Délibération n° 2023-57 du 19 avril 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion ressources et services IP, DNS, DHCP », exploité par la Direction des Systèmes d'Information, présenté par le Ministre d'État.

No. Journal 8641
Date of publication 05/05/2023
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Vu la Constitution ;

Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de la Direction des Systèmes d’Information ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée, par le Ministre d’État, le 19 décembre 2022 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des ressources et services IP, DNS, DHCP » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 17 février 2023, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 19 avril 2023 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

L’Administration souhaite se doter d’une solution DDI (DHCP, DNS, IPAM) lui permettant de gérer les services d’infrastructure :

- Dynamic Host Configuration Protocol (DHCP) : protocole attribuant automatiquement à un hôte une adresse IP et d’autres informations de configuration associées ;

- Domain Name System (DNS) : protocole permettant d’associer un nom réseau, une url à une adresse IP ; et

- IP Address Management (IPAM) : outil de gestion des adresses IP d’une organisation.

Le responsable de traitement précise que le présent traitement ne permet pas d’associer une personne physique à un équipement. Il indique que l’identification d’une personne concernée peut s’effectuer indirectement par l’utilisation d’autres traitements mis en œuvre par l’Administration. L’installation de cette solution a pour objectif de fiabiliser le plan d’adressage IP, information indirectement nominative, et de centraliser de manière cohérente les ressources. Ainsi, comme l’indique le responsable de traitement, ce dernier repose essentiellement sur les adresses IP.

À ce titre, le traitement est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le présent traitement a pour finalité « Gestion des ressources et services IP, DNS, DHCP ».

Il concerne les fonctionnaires et agents de l’État, les prestataires autorisés et ceux dotés d’un poste de travail.

Les fonctionnalités du traitement sont :

- la gestion de l’adressage IP au sein du système d’information ;

- la gestion de l’allocation dynamique d’adresses IPs ;

- la gestion des services de DNS ;

- la gestion des services DHCP ;

- la remontée des éléments connectés au réseau ;

- l’analyse des données collectées pour rationaliser l’existant en accord avec la stratégie du Gouvernement.

La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime sans que ne soient méconnus les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

La Commission relève que la mise en place d’un tel outil s’inscrit dans les missions de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) telles que prévues à l’article 2 de l’Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de cette dernière, qui dispose notamment qu’elle doit « assurer la gestion opérationnelle des infrastructures matérielles et logicielles constituant le système d’information de l’Administration en assurant une haute disponibilité des ressources informatiques ».

Il est en outre précisé que le traitement doit être notamment conforme à la Politique de Sécurité des Systèmes d’Information de l’État (PSSIE) annexée à l’arrêté ministériel n° 2022-331 du 13 juin 2022, et utilisé conformément à la Charte des Systèmes d’Information de l’État et à la Charte Administrateur Réseaux et Systèmes d’Information de l’État.

La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées

Le responsable de traitement indique que sont traitées les informations nominatives suivantes :

- identité : pour l’Administrateur : identifiant, initiale du prénom, nom ;

- données d’identification électronique : login et mot de passe ;

- informations temporelles : log de la solution (intégrant les identifiants des équipements) ;

- identification des équipements : nom de poste/VM, IP du poste, adresse mac, statut, IPVM, statut de la ressource (up, down), DNS, localisation sur le réseau de l’administration.

Les données relatives à l’identité et les données d’identification électronique ont pour origine la DSI.

Les informations temporelles ainsi que les informations relatives à l’identification des équipements proviennent de la solution.

La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV. Sur les droits des personnes concernées

Sur l’information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par « une notice d’information intégrée dans le livret d’accueil des nouveaux arrivants à la DSI et sur l’intranet de l’Administration pour tous les usagers du SI ».

À l’analyse du document joint à la présente demande, la Commission considère que celui-ci est conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès est exercé par les personnes concernées par voie postale, par courrier électronique auprès de la Délégation Interministérielle chargée de la Transition Numérique (DITN) ainsi que par le biais d’un formulaire depuis la notice d’information.

S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission rappelle qu’une procédure doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute sur l’identité de la personne à l’origine du courriel, qu’il s’agit effectivement de la personne concernée par les informations.

La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

La Commission constate que le responsable de traitement ne communique aucune information à des destinataires.

Par ailleurs, ont accès au traitement :

- administrateurs DSI : accès en lecture, création, modification et suppression ;

- auditeurs : accès en lecture uniquement ;

- gestionnaires des bases de données DSI : accès à la donnée dans leur périmètre de responsabilité.

Enfin, la Commission constate qu’il est fait recours à des prestataires. Elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les droits d’accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article. La Commission relève du dossier qu’il est indiqué que ces derniers n’ont pas accès aux informations objet du présent traitement.

Elle considère que ces accès sont justifiés.

VI. Sur les rapprochements et les interconnexions avec d’autres traitements

Le responsable de traitement précise que le traitement est rapproché avec les traitements suivants :

- « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DSI » ;

- « Gestion du parc informatique ».

Par ailleurs, le responsable de traitement indique que le traitement est interconnecté avec les traitements suivants :

- « Gestion des habilitations et des accès au Système d’Information » ;

- « Gestion et analyse des évènements du Système d’Information ».

La Commission constate que ces traitements sont légalement mis en œuvre, et souligne que ces rapprochements et interconnexions sont conformes aux exigences légales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Les informations relatives à l’identité et aux données d’identification électronique sont conservées tant que la personne est habilitée à avoir accès à la solution.

Les informations temporelles sont conservées pendant 12 mois glissants.

Les données relatives à l’identification des équipements sont conservées pendant la durée du bail DHCP (1 jour).

La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Rappelle que :

- une procédure relative au droit d’accès par voie électronique doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute sur l’identité de la personne à l’origine du courriel, qu’il s’agit effectivement de la personne concernée par les informations ;

- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des ressources et services IP, DNS, DHCP ».