Délibération n° 2014-95 du 10 juin 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET » présenté par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnelles et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;
Vu l’ordonnance n° 1.649 du 3 octobre 1934 créant une école municipale de musique ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.397 du 12 octobre 2009 portant changement de dénomination de l’Académie de Musique ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 portant sur l’organisation et le fonctionnement de l’Académie de Musique, Fondation Prince Rainier III ;
Vu l’arrêté municipal n° 2013-1942 du 10 juin 2013 fixant la liste des services communaux ;
Vu le règlement intérieur de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco du 14 octobre 2010 validé par le Conseil Communal le 26 octobre 2010 ;
Vu la délibération n° 01-41 du 11 septembre 2001 portant avis favorable sur la demande présentée par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé « Académie de Musique - Fondation Prince Rainier III » ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2012-24 du 13 février 2012 portant recommandation sur le traitement des documents d’identité officiels ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 7 mai 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 10 juin 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, « le Conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action culturelle et artistique des établissements communaux, notamment (…) l’Académie de Musique Fondation Prince Rainier III (…) ».
La Commune exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Académie de Musique - Fondation Prince Rainier III », mis en œuvre le 19 décembre 2001, après l’avis favorable de la Commission.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire a communiqué à l’attention de la Commission, le 7 mai 2014, trois demandes d’avis relatives au traitement précité afin de formaliser les évolutions des modalités de gestion de l’Académie de Musique et de Théâtre.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent avis porte sur le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET ».
Il concerne les élèves et leur famille ou responsables légaux de l’élève.
Les fonctionnalités sont les suivantes :
- Gestion administrative des élèves :
• gestion administratives des pré-inscriptions et réinscriptions ;
• gestion des listes d’attente ;
• suivi comptable de l’état des paiements des frais d’inscription : facturation, encaissement et relance ;
• gestion des plannings et absences ;
• suivi de la communication avec les élèves et leurs représentants légaux (ex. envoi des bulletins de notes, information en cas d’absence d’un élève ou d’un professeur) ;
- Gestion pédagogique des étudiants :
• suivi des résultats et évaluations ;
• suivi du carnet de bord individuel ou livret de l’élève ;
• organisation des manifestations.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève que l’ordonnance n° 1.649, susvisée, a créé « une école municipale de musique » répondant, depuis l’ordonnance souveraine n° 2.397 du 12 octobre 2009, au nom d’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III, Conservatoire de la Ville de Monaco.
L’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 dispose que l’Académie « est un service municipal », et indique que les conditions de fonctionnement de l’Académie sont précisées par un règlement intérieur.
Le préambule de ce règlement dispose que le Conservatoire de la Ville de Monaco a « pour but l’enseignement des pratiques musicales et théâtrales. Son objectif essentiel est de former des artistes complets par un enseignement riche et exigeant, mais aussi par des actions plus spécifiques leur permettant de côtoyer des artistes et/ou participer à des spectacles ».
Ce même règlement précise les conditions d’organisation des instances de l’Académie, celles de l’enseignement dispensé par l’établissement, ainsi que celles des cursus de formation et d’étude et les conditions de délivrance des certificats et diplômes « en conformité avec le schéma d’orientation pédagogique du Ministère français de la Culture ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que l’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 et le règlement intérieur de l’Académie fixent les modalités d’organisation des formations au sein de l’académie qui nécessitent le traitement d’informations nominatives sur les élèves, voire sur leurs responsables légaux, afin de permettre leur inscription ainsi que le suivi de leur compétence tout au long de leur(s) cursus.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur les informations traitées et leurs origines
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité de l’élève : numéro d’identification interne, nom, prénom, nationalité, date de naissance, âge ;
- identité des personnes à prévenir en cas d’urgence : nom, prénom, numéro de téléphone fixe et portable ;
- identité des responsables légaux de l’élève : civilité, nom et prénom ;
- adresses et coordonnées : adresse électronique, adresse du domicile, téléphones fixe et portable des responsables légaux ;
- données d’identification électronique : adresse électronique, login et mot de passe de la connexion extranet duo.net ;
- activité : profession (pour les élèves salariés), établissement scolaire fréquenté et niveau scolaire ou classe (pour les élèves scolarisés) ;
- caractéristiques financières : état du règlement des frais de scolarité ;
- vie scolaire : discipline, date de la première inscription à l’Académie, emploi du temps, historique des matières suivies, salle de cours ;
- état des absences : date ou période d’absence de l’élève, activité ou cours manqué, nombre de jours, motifs de l’absence ;
- suivi des autorisations : précision des autorisations données ou non (ex. autorisation de sortie, de photographier l’élève, de transfert à l’hôpital en cas d’accident) ;
- notes, résultats et palmarès : notes, résultats, appréciations ;
- évènement, audition, concert : sélection de l’élève à un évènement, date et lieu de celui-ci.
Les informations relatives à l’identité de l’élève, à ses adresses et coordonnées, à son activité, aux autorisations et aux personnes à prévenir en cas d’urgence ont pour origine l’élève ou ses représentants légaux lors de l’inscription à l’Académie.
Les caractéristiques financières ont pour origine le service comptabilité de l’académie ou l’interface de paiement du site Internet Duo.net.
Les informations portant sur les notes, résultats et palmarès, l’état des absences d’un élève, la sélection et la participation d’un élève à un évènement ont pour origine le personnel enseignant. Les observations ou commentaires font l’objet d’une relecture par le Directeur de l’Académie qui dispose, si nécessaire, d’un rôle de modérateur en la matière.
Les informations relatives à la vie scolaire et aux données d’identification électronique ont pour origine l’élève ou ses représentants légaux lors de l’inscription à l’Académie et le site Internet Duo.net.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la collecte de documents d’identité
La Commission observe que le règlement intérieur prévoit que le dossier d’inscription doit comporter une ou des attestations de nationalité, de résidence ou « d’attache avec la Principauté ». Dans ce cas, les personnes souhaitant s’inscrire ou inscrire un mineur doivent joindre à leur dossier une photocopie de la carte de séjour ou de la carte d’identité.
Sur ce point, le responsable de traitement précise que ces documents ne font pas l’objet d’opérations automatisées, mais qu’ils sont nécessaires afin de déterminer les frais d’inscription à l’Académie.
La Commission relève que la collecte non automatisée de ces documents est conforme au règlement fixé par arrêté ministériel. Toutefois, elle demande que les documents ne soient pas conservés d’une année sur l’autre, sauf en cas de réinscription des intéressés.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est assurée par une mention figurant sur les formulaires d’inscription et par une rubrique propre à la protection des données accessibles en ligne.
La Commission constate que les modalités d’information préalable des personnes ne comprennent pas les destinataires des informations.
Elle demande donc que le règlement intérieur du Conservatoire soit modifié afin d’intégrer l’ensemble des mentions d’information fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, ainsi que le droit d’opposition des élèves portant sur la conservation des informations relatives à leur cursus une fois leur formation achevée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par un accès en ligne dont peut bénéficier toute personne inscrite à l’Académie, par voie postale, par courrier électronique ou sur place. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés par voie postale, sur place ou par courrier électronique.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Directeur de l’Académie, son adjoint, le conseiller aux études, le chef de bureau et l’attaché qui ont accès à l’ensemble des informations (tout droit) ;
- l’employé de bureau qui a accès aux informations relatives aux absences (modification et suppression) ;
- le bibliothécaire qui a accès en consultation à l’ensemble des données ;
- le personnel enseignant qui a accès aux informations relatives à la gestion de leurs élèves en ce qui concerne les notations, suivi pédagogique, appréciations et absences (tout droit) ;
- les élèves et leurs représentants légaux pour les seules informations les concernant.
Ce traitement fait l’objet de rapprochements avec les traitements ayant pour finalité respective « Gestion administrative de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco » et « Gestion du fonds documentaire et du prêt des instruments de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco ».
La Commission constate que ces rapprochements sont compatibles avec la présente finalité, conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Les destinataires des informations
Les destinataires des informations sont :
- le Palais Princier pour les noms et prénoms des élèves « méritants » à l’occasion de la délivrance du « Prix du Prince », et dans le cadre de la préparation de l’Université d’été ;
- la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports, communication trimestrielle des noms, prénoms et résultats des seuls élèves inscrits dans les classes musicales ;
- la Fondation Princesse Grace pour les noms et prénoms « des élèves méritants » qui souhaitent s’orienter vers une carrière professionnelle et pourraient bénéficier d’une aide financière de la Fondation.
Au vu de ces éléments et des attributions des entités susvisées, la Commission considère que lesdits accès et communications sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation de la Commission.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable du traitement indique que les durées de conservation des informations varient selon leur nécessité.
Les procédures d’inscription ou de pré-inscription restées sans suite ne sont pas conservées : elles sont automatiquement supprimées si la fiche de préinscription en ligne n’a pas été validée.
Ainsi, les informations portant sur l’identité des élèves, sur leurs notes, les appréciations de leurs enseignants, leurs résultats et les informations inscrites sur leur livret ou carnet sont conservées de manière illimitée, sauf opposition de l’intéressé.
Le responsable de traitement justifie cette durée en considération de l’aspect historique de ces informations, particulièrement lorsque les élèves de l’Académie deviennent des professionnels connus et reconnus.
La Commission considère que l’intéressé ayant la possibilité de s’opposer à la conservation de ses informations, la durée précitée est conforme à l’article 9 de la loi n° 1.165. Toutefois, ce droit d’opposition devra être mentionné dans un document communiqué à l’intéressé.
Le responsable de traitement précise que les informations relatives à la vie scolaire et la sélection et la participation à un évènement seront conservées 50 ans à compter de la fin des études tenant compte du caractère diplômant des formations et cursus du Conservatoire.
Les informations nécessaires à la réalisation des opérations comptables et financières de l’établissement sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’année comptable concernée, ou, le cas échéant à compter de la fin du contentieux.
Enfin, les informations relatives à l’inscription des élèves, à leur activité, à leurs absences, aux autorisations, aux responsables légaux et aux personnes à prévenir en cas d’urgence sont conservées 10 ans à compter de la fin de leurs études.
Sur ces dernières informations, la Commission relève que le caractère nominatif de ces informations n’est pas nécessaire à la poursuite de la finalité du traitement si l’élève n’est plus inscrit au sein de l’Académie. En conséquence, elle demande que ces informations soient mises à jour chaque année, et supprimées du traitement si l’élève n’est plus inscrit à l’Académie.
En outre, les informations relatives aux absences des élèves devront être supprimées à la fin de chaque année scolaire.
Après en avoir délibéré :
Demande que
- le règlement intérieur du Conservatoire soit modifié afin d’intégrer l’ensemble des mentions d’information fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, ainsi que le droit d’opposition des élèves portant sur la conservation des informations relatives à leur cursus une fois leur formation achevée ;
- l’information des personnes concernées comporte les destinataires des informations, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- les informations relatives à l’inscription des élèves, à leur activité, aux autorisations, aux responsables légaux et aux personnes à prévenir en cas d’urgence soient mises à jour chaque année, et qu’elles soient supprimées du traitement lorsque l’élève n’est plus inscrit à l’Académie ;
- les informations relatives aux absences des élèves soient supprimées à la fin de chaque année scolaire ;
- les documents fournis lors de l’inscription en vue d’attester d’un lien avec la Principauté afin de déterminer les montants des droits d’inscription ne soient pas conservés d’une année sur l’autre, sauf en cas de réinscription des intéressés.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET »
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnelles et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;
Vu l’ordonnance n° 1.649 du 3 octobre 1934 créant une école municipale de musique ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.397 du 12 octobre 2009 portant changement de dénomination de l’Académie de Musique ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 portant sur l’organisation et le fonctionnement de l’Académie de Musique, Fondation Prince Rainier III ;
Vu l’arrêté municipal n° 2013-1942 du 10 juin 2013 fixant la liste des services communaux ;
Vu le règlement intérieur de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco du 14 octobre 2010 validé par le Conseil Communal le 26 octobre 2010 ;
Vu la délibération n° 01-41 du 11 septembre 2001 portant avis favorable sur la demande présentée par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé « Académie de Musique - Fondation Prince Rainier III » ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2012-24 du 13 février 2012 portant recommandation sur le traitement des documents d’identité officiels ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 7 mai 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 10 juin 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, « le Conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action culturelle et artistique des établissements communaux, notamment (…) l’Académie de Musique Fondation Prince Rainier III (…) ».
La Commune exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Académie de Musique - Fondation Prince Rainier III », mis en œuvre le 19 décembre 2001, après l’avis favorable de la Commission.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire a communiqué à l’attention de la Commission, le 7 mai 2014, trois demandes d’avis relatives au traitement précité afin de formaliser les évolutions des modalités de gestion de l’Académie de Musique et de Théâtre.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent avis porte sur le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET ».
Il concerne les élèves et leur famille ou responsables légaux de l’élève.
Les fonctionnalités sont les suivantes :
- Gestion administrative des élèves :
• gestion administratives des pré-inscriptions et réinscriptions ;
• gestion des listes d’attente ;
• suivi comptable de l’état des paiements des frais d’inscription : facturation, encaissement et relance ;
• gestion des plannings et absences ;
• suivi de la communication avec les élèves et leurs représentants légaux (ex. envoi des bulletins de notes, information en cas d’absence d’un élève ou d’un professeur) ;
- Gestion pédagogique des étudiants :
• suivi des résultats et évaluations ;
• suivi du carnet de bord individuel ou livret de l’élève ;
• organisation des manifestations.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève que l’ordonnance n° 1.649, susvisée, a créé « une école municipale de musique » répondant, depuis l’ordonnance souveraine n° 2.397 du 12 octobre 2009, au nom d’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III, Conservatoire de la Ville de Monaco.
L’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 dispose que l’Académie « est un service municipal », et indique que les conditions de fonctionnement de l’Académie sont précisées par un règlement intérieur.
Le préambule de ce règlement dispose que le Conservatoire de la Ville de Monaco a « pour but l’enseignement des pratiques musicales et théâtrales. Son objectif essentiel est de former des artistes complets par un enseignement riche et exigeant, mais aussi par des actions plus spécifiques leur permettant de côtoyer des artistes et/ou participer à des spectacles ».
Ce même règlement précise les conditions d’organisation des instances de l’Académie, celles de l’enseignement dispensé par l’établissement, ainsi que celles des cursus de formation et d’étude et les conditions de délivrance des certificats et diplômes « en conformité avec le schéma d’orientation pédagogique du Ministère français de la Culture ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que l’arrêté ministériel n° 2002-68 du 22 janvier 2002 et le règlement intérieur de l’Académie fixent les modalités d’organisation des formations au sein de l’académie qui nécessitent le traitement d’informations nominatives sur les élèves, voire sur leurs responsables légaux, afin de permettre leur inscription ainsi que le suivi de leur compétence tout au long de leur(s) cursus.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur les informations traitées et leurs origines
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité de l’élève : numéro d’identification interne, nom, prénom, nationalité, date de naissance, âge ;
- identité des personnes à prévenir en cas d’urgence : nom, prénom, numéro de téléphone fixe et portable ;
- identité des responsables légaux de l’élève : civilité, nom et prénom ;
- adresses et coordonnées : adresse électronique, adresse du domicile, téléphones fixe et portable des responsables légaux ;
- données d’identification électronique : adresse électronique, login et mot de passe de la connexion extranet duo.net ;
- activité : profession (pour les élèves salariés), établissement scolaire fréquenté et niveau scolaire ou classe (pour les élèves scolarisés) ;
- caractéristiques financières : état du règlement des frais de scolarité ;
- vie scolaire : discipline, date de la première inscription à l’Académie, emploi du temps, historique des matières suivies, salle de cours ;
- état des absences : date ou période d’absence de l’élève, activité ou cours manqué, nombre de jours, motifs de l’absence ;
- suivi des autorisations : précision des autorisations données ou non (ex. autorisation de sortie, de photographier l’élève, de transfert à l’hôpital en cas d’accident) ;
- notes, résultats et palmarès : notes, résultats, appréciations ;
- évènement, audition, concert : sélection de l’élève à un évènement, date et lieu de celui-ci.
Les informations relatives à l’identité de l’élève, à ses adresses et coordonnées, à son activité, aux autorisations et aux personnes à prévenir en cas d’urgence ont pour origine l’élève ou ses représentants légaux lors de l’inscription à l’Académie.
Les caractéristiques financières ont pour origine le service comptabilité de l’académie ou l’interface de paiement du site Internet Duo.net.
Les informations portant sur les notes, résultats et palmarès, l’état des absences d’un élève, la sélection et la participation d’un élève à un évènement ont pour origine le personnel enseignant. Les observations ou commentaires font l’objet d’une relecture par le Directeur de l’Académie qui dispose, si nécessaire, d’un rôle de modérateur en la matière.
Les informations relatives à la vie scolaire et aux données d’identification électronique ont pour origine l’élève ou ses représentants légaux lors de l’inscription à l’Académie et le site Internet Duo.net.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la collecte de documents d’identité
La Commission observe que le règlement intérieur prévoit que le dossier d’inscription doit comporter une ou des attestations de nationalité, de résidence ou « d’attache avec la Principauté ». Dans ce cas, les personnes souhaitant s’inscrire ou inscrire un mineur doivent joindre à leur dossier une photocopie de la carte de séjour ou de la carte d’identité.
Sur ce point, le responsable de traitement précise que ces documents ne font pas l’objet d’opérations automatisées, mais qu’ils sont nécessaires afin de déterminer les frais d’inscription à l’Académie.
La Commission relève que la collecte non automatisée de ces documents est conforme au règlement fixé par arrêté ministériel. Toutefois, elle demande que les documents ne soient pas conservés d’une année sur l’autre, sauf en cas de réinscription des intéressés.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est assurée par une mention figurant sur les formulaires d’inscription et par une rubrique propre à la protection des données accessibles en ligne.
La Commission constate que les modalités d’information préalable des personnes ne comprennent pas les destinataires des informations.
Elle demande donc que le règlement intérieur du Conservatoire soit modifié afin d’intégrer l’ensemble des mentions d’information fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, ainsi que le droit d’opposition des élèves portant sur la conservation des informations relatives à leur cursus une fois leur formation achevée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par un accès en ligne dont peut bénéficier toute personne inscrite à l’Académie, par voie postale, par courrier électronique ou sur place. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés par voie postale, sur place ou par courrier électronique.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Directeur de l’Académie, son adjoint, le conseiller aux études, le chef de bureau et l’attaché qui ont accès à l’ensemble des informations (tout droit) ;
- l’employé de bureau qui a accès aux informations relatives aux absences (modification et suppression) ;
- le bibliothécaire qui a accès en consultation à l’ensemble des données ;
- le personnel enseignant qui a accès aux informations relatives à la gestion de leurs élèves en ce qui concerne les notations, suivi pédagogique, appréciations et absences (tout droit) ;
- les élèves et leurs représentants légaux pour les seules informations les concernant.
Ce traitement fait l’objet de rapprochements avec les traitements ayant pour finalité respective « Gestion administrative de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco » et « Gestion du fonds documentaire et du prêt des instruments de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco ».
La Commission constate que ces rapprochements sont compatibles avec la présente finalité, conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Les destinataires des informations
Les destinataires des informations sont :
- le Palais Princier pour les noms et prénoms des élèves « méritants » à l’occasion de la délivrance du « Prix du Prince », et dans le cadre de la préparation de l’Université d’été ;
- la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports, communication trimestrielle des noms, prénoms et résultats des seuls élèves inscrits dans les classes musicales ;
- la Fondation Princesse Grace pour les noms et prénoms « des élèves méritants » qui souhaitent s’orienter vers une carrière professionnelle et pourraient bénéficier d’une aide financière de la Fondation.
Au vu de ces éléments et des attributions des entités susvisées, la Commission considère que lesdits accès et communications sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation de la Commission.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable du traitement indique que les durées de conservation des informations varient selon leur nécessité.
Les procédures d’inscription ou de pré-inscription restées sans suite ne sont pas conservées : elles sont automatiquement supprimées si la fiche de préinscription en ligne n’a pas été validée.
Ainsi, les informations portant sur l’identité des élèves, sur leurs notes, les appréciations de leurs enseignants, leurs résultats et les informations inscrites sur leur livret ou carnet sont conservées de manière illimitée, sauf opposition de l’intéressé.
Le responsable de traitement justifie cette durée en considération de l’aspect historique de ces informations, particulièrement lorsque les élèves de l’Académie deviennent des professionnels connus et reconnus.
La Commission considère que l’intéressé ayant la possibilité de s’opposer à la conservation de ses informations, la durée précitée est conforme à l’article 9 de la loi n° 1.165. Toutefois, ce droit d’opposition devra être mentionné dans un document communiqué à l’intéressé.
Le responsable de traitement précise que les informations relatives à la vie scolaire et la sélection et la participation à un évènement seront conservées 50 ans à compter de la fin des études tenant compte du caractère diplômant des formations et cursus du Conservatoire.
Les informations nécessaires à la réalisation des opérations comptables et financières de l’établissement sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’année comptable concernée, ou, le cas échéant à compter de la fin du contentieux.
Enfin, les informations relatives à l’inscription des élèves, à leur activité, à leurs absences, aux autorisations, aux responsables légaux et aux personnes à prévenir en cas d’urgence sont conservées 10 ans à compter de la fin de leurs études.
Sur ces dernières informations, la Commission relève que le caractère nominatif de ces informations n’est pas nécessaire à la poursuite de la finalité du traitement si l’élève n’est plus inscrit au sein de l’Académie. En conséquence, elle demande que ces informations soient mises à jour chaque année, et supprimées du traitement si l’élève n’est plus inscrit à l’Académie.
En outre, les informations relatives aux absences des élèves devront être supprimées à la fin de chaque année scolaire.
Après en avoir délibéré :
Demande que
- le règlement intérieur du Conservatoire soit modifié afin d’intégrer l’ensemble des mentions d’information fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, ainsi que le droit d’opposition des élèves portant sur la conservation des informations relatives à leur cursus une fois leur formation achevée ;
- l’information des personnes concernées comporte les destinataires des informations, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- les informations relatives à l’inscription des élèves, à leur activité, aux autorisations, aux responsables légaux et aux personnes à prévenir en cas d’urgence soient mises à jour chaque année, et qu’elles soient supprimées du traitement lorsque l’élève n’est plus inscrit à l’Académie ;
- les informations relatives aux absences des élèves soient supprimées à la fin de chaque année scolaire ;
- les documents fournis lors de l’inscription en vue d’attester d’un lien avec la Principauté afin de déterminer les montants des droits d’inscription ne soient pas conservés d’une année sur l’autre, sauf en cas de réinscription des intéressés.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des élèves de l’Académie de Musique et de Théâtre, Fondation Prince Rainier III - Conservatoire de la Ville de Monaco », dénommé « DUONET »
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.