Délibération n° 2021-62 du 17 mars 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des bulletins de paye électroniques de l'Administration », dénommé « BPE » exploité par la Direction du Budget et du Trésor, présenté par le Ministre d'État.

No. Journal 8532
Date of publication 02/04/2021
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Page no.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l'État, modifiée ;
Vu la loi n° 1.383 du 2 août 2011 pour une Principauté numérique, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 16.610 du 10 janvier 2015 portant création de la Direction du Budget et du Trésor ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2019-1088 du 20 décembre 2019 relatif au bulletin de paye électronique ;
Vu le projet d'arrêté ministériel portant application de l'article 54 de la loi n° 1.383 du 2 août 2011 pour une Principauté numérique, modifiée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2019-83 du 15 mai 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les modalités de dépôt et la durée de conservation des cookies et autres traceurs sur les terminaux d'utilisateurs de réseaux de communication électronique ;
Vu le Code civil et notamment ses articles 1163-3 et 1164-4 ;
Vu la demande d'avis déposée par le Ministre d'État, le 9 mars 2021, concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des bulletins de paie électroniques de l'Administration » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 mars 2021 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Suite à l'adoption de la modification de la loi sur l'économie numérique, devenue loi pour une Principauté numérique, qui a rendu ce procédé possible, l'Administration souhaite proposer à ses fonctionnaires et agents de l'État qui le désirent d'adopter le bulletin de paie dématérialisé (BPE pour Bulletin de Paie Electronique), via l'adhésion à un téléservice dédié.
Ainsi, le traitement y afférent est soumis à l'avis de la Commission, conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I.          Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion des bulletins de paye électroniques de l'Administration ».
Il concerne les fonctionnaires et agents de l'État et les prestataires ayant accès au traitement de par leurs fonctions.
Les fonctionnalités du traitement sont, pour les personnes souhaitant bénéficier de la dématérialisation de leur bulletin de paie :
-           « Génération des documents nécessaires à la validité de la procédure (ex ; note d'information, bordereau, code d'activation) ;
-           Validation de la réception de l'information sur la dématérialisation ;
-           Gestion de la liste des personnes s'étant opposées à recevoir leur bulletin de paie par voie électronique ;
-           Gestion des BPE (certification, mise à disposition, archivage jusqu'à suppression) ;
-           Gestion du portail nominatif de mise à disposition des bulletins de paye électronique (téléservice) ;
-           Gestion du suivi du Back office permettant le suivi des informations ;
-           Tenue à jour des listes des référents des services ;
-           Établissement de rapports statistiques ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II.        Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le consentement des personnes concernées, le respect d'une obligation légale, ainsi que la réalisation d'un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
À cet égard, le responsable de traitement rappelle que le paiement des salaires est prévu des dispositions de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l'État et notamment son article 30, et que la « division paye et retraite » relève de la Direction du Budget et du Trésor (DBT) qui a pour mission, définie à l'article 3 de l'Ordonnance Souveraine n° 16.610 du 10 janvier 2015, « d'établir la paye et de gérer les retraites des fonctionnaires ».
En outre, l'Arrêté Ministériel projeté portant application de l'article 54 de la loi n° 1.383 du 2 août 2011 pour une Principauté numérique, modifiée, viendra préalablement à la mise en œuvre du traitement encadrer les droits des personnes relativement à la dématérialisation de leurs bulletins de paye.
Celui-ci viendra en effet consacrer le droit des personnes concernées de s'opposer à la dématérialisation, un mois avant son premier effet, et à tout moment par la suite. Aussi, les agents et fonctionnaires qui en font le choix peuvent conserver la remise papier de leur bulletin de paie. La Commission constate que ne sont concernés que les agents et fonctionnaires des services exécutifs du Gouvernement. Les conditions de mise à disposition des bulletins et la durée de disponibilité sont également encadrées.
En outre, pour favoriser l'information des personnes éligibles au bulletin de paye électronique, une information particulière leur sera délivrée, une circulaire interne sera diffusée en expliquant l'organisation, et un guide pratique exposant les modalités de fonctionnement sera mis à disposition.
Il est enfin indiqué que « le motif d'intérêt légitime se justifie par la volonté de simplifier les démarches administratives des fonctionnaires et agents des services exécutifs de l'État en leur permettant de consulter leurs bulletins de paye en ligne et s'inscrit dans le cadre de l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 ».
La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III.       Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sur les agents et fonctionnaires de l'État destinataires des BPE sont :
-           identité : nom patronymique, nom d'usage, prénom, matricule, date de naissance ;
-           adresses et coordonnées : email , adresse postale ;
-           vie professionnelle : service ;
-           statut : éligibilité à la dématérialisation du bulletin de paie ;
-           élément de paie : articles budgétaires utilisés pour la paie, entités administratives ;
-           données d'identification électronique : identifiant au téléservice, mot de passe (empreinte), code d'activation de l'agent ;
-           éléments de validité de la procédure : statut de la signature du bordereau de l'information (O/N), date de signature du bordereau correspondant à la date de réception de l'information, signature ;
-           suivi du BPE : bulletin de paye, date de génération du BPE, date de livraison des BPE, date d'expiration et date de suppression du BPE, date de mise à disposition du BPE et durée de mise à disposition, référence du bulletin, mois - année ;
-           données de connexion au téléservice : matricule de l'usager, date et heure de connexion, action effectuée, nouvelle valeur, identifiant du téléservice ;
-           données permettant l'utilisation du téléservice (cookies) : adresse IP, nom de domaine internet de l'internaute, pages visitées et leur nombre, nombre d'affichage par page, nombre de clics, nom et version du navigateur web de l'internaute, système d'exploitation de l'internaute, horodatage d'accès au site et des pages visitées sur le site.
Concernant les cookies qui ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement du site, et qui collectent l'entière adresse IP, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l'article 14-2, leur dépôt est soumis à une information préalable (bandeau) permettant à la personne concernée de s'y opposer.
Les informations nominatives traitées sur les agents de la DBT et de la DSI :
-           identité : nom, prénom, matricule ;
-           adresses et coordonnées : email , adresse postale ;
-           vie professionnelle : fonction et rôle ;
-           log de connexion au back-office : matricule de l'agent, date et heure de connexion, action effectuée, matrice (de l'usager pour lequel une action a été effectuée), nouvelle valeur.
Les informations nominatives traitées sur les référents BPE et les agents et fonctionnaires pour l'établissement des bordereaux de distribution de la note d'information :
-           identité : titre, nom, prénom, matricule ;
-           adresses professionnelle : service et adresse de livraison ;
-           vie professionnelle : statut, service ;
-           adresse professionnelle : service et adresse de livraison ;
-           log de connexion au back-office : matricule de l'agent, date et heure de connexion, action effectuée, matrice (de l'usager pour lequel une action a été effectuée), nouvelle valeur.
Les données proviennent des interconnexions ou rapprochements avec les traitements « Établir la paie des fonctionnaires et agents de l'État de Monaco » de la DBT, « Gestion du compte permettant aux usagers d'entreprendre des démarches par téléservice » de la Direction des Systèmes d'Information, ou de la personne concernée elle-même en ce qui concerne les personnes destinataires des BPE.
Par ailleurs, les référents sont désignés par la Direction des Ressources Humaines.
Enfin, les données de traçabilité et les données d'utilisation du téléservice sont collectées par le système ou les cookies déposés.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV.       Sur les droits des personnes concernées
* Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d'une mention intégrée :
-           sur le document de collecte ;
-           dans un document remis à l'intéressé ;
-           dans un document d'ordre général accessible en ligne.
Celle-ci étant jointe au dossier, la Commission constate que l'information des personnes concernées est conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
* Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès est exercé par les personnes concernées par voie postale, par un accès en ligne au dossier ou par courrier électronique auprès de la Direction du Budget et du Trésor.
S'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
Sous cette réserve, elle constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V.        Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
La Commission constate que le responsable de traitement ne communique aucune information à des destinataires.
Par ailleurs, ont accès au traitement :
-           Les agents habilités de la Direction du Budget et du Trésor dans le cadre de leurs missions en inscription, modification, mise à jour ;
-           Le personnel habilité de la Direction des Services Numériques, jusqu'à la fin du projet ;
-           Le personnel habilité du prestataire en charge des développements, pendant la phase projet ;
-           Les agents et fonctionnaires de l'État, s'agissant des accès à leurs bulletins de paie électronique.
La Commission constate qu'il est fait recours à des prestataires. Elle rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les droits d'accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
La Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI.       Sur les rapprochements et les interconnexions avec d'autres traitements
Le responsable de traitement indique que le traitement est interconnecté ou rapproché avec les traitements légalement mis en œuvre suivants :
-           « Gestion de la messagerie professionnelle », pour permettre l'échange de mails ;
-           « Établir la paie des fonctionnaires et agents de l'Etat de Monaco », afin d'établir les bulletins de paie et les dématérialiser le cas échéant ;
-           « Gestion du compte permettant aux usagers d'entreprendre des démarches par téléservice », pour permettre aux personnes concernées d'accéder à leur portail ;
-           « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DSI », pour le suivi des demandes en lien avec le traitement ;
-           « Gestion et analyse des évènements du système d'information », à des fins de sécurité ;
-           « Gestion des titres restaurant « le pass monaco » », pour distribuer les courriers d'information des usagers « (…) selon la même procédure et de reprendre la liste réalisée pour cette distribution avec les seules informations nécessaires au BPE (…) ».
À l'analyse des éléments du dossier, ces rapprochements et interconnexions sont conformes aux finalités initiales.
VII.     Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
En outre, la Commission constate l'utilisation de recaptcha Google, qui implique un transfert d'informations vers les États-Unis. Aussi, elle demande qu'il soit mis fin à son utilisation sous 2 mois, et qu'une information renforcée des personnes concernées soit faite sur les pages concernées qu'elles puissent être en mesure de se déterminer, en toute connaissance de cause, sur leur volonté d'utiliser cette démarche en ligne en l'État.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII.    Sur la durée de conservation
Les informations relatives à l'identité, aux coordonnées, à la vie professionnelle, au statut et aux éléments de paie des destinataires des BPE, au suivi du BPE sont conservées « 60 ans après la mise à disposition du dernier BPE ».
Leurs données d'identification électronique sont conservées de manière conforme à la gestion des comptes usages, et les comptes d'activation de l'agent sont valables 6 mois à compter de leur création.
Les données de connexion au téléservice sont conservées 1 an glissant.
S'agissant des cookies, ils sont conservés le temps de la durée de connexion pour les cookies de session et 13 mois pour les cookies statistiques.
Les informations sur les agents de la DBT et de la DSI sont conservées tant que la personne est habilitée à avoir accès au traitement, et 1 an glissant en ce qui concerne leurs logs de connexion.
Enfin, les informations relatives aux référents BPE sont conservées tant que la personne relève de cette fonction.
La Commission estime que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
-           les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
-           concernant les cookies qui ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement du site, et qui collectent l'entière adresse IP, conformément aux dispositions de l'article 14-2, leur dépôt est soumis à une information préalable (bandeau) permettant à la personne concernée de s'y opposer.
Demande que le recaptcha Google ne soit plus utilisé passé un délai de 2 mois et qu'une information renforcée relative au transfert d'informations vers les États-Unis et à son caractère obligatoire soit effectuée auprès des utilisateurs afin qu'ils puissent être en mesure de se déterminer, en toute connaissance de cause, sur leur volonté d'utiliser cette démarche en ligne en l'État.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des bulletins de paye électroniques de l'Administration ».