Délibération n° 2021-162 du 21 juillet 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Contrôle par badge de l'accès aux locaux de la caserne du Corps des Sapeurs-Pompiers sise la Condamine » exploité par le Corps des Sapeurs-Pompiers de Monaco, présenté par le Ministre d'État.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.430 du 13 juillet 2016 portant diverses mesures relatives à la préservation de la sécurité nationale ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État le 29 mars 2021 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Contrôle de l’accès aux locaux sous la responsabilité du CSPM » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’autorisation notifiée au responsable de traitement le 27 mai 2021, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 juillet 2021 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Afin d’assurer la sécurité des biens et des personnes au sein de sa caserne située dans le quartier de la Condamine, le Corps des Sapeurs-Pompiers de Monaco (CSPM) souhaite installer un système de contrôle d’accès par badges.
Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement dont s’agit a pour finalité « Contrôle de l’accès aux locaux sous la responsabilité du CSPM ».
Il indique que les personnes concernées sont le personnel de la caserne et les intervenants permanents ainsi que les visiteurs et les prestataires.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- établir une liste d’identifiants ;
- enregistrer les évènements ;
- programmer le dispositif ;
- contrôler l’accès aux différents locaux ;
- contrôler l’accès des visiteurs ;
- constituer des preuves en cas d’infractions ;
- activer et désactiver les badges perdus.
La Commission rappelle toutefois que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
En l’espèce, la finalité du présent traitement doit être plus explicite c’est-à-dire être claire et précise pour les personnes concernées en indiquant que ce contrôle d’accès s’effectue par le biais d’un badge et concerne la caserne située dans le quartier de la Condamine.
Par conséquent, elle modifie la finalité comme suit : « Contrôle par badge de l’accès aux locaux de la caserne du Corps des Sapeurs-Pompiers sise la Condamine ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le traitement est tout d’abord justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement.
À cet égard, le responsable de traitement indique que « Le traitement est justifié par l’obligation de prendre toutes mesures utiles, au regard de la nature des données traitées par le CSPM, pour préserver leur sécurité en empêchant, notamment, qu’elles soient déformées ou endommagées et pour veiller à ce qu’elles soient inaccessibles à des tiers non autorisés, au sens de :
- l’article 23 de la loi n° 1.435 du 8 novembre 2016 relative à la lutte contre la criminalité technologique ;
- l’article 5 de l’Ordonnance Souveraine n° 5.664 du 23 décembre 2015 créant l’Agence Monégasque de Sécurité Numérique, modifiée ;
- l’article 18 de la loi n° 1.430 du 13 juillet 2016 portant diverses mesures relatives à la préservation de la sécurité nationale ;
- l’arrêté ministériel n° 2016-723 du 12 décembre 2016 portant application de l’article 18 de la loi n° 1.430 du 13 juillet 2016 portant diverses mesures relatives à la préservation de la sécurité nationale et fixant les niveaux de classifications, modifié ;
- l’arrêté ministériel n° 2017-615 du 1er août 2017 créant une zone protégée au sein de l’Agence Monégasque de Sécurité Numérique. ».
La Commission relève que ces textes n’ont pas tous vocation à justifier la mise en œuvre du présent traitement, mais elle relève qu’il est également justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
Le responsable de traitement précise ainsi qu’il s’agit « de contrôler l’accès aux locaux sous la responsabilité du CSPM afin de protéger les systèmes d’information et les données contre des actions malveillantes ou des évènements qui pourraient affecter leur intégrité, leur disponibilité ou leur confidentialité ».
La Commission note par ailleurs que « Le but n’est pas de contrôler le travail ou le temps de travail des personnes concernées ».
Au vu de ce qui précède, elle considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations nominatives traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom, prénom et numéro de badge pour le personnel et les intervenants permanents, le numéro de badge pour les visiteurs et les prestataires ;
- formation, diplômes, vie professionnelle : zone d’accès autorisée ;
- informations temporelles et horodatage : heure d’ouverture de l’accès ;
- données d’identification électronique : logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès au traitement.
Les informations relatives à l’identité, la formation, les diplômes et la vie professionnelle ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion interne du personnel de la Compagnie », le contrat de prestation et les visiteurs.
Les informations temporelles et les données d’identification électronique ont pour origine le système de contrôle d’accès.
La Commission considère ainsi que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l’information préalable des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un document spécifique.
Ce document n’ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que celui-ci doit impérativement comporter l’ensemble des mentions prévues à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
- Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès s’exerce sur place ou par courrier électronique.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.
Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation.
Sous ces conditions, la Commission considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
- Sur les destinataires
Le responsable de traitement indique que les informations sont susceptibles d’être communiquées aux Autorités judiciaires ou administratives Monégasques dans le cadre des dispositions législatives en vigueur.
La Commission estime ainsi que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée pour les besoins d’une enquête judiciaire.
À cet égard, elle rappelle qu’en cas de transmission, ladite Direction ne pourra avoir communication des informations que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées.
La Commission considère donc que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
- Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- l’officier Chef de Bureau BSL (Bureau Soutien Logistique) : rôle d’administrateur fonctionnel (enrôlement, activation, désactivation, remise des badges) ;
- le prestataire en charge de la maintenance : rôle d’administrateur (support technique du système).
Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
VI. Sur les interconnexions et rapprochements
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de deux rapprochements avec les traitements ayant respectivement pour finalité :
- « Gestion interne du personnel de la Compagnie », exploité par le CSPM.
- « Gestion de la messagerie électronique professionnelle Exchange », exploité par la Direction des Systèmes d’Information (DSI).
La Commission constate que ces deux traitements ont été légalement mis en œuvre.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission relève néanmoins que l’architecture de vidéosurveillance repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
La Commission rappelle également que toute copie ou extraction d’informations issues de ce traitement devra être chiffrée sur son support de réception.
Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations liées à l’identité, la formation, les diplômes et la vie professionnelle sont conservées le temps de la période contractuelle ou le temps de la visite.
Par ailleurs les informations temporelles et les données d’identification électronique sont conservées 3 mois.
La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Modifie la finalité du traitement par « Contrôle par badge de l’accès aux locaux de la caserne du Corps des Sapeurs-Pompiers sise la Condamine ».
Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Rappelle que :
- le document d’information doit impérativement comporter l’ensemble des mentions prévues à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
- la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;
- les Services de Police monégasque ne pourront avoir communication des informations objet du traitement que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées ;
- les équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et les ports non utilisés doivent être désactivés ;
- toute copie ou extraction d’informations issues de ce traitement devra être chiffrée sur son support de réception.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’État du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Contrôle par badge de l’accès aux locaux de la caserne du Corps des Sapeurs-Pompiers sise la Condamine ».
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.