Délibération n° 2023-166 du 15 novembre 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du temps de travail de l'ensemble du personnel » présentée par le Centre Hospitalier Princesse Grace.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l’hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l’organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2018-97 du 20 juin 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du temps de travail des personnels non médicaux » ;
Vu la délibération n° 2022-69 du 18 mai 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du temps de travail de l’ensemble du personnel » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 18 octobre 2023, portant sur la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du temps de travail de l’ensemble du personnel » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le 20 juin 2018, la Commission a émis favorable à la mise en œuvre par le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du temps de travail des personnels non médicaux », par délibération n° 2018-87.
Par délibération n° 2022-69 du 18 mai 2022, la finalité de ce traitement a été modifiée par « Gestion du temps de travail de l’ensemble du personnel ».
Le CHPG souhaite à nouveau modifier le traitement dont s’agit, en application de l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, afin de permettre à la directrice de la crèche d’avoir accès au planning des personnes ayant un enfant à la crèche.
La finalité, la licéité et la justification du traitement, les droits des personnes concernées, les rapprochements et interconnexions, et la sécurité du système sont inchangés.
I. Sur la nouvelle fonctionnalité du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a désormais également la fonctionnalité suivante :
- case à cocher « enfant à la crèche » afin d’identifier les agents qui ont un enfant à la crèche et mieux anticiper/planifier les prises en charge des enfants.
La Commission en prend acte et considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur les nouvelles informations traitées
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives suivantes sont désormais également traitées :
- enfant à la crèche : case à cocher.
Cette information a pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie ». La Commission considère que cette nouvelle information collectée au sein dudit traitement est « adéquate, pertinente et non excessive » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur la nouvelle personne ayant accès aux informations
Le responsable de traitement indique que la personne suivante a désormais également accès aux informations :
- la directrice de la crèche : consultation uniquement des plannings des personnes ayant un enfant à la crèche.
Au vu des missions et attributions de cette personne, la Commission considère que les accès sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
IV. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que l’information collectée est conservée tant que l’enfant est pris en charge par la crèche.
La Commission considère ainsi que cette durée est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du temps de travail de l’ensemble du personnel ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.