Délibération n° 2022-104 du 20 juillet 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Internet du Conseil National » présenté par le Président du Conseil National.

No. Journal 8604
Date of publication 19/08/2022
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Page no.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l’organisation et le fonctionnement du Conseil National, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée, par le Président du Conseil National, le 11 mai 2022, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site internet du Conseil National » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 8 juillet 2022, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juillet 2022 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Le Conseil National est une Assemblée Parlementaire représentative créée par la Constitution et qui est notamment régie par la loi n° 771 du 25 juillet 1964, susvisée.

Afin de rendre visible son activité et les actions qu’il mène auprès des Monégasques, des résidents et du grand public, le Conseil National s’est doté d’un site Internet.

Ce dernier lui permet de diffuser des informations de nature politique, institutionnelle, administrative et historique et de publier ses travaux législatifs et budgétaires, les projets de lois à l’étude ou votés ainsi que les différentes actions menées par les Conseillères Nationales et les Conseillers Nationaux.

Le Conseil National revêtant le statut d’Autorité Publique, le traitement, objet de la présente délibération, est donc soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le traitement a pour finalité « Gestion du site Internet du Conseil National ».

Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont le webmaster, les élus, les rédacteurs, le personnel du Conseil National et, plus généralement, les visiteurs du site Internet.

À cet égard, la Commission relève que le site internet retrace l’action du Conseil National. Aussi, le présent traitement est également susceptible de concerner toute personne ayant participé à un évènement public dont des représentants officiels de pays étrangers.

Les fonctionnalités associées au présent traitement permettent au responsable de traitement de « présenter l’Institution, d’expliciter son rôle et ses modalités de fonctionnement ».

À cet effet, ledit site « retrace l’histoire du Conseil National et décrit les missions, les règles de fonctionnement et d’organisation des services. Il a également vocation à informer sur les travaux et les actions de l’Institution ainsi que des Conseillères Nationales et des Conseillers Nationaux ». De même, « sont publiés sur le site internet du Conseil National des informations relatives aux travaux législatifs et budgétaires, aux projets de loi qui sont à l’étude et qui ont été votés ». Enfin, « le site internet fait état des évènements marquants de la vie de l’Assemblée, de ses actualités ainsi que des missions des élus à l’occasion notamment de leur participation à divers Comités, Commissions et réunions internationales d’organismes interparlementaires comme le requiert l’exercice de leur mandat ».

À l’analyse du dossier, il appert également que le présent traitement permet la réalisation de statistiques anonymes de navigation.

La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par un motif d’intérêt public ainsi que par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis.

À cet égard, il indique que le site Internet « répond à un motif d’intérêt public d’information et de transparence en communiquant auprès de la population sur l’Institution, ses activités et celles de ses élus ».

Le responsable de traitement précise, en outre, que le présent traitement se fait dans le respect de la Constitution du 17 décembre 1962, de la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l’organisation et le fonctionnement du Conseil National modifiée, de son Règlement intérieur et de la Charte informatique du Conseil National.

La Commission relève que le présent traitement est par ailleurs susceptible d’être justifié par le consentement de certaines personnes concernées.

En effet, elle note qu’un formulaire leur est également remis afin de leur permettre de choisir les informations personnelles les concernant qu’ils souhaitent voir publier sur leur page biographique du site du Conseil National.

Il ressort par ailleurs de la délibération n° 2022-46, portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des dossiers de candidats et des participants au Conseil National des Jeunes », que l’exploitation des informations relatives à l’identité des membres du Conseil National des Jeunes ainsi que leurs photos et enregistrements est justifiée par le consentement de ces derniers.

Au vu de ce qui précède, la Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées

Les informations nominatives traitées sont :

Données dites sensibles :

- informations faisant apparaître des appartenances politiques : appartenance à un parti ou à un groupe politique ;

Autres données traitées :

- identité : nom(s), prénom(s) de l’élu et des permanents ;

- situation de famille : situation maritale de l’élu ;

- adresses et coordonnées : adresse électronique de l’élu et des permanents ;

- formation-diplôme(s)-vie professionnelle : diplômes, expériences professionnelles et poste actuel de l’élu ;

- fonction(s) ou titre(s) : titres, fonctions et distinctions de l’élu et des permanents ;

- traçabilité : logs de connexion des personnes habilitées à se connecter à l’interface ;

- supports : vidéos, photos : activités publiques concernant les personnes en mission ou invitées par le Conseil National.

Plus précisément, la Commission relève que sont collectées les photos des élus actuels et des anciens élus du Conseil National, des membres permanents et, le cas échéant, des personnes et personnalités ayant participé à des manifestations et à des évènements publics.

Il appert, à l’étude du dossier, la présence de cookies de statistiques de navigation lesquels collectent le nom de domaine internet de l’internaute, les pages visitées et leur nombre, le nombre d’affichage par page, la durée passée sur chaque page, le nombre de clics, les nom et version du navigateur web de l’internaute, le système d’exploitation de l’internaute, l’horodatage d’accès au site et des pages visitées sur le site.

La Commission constate également, qu’en cas de situation de télétravail, les adresses IP dynamiques ou fixes des personnes habilitées à avoir accès au présent traitement sont collectées par le webmaster.

Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité des élus, à leur situation maritale, à leur formation-diplôme(s)-vie professionnelle, à leurs fonctions et titres ainsi qu’à leur appartenance à un parti ou à un groupe politique sont communiquées par ces derniers.

Les informations concernant l’identité des permanents ainsi que leurs fonctions et titres proviennent, quant à elles, du fichier des ressources humaines.

La Commission note à cet égard que « le Secrétaire Général informe ses employés et les Conseillers nationaux que leur(s) nom(s), prénom(s), titre(s), fonction(s) et leur adresse mail professionnelle seront publiées sur le site internet du Conseil National ».

En outre, les adresses électroniques proviennent du responsable informatique, les logs de connexion et les cookies de statistiques de navigation sont issus du système.

Enfin, les supports (vidéos et photos) ont pour origine les personnes concernées, notamment lors des évènements institutionnels du Conseil National et les adresses IP (fixes ou dynamiques), les personnes concernées.

La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV. Sur les droits des personnes concernées

Sur l’information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est assurée par le biais des mentions légales publiées sur le site Internet du Conseil National.

À la lecture du document joint au dossier, la Commission constate que l’information préalable est conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

En outre, il est précisé que les élus sont informés, par le Secrétaire Général du Conseil National, le jour de leur prise de poste, que certaines informations d’ordre professionnel seront diffusées sur le site internet du Conseil National et qu’ils choisissent quelles informations personnelles pourront l’être.

Sur l’exercice du droit d’accès des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que le droit d’accès s’exerce par voie postale ou par courrier électronique auprès du Secrétaire Général du Conseil National.

À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.

Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières, comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

La Commission considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement et les communications d’informations

Sur les accès au traitement

Le responsable de traitement indique que :

- l’interface d’administration et d’édition du site Internet du Conseil National est accessible uniquement au responsable informatique, à son adjoint, au webmaster et au rédacteur du site Internet.

Il est à cet égard précisé que ces attributaires sont habilités par le Secrétaire Général du Conseil National et bénéficient chacun d’un accès nominatif.

- les rédacteurs ont des accès restreints à l’interface. Ils sont uniquement habilités aux fonctionnalités de rédaction ;

- le webmaster a accès à l’ensemble des fonctions d’écriture, d’organisation des menus et des autres fonctions de mise en page, d’indexation, de gestion des cookies ainsi qu’à l’ensemble des fonctionnalités de l’interface d’administration et de rédaction du site Internet.

Il est précisé que le responsable informatique et son adjoint ont des codes spécifiques avec des droits équivalents au webmaster.

La Commission considère que ces accès sont justifiés au regard de la finalité du traitement.

Elle rappelle néanmoins, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, qu’en présence de prestataires, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

Sur les communications d’informations

Le responsable de traitement indique que les informations sont susceptibles d’être communiquées au public.

En outre, celles relatives à la traçabilité pourront l’être à la Sûreté Publique.

À cet égard, la Commission rappelle qu’en cas de transmission, cette Autorité ne pourra avoir accès aux informations susvisées que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées.

Sous cette réserve, elle considère que ces communications d’informations sont justifiées.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’une interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des habilitations au système informatique du Conseil National », légalement mis en œuvre.

La Commission estime que cette interconnexion est conforme aux exigences légales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement, au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger, devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité d’un élu, à son appartenance à un parti ou à un groupe politique, ainsi qu’à ses fonctions, titres et distinctions sont conservés à titre historique. Leurs adresses électroniques et les informations concernant leur formation-diplôme vie professionnelle sont, en revanche, conservées pendant la durée de leur mandat.

L’identité, les adresses électroniques ainsi que les titres et fonctions des membres permanents sont par ailleurs conservés le temps de leur affectation au Conseil National.

Les logs de connexions sont supprimés au bout d’un an et les cookies de statistiques de navigations au bout de 13 mois.

En outre, les informations relatives aux activités publiques concernant les personnes en mission ou invité par le Conseil National sont conservées la durée du mandat de l’élu augmentée d’un an.

La Commission relève en outre que les informations relatives à l’identité et à l’image des membres du Conseil National des Jeunes sont affichées sur le site internet du Conseil National un an.

De même, s’agissant des adresses IP, elle constate que les adresses IP dynamiques sont supprimées dans les 24 heures et que les adresses IP fixes sont conservées sur le poste informatique du webmaster.

À cet égard, elle demande que les adresses IP fixes soient supprimées dès lors que la personne concernée n’est plus habilitée à avoir accès à l’interface.

Sous cette réserve, elle considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Demande que les adresses IP fixes soient supprimées dès lors que la personne concernée n’est plus habilitée à avoir accès à l’interface.

Rappelle que :

- la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;

- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switch, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

À la condition de la prise en compte des éléments qui précèdent,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Président du Conseil National du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Internet du Conseil National ».