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Délibération n° 2012-155 du 12 novembre 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par par le ministre d’etat, relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «permettre aux entreprises et à leurs mandataires de souscrire une déclaration d’Echange de biens par téléservice», dénommé «effectuer une déclaration d’Echange de biens» de la direction des services fiscaux

  • No. Journal 8097
  • Date of publication 30/11/2012
  • Quality 96.67%
  • Page no. 2420
Vu la Constitution ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;

Vu la Convention fiscale franco-monégasque du 18 mai 1963, amendée ;

Vu la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, amendée ;

Vu le Règlement (CE) n° 638/2004 du 31 mars 2004 relatif aux statistiques communautaires des échanges de biens entre Etats membres ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 3.121 du 11 février 2011 portant création de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;

Vu le Code des taxes sur le chiffre d’affaires ;

Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «La taxe sur la valeur ajoutée» de la Direction des Services Fiscaux mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat le 12 mars 2001, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2001.05.1 du 15 janvier 2001 ;

Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «La déclaration d’échange de biens» de la Direction des Services Fiscaux mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat le 12 mars 2001, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2001-05.2 du 15 janvier 2001 ;

Vu la délibération n° 2011-104 du 15 novembre 2011 portant avis favorable sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre des démarches par téléservice» de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 30 août 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Permettre aux entreprises et à leurs mandataires de souscrire une Déclaration d’Echange de Biens par téléservice», dénommé «Effectuer une Déclaration d’Echange de Biens», de la Direction des Services Fiscaux ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 12 novembre 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives

Préambule

La Déclaration d’Echange de Biens, dite DEB, est une déclaration administrative obligatoire souscrite auprès de la Direction des Services Fiscaux (DSF), conformément aux articles 73 et 74 du Code des taxes sur le chiffre d’affaires, par les assujettis définis à l’article A-154 dudit Code.

En 2001, la DSF a mis en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «La déclaration d’échange de biens» destiné à gérer les déclarations papier communiquées par les assujettis.

Le présent traitement qui s’inscrit dans un processus de dématérialisation des déclarations auprès de la DSF est soumis à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le présent traitement a pour finalité «Permettre aux entreprises et à leurs mandataires de souscrire une déclaration d’échange de biens par téléservice». Il est dénommé «effectuer une déclaration d’échange de biens».

Il concerne les «opérateurs assujettis à la TVA en Principauté» réalisant des échanges de biens avec les pays de l’Union européenne (expéditions et introductions), autres que la France. Il comporte des informations nominatives permettant d’identifier les personnes assujetties, leur représentant personne physique, ainsi que, le cas échéant, «la tierce personne mandatée expressément à cet effet».

Ses fonctionnalités sont les suivantes :

- la gestion du téléservice de télé-déclaration de la DEB comportant la création des accès et la gestion des procédures d’authentification par la DSF, notamment la gestion des procédures de validation des comptes d’accès au téléservice et la gestion des fonctionnalités de «modérateurs» des comptes de téléservices ;

- la gestion de déclarations d’échange de biens par les assujettis ou leur représentant par :
• la réalisation des déclarations, conformément au Code des taxes sur le chiffre d’affaires ;
• le suivi des «anciennes déclarations importées sur les six dernières années» ;
• le suivi des organismes représentés («seulement pour les mandataires») ;
• la mise à jour des données personnelles nécessaires au suivi administratif des déclarations ;

- la gestion des déclarations par les agents de la DSF par :
• la gestion des mandataires ;
• la gestion et le contrôle des DEB ;
• l’extraction des informations devant être transmises à la Direction Nationale des Statistiques du Commerce Extérieur français ;

- la réalisation d’opérations de recoupement et de prévention des manquements aux obligations fiscales ;

- l’échange de courriers et de correspondances entre les redevables et la DSF ;

- le cas échéant, l’échange de courriers électroniques avec la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers, dans le cadre de ses missions ;

- la réalisation de sondages anonymes sur l’utilisation du téléservice ;

- l’organisation des informations techniques permettant la gestion de la navigation sur le site dédié ;

- l’établissement de statistiques.

La Commission relève que les déclarations format papier reçues par la DSF seront saisies dans le présent traitement par les agents de cette Direction. Ainsi, elle demande que le traitement ayant pour finalité «La déclaration d’échange de biens», mis en œuvre en 2001, soit supprimé s’il s’avérait ne plus être opérationnel.

En outre, elle prend acte que «les mandataires», tels que désignés par la demande d’avis, devront préalablement à toute démarche «être inscrit auprès de la DSF». La Commission relève que l’article 72 du Code des taxes sur le chiffre d’affaires prévoit une procédure d’accréditation d’un «représentant assujetti établi à Monaco» qui s’engage à remplir les formalités pour le compte d’une personne établie hors de Monaco, et que l’article A-155 prévoit que la déclaration puisse être souscrite par un mandataire ponctuel, personne «mandatée expressément à cet effet». Elle rappelle toutefois, que si l’inscription de ces représentants venait à impliquer la mise en place d’un fichier automatisé, ce dernier devrait être soumis à son avis, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165.

La Commission constate enfin que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

• Sur la licéité

La Commission relève que les attributions de la DSF relativement à la déclaration d’échange de biens et aux modalités de déclaration sont déclinées dans le Code des taxes sur le chiffre d’affaires.

A cet égard, elle observe, notamment, que l’article A-155 de ce Code dispose que «la déclaration (…) est produite auprès de la Direction des services fiscaux sur support papier ou magnétique».

Elle relève cependant, que la notion de «supports magnétiques» permet d’effectuer la déclaration par le biais de disquettes, bandes magnétiques, ou cartouches mises en forme par le système d’information propre au déclarant.

Or, l’article 50 de l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 prévoit la possibilité d’accomplir des formalités par voie électronique dès lors où celles-ci ne sont pas expressément excluent. La Commission relève donc, que les DEB réalisées par voie électronique ne sont pas contraires aux dispositions du Code des taxes sur le chiffre d’affaires. Elle estime toutefois, qu’à l’instar du processus de la déclaration européenne de service, les dispositions du code devraient être modifiées afin de tenir compte de ce nouveau procédé.

La Commission considère que le traitement est licite, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

• Sur la justification

Le responsable de traitement justifie la mise en œuvre du présent traitement par :

- le consentement des intéressés, formalisé par l’acception des conditions générales d’utilisation du téléservice et l’échange de courriers entre les intéressés et la DSF ;

- le respect d’obligations légales du responsable de traitement, en considération notamment, de la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, des réglementations de l’Union européenne relatives aux statistiques communautaires des échanges de biens applicables en Principauté, et enfin des dispositions afférentes aux déclarations d’échange de biens du Code des taxes sur le chiffre d’affaires ;

- un intérêt légitime du responsable de traitement à simplifier les démarches administratives des administrés.

La Commission considère que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III. Sur les informations traitées

Les informations nominatives objets du présent traitement sont :

- identité de l’assujetti :
• pour les personnes physiques : titre, nom et prénom ;
• pour les personnes morales : numéro d’identification TVA, raison sociale, code NAF, numéro de dossier TVA, numéro de tiers déclarant ;

- identité du tiers mandataire, le cas échéant : raison sociale, numéro d’identification TVA, nom, prénom ;

- adresse et coordonnées : adresse, code postal, ville, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de fax ;

- consommation de biens et de services : éléments d’identifications listés aux articles A-156 et suivants du Code des taxes sur le chiffre d’affaires (mois, année, flux, seuil statistique, régime, nomenclature de produit, référence produit, référence interne, pays de destination ou de provenance, valeur, masse, unités supplémentaires, nature de la transaction, mode de transport, département et pays d’origine, numéro d’identification à la TVA de l’acquéreur) ;

- données d’identification électronique : adresse électronique, numéro d’identification TVA ou numéro de tiers déclarant pour les mandataires, code d’activité personnel ;

- historique de navigation de l’usager : pages visitées, temps resté sur la page ;

- données de connexion : données d’horodatage, log de connexion de l’usager, données de messagerie de l’usage.

Les informations portant sur l’identité, les adresses et coordonnées, les consommations de biens et services ont pour origine l’usager par le biais du formulaire dématérialisé. D’après le responsable de traitement elles sont également issues «du fichier redevable de la Direction des Services Fiscaux existant». A ce titre, la Commission relève que ce traitement implique une utilisation ultérieure d’informations issues des traitements automatisés ayant pour finalité respective «Taxe sur la valeur ajoutée» et «La déclaration d’échanges de biens» susmentionnée, conforme avec les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.

La donnée d’identification électronique a pour origine l’usager et la DSF.

L’historique de navigation et les données de connexion ont pour origine le module web du téléservice.

Ainsi, la Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information préalable des personnes concernées

D’après le responsable de traitement, les personnes concernées sont informées de leurs droits par une mention figurant sur le document de collecte, par un courrier adressé à l’assujetti et par une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général.

La Commission constate que l’information visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est incomplète.

Tout d’abord, elle relève que la mention relative aux droits d’accès et de rectification indique que les personnes concernées disposent d’un droit «à ce que les informations nominatives les concernant fassent l’objet d’un traitement, sous réserve de justifier de son identité». La Commission estime que la rédaction de cette mention n’est pas de nature à informer les personnes de leurs droits d’accès et de rectification à leurs données personnelles. Elle demande donc à ce que cette mention soit modifiée.

Elle relève ensuite qu’aux termes de l’article 14 de la loi n° 1.165, l’information doit comporter «les conséquences à [l’égard des personnes concernées] du défaut de réponse». Or, celles-ci ne sont pas précisées, alors que les assujettis encourent des sanctions prévues à l’article 107 du Code des taxes sur le chiffre d’affaires. Celles-ci devraient donc être rappelées.

Enfin, elle constate que ce traitement est mis en œuvre par une entité administrative dans le cadre de ses missions d’intérêt général, et qu’il ne peut, par conséquent, faire l’objet d’un droit d’opposition de la part des personnes concernées, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165. Elle considère donc que les personnes concernées devraient être clairement informées de l’absence de droit d’opposition à cette collecte d’informations.

Ainsi, la Commission demande que l’information légale des personnes concernées soit mise en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.

• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

La Commission relève que les personnes peuvent exercer leur droit d’accès par le biais d’un accès en ligne à leur dossier, ainsi que par voie postale ou sur place auprès de la DSF. Il est procédé à la communication des informations dans le mois suivant la réception de la demande.

En cas de demande de modification, de rectification, voire de suppression des informations nominatives, une réponse est adressée à la personne concernée par voie postale, par un message de validation du dossier accessible en ligne ou directement auprès des services de la DSF.

La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès aux informations, en création, consultation, modification et mises à jour, sont :

- les personnels de la DSF chargés de la gestion des accès des comptes usagers et du lien avec le fichier des redevables ;

- les personnes de la DSF en charge de l’extraction des informations destinées à être communiquées à la Direction Nationale des Statistiques du Commerce Extérieur française (DNSCE) ;

- les personnels de la Direction Informatique, ou les tiers intervenant pour son compte, à des fins de développement des applicatifs, de la maintenance et de la sécurité du système d’information ;

- les personnels de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux usagers, ou tiers intervenant pour son compte, dans le cadre de ses missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la télé-procédure.

Considérant les attributions dévolues aux services disposant desdits accès, ceux-ci n’appellent pas d’observation.

La Direction Nationale des Statistiques du Commerce Extérieur française (DNSCE) reçoit communication des informations relatives au numéro identifiant TVA, aux adresses et coordonnées, ainsi qu’aux consommations de biens et services. Ces données seront intégrées dans le traitement automatisé des déclarations d’échanges de biens de la Direction Générale des Douanes, mis en œuvre conformément à la législation française en matière de protection des informations nominatives. Considérant la Convention franco-monégasque précitée, la Commission constate que ce destinataire est habilité à en recevoir communication.

VI. Sur la sécurité du traitement et des informations

La Commission rappelle que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés et de la nature des données à protéger doivent être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du traitement.

La Commission observe l’utilisation du numéro de matricule des agents publics de l’Etat. Elle relève que cet identifiant est indifféremment utilisé, en tant que numéro d’immatriculation auprès de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique, numéro d’assuré social, numéro d’allocataire de prestation sociale. Elle observe que ce numéro sert également d’identification au service du covoiturage et qu’il est divulgué par les agents lors de démarches nécessitant de prouver l’effectivité d’une couverture sociale sur le territoire monégasque mais aussi à l’étranger.

Considérant les impératifs de sécurité du système d’information de l’Etat, la Commission réitère ses précédentes observations sur l’utilisation de ce numéro, et l’intérêt d’une réflexion d’ensemble sur le sujet.

VII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement indique que la durée de conservation des informations portées sur la déclaration d’échange de biens est de 6 ans à compter de la formalité.

La Commission observe que cette durée de conservation est conforme au Code des taxes sur le chiffre d’affaires et aux principes encadrant la déclaration d’échange de biens sur le territoire douanier français auquel est intégrée la Principauté de Monaco aux termes de l’article 4 du règlement (CE) n° 638/2004 du 31 mars 2004 relatif aux statistiques communautaires des échanges de biens entre Etats membres et de l’article 3 du règlement (CEE) n° 2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 établissant le Code des douanes communautaire.

Les informations permettant l’identification de l’adhérent au téléservice sont supprimées un an après la fin d’adhésion au service.

Les informations relatives à l’historique de navigation et aux données de connexion sont conservées 3 mois dans le cadre des procédures qualité et sécurité du système d’information mis en place.

La Commission considère que les durées de conservation sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré,

Rappelle que si l’inscription des mandataires autorisés à effectuer les déclarations d’échange de biens venait à impliquer la mise en place d’un fichier automatisé, ce dernier devrait être soumis à l’avis préalable de la Commission ;

Recommande que :

- le Code des taxes sur le chiffre d’affaires soit modifié afin d’intégrer la faculté de produire la déclaration d’échange de biens par voie électronique, notamment en son article A-155 ;

- l’utilisation du numéro de matricule des agents publics fasse l’objet d’un encadrement spécifique ou d’une réflexion d’ensemble tenant compte des impératifs de sécurité du système d’information de l’Etat ;

Demande que :

- le traitement automatisé ayant pour finalité «La déclaration d’échange de biens» de la DSF, mis en œuvre en 2001 soit supprimé, s’il s’avérait ne plus être opérationnel ;

- l’information légale des personnes concernées soit mise en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.

A la condition de la prise en compte de ce qui précède

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Permettre aux entreprises et à leurs mandataires de souscrire une Déclaration d’Echange de Biens par téléservice», dénommé «Effectuer une Déclaration d’Echange de Biens» de la Direction des Services Fiscaux.

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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