Délibération n° 2023-16 du 15 février 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant autorisation à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du contrôle d'accès par badge non biométrique de ses locaux sis 4/6, avenue Albert II - Zone F » présenté par la Société Monégasque de l'Électricité et du Gaz (SMEG).
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2010-43 du 15 novembre 2010 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les dispositifs de contrôle d’accès sur le lieu de travail mis en œuvre par les personnes physiques ou morales de droit privé ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’autorisation déposée par la Société Monégasque de l’Électricité et du Gaz (SMEG) le 24 novembre 2022 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du contrôle d’accès par badge non biométrique » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’autorisation notifiée au responsable de traitement le 23 janvier 2022, conformément à l’article 11-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 février 2023 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Société Monégasque de l’Électricité et du Gaz (SMEG) est une société anonyme en charge de l’exploitation du service public de la distribution de l’électricité et du gaz, en application d’un traité de concession conclu avec la Principauté de Monaco, lequel est entré en vigueur le 1er janvier 2009.
Afin d’assurer la sécurité des biens et des personnes au sein de ses locaux sis 4/6, avenue Albert II - Zone F, cette société souhaite installer un système de contrôle d’accès par badges.
Le traitement objet de la présente demande est mis en œuvre à des fins de surveillance, il relève donc du régime de l’autorisation préalable visé à l’article 11-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que ce traitement a pour finalité « Gestion du contrôle d’accès par badge non biométrique ».
Les personnes concernées sont les agents SMEG et SMEG DEV.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- assurer la sécurité des personnes et des biens dans les locaux de la SMEG ;
- gérer et administrer les accès physiques de certains espaces restreints aux personnes autorisées selon leur habilitation (fonction et activité dans la société) et des plages horaires définies ;
- collecter et enregistrer informatiquement les informations émises lors de la demande d’accès de la part des agents (numéro de badge, localisation du lecteur et de la porte, date, heure, accès autorisé ou non) ;
- désactiver les badges perdus/volés ;
- permettre, le cas échéant, la constitution de preuves en cas d’infractions ou d’actes frauduleux.
La Commission rappelle toutefois que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
En l’espèce, la finalité du présent traitement doit être plus explicite c’est-à-dire être claire et précise pour les personnes concernées en précisant que le dispositif dont s’agit concerne ses locaux sis 4/6, avenue Albert II - Zone F.
Par conséquent, elle modifie la finalité comme suit : « Gestion du contrôle d’accès par badge non biométrique de ses locaux sis 4/6, avenue Albert II - Zone F ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
À cet égard, la Commission constate que le dispositif répond à une logique sécuritaire.
Le responsable de traitement précise à cet effet que « Seuls les espaces non accessibles au public sont concernés » et qu’« Il est ainsi question de préserver l’intérêt légitime de la SMEG, qui est de restreindre l’accès à certains locaux au personnel identifié de la SMEG et de SMEG DEV, sans empiéter sur la liberté des tiers d’aller et venir au sein de l’espace dédié à l’accueil et le cas échéant dans les autres espaces lorsqu’ils sont accompagnés par le personnel habilité ».
La Commission prend acte par ailleurs que le dispositif « n’est pas utilisé dans le but de surveiller le travail et/ou le temps de travail d’un agent de la SMEG et de SMEG DEV ».
Elle considère donc que le traitement est licite et justifié conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom, prénom ;
- vie professionnelle : fonction, plages horaires habituellement autorisées, zones d’accès autorisées ;
- badge : numéro ;
- informations temporelles : logs et horodatage ;
- entrées/sorties : jour/heure de badgeage, zone concernée.
Les informations relatives à l’identité et à la vie professionnelle ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion administrative des salariés et paie ».
Les autres informations ont pour origine le système.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention ou clause particulière intégrée dans un document remis à l’intéressé.
À l’analyse de la notice jointe au dossier, la Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
- Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès s’exerce par voie postale, par courrier électronique ou sur place auprès de la Direction Administrative et Juridique (DPO).
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.
Elle considère par ailleurs qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.
Sous cette condition, la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
- Sur les destinataires
Les informations sont susceptibles d’être communiquées à la Direction de la Sûreté Publique.
La Commission estime à cet effet qu’une telle communication peut être justifiée pour les besoins d’une enquête judiciaire.
À cet égard, elle rappelle qu’en cas de transmission, ladite Direction ne pourra avoir communication des informations que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées.
La Commission considère donc que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
- Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- la Direction des Ressources Humaines : activation/désactivation des badges, consultation des entrées/sorties via des rapports d’évènements de contrôle d’accès, uniquement sur demande des Autorités, des assurances éventuellement en cas de problème ;
- la Direction des Systèmes d’Information (DSI, RSSI, Responsable Infrastructure, Administrateur nominativement identifié) : activation/désactivation des badges, paramétrage/administration de la solution ;
- le prestataire dans le cadre de ses opérations de maintenance.
S’agissant de l’accès aux informations par la Direction des Ressources Humaines, la Commission rappelle que cet accès ne doit pas être utilisé à des fins de contrôle des horaires ni du temps de travail.
Sous cette condition, elle considère ainsi que les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
La Commission rappelle enfin qu’en application de l’article 17-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 la liste nominative des personnes ayant accès au traitement doit être tenue à jour, et précise que cette liste doit lui être communiquée à première réquisition.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion administrative des salariés et de la paie » en cours de modification.
Il fait également l’objet d’une interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’identité et des authentifications au Système d’Information », déposé concomitamment.
Elle rappelle à cet égard que toute interconnexion ne peut avoir lieu qu’entre des traitements légalement mis en œuvre.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle rappelle que la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement devra être chiffrée sur son support de réception.
La Commission rappelle également que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité, à la vie professionnelle et au badge sont conservées 1 an après la fin du contrat de travail.
Les informations temporelles sont conservées 3 mois.
Enfin, les données relatives aux entrées et sorties sont conservées 1 an.
Concernant ces dernières, la Commission fixe toutefois leur durée de conservation, conformément à sa délibération n° 2010‑43 du 15 novembre 2010, à 3 mois également.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Modifie la finalité du traitement par « Gestion du contrôle d’accès par badge non biométrique de ses locaux sis 4/6, avenue Albert II - Zone F ».
Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Rappelle que :
- la réponse au droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;
- le présent traitement ne doit pas être utilisé à des fins de contrôle des horaires ou du temps de travail ;
- la Direction de la Sûreté Publique ne pourra avoir communication des informations que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées ;
- la liste nominative des personnes ayant accès au traitement doit être tenue à jour et doit lui être communiquée à première réquisition ;
- tout rapprochement et interconnexion ne peut avoir lieu qu’entre des traitements légalement mis en œuvre ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement devra être chiffrée sur son support de réception.
Fixe la durée des données relatives aux entrées et sorties à 3 mois.
À la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives autorise la mise en œuvre par la Société Monégasque de l’Électricité et du Gaz (SMEG) du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du contrôle d’accès par badge non biométrique de ses locaux sis 4/6, avenue Albert II - Zone F ».
Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.