Décision n° 2014-05 du 20 février 2014 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission»
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2014-26, le 4 février 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission».
• Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- Analyse de la recevabilité des dossiers de formalités légales au regard de l’article 8 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- Elaboration des courriers et documents explicatifs pour le retour des dossiers incomplets ;
- Elaboration des projets de délibérations relatifs aux demandes d’avis ou d’autorisation en vue d’être soumis à l’assemblée plénière de la Commission ;
- Elaboration de tout autre projet de délibération ou de rapport ou texte divers devant être soumis au vote de la Commission conformément aux dispositions légales (ex. : recommandations, avis sur des projets de textes, procès-verbal de la précédente assemblée plénière, etc.), ou lui étant présentés selon le souhait du Président (ex. : projets de publications diverses, rapports d’analyse, notes diverses) ;
- Interconnexion avec le traitement «Gestion de l’imprimante multifonction» pour la traçabilité des travaux d’impression et de numérisation effectués à partir du présent traitement ;
- Interconnexion (filtrage) avec le traitement «Gestion des habilitations» pour les accès aux répertoires partagés ;
- Rapprochement avec les traitements suivants :
• «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour l’envoi des documents issus du présent traitement par email ;
• «Recueil des délibérations de la Commission» pour la conservation des délibérations adoptées ;
• «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général» pour l’enregistrement des courriers en lien avec le présent traitement ;
• «Gestion des procès-verbaux de la Commission» pour le compte-rendu des débats.
• Les personnes concernées sont les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général, le Président, les membres de la Commission et les personnes figurant dans les divers dossiers soumis à la CCIN.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom, fonction des personnes concernées ;
- documents présentés à la Commission : projets de délibérations, de publications, de communiqués, de procès-verbaux, notes et rapports divers ;
- documents liés à l’examen de la recevabilité des dossiers de formalités : courriers et documents explicatifs.
• L’ensemble des documents objets du présent traitement sont anonymisés ou supprimés, le cas échéant, au terme d’un délai de 5 ans. Toutefois, les données objets du traitement peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 20 février 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2014-26, le 4 février 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission».
• Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- Analyse de la recevabilité des dossiers de formalités légales au regard de l’article 8 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- Elaboration des courriers et documents explicatifs pour le retour des dossiers incomplets ;
- Elaboration des projets de délibérations relatifs aux demandes d’avis ou d’autorisation en vue d’être soumis à l’assemblée plénière de la Commission ;
- Elaboration de tout autre projet de délibération ou de rapport ou texte divers devant être soumis au vote de la Commission conformément aux dispositions légales (ex. : recommandations, avis sur des projets de textes, procès-verbal de la précédente assemblée plénière, etc.), ou lui étant présentés selon le souhait du Président (ex. : projets de publications diverses, rapports d’analyse, notes diverses) ;
- Interconnexion avec le traitement «Gestion de l’imprimante multifonction» pour la traçabilité des travaux d’impression et de numérisation effectués à partir du présent traitement ;
- Interconnexion (filtrage) avec le traitement «Gestion des habilitations» pour les accès aux répertoires partagés ;
- Rapprochement avec les traitements suivants :
• «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour l’envoi des documents issus du présent traitement par email ;
• «Recueil des délibérations de la Commission» pour la conservation des délibérations adoptées ;
• «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général» pour l’enregistrement des courriers en lien avec le présent traitement ;
• «Gestion des procès-verbaux de la Commission» pour le compte-rendu des débats.
• Les personnes concernées sont les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général, le Président, les membres de la Commission et les personnes figurant dans les divers dossiers soumis à la CCIN.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom, fonction des personnes concernées ;
- documents présentés à la Commission : projets de délibérations, de publications, de communiqués, de procès-verbaux, notes et rapports divers ;
- documents liés à l’examen de la recevabilité des dossiers de formalités : courriers et documents explicatifs.
• L’ensemble des documents objets du présent traitement sont anonymisés ou supprimés, le cas échéant, au terme d’un délai de 5 ans. Toutefois, les données objets du traitement peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 20 février 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.