Arrêté Ministériel n° 2016-502 du 5 août 2016 relatif aux modalités de dispense de déclaration des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de paie des personnels
Nous, Ministre d’Etat de la Principauté,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-193 du 7 avril 2010 relatif aux modalités de déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de paie des personnels ;
Vu la délibération de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 avril 2016 ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 27 juillet 2016 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure d’exonération de déclaration prévue au deuxième alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de paie du personnel, dès lors :
- qu’ils ont des traitements extrêmement courants et standardisés qui ne sont pas susceptibles, dans le cadre de leur utilisation régulière, de porter atteinte à la vie privée des salariés concernés ;
- qu’ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitement, personnes physiques ou morales de droit privé, visés à l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l’exercice du droit d’accès ;
- qu’ils n’ont recours qu’à des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu’ils ne se rapportent qu’à des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement exploités dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données et à répondre aux exigences légales prescrites en cas de recours à un prestataire de services pour la réalisation du traitement, telles que visées à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils font l’objet d’une information claire et individuelle de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, et notamment des modalités d’exercice de son droit d’accès, de rectification et d’opposition.
FONCTIONNALITES DU TRAITEMENT
Art. 2.
Les traitements relevant de cette catégorie ne doivent pas avoir pour autres fonctionnalités que d’effectuer les opérations administratives liées :
- au calcul et le paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels ainsi que le calcul des retenues opérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur ;
- aux déclarations à effectuer auprès des différents organismes administratifs et sociaux et autres opérations légales ou conventionnelles s’y rattachant ;
- à la réalisation de tous traitements statistiques non nominatifs liés à l’activité salariée dans l’entreprise ;
- à la fourniture des écritures de paie à la comptabilité ;
- à la fourniture des informations et la réalisation des états relatifs à la situation du personnel permettant de satisfaire à des obligations légales telles que la tenue du registre des entrées et sorties du personnel et du livre de paie ;
- à la tenue des comptes individuels relatifs à l’intéressement des travailleurs à l’entreprise ;
- à la gestion des éléments de rémunération concernant les avantages en nature et les titres restaurant.
INFORMATIONS TRAITEES
Art. 3.
Les informations traitées dans le cadre de ces traitements doivent concerner exclusivement les catégories d’informations nominatives suivantes :
- identité : nom et adresse de l’employeur ou la raison sociale de l’établissement ; nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéros d’assuré social, de retraite et de prévoyance, adresse, l’IBAN, le relevé postal ou de caisse d’épargne ;
- situation familiale et matrimoniale : nombre d’enfant(s), à charge ou non, si nécessaire à l’établissement du bulletin de paie ;
- vie professionnelle : lieu de travail, numéro d’identification interne, date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté, emploi occupé et coefficient, section comptable, nature du contrat de travail, taux d’invalidité ;
- éléments entrant dans le calcul de la rémunération et mode de règlement.
DUREE DE CONSERVATION
Art. 4.
La durée de conservation des informations ne peut excéder celle prévue par les dispositions légales en vigueur.
Les informations relatives aux motifs des absences ne doivent pas être conservées au-delà du temps nécessaire à l’établissement des bulletins de paie.
Les informations nécessaires à l’établissement des droits à la retraite peuvent être conservées cinq ans après l’extinction des droits ouverts à la personne concernée ou à ses ayants droits.
DESTINATAIRES DES INFORMATIONS
Art. 5.
Peuvent exclusivement être destinataire ou recevoir la communication des informations contenues dans le traitement, dans les limites de leurs attributions respectives :
- les services ou organismes chargés de l’administration, de la comptabilité et de la paie du personnel ainsi que leurs supérieurs hiérarchiques ;
- les services chargés du contrôle financier dans l’entreprise ;
- les services ou organismes gérant les différents systèmes d’assurances sociales, d’assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et administrations légalement ou réglementairement habilités à les recevoir ;
- les organismes financiers et professionnels intervenant dans la gestion des comptes de l’entreprise et du salarié.
TRANSMISSIONS D’INFORMATIONS VERS L’ETRANGER
Art. 6.
Ne peuvent prétendre au bénéfice de l’exonération de déclaration, les traitements automatisés comportant la transmission d’informations nominatives vers des pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat, y compris lorsque cette transmission est réalisée à des fins de sous-traitance.
Les transferts d’informations nominatives vers ces pays peuvent toutefois être réalisés dans les conditions prévues à l’article 20-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
EFFETS DE L’EXONERATION
Art. 7.
Les traitements d’informations nominatives répondant aux conditions fixées aux articles premier à 5 peuvent être mis en œuvre sans délai et sans déclaration préalable auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Art. 8.
L’arrêté ministériel n° 2010-193 du 7 avril 2010, relatif aux modalités de déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de paie des personnels est abrogé, ainsi que toutes dispositions contraires au présent arrêté.
Les traitements déclarés sur la base de l’arrêté ministériel n° 2010-193 du 7 avril 2010, susvisé, sont réputés satisfaire aux dispositions du présent arrêté.
Art. 9.
Le Secrétaire Général du Gouvernement est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l’Hôtel du Gouvernement, le cinq août deux mille seize.
Le Ministre d’Etat,
S. TELLE.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-193 du 7 avril 2010 relatif aux modalités de déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de paie des personnels ;
Vu la délibération de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 avril 2016 ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 27 juillet 2016 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure d’exonération de déclaration prévue au deuxième alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de paie du personnel, dès lors :
- qu’ils ont des traitements extrêmement courants et standardisés qui ne sont pas susceptibles, dans le cadre de leur utilisation régulière, de porter atteinte à la vie privée des salariés concernés ;
- qu’ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitement, personnes physiques ou morales de droit privé, visés à l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l’exercice du droit d’accès ;
- qu’ils n’ont recours qu’à des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu’ils ne se rapportent qu’à des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement exploités dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données et à répondre aux exigences légales prescrites en cas de recours à un prestataire de services pour la réalisation du traitement, telles que visées à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils font l’objet d’une information claire et individuelle de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, et notamment des modalités d’exercice de son droit d’accès, de rectification et d’opposition.
FONCTIONNALITES DU TRAITEMENT
Art. 2.
Les traitements relevant de cette catégorie ne doivent pas avoir pour autres fonctionnalités que d’effectuer les opérations administratives liées :
- au calcul et le paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels ainsi que le calcul des retenues opérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur ;
- aux déclarations à effectuer auprès des différents organismes administratifs et sociaux et autres opérations légales ou conventionnelles s’y rattachant ;
- à la réalisation de tous traitements statistiques non nominatifs liés à l’activité salariée dans l’entreprise ;
- à la fourniture des écritures de paie à la comptabilité ;
- à la fourniture des informations et la réalisation des états relatifs à la situation du personnel permettant de satisfaire à des obligations légales telles que la tenue du registre des entrées et sorties du personnel et du livre de paie ;
- à la tenue des comptes individuels relatifs à l’intéressement des travailleurs à l’entreprise ;
- à la gestion des éléments de rémunération concernant les avantages en nature et les titres restaurant.
INFORMATIONS TRAITEES
Art. 3.
Les informations traitées dans le cadre de ces traitements doivent concerner exclusivement les catégories d’informations nominatives suivantes :
- identité : nom et adresse de l’employeur ou la raison sociale de l’établissement ; nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéros d’assuré social, de retraite et de prévoyance, adresse, l’IBAN, le relevé postal ou de caisse d’épargne ;
- situation familiale et matrimoniale : nombre d’enfant(s), à charge ou non, si nécessaire à l’établissement du bulletin de paie ;
- vie professionnelle : lieu de travail, numéro d’identification interne, date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté, emploi occupé et coefficient, section comptable, nature du contrat de travail, taux d’invalidité ;
- éléments entrant dans le calcul de la rémunération et mode de règlement.
DUREE DE CONSERVATION
Art. 4.
La durée de conservation des informations ne peut excéder celle prévue par les dispositions légales en vigueur.
Les informations relatives aux motifs des absences ne doivent pas être conservées au-delà du temps nécessaire à l’établissement des bulletins de paie.
Les informations nécessaires à l’établissement des droits à la retraite peuvent être conservées cinq ans après l’extinction des droits ouverts à la personne concernée ou à ses ayants droits.
DESTINATAIRES DES INFORMATIONS
Art. 5.
Peuvent exclusivement être destinataire ou recevoir la communication des informations contenues dans le traitement, dans les limites de leurs attributions respectives :
- les services ou organismes chargés de l’administration, de la comptabilité et de la paie du personnel ainsi que leurs supérieurs hiérarchiques ;
- les services chargés du contrôle financier dans l’entreprise ;
- les services ou organismes gérant les différents systèmes d’assurances sociales, d’assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et administrations légalement ou réglementairement habilités à les recevoir ;
- les organismes financiers et professionnels intervenant dans la gestion des comptes de l’entreprise et du salarié.
TRANSMISSIONS D’INFORMATIONS VERS L’ETRANGER
Art. 6.
Ne peuvent prétendre au bénéfice de l’exonération de déclaration, les traitements automatisés comportant la transmission d’informations nominatives vers des pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat, y compris lorsque cette transmission est réalisée à des fins de sous-traitance.
Les transferts d’informations nominatives vers ces pays peuvent toutefois être réalisés dans les conditions prévues à l’article 20-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
EFFETS DE L’EXONERATION
Art. 7.
Les traitements d’informations nominatives répondant aux conditions fixées aux articles premier à 5 peuvent être mis en œuvre sans délai et sans déclaration préalable auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Art. 8.
L’arrêté ministériel n° 2010-193 du 7 avril 2010, relatif aux modalités de déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de paie des personnels est abrogé, ainsi que toutes dispositions contraires au présent arrêté.
Les traitements déclarés sur la base de l’arrêté ministériel n° 2010-193 du 7 avril 2010, susvisé, sont réputés satisfaire aux dispositions du présent arrêté.
Art. 9.
Le Secrétaire Général du Gouvernement est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l’Hôtel du Gouvernement, le cinq août deux mille seize.
Le Ministre d’Etat,
S. TELLE.