Délibération n° 2014-111 du 28 juillet 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des Prestations de Maintien à Domicile » du Service d’Actions Sociales présentée par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juin 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu la délibération n° 2012-107 du 16 juillet 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des prestations de maintien à domicile » du Service d’Actions Sociales ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 25 juin 2014, portant sur la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Télégestion des interventions au domicile des bénéficiaires des prestations d’aides à domicile » ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Maire, le 25 juin 2014, concernant la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des prestations de maintien à domicile » du Service d’Actions Sociales ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 28 juillet 2014 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le 28 août 2012, le Maire de Monaco a mis en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des prestations de maintien à domicile » du Service d’Actions Sociales, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par la délibération n° 2012-107 du 16 juillet 2012, susvisée.
Afin de poursuivre sa démarche de modernisation, la Commune de Monaco souhaite mettre en place une solution de télégestion des prestations de maintien à domicile qui se matérialisera pour les bénéficiaires par l’installation d’un badge NFC à leur domicile et pour l’intervenant par l’utilisation d’un smartphone dédié.
Conformément aux dispositions de l’article 9 alinéa 1 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire de Monaco a communiqué à l’attention de la Commission, le 25 juin 2014, une demande d’avis modificative du traitement précité afin de formaliser les implications de cette solution sur le traitement des informations nominatives des bénéficiaires des aides de maintien à domicile et des intervenants de la Commune.
La licéité, la justification du traitement, les personnes ayant accès aux informations et les destinataires des informations sont inchangés.
I. Sur les fonctionnalités du traitement
Le traitement en objet est modifié par l’ajout d’une fonctionnalité permettant d’enregistrer, de conserver et d’exploiter les données d’horodatage des auxiliaires de vie et des aides au foyer. Ces données se rapportant aux dates et horaires d’arrivée et de départ des intervenants au domicile des bénéficiaires permettent d’établir la facturation des prestations réalisées.
Le présent traitement est lié au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Télégestion des interventions au domicile des bénéficiaires des prestations d’aides à domicile », déposé concomitamment par le Maire.
La Commission relève que la modification est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
II. Sur les informations traitées
En complément des informations décrites dans le cadre de la demande d’avis initiale, les informations nominatives suivantes seront traitées :
• concernant les bénéficiaires des prestations :
- données d’identification électronique : code clé du bénéficiaire ;
- facturation : nombre d’heures mensuelles réel et sommes à payer par rapport aux prestations effectuées.
• concernant les intervenants :
- vie professionnelle : planning de travail, horodatage, déplacement du personnel ;
- données d’identification électronique : code clé de l’intervenant.
Le code clé du bénéficiaire est un numéro incrémenté automatiquement.
Les informations relatives à la facturation et à la vie professionnelle ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Télégestion des interventions au domicile des bénéficiaires des prestations d’aides à domicile », précité.
La Commission considère que les informations nominatives traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par un document spécifique et une mention ou clause particulière intégrée dans un document spécifique remis à l’intéressé : les règlements intérieurs.
La Commission constate que les mentions obligatoires de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, y figurent, et que les recommandations développées dans la délibération n° 2012-107, susvisée, ont été prises en compte dans le règlement intérieur.
Elle considère donc que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions dudit article 14.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations par le responsable de traitement n’ont pas été modifiées.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
V. Sur la durée de conservation
• Sur les informations nominatives relatives aux bénéficiaires
Les informations concernant le code clé du bénéficiaire et la facturation sont conservées 10 ans à compter de l’arrêt de la dernière prestation ou du décès du bénéficiaire.
Toutefois la durée de conservation du code clé sera de 1 mois à partir de la date de la dernière intervention sur le smartphone et de 6 mois à partir de cet évènement sur l’application Web.
• Sur les informations nominatives relatives aux auxiliaires de vie et aux aides au foyer
Les informations relatives au code clé et à la vie professionnelle seront conservées 10 ans après l’arrêt des prestations ou le décès du bénéficiaire.
Toutefois ces durées de conservation seront de 1 mois à partir de la date de la dernière intervention sur le smartphone et de 6 mois à partir de cet évènement sur l’application Web.
La Commission considère que les durées de conservation sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, susvisée.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des prestations de maintien à domicile » du Services d’Actions Sociales.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juin 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu la délibération n° 2012-107 du 16 juillet 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des prestations de maintien à domicile » du Service d’Actions Sociales ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 25 juin 2014, portant sur la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Télégestion des interventions au domicile des bénéficiaires des prestations d’aides à domicile » ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Maire, le 25 juin 2014, concernant la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des prestations de maintien à domicile » du Service d’Actions Sociales ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 28 juillet 2014 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le 28 août 2012, le Maire de Monaco a mis en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des prestations de maintien à domicile » du Service d’Actions Sociales, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par la délibération n° 2012-107 du 16 juillet 2012, susvisée.
Afin de poursuivre sa démarche de modernisation, la Commune de Monaco souhaite mettre en place une solution de télégestion des prestations de maintien à domicile qui se matérialisera pour les bénéficiaires par l’installation d’un badge NFC à leur domicile et pour l’intervenant par l’utilisation d’un smartphone dédié.
Conformément aux dispositions de l’article 9 alinéa 1 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire de Monaco a communiqué à l’attention de la Commission, le 25 juin 2014, une demande d’avis modificative du traitement précité afin de formaliser les implications de cette solution sur le traitement des informations nominatives des bénéficiaires des aides de maintien à domicile et des intervenants de la Commune.
La licéité, la justification du traitement, les personnes ayant accès aux informations et les destinataires des informations sont inchangés.
I. Sur les fonctionnalités du traitement
Le traitement en objet est modifié par l’ajout d’une fonctionnalité permettant d’enregistrer, de conserver et d’exploiter les données d’horodatage des auxiliaires de vie et des aides au foyer. Ces données se rapportant aux dates et horaires d’arrivée et de départ des intervenants au domicile des bénéficiaires permettent d’établir la facturation des prestations réalisées.
Le présent traitement est lié au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Télégestion des interventions au domicile des bénéficiaires des prestations d’aides à domicile », déposé concomitamment par le Maire.
La Commission relève que la modification est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
II. Sur les informations traitées
En complément des informations décrites dans le cadre de la demande d’avis initiale, les informations nominatives suivantes seront traitées :
• concernant les bénéficiaires des prestations :
- données d’identification électronique : code clé du bénéficiaire ;
- facturation : nombre d’heures mensuelles réel et sommes à payer par rapport aux prestations effectuées.
• concernant les intervenants :
- vie professionnelle : planning de travail, horodatage, déplacement du personnel ;
- données d’identification électronique : code clé de l’intervenant.
Le code clé du bénéficiaire est un numéro incrémenté automatiquement.
Les informations relatives à la facturation et à la vie professionnelle ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Télégestion des interventions au domicile des bénéficiaires des prestations d’aides à domicile », précité.
La Commission considère que les informations nominatives traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par un document spécifique et une mention ou clause particulière intégrée dans un document spécifique remis à l’intéressé : les règlements intérieurs.
La Commission constate que les mentions obligatoires de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, y figurent, et que les recommandations développées dans la délibération n° 2012-107, susvisée, ont été prises en compte dans le règlement intérieur.
Elle considère donc que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions dudit article 14.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations par le responsable de traitement n’ont pas été modifiées.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
V. Sur la durée de conservation
• Sur les informations nominatives relatives aux bénéficiaires
Les informations concernant le code clé du bénéficiaire et la facturation sont conservées 10 ans à compter de l’arrêt de la dernière prestation ou du décès du bénéficiaire.
Toutefois la durée de conservation du code clé sera de 1 mois à partir de la date de la dernière intervention sur le smartphone et de 6 mois à partir de cet évènement sur l’application Web.
• Sur les informations nominatives relatives aux auxiliaires de vie et aux aides au foyer
Les informations relatives au code clé et à la vie professionnelle seront conservées 10 ans après l’arrêt des prestations ou le décès du bénéficiaire.
Toutefois ces durées de conservation seront de 1 mois à partir de la date de la dernière intervention sur le smartphone et de 6 mois à partir de cet évènement sur l’application Web.
La Commission considère que les durées de conservation sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, susvisée.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des prestations de maintien à domicile » du Services d’Actions Sociales.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.