Délibération n° 2017-75 du 17 mai 2017 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant autorisation à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Contrôle des accès aux locaux de l'Office de la Médecine du Travail par un système de badges » présenté par l'Office de la Médecine du Travail.

No. Journal 8335
Date of publication 23/06/2017
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Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2010-43 du 15 novembre 2010 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les dispositifs de contrôle d'accès sur le lieu de travail mis en œuvre par les personnes physiques ou morales de droit privé ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'autorisation déposée par l'Office de la Médecine du Travail le 10 février 2017 concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Sécurité des locaux de l'Office de la Médecine du Travail » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'autorisation notifiée au responsable de traitement le 7 avril 2017, conformément à l'article 11-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 mai 2017 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L'Office de la Médecine du Travail (OMT), responsable de traitement, est un organisme de droit privé investi d'une mission d'intérêt général au sens de l'arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Afin d'assurer la sécurité des accès à ses différents locaux, cet organisme souhaite installer un système de contrôle par badges.
Le traitement objet de la présente demande est mis en œuvre à des fins de surveillance, il relève donc du régime de l'autorisation préalable visé à l'article 11-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I.        Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Sécurité des locaux de l'Office de la Médecine du Travail ».
Les personnes concernées sont les salariés de l'OMT et les prestataires.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
-         assurer la sécurité des locaux de l'OMT en général, des zones bénéficiant d'une circulation limitée et des équipements sensibles en particulier (locaux techniques) par ségrégation des accès ;
-         gérer les habilitations d'accès aux différentes zones des locaux aux personnes autorisées ;
-         gérer les badges (attribution, perte, vol, etc.) ;
-         permettre la constitution de preuves en cas de nécessité et/ou d'infraction.
La Commission rappelle toutefois que tout traitement d'informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
En l'espèce, la finalité du présent traitement doit être plus explicite c'est-à-dire être claire et précise pour les personnes concernées en indiquant que le traitement dont s'agit a pour objet de contrôler les accès aux locaux de l'OMT par un système de badges.
Par conséquent, elle modifie la finalité comme suit : « Contrôle des accès aux locaux de l'Office de la Médecine du Travail par un système de badges ».
II.       Sur la licéité et la justification du traitement
Dans le cadre de ses activités, l'OMT est amené à exploiter des équipements et des données sensibles.
À cet égard, la Commission constate que ce système de contrôle d'accès est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime du responsable de traitement puisqu'il permet de « limiter l'accès aux locaux et à certaines zones en particulier aux seules personnes habilitées » et de disposer d'éléments de preuve « en cas d'accès ou de tentative d'accès frauduleux ».
Par ailleurs, elle prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles ce système « ne méconnaît pas les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées » puisque « le traitement n'a pas pour objet de contrôler de manière inopportune les comportements, les habitudes et les horaires des personnes concernées ».
Au vu de ce qui précède, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
III.      Sur les informations nominatives traitées
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées sont :
-         identité : nom, prénom, photo d'identité (pour le badge) ;
-         données d'identification électronique : numéro de badge ;
-         fichier journal du contrôle d'accès : numéro de badge, zone, date et heure, action (passage autorisé, passage bloqué, etc.).
À cet égard, la Commission prend acte des précisions dudit responsable de traitement selon lesquelles les badges remis aux prestataires sont indirectement nominatifs puisqu'ils sont référencés par un numéro et affectés à la société de prestation.
Les informations relatives à l'identité des personnes ont pour origine le service des Ressources Humaines, à l'exception de la photo qui est fournie directement par le salarié au service informatique.
Les données d'identification électronique ont pour origine le service informatique de l'OMT.
Enfin, le fichier journal du contrôle d'accès a pour origine le système de contrôle d'accès.
La Commission relève de plus que les logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès au traitement, générés par le système, sont également collectés.
La Commission considère donc que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV.      Sur les droits des personnes concernées
        Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des salariés est effectuée par le biais d'un document spécifique, à savoir l'attestation de remise de badge.
Par ailleurs, l'information préalable des personnels des sociétés prestataires est effectuée par le biais d'une attestation et d'une note d'information remises au représentant légal desdites sociétés.
À l'analyse de ces documents, la Commission considère que les modalités d'information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
        Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès s'exerce sur place auprès de la Direction. La réponse à ce droit d'accès s'exerce selon les mêmes modalités.
Le délai de réponse à une demande de droit d'accès est de trente jours.
La Commission constate que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V.       Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
        Sur les destinataires
Les informations sont susceptibles d'être communiquées à la Direction de la Sûreté Publique.
La Commission estime que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée pour les besoins d'une enquête judiciaire.
À cet égard, elle rappelle qu'en cas de transmission, ladite Direction ne pourra avoir communication des informations que dans le strict cadre de ses missions légalement conférées.
La Commission considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
        Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
-         le directeur : consultation uniquement, via une demande au service informatique ou suite à une alerte dudit service qui lui fournit une extraction du fichier journal (impression remise en main propre) ;
-         le Responsable Administratif et RH suite à demande du directeur : consultation uniquement, via une demande au service informatique qui lui fournit une extraction du fichier journal (impression remise en main propre) ;
-         l'équipe informatique : opération de gestion courante (arrivée d'un nouveau salarié, départ, perte de badge, etc…) et vérifications régulières ;
-         le prestataire : dans le cadre de ses opérations de maintenance.
Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ses droits d'accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, aux termes de ce même article.
La Commission rappelle enfin qu'en application de l'article 17-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 la liste nominative des personnes ayant accès au traitement doit être tenue à jour, et précise que cette liste doit lui être communiquée à première réquisition.
VI.      Sur les interconnexions et rapprochements
Le responsable de traitement indique que le présent traitement ne fait l'objet d'aucun rapprochement ni d'aucune interconnexion.
Il appert toutefois à l'étude du dossier un rapprochement avec un traitement lié à la gestion administrative des salariés qui a été déposé concomitamment.
VII.     Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Elle rappelle également que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
Enfin, la Commission constate que la copie ou l'extraction d'informations issues de ce traitement est chiffrée sur son support de réception.
VIII.    Sur la durée de conservation
Les informations relatives à l'identité et aux données d'identification électronique des salariés sont conservées jusqu'au départ desdits salariés et les données d'identification électronique des prestataires sont conservées jusqu'à la fin du contrat de prestation de service.
S'agissant des logs de connexion la Commission rappelle qu'ils doivent être conservés entre trois mois et un an.
Enfin, le fichier journal du contrôle d'accès est conservé quatre-vingt-dix jours.
La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Modifie la finalité du traitement par « Contrôle des accès aux locaux de l'Office de la Médecine du Travail par un système de badges ».
Constate que la copie ou l'extraction d'informations issues de ce traitement est chiffrée sur son support de réception.
Rappelle que :
-         les Services de Police monégasque ne pourront avoir communication des informations objet du traitement que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées ;
-         la liste nominative des personnes ayant accès au traitement doit être tenue à jour et doit lui être communiquée à première réquisition ;
-         les logs de connexion doivent être conservés entre trois mois et un an ;
-         les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
À la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives autorise la mise en œuvre par l'Office de la Médecine du Travail du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Contrôle des accès aux locaux de l'Office de la Médecine du Travail par un système de badges ».