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Délibération n° 2014-65 du 7 avril 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion comptable de la CCIN » présenté par son Président.

  • No. Journal 8169
  • Date of publication 18/04/2014
  • Quality 97.71%
  • Page no. 886
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la demande d’avis déposée par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le 19 mars 2014 relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion comptable de la CCIN » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 7 avril 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives est une autorité administrative indépendante, organisme de droit public.
Dans le cadre de la gestion du budget qui lui est alloué conformément à l’article 5-4 de la loi n° 1.165, elle souhaite mettre en place un nouveau traitement relatif à sa comptabilité.
En application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, le Président de la Commission a décidé de soumettre à l’avis de la Commission un traitement ayant pour finalité « Gestion comptable de la CCIN ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité la « Gestion comptable de la CCIN ».
Les personnes concernées sont le personnel du secrétariat général de la Commission, les membres de la CCIN, les fournisseurs et les prestataires de services.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- élaboration et suivi du budget annuel de la CCIN et le cas échéant, des demandes de budgets rectificatifs ;
- gestion des règlements de factures des prestataires de service et des fournisseurs, des indemnités des membres de la Commission, des remboursements des frais du personnel ;
- établissement des mandats budgétaires ;
- établissement des déclarations fiscales de certains prestataires de service de la CCIN ;
- établissement de documents comptables (livres de compte) ;
- permettre le contrôle budgétaire ;
- interconnexion avec les traitements « Gestion de l’imprimante multifonction », « Gestion des habilitations », « Gestion de la messagerie électronique » ;
- rapprochement avec le traitement « Gestion des fichiers fournisseurs et prestataires de service » ;
- mise en relation avec le traitement « Gestion des fiches de bénéficiaires » du Contrôle Général des Dépenses (CGD).
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la finalité du traitement est « déterminée, explicite et légitime », tel qu’exigé par l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission relève qu’aux termes de l’article 5-4 de la loi n° 1.165, la CCIN dispose d’un budget annuel, et que « les dépenses sont ordonnancées par le président ou par le secrétaire général, les comptes de la commission doivent être annuellement vérifiés dans les conditions fixées par ordonnance souveraine ».
L’article 5-5 dispose quant à lui que « le président de la commission conclut tous contrats nécessaires au bon fonctionnement de ses services ».
Elle considère donc que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par l’exécution d’un contrat ou de mesure précontractuelles avec la personne concernée, par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement, ainsi que par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A cet égard, la Commission relève que ce traitement permet d’assurer le paiement des prestataires et fournisseurs de la CCIN, les indemnités des membres ainsi que les frais avancés par les agents du secrétariat général dans le cadre de leurs missions.
Il permet également de justifier les dépenses de la CCIN dans le cadre du contrôle annuel effectué par le CGD, conformément à l’article 28 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité du prestataire de service et du fournisseur : raison sociale du prestataire ou du fournisseur, civilité, nom, prénom du contact de la CCIN chez un prestataire/fournisseur, numéro bénéficiaire ;
- identité des membres de la CCIN ou de son personnel : nom, prénom, fonction ;
- adresses et coordonnées : adresse postale, adresse électronique et numéro de téléphone ;
- formation - diplômes - vie professionnelle : activité et identification des prestations associées (ex. : fournitures, papeterie, indemnité…) ;
- caractéristiques financières : coordonnées bancaires, n° RC, n° TVA ;
- consommation de biens et services : description des opérations faisant l’objet d’un versement ;
- éléments comptables : numéro comptable, date d’enregistrement des opérations, montants.
Les informations relatives à l’identité du prestataire de service et du fournisseur, aux adresses et coordonnées et à la formation/diplômes/Vie professionnelle ont pour origine le prestataire, le fournisseur ou le contact de la CCIN chez le prestataire/fournisseur, à l’exception du numéro bénéficiaire qui a pour origine le CGD par le biais du site central.
En ce qui concerne les membres de la CCIN et les agents du secrétariat général, l’identité est communiquée par les personnes elles-mêmes.
Par ailleurs, les informations relatives aux caractéristiques financières proviennent du prestataire, du fournisseur et du CGD (site central).
Enfin, les informations liées à la consommation de biens et services et aux éléments comptables sont renseignées par la CCIN.
Considérant les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission estime que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée suivant plusieurs modalités :
- une rubrique propre à la protection des données accessible du site Internet de la CCIN ;
- un disclaimer envoyé par mail ;
- une charte informatique signée par le personnel de la CCIN.
La Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice des droits d’accès et de rectification
Les droits d’accès et de rectification des personnes concernées peuvent être exercés sur place ou par voie postale, à l’attention du secrétariat général de la CCIN.
Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations relatives à l’identité, à la formation/diplôme/vie professionnelle et aux éléments comptables sont communiquées à la Direction du Budget et du Trésor à des fins de déclarations fiscales.
Celles relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, aux caractéristiques financières, à la consommation des biens et services et aux éléments comptables sont transmises au CGD à des fins de contrôle a posteriori des dépenses, et au cabinet d’expertise comptable de la CCIN, situé à Monaco, pour vérification de la comptabilité annuelle.
La Commission considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Le personnel de la division administrative a accès au traitement en inscription, mise à jour et suppression.
Le Président et le Secrétaire Général disposent d’un accès en consultation.
La division informatique accède également au traitement à des fins de maintenance.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que les accès dont s’agit sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations seront conservées 5 ans après la fin du contrat pour les informations relatives à l’identité du fournisseur ou du prestataire, aux adresses et coordonnées, à la formation/diplôme/vie professionnelle, à la consommation des biens et services.
Les informations relatives aux éléments comptables sont conservées 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable concerné.
Celles relatives aux caractéristiques financières relèvent des durées de conservation applicables au site central (CGD/TGF).
La Commission considère donc que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Au vu de ces éléments,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion comptable de la CCIN ».


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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