Délibération n° 2016-86 du 20 juillet 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’Etat Civil : actes de mariage », dénommé « Mélodie », présenté par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu le Code Civil ;
Vu le Code de Procédure Civile ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance du 20 avril 1901 promulguant la déclaration échangée entre la Principauté et l’Italie relativement à la communication réciproque des actes de l’état civil ;
Vu l’ordonnance n° 3.712 du 9 juillet 1948 relative à la déclaration concernant la délivrance gratuite réciproque des expéditions d’actes de l’état civil signée à Bruxelles le 5 juin 1948 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949 rendant exécutoire la convention relative à l’aide mutuelle judiciaire entre la France et la Principauté de Monaco ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.828 du 18 septembre 2008 rendant exécutoire la Convention d’entraide judiciaire en matière pénale entre le Gouvernement de la République française et le Gouvernement de Son Altesse Sérénissime le Prince de Monaco, signée à Paris le 8 novembre 2005 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016 portant application de la loi n° 1.398 du 24 juin 2013 relative à l’administration et à l’organisation judiciaires ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005 fixant les modalités de transcription et de conservation des actes d’état civil étrangers concernant les personnes de nationalité monégasque ;
Vu l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité », tel que mis en œuvre par décision du Maire du 19 janvier 2009, modifiée par décisions du Maire des 16 novembre 2009 et du 12 septembre 2012, après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 08.06 du 4 juillet 2008, n° 09.01 du 19 janvier 2009, n° 09.07 du 5 octobre 2009, n° 2012.101 du 25 juin 2012 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » tel que mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, modifié par décision du Maire du 31 mars 2004 après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 01.36 du 16 juillet 2001 et n° 03.20 du 11 décembre 2003 ;
Vu la demande d’avis, reçue le 7 avril 2016, concernant le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’Etat Civil : actes de mariage », dénommé « Mélodie », par la Commune de Monaco ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 3 juin 2016, conformément à l’article 19 l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juillet 2016 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » a été mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives n° 01.36 du 16 juillet 2001, modifié le 31 mars 2004, après avis favorable de la Commission par délibération n° 03.20 du 11 décembre 2003.
En 2001 et 2003, les registres de l’état civil n’étaient pas informatisés. Aussi le traitement automatisé soumis à la Commission permettait au service de l’état civil de la Commune d’imprimer les formulaires de mariage et les formulaires d’état civil, de délivrer des copies d’acte, mais ne permettait pas de les établir.
Depuis 2005, la gestion des registres de l’état civil, de l’élaboration de l’acte à sa conservation, a fait l’objet d’une informatisation progressive permettant la gestion automatisée de l’ensemble des opérations lié à la tenue des registres d’état civil.
Afin de veiller à la transparence de celles-ci en termes de protection des informations nominatives, ces opérations ont été fractionnées en trois demandes d’avis portant sur les actes de naissance et les actes de reconnaissance, les actes de mariage et les actes de décès.
Le présent traitement concerne les actes de mariage. Il est soumis par la Commune de Monaco à la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Gestion des registres d’Etat civil : actes de mariage ». Il est dénommé « Mélodie ».
Les personnes concernées sont les personnes de nationalité monégasque et les personnes de nationalité étrangère résidant en Principauté de Monaco. La Commission précise que le traitement concerne également celles dont l’identité doit figurer à l’acte conformément à la législation en vigueur.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- tenue à jour des registres de l’état civil ;
- numérisation des actes établis entre 1900 et 2005 ;
- saisie informatique des informations relatives aux actes de mariage ;
- édition et délivrance des actes ;
- délivrance du livret de famille ;
- transcription des actes de mariage ;
- archivage des actes ;
- enregistrement des correspondances relatives à des demandes d’actes d’état civil des Juridictions, Communes, Ambassades et Consulats ;
- établissement et édition de statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Elle observe cependant que la dénomination du traitement est identique pour les trois demandes d’avis se rapportant à la gestion de l’état civil examinées concomitamment. Aussi, elle suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - Mariage ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, « Le Maire assure, sous la surveillance du procureur général, les fonctions d’officier d’état civil ; à ce titre :
1°) il dresse les actes de naissance, de mariage, de décès et autres y relatifs selon des procédés manuels ou automatisés ; toutefois, la signature des actes doit être manuscrite ;
2°) il tient les registres prescrits à cet effet par la loi ; ceux-ci pourront être composés de feuilles mobiles, numérotées, réunies dans un classeur provisoire puis reliées en registre ;
3°) il délivre les permis d’inhumer dans les formes et conditions prévues par les lois et règlements ;
4°) il reçoit les déclarations de personnes qui, aux termes de la loi, veulent soit réclamer, soit décliner la nationalité monégasque ».
Il exerce ces fonctions dans le respect de la réglementation en vigueur, notamment dans le respect des dispositions du Code Civil relatives aux conditions du mariage (articles 116 et suivants) et aux actes de l’état civil y afférents (articles 25 et suivants), ainsi que de l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par les missions d’Officier d’état civil du Maire précitées et les impératifs liés à la tenue des registres de l’état civil tels qu’encadrés par la réglementation susvisée, qui détaille les mentions devant figurer sur les actes, les modalités d’élaboration (par exemple les articles 58 et suivants du Code Civil s’agissant des actes de mariage, les articles 36 et suivants pour la transcription de « tout acte de l’état civil d’une personne de nationalité monégasque dressé dans un pays étranger »), de modification, de communication et de conservation des actes et des registres.
La Commission relève que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Les informations objet du traitement sont les suivantes :
• Pour les actes de mariage
- identité :
• des époux : nom, prénoms, date (jour, mois, année) et lieu de naissance, nationalité ;
• des parents des époux : nom, prénoms, le cas échéant la mention « décédé » ;
• de l’enfant ou des enfants commun(s) : nom, prénoms, date (jour, mois, année) et lieu de naissance, sexe ;
• des témoins : nom, prénom, âge ;
- situation de famille : date (jour, mois, année, heure et minute) et lieu du mariage, le cas échéant mention de la situation de veuf/divorcé d’un ou des époux, avec indication des nom et prénoms du précédent conjoint ;
- adresses et coordonnées :
• des époux : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays), numéro de téléphone ;
• des parents des époux : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ou mention « décédé », le cas échéant ;
• des témoins : ville de domicile ;
- vie professionnelle :
• des époux : profession ;
• des ou du parent(s) vivant(s) : profession ;
• des témoins : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- régime matrimonial : régime légal monégasque, régime légal du pays d’origine des époux, contrat de mariage avec mention des nom, prénom, ville d’exercice du notaire ayant dressé le contrat ;
- publication de l’acte : mention si le Service est autorisé à faire publier l’acte dans la presse ;
- identité de l’Officier d’état civil ayant célébré le mariage : nom, prénom, qualité ;
- mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte : rectification (erreur matérielle), séparation de corps, divorce.
Les informations relatives à l’identité des époux ont pour origine l’acte de naissance remis par chaque époux, celles relatives à l’identité des témoins ont pour origine leur pièce d’identité, celles relatives aux enfants ont pour origine l’acte de naissance de chacun d’entre eux.
Les informations relatives à la situation de famille ont pour origine l’acte de naissance remis par chaque époux, le cas échéant, l’acte de décès ou le jugement de divorce, voire un certificat de coutume ou de capacité matrimoniale délivré par l’Ambassade ou le Consulat du Pays d’origine de l’époux ou des époux de nationalité étrangère.
Les adresses, coordonnées et la profession des époux ont pour origine un certificat de domicile pour les nationaux, une attestation de séjour lorsque l’un ou les deux époux résident en Principauté depuis plus d’un mois, une attestation de domicile de la Mairie du lieu de résidence ou une attestation sur l’honneur accompagnée d’un justificatif de domicile si un des futurs époux habite à l’étranger, celle des parents ont pour origine la déclaration orale des futurs époux, celles des témoins ont pour origine leur pièce d’identité.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes d’état civil.
Les informations relatives au régime matrimonial ont pour origine le certificat du notaire.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
Les mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte ont pour origine l’acte concerné.
La mention concernant la publication de l’acte a pour origine les époux.
• Pour la retranscription d’un acte de mariage
- identité :
• des époux : nom, prénoms, date (jour, mois année) et lieu de naissance, nationalité ;
• des parents des époux : nom, prénoms, le cas échéant la mention « décédé » ;
• des témoins : nom, prénom ;
- situation de famille : date (jour, mois, année, heure et minute) et lieu du mariage, le cas échéant mention de la situation de veuf/divorcé d’un ou des époux, avec indication des nom et prénoms du précédent conjoint ;
- adresses et coordonnées :
• des époux : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
• des parents des époux : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ou mention « décédé », le cas échéant ;
• des témoins : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
- vie professionnelle :
• des époux : profession ;
• des ou du parent(s) vivant(s) : profession ;
• des témoins : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- régime matrimonial : régime légal du pays où le mariage a été célébré, contrat de mariage avec mention des nom, prénom, ville d’exercice du notaire ayant dressé le contrat ;
- identité de l’Officier d’état civil ayant célébré le mariage : nom, prénom, qualité ;
- identité de l’Officier d’état civil ayant transcrit l’acte : nom, prénom, qualité ;
- mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte : rectification (erreur matérielle), séparation de corps, divorce.
Les informations relatives à l’identité, à la situation de famille et à la profession des époux, à l’identité, à l’adresse et à la profession des parents des époux et de leur(s) témoin(s), ainsi qu’à l’identité de l’Officier d’état civil ayant célébré le mariage et la mention relative au régime matrimonial ont pour origine l’original de l’acte de mariage délivré par une Mairie étrangère ou une entité habilitée localisée à l’étranger.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes de l’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil qui retranscrit l’acte a pour origine l’intéressé.
Les mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte ont pour origine l’acte d’état civil concerné.
La Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165 du
23 décembre 1993. Aussi, en application de son article 13, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition au traitement des informations qui les concernent.
L’information des personnes concernées est réalisée par une mention intégrée dans un document remis à l’intéressé et par un document spécifique remis aux intéressés aux fins d’établir un dossier préalable au minimum 2 mois avant la célébration, ou lors de la demande de retranscription de l’acte.
La Commission constate que l’information ainsi réalisée est conforme aux exigences légales fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Elle relève également que le traitement fait l’objet d’une collecte indirecte d’informations nominatives prévue par des dispositions législatives, conformément à l’article 14 alinéa 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès des personnes concernées est mis en œuvre dans le respect de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 et des dispositions particulières introduites par la loi dans le Code Civil relatives à la publicité des actes d’état civil (article 67) et à la communication des actes (articles 67 et suivants).
Dans ce sens, la consultation des registres doit respecter les dispositions de l’article 70 du Code Civil, aux termes duquel « Les registres de l’état civil datant de moins de cent ans ne peuvent être directement consultés que par l’officier de l’état civil et les personnes munies d’une autorisation écrite du procureur général ».
La communication d’informations figurant au registre de l’état civil, et plus particulièrement aux actes de mariage, doit respecter les dispositions :
- des alinéas 1 et 2 de l’article 67 du Code Civil, aux termes desquels « Toute personne, majeure ou émancipée, peut obtenir copie intégrale de son acte de naissance, de reconnaissance ou de mariage. Peuvent également obtenir cette copie, les ascendants, descendants ou héritiers de la personne que l’acte concerne, son conjoint, son représentant légal et le Procureur Général.
Les autres personnes ne peuvent obtenir copie intégrale des mêmes actes qu’en vertu d’une autorisation du Procureur Général. » ;
- des alinéas 1 et 2 de l’article 68 du Code Civil qui précisent : « L’officier de l’état civil délivre des extraits des actes de naissance et de mariage aux requérants intéressés.
Les extraits d’acte de naissance n’indiquent que l’année, le jour, l’heure et le lieu de naissance, le sexe, les prénoms et nom de la personne concernée, tels qu’ils résultent des énonciations de l’acte de naissance ou des mentions portées en marge de cet acte et, éventuellement, les mentions d’adoption simple, de mariage, de divorce, de séparation de corps et de décès ».
Il en sera de même pour toute demande de modification d’informations nominatives figurant dans ces actes qui doit respecter la procédure relative à la rectification des actes de l’état civil telle qu’elle découle des articles 71 et suivants du Code Civil et des articles 814 et 815 du Code de Procédure Civile.
Cependant, le principe de suppression des informations nominatives ne peut s’appliquer au présent traitement.
Tenant compte des dispositions législatives particulières à la gestion des actes et des registres de l’état civil, la Commission considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées mises en place par le responsable de traitement sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Chef de Service de l’Etat Civil - Nationalité, le Chef de Service Adjoint de la section Etat Civil, un Chef de Bureau et deux Attachés de cette section : en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- le Chef de Service Adjoint de la Section Nationalité, une Attachée Principale, une Attachée et trois Secrétaires de cette Section : en consultation ;
- les prestataires dans le cadre exclusif de leurs missions de maintenance.
S’agissant des prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, ils sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement en application de ce même article.
• Sur les destinataires des informations relatives aux actes de mariage
Les personnes pouvant recevoir communication des informations relatives aux actes de mariage sont :
- les intéressés : il s’agit de toute personne majeure ou émancipée concernée par l’acte de mariage, ainsi que de leurs ascendants, descendants, héritiers, conjoint ou du représentant légal de la personne concernée par l’acte de mariage ; les communications portent sur les copies intégrales de l’acte de mariage ou sur des extraits de ces actes conformément aux articles 67 et 68 du Code Civil ;
- le Procureur Général : de manière générale, il peut obtenir copie intégrale d’un acte de mariage en application de l’article 67 du Code civil ; il reçoit également communication des registres de l’Etat civil, conformément aux dispositions des articles 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, 40 du Code Civil et de l’article 7 chiffre 2° d) de l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016.
La Commission observe que le Procureur Général reçoit les registres dans le cadre de la procédure permettant d’effectuer un « état annuel de la vérification des registres de l’état civil » « après leur dépôt au Greffe ».
- le Greffe Général : il est destinataire des dossiers de mariage afin d’assurer un contrôle des pièces produites par les époux, ainsi que, en vertu de l’article 34 du Code Civil, les procurations et autres pièces qui doivent demeurer annexées à l’acte de l’état civil, avec l’exemplaire des registres ;
- le Ministre d’Etat : les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées des conjoints telles qu’inscrites à l’acte de mariage sont communiquées chaque semaine au Ministère d’Etat sur demande expresse.
La Commission observe que la législation en vigueur ne prévoit pas cette communication. Toutefois, comme tout requérant intéressé, le Ministre d’Etat peut demander la délivrance d’extraits des actes de mariage ; aussi les informations qui lui sont communiquées ne devraient pas excéder celles prévues à l’article 68 alinéa 2 du Code Civil ; elles ne devraient donc comporter que « l’année et le jour du mariage, les prénoms et nom, date et lieu de naissance des époux, tels qu’ils résultent des énonciations de l’acte de mariage ou des mentions portées en marge de cet acte et les énonciations et mentions relatives au régime matrimonial ainsi que les mentions de divorce et de séparation de corps ».
- le Service de la nationalité de la Mairie de Monaco : toutes les informations sont communiquées audit Service de la Commune dans le cadre de ses missions relatives à la tenue du Sommier de la Nationalité dans le respect de l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009.
La Commission relève que le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant les mariages des nationaux.
- les Ambassades et Consulats installés en Principauté dans le cadre de déclaration ou de Convention bilatérale établissant les modalités de délivrance des actes de l’état civil dressés en Principauté.
La Commission observe que les communications des actes ou informations y figurant devraient respecter les modalités prévues par les déclarations ou Conventions bilatérales concernant la délivrance des actes de l’état civil. Aussi, elles ne devraient pas être automatiques si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif.
- les Officiers ministériels et avocats dans le cadre de leurs fonctions peuvent demander à recevoir des actes de mariage, sous forme d’extrait ou de copie intégrale. Dans ce dernier cas, le responsable de traitement considère, à l’instar de l’instruction générale française relative à l’état civil (IGREC), que les avocats, avoués et les notaires « sont présumés mandataires de leur client pour l’obtention de l’acte ».
La Commission observe que, selon l’introduction générale de cette instruction, elle regroupe « en un seul document les multiples dispositions législatives et réglementaires, circulaires et décisions jurisprudentielles antérieures relatives à l’état civil. Périodiquement mise à jour et complétée, cette circulaire est devenue l’ouvrage de référence en matière d’état civil à l’usage des parquets et des officiers de l’état civil ».
La Commission relève que le point 197-5 de l’IGREC précise qu’« Aucun texte n’empêche les personnes qui ont qualité pour demander la copie intégrale d’un acte de naissance ou de mariage de désigner un mandataire à cet effet. En principe, le mandataire doit justifier d’une procuration expresse. Mais, en raison de leurs fonctions, les avocats, les avoués et les notaires doivent être présumés mandataires de leurs clients lorsqu’ils demandent une copie intégrale d’acte de l’état civil. Ils précisent l’identité de la personne pour laquelle ils agissent, cette personne devant être habilitée par la loi à obtenir elle-même un tel document. En revanche, cette présomption ne peut être étendue aux personnes que le mandataire s’est substitué dès lors qu’elles n’appartiennent pas aux professions précitées. La protection de la vie privée, en effet, conduit à devoir exiger de ces personnes la justification non seulement de la subdélégation qui leur est faite mais encore de l’accord de la personne autorisée à obtenir une telle copie ».
En conséquence, par Officiers ministériels, il faut entendre les notaires. En outre, il appartient aux personnes habilitées de la Commune de s’assurer que la demande des professionnels autorisés comportent l’identité et la qualité de la personne pour laquelle ils agissent afin qu’elles puissent s’assurer que cette dernière est habilitée à recevoir communication de la copie intégrale de l’acte de mariage, particulièrement lorsque le demandeur agit en tant qu’héritier.
- les organismes de presse : les informations relatives aux noms, prénoms et à la profession des époux sont communiquées aux organes de presse concernés, si les intéressés y ont consenti.
La Commission relève que le formulaire de consentement n’a pas été annexé à la demande d’avis. Aussi, tenant compte de la rédaction du consentement formalisé dans la demande d’avis relative aux actes de mariage, elle rappelle que le consentement devrait porter sur l’ensemble des supports de diffusion.
- tout requérant : un extrait d’actes de mariage peut être délivré « aux requérants intéressés », en application de l’article 68 du Code Civil.
Les communications aux personnes intéressées, précitées, aux notaires et avocats, ainsi qu’à tout requérant, peuvent être effectuées vers un Pays disposant d’un niveau de protection adéquat, au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ou vers un Pays ne disposant pas de ce niveau selon la localisation géographique du demandeur.
La Commission relève, d’une part, que ces communications sont réalisées sous format papier, d’autre part, qu’elles sont effectuées dans le respect de dispositions légales et réglementaires encadrant les communications des informations figurant au registre de l’état civil sous forme de copies intégrales de l’acte de mariage ou d’extraits de ces actes.
Aussi les communications vers les demandeurs, légalement habilités à les recevoir, localisés dans des Pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat sont conformes aux dispositions de l’article 20-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Sur les destinataires des informations relatives à la transcription d’un acte de mariage
Les destinataires des informations relatives à un acte de mariage retranscrit relèvent de l’article 37-3 du Code Civil.
Ainsi, le responsable de traitement indique communiquer à l’intéressé, personne majeure ou émancipée, ainsi qu’aux personnes mentionnées à l’article 67 du Code Civil (ses ascendants, descendants, héritiers, conjoint ou représentant légal de la personne concernée par l’acte), des extraits de l’acte d’état civil retranscrit.
En outre, toutes les informations sont également communiquées au Service de la Nationalité, aux fins d’inscription de l’intéressé dans le sommier de la nationalité. Comme précédemment évoqué, tenant compte de la finalité du Sommier de la nationalité, ce Service ne devrait être destinataire que des informations intéressant les nationaux.
La Commission observe que les informations traitées à l’occasion de la transcription d’un acte de mariage ne font pas l’objet de communication hors de la Principauté de Monaco.
La Commission relève, en outre, que, conformément à l’article 67 alinéa 2 du Code Civil, d’autres personnes pourraient obtenir communication d’une copie intégrale de l’acte de mariage, « en vertu d’une autorisation du Procureur Général ».
VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements
Le traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements suivants concomitamment soumis à l’examen de la Commission permettant la gestion globale des registres d’état civil, notamment l’inscription des mentions marginales :
- « Gestion des registres de l’Etat Civil : actes de naissance et acte de reconnaissance » ;
- « Gestion des registres de l’Etat civil : actes de décès ».
Par ailleurs, le traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité », susvisé.
La Commission relève que ces opérations sont justifiées et permettent une exploitation des données compatibles avec les finalités d’origine des traitements.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient appellent les observations suivantes.
La Commission relève que l’architecture technique repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Par ailleurs, elle estime que les mesures de sécurité et de confidentialité devraient être renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès, ainsi que par un chiffrement de la base de données et de l’espace de stockage des actes.
En outre, elle note que le contrat de prestations de service comporte une clause de confidentialité qui stipule que cette obligation « deviendra caduque si l’information tombe dans le domaine public, en dehors de toute intervention de la Partie qui a reçu l’information ».
La Commission considère que, s’agissant particulièrement des informations et documents relatifs à l’état civil, même si les informations « tombaient dans le domaine public », le prestataire ne pourrait en disposer, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs. Aussi, elle considère que cette clause doit être supprimée.
Elle rappelle de plus que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
La conservation des actes de mariage est encadrée par le Code Civil. Ainsi, aux termes de l’article 32 de ce Code :
« Les actes de l’état civil sont inscrits sur un ou plusieurs registres tenus, chacun, en deux exemplaires.
Les registres sont cotés de leur première à leur dernière feuille et paraphés, sur chaque feuille, par un juge du tribunal de première instance.
Les actes de l’état civil peuvent également être dressés, en double exemplaire, sur des feuilles mobiles cotées et paraphées dans les conditions fixées au précédent alinéa. Dès que ces feuilles sont remplies, elles sont placées dans un classeur provisoire. Il est en outre porté mention, sur un cahier spécial, dès l’établissement de chaque acte de l’état civil sur des feuilles mobiles, du numéro et de la nature de l’acte, du nom et du premier prénom des parties ainsi que du numéro de la page sur laquelle il a été dressé. En fin d’année civile, les registres sont clos et arrêtés par l’officier d’état civil. En début de chaque année civile, les feuilles sur lesquelles ont été inscrits les actes de l’année précédente sont reliées en registre, suivant leur numérotation et l’ordre chronologique des actes.
Un exemplaire de chaque registre est alors déposé respectivement aux archives de la Mairie et au Greffe Général ».
Par ailleurs, aux termes de l’article 34, « Après avoir été paraphées par celui qui les a produites et l’officier de l’état civil, les procurations et autres pièces qui doivent demeurer annexées à l’acte de l’état civil sont déposées au Greffe Général, avec l’exemplaire des registres ».
Ainsi, conformément aux dispositions législatives codifiées, les informations objet du traitement sont conservées de manière illimitée aux archives de la Mairie et au Greffe Général.
La Commission considère donc que cette durée de conservation des informations objet du traitement est conforme à l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Le responsable de traitement précise que les copies des documents justificatifs (ex. copie du livret de famille, des cartes d’identité) ne sont pas conservées de manière automatisées. Elles ne sont pas numérisées. Toutefois elles sont conservées sur support papier en archive au Greffe Général du Tribunal de Monaco, à l’exception de l’original de l’acte de mariage délivré à l’étranger et de la traduction de l’acte, si nécessaire, conservé(s) aux archives de la Commune.
Cependant, la Commission observe que la conservation du numéro de téléphone des époux n’est plus nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement après la célébration du mariage. Elle recommande donc que cette information soit supprimée au plus tard un mois après la cérémonie.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère que :
- les communications des actes et des informations y figurant devraient être réalisées dans le respect de la réglementation en vigueur et qu’ainsi :
• le Ministre d’Etat ne devrait recevoir que les informations prévues à l’article 68 alinéa 2 du Code Civil ;
• les Ambassades, Consulats et autres Autorités compétentes désignées comme telles aux termes de déclarations ou accords bilatéraux sur le sujet ne devraient pas recevoir communication de ces informations et documents de manière automatique si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif ;
• le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant les mariages des nationaux ;
- la demande de copie intégrale de l’acte de mariage effectuée par les avocats et les notaires, disposant selon le responsable de traitement d’un mandat implicite de leur client répondant aux critères de l’article 67 du Code Civil, comporte l’identité et la qualité du mandant afin que le service de l’état civil de la Commune puisse s’assurer que le demandeur est habilité à recevoir communication dudit document d’état civil, particulièrement lorsqu’il agit en tant qu’héritier ;
- le contrat de prestations de service doit faire l’objet d’un avenant afin de supprimer la clause qui permettrait audit prestataire de ne plus être lié par la clause de confidentialité si les informations objet de la prestation venaient à tomber dans le domaine public, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs ;
- le consentement des époux à la communication des informations les concernant à la suite de leur mariage devrait porter sur l’ensemble des supports de diffusion.
Rappelle que l’architecture technique du système repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Recommande que :
- la base de données et l’espace de stockage des actes soient chiffrés ;
- les numéros de téléphone des époux soient supprimés au plus tard un mois après la cérémonie.
Demande que les mesures de sécurité et de confidentialité soient renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès.
Suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - Mariage ».
Invite le Maire à supprimer le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil », conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, une fois le présent traitement mis en œuvre.
À la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’état civil : actes de mariage », dénommé « Mélodie ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu le Code Civil ;
Vu le Code de Procédure Civile ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance du 20 avril 1901 promulguant la déclaration échangée entre la Principauté et l’Italie relativement à la communication réciproque des actes de l’état civil ;
Vu l’ordonnance n° 3.712 du 9 juillet 1948 relative à la déclaration concernant la délivrance gratuite réciproque des expéditions d’actes de l’état civil signée à Bruxelles le 5 juin 1948 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949 rendant exécutoire la convention relative à l’aide mutuelle judiciaire entre la France et la Principauté de Monaco ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.828 du 18 septembre 2008 rendant exécutoire la Convention d’entraide judiciaire en matière pénale entre le Gouvernement de la République française et le Gouvernement de Son Altesse Sérénissime le Prince de Monaco, signée à Paris le 8 novembre 2005 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016 portant application de la loi n° 1.398 du 24 juin 2013 relative à l’administration et à l’organisation judiciaires ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005 fixant les modalités de transcription et de conservation des actes d’état civil étrangers concernant les personnes de nationalité monégasque ;
Vu l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité », tel que mis en œuvre par décision du Maire du 19 janvier 2009, modifiée par décisions du Maire des 16 novembre 2009 et du 12 septembre 2012, après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 08.06 du 4 juillet 2008, n° 09.01 du 19 janvier 2009, n° 09.07 du 5 octobre 2009, n° 2012.101 du 25 juin 2012 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » tel que mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, modifié par décision du Maire du 31 mars 2004 après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 01.36 du 16 juillet 2001 et n° 03.20 du 11 décembre 2003 ;
Vu la demande d’avis, reçue le 7 avril 2016, concernant le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’Etat Civil : actes de mariage », dénommé « Mélodie », par la Commune de Monaco ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 3 juin 2016, conformément à l’article 19 l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juillet 2016 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » a été mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives n° 01.36 du 16 juillet 2001, modifié le 31 mars 2004, après avis favorable de la Commission par délibération n° 03.20 du 11 décembre 2003.
En 2001 et 2003, les registres de l’état civil n’étaient pas informatisés. Aussi le traitement automatisé soumis à la Commission permettait au service de l’état civil de la Commune d’imprimer les formulaires de mariage et les formulaires d’état civil, de délivrer des copies d’acte, mais ne permettait pas de les établir.
Depuis 2005, la gestion des registres de l’état civil, de l’élaboration de l’acte à sa conservation, a fait l’objet d’une informatisation progressive permettant la gestion automatisée de l’ensemble des opérations lié à la tenue des registres d’état civil.
Afin de veiller à la transparence de celles-ci en termes de protection des informations nominatives, ces opérations ont été fractionnées en trois demandes d’avis portant sur les actes de naissance et les actes de reconnaissance, les actes de mariage et les actes de décès.
Le présent traitement concerne les actes de mariage. Il est soumis par la Commune de Monaco à la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Gestion des registres d’Etat civil : actes de mariage ». Il est dénommé « Mélodie ».
Les personnes concernées sont les personnes de nationalité monégasque et les personnes de nationalité étrangère résidant en Principauté de Monaco. La Commission précise que le traitement concerne également celles dont l’identité doit figurer à l’acte conformément à la législation en vigueur.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- tenue à jour des registres de l’état civil ;
- numérisation des actes établis entre 1900 et 2005 ;
- saisie informatique des informations relatives aux actes de mariage ;
- édition et délivrance des actes ;
- délivrance du livret de famille ;
- transcription des actes de mariage ;
- archivage des actes ;
- enregistrement des correspondances relatives à des demandes d’actes d’état civil des Juridictions, Communes, Ambassades et Consulats ;
- établissement et édition de statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Elle observe cependant que la dénomination du traitement est identique pour les trois demandes d’avis se rapportant à la gestion de l’état civil examinées concomitamment. Aussi, elle suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - Mariage ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, « Le Maire assure, sous la surveillance du procureur général, les fonctions d’officier d’état civil ; à ce titre :
1°) il dresse les actes de naissance, de mariage, de décès et autres y relatifs selon des procédés manuels ou automatisés ; toutefois, la signature des actes doit être manuscrite ;
2°) il tient les registres prescrits à cet effet par la loi ; ceux-ci pourront être composés de feuilles mobiles, numérotées, réunies dans un classeur provisoire puis reliées en registre ;
3°) il délivre les permis d’inhumer dans les formes et conditions prévues par les lois et règlements ;
4°) il reçoit les déclarations de personnes qui, aux termes de la loi, veulent soit réclamer, soit décliner la nationalité monégasque ».
Il exerce ces fonctions dans le respect de la réglementation en vigueur, notamment dans le respect des dispositions du Code Civil relatives aux conditions du mariage (articles 116 et suivants) et aux actes de l’état civil y afférents (articles 25 et suivants), ainsi que de l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par les missions d’Officier d’état civil du Maire précitées et les impératifs liés à la tenue des registres de l’état civil tels qu’encadrés par la réglementation susvisée, qui détaille les mentions devant figurer sur les actes, les modalités d’élaboration (par exemple les articles 58 et suivants du Code Civil s’agissant des actes de mariage, les articles 36 et suivants pour la transcription de « tout acte de l’état civil d’une personne de nationalité monégasque dressé dans un pays étranger »), de modification, de communication et de conservation des actes et des registres.
La Commission relève que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Les informations objet du traitement sont les suivantes :
• Pour les actes de mariage
- identité :
• des époux : nom, prénoms, date (jour, mois, année) et lieu de naissance, nationalité ;
• des parents des époux : nom, prénoms, le cas échéant la mention « décédé » ;
• de l’enfant ou des enfants commun(s) : nom, prénoms, date (jour, mois, année) et lieu de naissance, sexe ;
• des témoins : nom, prénom, âge ;
- situation de famille : date (jour, mois, année, heure et minute) et lieu du mariage, le cas échéant mention de la situation de veuf/divorcé d’un ou des époux, avec indication des nom et prénoms du précédent conjoint ;
- adresses et coordonnées :
• des époux : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays), numéro de téléphone ;
• des parents des époux : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ou mention « décédé », le cas échéant ;
• des témoins : ville de domicile ;
- vie professionnelle :
• des époux : profession ;
• des ou du parent(s) vivant(s) : profession ;
• des témoins : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- régime matrimonial : régime légal monégasque, régime légal du pays d’origine des époux, contrat de mariage avec mention des nom, prénom, ville d’exercice du notaire ayant dressé le contrat ;
- publication de l’acte : mention si le Service est autorisé à faire publier l’acte dans la presse ;
- identité de l’Officier d’état civil ayant célébré le mariage : nom, prénom, qualité ;
- mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte : rectification (erreur matérielle), séparation de corps, divorce.
Les informations relatives à l’identité des époux ont pour origine l’acte de naissance remis par chaque époux, celles relatives à l’identité des témoins ont pour origine leur pièce d’identité, celles relatives aux enfants ont pour origine l’acte de naissance de chacun d’entre eux.
Les informations relatives à la situation de famille ont pour origine l’acte de naissance remis par chaque époux, le cas échéant, l’acte de décès ou le jugement de divorce, voire un certificat de coutume ou de capacité matrimoniale délivré par l’Ambassade ou le Consulat du Pays d’origine de l’époux ou des époux de nationalité étrangère.
Les adresses, coordonnées et la profession des époux ont pour origine un certificat de domicile pour les nationaux, une attestation de séjour lorsque l’un ou les deux époux résident en Principauté depuis plus d’un mois, une attestation de domicile de la Mairie du lieu de résidence ou une attestation sur l’honneur accompagnée d’un justificatif de domicile si un des futurs époux habite à l’étranger, celle des parents ont pour origine la déclaration orale des futurs époux, celles des témoins ont pour origine leur pièce d’identité.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes d’état civil.
Les informations relatives au régime matrimonial ont pour origine le certificat du notaire.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
Les mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte ont pour origine l’acte concerné.
La mention concernant la publication de l’acte a pour origine les époux.
• Pour la retranscription d’un acte de mariage
- identité :
• des époux : nom, prénoms, date (jour, mois année) et lieu de naissance, nationalité ;
• des parents des époux : nom, prénoms, le cas échéant la mention « décédé » ;
• des témoins : nom, prénom ;
- situation de famille : date (jour, mois, année, heure et minute) et lieu du mariage, le cas échéant mention de la situation de veuf/divorcé d’un ou des époux, avec indication des nom et prénoms du précédent conjoint ;
- adresses et coordonnées :
• des époux : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
• des parents des époux : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ou mention « décédé », le cas échéant ;
• des témoins : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
- vie professionnelle :
• des époux : profession ;
• des ou du parent(s) vivant(s) : profession ;
• des témoins : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- régime matrimonial : régime légal du pays où le mariage a été célébré, contrat de mariage avec mention des nom, prénom, ville d’exercice du notaire ayant dressé le contrat ;
- identité de l’Officier d’état civil ayant célébré le mariage : nom, prénom, qualité ;
- identité de l’Officier d’état civil ayant transcrit l’acte : nom, prénom, qualité ;
- mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte : rectification (erreur matérielle), séparation de corps, divorce.
Les informations relatives à l’identité, à la situation de famille et à la profession des époux, à l’identité, à l’adresse et à la profession des parents des époux et de leur(s) témoin(s), ainsi qu’à l’identité de l’Officier d’état civil ayant célébré le mariage et la mention relative au régime matrimonial ont pour origine l’original de l’acte de mariage délivré par une Mairie étrangère ou une entité habilitée localisée à l’étranger.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes de l’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil qui retranscrit l’acte a pour origine l’intéressé.
Les mentions marginales postérieures à l’établissement de l’acte ont pour origine l’acte d’état civil concerné.
La Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165 du
23 décembre 1993. Aussi, en application de son article 13, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition au traitement des informations qui les concernent.
L’information des personnes concernées est réalisée par une mention intégrée dans un document remis à l’intéressé et par un document spécifique remis aux intéressés aux fins d’établir un dossier préalable au minimum 2 mois avant la célébration, ou lors de la demande de retranscription de l’acte.
La Commission constate que l’information ainsi réalisée est conforme aux exigences légales fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Elle relève également que le traitement fait l’objet d’une collecte indirecte d’informations nominatives prévue par des dispositions législatives, conformément à l’article 14 alinéa 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès des personnes concernées est mis en œuvre dans le respect de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 et des dispositions particulières introduites par la loi dans le Code Civil relatives à la publicité des actes d’état civil (article 67) et à la communication des actes (articles 67 et suivants).
Dans ce sens, la consultation des registres doit respecter les dispositions de l’article 70 du Code Civil, aux termes duquel « Les registres de l’état civil datant de moins de cent ans ne peuvent être directement consultés que par l’officier de l’état civil et les personnes munies d’une autorisation écrite du procureur général ».
La communication d’informations figurant au registre de l’état civil, et plus particulièrement aux actes de mariage, doit respecter les dispositions :
- des alinéas 1 et 2 de l’article 67 du Code Civil, aux termes desquels « Toute personne, majeure ou émancipée, peut obtenir copie intégrale de son acte de naissance, de reconnaissance ou de mariage. Peuvent également obtenir cette copie, les ascendants, descendants ou héritiers de la personne que l’acte concerne, son conjoint, son représentant légal et le Procureur Général.
Les autres personnes ne peuvent obtenir copie intégrale des mêmes actes qu’en vertu d’une autorisation du Procureur Général. » ;
- des alinéas 1 et 2 de l’article 68 du Code Civil qui précisent : « L’officier de l’état civil délivre des extraits des actes de naissance et de mariage aux requérants intéressés.
Les extraits d’acte de naissance n’indiquent que l’année, le jour, l’heure et le lieu de naissance, le sexe, les prénoms et nom de la personne concernée, tels qu’ils résultent des énonciations de l’acte de naissance ou des mentions portées en marge de cet acte et, éventuellement, les mentions d’adoption simple, de mariage, de divorce, de séparation de corps et de décès ».
Il en sera de même pour toute demande de modification d’informations nominatives figurant dans ces actes qui doit respecter la procédure relative à la rectification des actes de l’état civil telle qu’elle découle des articles 71 et suivants du Code Civil et des articles 814 et 815 du Code de Procédure Civile.
Cependant, le principe de suppression des informations nominatives ne peut s’appliquer au présent traitement.
Tenant compte des dispositions législatives particulières à la gestion des actes et des registres de l’état civil, la Commission considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées mises en place par le responsable de traitement sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Chef de Service de l’Etat Civil - Nationalité, le Chef de Service Adjoint de la section Etat Civil, un Chef de Bureau et deux Attachés de cette section : en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- le Chef de Service Adjoint de la Section Nationalité, une Attachée Principale, une Attachée et trois Secrétaires de cette Section : en consultation ;
- les prestataires dans le cadre exclusif de leurs missions de maintenance.
S’agissant des prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, ils sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement en application de ce même article.
• Sur les destinataires des informations relatives aux actes de mariage
Les personnes pouvant recevoir communication des informations relatives aux actes de mariage sont :
- les intéressés : il s’agit de toute personne majeure ou émancipée concernée par l’acte de mariage, ainsi que de leurs ascendants, descendants, héritiers, conjoint ou du représentant légal de la personne concernée par l’acte de mariage ; les communications portent sur les copies intégrales de l’acte de mariage ou sur des extraits de ces actes conformément aux articles 67 et 68 du Code Civil ;
- le Procureur Général : de manière générale, il peut obtenir copie intégrale d’un acte de mariage en application de l’article 67 du Code civil ; il reçoit également communication des registres de l’Etat civil, conformément aux dispositions des articles 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, 40 du Code Civil et de l’article 7 chiffre 2° d) de l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016.
La Commission observe que le Procureur Général reçoit les registres dans le cadre de la procédure permettant d’effectuer un « état annuel de la vérification des registres de l’état civil » « après leur dépôt au Greffe ».
- le Greffe Général : il est destinataire des dossiers de mariage afin d’assurer un contrôle des pièces produites par les époux, ainsi que, en vertu de l’article 34 du Code Civil, les procurations et autres pièces qui doivent demeurer annexées à l’acte de l’état civil, avec l’exemplaire des registres ;
- le Ministre d’Etat : les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées des conjoints telles qu’inscrites à l’acte de mariage sont communiquées chaque semaine au Ministère d’Etat sur demande expresse.
La Commission observe que la législation en vigueur ne prévoit pas cette communication. Toutefois, comme tout requérant intéressé, le Ministre d’Etat peut demander la délivrance d’extraits des actes de mariage ; aussi les informations qui lui sont communiquées ne devraient pas excéder celles prévues à l’article 68 alinéa 2 du Code Civil ; elles ne devraient donc comporter que « l’année et le jour du mariage, les prénoms et nom, date et lieu de naissance des époux, tels qu’ils résultent des énonciations de l’acte de mariage ou des mentions portées en marge de cet acte et les énonciations et mentions relatives au régime matrimonial ainsi que les mentions de divorce et de séparation de corps ».
- le Service de la nationalité de la Mairie de Monaco : toutes les informations sont communiquées audit Service de la Commune dans le cadre de ses missions relatives à la tenue du Sommier de la Nationalité dans le respect de l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009.
La Commission relève que le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant les mariages des nationaux.
- les Ambassades et Consulats installés en Principauté dans le cadre de déclaration ou de Convention bilatérale établissant les modalités de délivrance des actes de l’état civil dressés en Principauté.
La Commission observe que les communications des actes ou informations y figurant devraient respecter les modalités prévues par les déclarations ou Conventions bilatérales concernant la délivrance des actes de l’état civil. Aussi, elles ne devraient pas être automatiques si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif.
- les Officiers ministériels et avocats dans le cadre de leurs fonctions peuvent demander à recevoir des actes de mariage, sous forme d’extrait ou de copie intégrale. Dans ce dernier cas, le responsable de traitement considère, à l’instar de l’instruction générale française relative à l’état civil (IGREC), que les avocats, avoués et les notaires « sont présumés mandataires de leur client pour l’obtention de l’acte ».
La Commission observe que, selon l’introduction générale de cette instruction, elle regroupe « en un seul document les multiples dispositions législatives et réglementaires, circulaires et décisions jurisprudentielles antérieures relatives à l’état civil. Périodiquement mise à jour et complétée, cette circulaire est devenue l’ouvrage de référence en matière d’état civil à l’usage des parquets et des officiers de l’état civil ».
La Commission relève que le point 197-5 de l’IGREC précise qu’« Aucun texte n’empêche les personnes qui ont qualité pour demander la copie intégrale d’un acte de naissance ou de mariage de désigner un mandataire à cet effet. En principe, le mandataire doit justifier d’une procuration expresse. Mais, en raison de leurs fonctions, les avocats, les avoués et les notaires doivent être présumés mandataires de leurs clients lorsqu’ils demandent une copie intégrale d’acte de l’état civil. Ils précisent l’identité de la personne pour laquelle ils agissent, cette personne devant être habilitée par la loi à obtenir elle-même un tel document. En revanche, cette présomption ne peut être étendue aux personnes que le mandataire s’est substitué dès lors qu’elles n’appartiennent pas aux professions précitées. La protection de la vie privée, en effet, conduit à devoir exiger de ces personnes la justification non seulement de la subdélégation qui leur est faite mais encore de l’accord de la personne autorisée à obtenir une telle copie ».
En conséquence, par Officiers ministériels, il faut entendre les notaires. En outre, il appartient aux personnes habilitées de la Commune de s’assurer que la demande des professionnels autorisés comportent l’identité et la qualité de la personne pour laquelle ils agissent afin qu’elles puissent s’assurer que cette dernière est habilitée à recevoir communication de la copie intégrale de l’acte de mariage, particulièrement lorsque le demandeur agit en tant qu’héritier.
- les organismes de presse : les informations relatives aux noms, prénoms et à la profession des époux sont communiquées aux organes de presse concernés, si les intéressés y ont consenti.
La Commission relève que le formulaire de consentement n’a pas été annexé à la demande d’avis. Aussi, tenant compte de la rédaction du consentement formalisé dans la demande d’avis relative aux actes de mariage, elle rappelle que le consentement devrait porter sur l’ensemble des supports de diffusion.
- tout requérant : un extrait d’actes de mariage peut être délivré « aux requérants intéressés », en application de l’article 68 du Code Civil.
Les communications aux personnes intéressées, précitées, aux notaires et avocats, ainsi qu’à tout requérant, peuvent être effectuées vers un Pays disposant d’un niveau de protection adéquat, au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ou vers un Pays ne disposant pas de ce niveau selon la localisation géographique du demandeur.
La Commission relève, d’une part, que ces communications sont réalisées sous format papier, d’autre part, qu’elles sont effectuées dans le respect de dispositions légales et réglementaires encadrant les communications des informations figurant au registre de l’état civil sous forme de copies intégrales de l’acte de mariage ou d’extraits de ces actes.
Aussi les communications vers les demandeurs, légalement habilités à les recevoir, localisés dans des Pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat sont conformes aux dispositions de l’article 20-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Sur les destinataires des informations relatives à la transcription d’un acte de mariage
Les destinataires des informations relatives à un acte de mariage retranscrit relèvent de l’article 37-3 du Code Civil.
Ainsi, le responsable de traitement indique communiquer à l’intéressé, personne majeure ou émancipée, ainsi qu’aux personnes mentionnées à l’article 67 du Code Civil (ses ascendants, descendants, héritiers, conjoint ou représentant légal de la personne concernée par l’acte), des extraits de l’acte d’état civil retranscrit.
En outre, toutes les informations sont également communiquées au Service de la Nationalité, aux fins d’inscription de l’intéressé dans le sommier de la nationalité. Comme précédemment évoqué, tenant compte de la finalité du Sommier de la nationalité, ce Service ne devrait être destinataire que des informations intéressant les nationaux.
La Commission observe que les informations traitées à l’occasion de la transcription d’un acte de mariage ne font pas l’objet de communication hors de la Principauté de Monaco.
La Commission relève, en outre, que, conformément à l’article 67 alinéa 2 du Code Civil, d’autres personnes pourraient obtenir communication d’une copie intégrale de l’acte de mariage, « en vertu d’une autorisation du Procureur Général ».
VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements
Le traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements suivants concomitamment soumis à l’examen de la Commission permettant la gestion globale des registres d’état civil, notamment l’inscription des mentions marginales :
- « Gestion des registres de l’Etat Civil : actes de naissance et acte de reconnaissance » ;
- « Gestion des registres de l’Etat civil : actes de décès ».
Par ailleurs, le traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité », susvisé.
La Commission relève que ces opérations sont justifiées et permettent une exploitation des données compatibles avec les finalités d’origine des traitements.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient appellent les observations suivantes.
La Commission relève que l’architecture technique repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Par ailleurs, elle estime que les mesures de sécurité et de confidentialité devraient être renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès, ainsi que par un chiffrement de la base de données et de l’espace de stockage des actes.
En outre, elle note que le contrat de prestations de service comporte une clause de confidentialité qui stipule que cette obligation « deviendra caduque si l’information tombe dans le domaine public, en dehors de toute intervention de la Partie qui a reçu l’information ».
La Commission considère que, s’agissant particulièrement des informations et documents relatifs à l’état civil, même si les informations « tombaient dans le domaine public », le prestataire ne pourrait en disposer, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs. Aussi, elle considère que cette clause doit être supprimée.
Elle rappelle de plus que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
La conservation des actes de mariage est encadrée par le Code Civil. Ainsi, aux termes de l’article 32 de ce Code :
« Les actes de l’état civil sont inscrits sur un ou plusieurs registres tenus, chacun, en deux exemplaires.
Les registres sont cotés de leur première à leur dernière feuille et paraphés, sur chaque feuille, par un juge du tribunal de première instance.
Les actes de l’état civil peuvent également être dressés, en double exemplaire, sur des feuilles mobiles cotées et paraphées dans les conditions fixées au précédent alinéa. Dès que ces feuilles sont remplies, elles sont placées dans un classeur provisoire. Il est en outre porté mention, sur un cahier spécial, dès l’établissement de chaque acte de l’état civil sur des feuilles mobiles, du numéro et de la nature de l’acte, du nom et du premier prénom des parties ainsi que du numéro de la page sur laquelle il a été dressé. En fin d’année civile, les registres sont clos et arrêtés par l’officier d’état civil. En début de chaque année civile, les feuilles sur lesquelles ont été inscrits les actes de l’année précédente sont reliées en registre, suivant leur numérotation et l’ordre chronologique des actes.
Un exemplaire de chaque registre est alors déposé respectivement aux archives de la Mairie et au Greffe Général ».
Par ailleurs, aux termes de l’article 34, « Après avoir été paraphées par celui qui les a produites et l’officier de l’état civil, les procurations et autres pièces qui doivent demeurer annexées à l’acte de l’état civil sont déposées au Greffe Général, avec l’exemplaire des registres ».
Ainsi, conformément aux dispositions législatives codifiées, les informations objet du traitement sont conservées de manière illimitée aux archives de la Mairie et au Greffe Général.
La Commission considère donc que cette durée de conservation des informations objet du traitement est conforme à l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Le responsable de traitement précise que les copies des documents justificatifs (ex. copie du livret de famille, des cartes d’identité) ne sont pas conservées de manière automatisées. Elles ne sont pas numérisées. Toutefois elles sont conservées sur support papier en archive au Greffe Général du Tribunal de Monaco, à l’exception de l’original de l’acte de mariage délivré à l’étranger et de la traduction de l’acte, si nécessaire, conservé(s) aux archives de la Commune.
Cependant, la Commission observe que la conservation du numéro de téléphone des époux n’est plus nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement après la célébration du mariage. Elle recommande donc que cette information soit supprimée au plus tard un mois après la cérémonie.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère que :
- les communications des actes et des informations y figurant devraient être réalisées dans le respect de la réglementation en vigueur et qu’ainsi :
• le Ministre d’Etat ne devrait recevoir que les informations prévues à l’article 68 alinéa 2 du Code Civil ;
• les Ambassades, Consulats et autres Autorités compétentes désignées comme telles aux termes de déclarations ou accords bilatéraux sur le sujet ne devraient pas recevoir communication de ces informations et documents de manière automatique si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif ;
• le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant les mariages des nationaux ;
- la demande de copie intégrale de l’acte de mariage effectuée par les avocats et les notaires, disposant selon le responsable de traitement d’un mandat implicite de leur client répondant aux critères de l’article 67 du Code Civil, comporte l’identité et la qualité du mandant afin que le service de l’état civil de la Commune puisse s’assurer que le demandeur est habilité à recevoir communication dudit document d’état civil, particulièrement lorsqu’il agit en tant qu’héritier ;
- le contrat de prestations de service doit faire l’objet d’un avenant afin de supprimer la clause qui permettrait audit prestataire de ne plus être lié par la clause de confidentialité si les informations objet de la prestation venaient à tomber dans le domaine public, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs ;
- le consentement des époux à la communication des informations les concernant à la suite de leur mariage devrait porter sur l’ensemble des supports de diffusion.
Rappelle que l’architecture technique du système repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Recommande que :
- la base de données et l’espace de stockage des actes soient chiffrés ;
- les numéros de téléphone des époux soient supprimés au plus tard un mois après la cérémonie.
Demande que les mesures de sécurité et de confidentialité soient renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès.
Suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - Mariage ».
Invite le Maire à supprimer le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil », conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, une fois le présent traitement mis en œuvre.
À la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’état civil : actes de mariage », dénommé « Mélodie ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.