : adresse mail personnelle de l'agent ;
-         identité des enfants : nom, prénom, date de naissance, sexe, âge, niveau de scolarité, situation fiscale, handicap (oui/non) ;
-         situation professionnelle : établissement employeur (nom ou raison sociale, code postal, ville, date entrée établissement, pourcentage temps de travail), situation administrative (statut, date d'entrée fonction hospitalière) ;
-         ressources : ressources totales, nombre de parts, CGOS, quotient familial.
Les informations relatives à l'identité, aux adresses et coordonnées, à la vie professionnelle et à la situation professionnelle, les données d'identification électronique,  l'identité des enfants et les informations sur les ressources ont pour origine l'agent lorsqu'il remplit le dossier d'inscription au CGOS.
Les informations relatives aux caractéristiques financières ont pour origine l'agent concerné et le CGOS Toulon.
Les informations relatives à la consommation de biens et services ont pour origine le CGOS de Toulon.
La Commission constate par ailleurs que les logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès au traitement sont également collectés et que lesdits logs ont pour origine les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
Elle considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV.      Sur les droits des personnes concernées
â        Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d'un affichage.
À l'analyse de ce document, la Commission considère que les modalités d'information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
â        Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce sur place auprès du service CGOS du CHPG.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V.       Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires
â        Sur les personnes ayant accès aux informations
Le responsable de traitement indique que les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
-         les personnels habilités du CGOS du CHPG : consultation uniquement des données des salariés du CHPG ;
-         les salariés du CHPG : tous droits sur leurs informations.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
â        Sur les destinataires des informations
L'ensemble des informations est susceptible d'être communiqué au CGOS Toulon.
Par ailleurs, les informations relatives à l'identité et aux adresses ainsi que les caractéristiques financières sont susceptibles d'être communiquées, au format papier, à l'organisme de retraite complémentaire des hospitaliers situé en France.
VI.      Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec :
-         le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » ;
-         le traitement ayant pour finalité « Gestion des retraites » ;
-         le traitement ayant pour fonctionnalité « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG ».
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.
Elle constate par ailleurs que ledit traitement est également interconnecté avec deux traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG » ; traitements légalement mis en œuvre.
VII.     Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII.    Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l'identité, aux adresses et coordonnées, à la formation, à la vie professionnelle, aux diplômes, à la situation professionnelle et aux ressources sont conservées 5 ans à compter du départ ou du décès de l'agent.
Les informations relatives aux caractéristiques financières et à la consommation de biens et de services sont conservées 5 ans à compter de la prestation.
Les données d'identification électronique sont supprimées dès le départ de l'agent.
Enfin, les informations relatives à l'identité des enfants sont conservées 5 ans à compter de la date à laquelle l'enfant n'est plus à la charge de ses parents.
La Commission fixe par ailleurs la durée de conservation des logs de connexion à 1 an.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Constate que les logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès au traitement sont également collectés.
Rappelle que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Fixe la durée de conservation des logs de connexion à 1 an.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Organisation et suivi du comité de gestion des œuvres sociales ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.

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