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Délibération n° 2013-154 du 16 décembre 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des fournisseurs et des demandes d’achat » présenté par Monaco Télécom SAM

  • No. Journal 8156
  • Date of publication 17/01/2014
  • Quality 98.68%
  • Page no. 115
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu le contrat de concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco du 26 septembre 2011 ;
Vu le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco signé le 26 septembre 2011 et annexé à l’ordonnance souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;
Vu la demande d’avis déposée par Monaco Télécom SAM le 18 octobre 2013 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des fournisseurs et des demandes d’achat » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 décembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Monaco Télécom SAM, immatriculée au RCI, est un organisme de droit privé concessionnaire d’un service public. Elle a notamment pour objet « d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunications. A ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […] ».
Dans le cadre de son activité, la société Monaco Télécom SAM fait appel à divers fournisseurs auprès desquels elle procède aux achats qui lui sont nécessaires. C’est également le cas de la société Monaco Télécom International, sa filiale à 100 %, qui lui en délègue la gestion.
A ce titre, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ladite société soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité « Gestion des fournisseurs et des demandes d’achat ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion des fournisseurs et des demandes d’achat ».
Les personnes concernées sont les collaborateurs de Monaco Télécom SAM, de Monaco Télécom International, ainsi que les fournisseurs.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- établissement d’un fichier fournisseur ;
- saisie des engagements de dépenses ;
- recueil des validations d’engagement des dépenses par les différents approbateurs ;
- suivi de l’avancement d’une demande d’achat dans l’entreprise ;
- recherche des demandes d’achat liées à un fournisseur ;
- conservation des devis et factures liés à une demande d’achat ;
- réception des commandes.
Enfin, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence les objectifs recherchés par le responsable de traitement.
Par conséquent, elle devrait être modifiée par la finalité suivante : « Gestion des fournisseurs et des demandes d’achat de MT et MTI ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que ne soit méconnu, ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
A cet égard, le responsable de traitement indique « qu’il est nécessaire de passer des commandes donc d’obtenir une approbation en interne préalable à cet engagement de dépense. Ces commandes sont passées auprès de fournisseurs qu’il est nécessaire de référencer avant toute demande d’engagement de dépense. »
La Commission considère que ledit traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
Toutefois, elle constate que l’existence de deux traitements semblant concourir aux mêmes objectifs que le présent traitement et ayant pour finalité respective :
« Commande fournisseurs », objet d’un récépissé de déclaration simplifiée en date du 14 mai 2003 ;
« Adresses fournisseurs », objet d’un récépissé de déclaration simplifiée en date du 6 janvier 2003.
A cet égard, elle invite le responsable de traitement à demander leur radiation du répertoire public des traitements, si ces derniers ne sont plus exploités.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont :
- identité : numéro d’identifiant du fournisseur, nom et prénom du contact, raison sociale ;
- adresses et coordonnées : adresse professionnelle, ville, pays, numéro de téléphone professionnel, numéro de fax professionnel ;
- caractéristiques financières : RIB, n° de TVA, nature du fournisseur (opérateur, divers, interne…) ;
- données d’identification électronique : adresse mail professionnelle.
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, aux caractéristiques financières, aux données d’identification électronique ont pour origine les différents fournisseurs lorsqu’ils entrent en relation commerciale avec Monaco Télécom SAM ou Monaco Télécom International. Seul le numéro d’identifiant fournisseur est attribué par Monaco Télécom SAM.
La Commission relève que sont également exploitées les informations relatives à :
- l’identité : nom et prénom du collaborateur demandeur, service du collaborateur ;
- la commande : n° de la commande, prix en euros HT et TTC de la commande, quantité d’articles commandés, date limite de la commande, description de l’objet commandé, code d’imputation des frais, mode et condition du paiement, état de la commande, dernière mise à jour de la commande, date de la passation de la commande, devise, règle d’acheminement, facture et demande de livraison.
Elle considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée pour les collaborateurs de Monaco Télécom SAM et de Monaco Télécom International par le biais d’une procédure interne accessible en Intranet, tandis qu’elle est assurée en ce qui concerne les fournisseurs par les Conditions Générales d’Achat.
La Commission relève à l’analyse des Conditions Générales d’Achat que les mentions légales visées à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, ne figurent pas dans ledit document. Elle demande donc à ce que celles-ci soient insérées au sein du document dont s’agit.
Par ailleurs, la procédure interne visant l’information des collaborateurs n’étant pas jointe au dossier de demande d’avis, la Commission n’a pas été en mesure de vérifier l’effectivité de celle-ci.
Aussi, elle invite le responsable de traitement à s’assurer que les mentions d’information figurent sur lesdits documents.
• Sur l’exercice des droits des personnes concernées
Les droits d’accès, de modification et de suppression sont exercés par voie postale auprès de la Direction des achats. Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations objet du présent traitement sont transmises aux fournisseurs, situés en France et dans l’Union Européenne.
La Commission considère que de telles transmissions sont conformes aux dispositions légales.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique qu’ont accès au traitement en ce qui concerne la gestion des engagements de dépense, les services suivants :
- Direction Financière ;
- Direction Juridique ;
- Direction Commerciale et marketing ;
- Direction Réseau ;
- Direction Informatique ;
- Direction Ressources Humaines ;
- Direction Services Opérateurs ;
- Direction Service Client et Projet.
Il précise que ces accès concernent uniquement les collaborateurs ayant un accès aux logiciels d’achat et de comptabilité.
En outre, il indique que seule la Direction Financière peut inscrire, modifier ou mettre à jour les fournisseurs. Les personnes habilitées des autres services à faire des demandes d’engagement de dépense disposent uniquement d’un accès en consultation.
Considérant les attributions de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur les rapprochements et les interconnexions
Le responsable de traitement indique que les commandes sont passées par mail et par fax auprès des fournisseurs. Il précise aussi conserver les devis et factures liés aux commandes.
A cet égard, la Commission relève l’existence d’un nécessaire rapprochement avec un traitement lié à la gestion de la messagerie professionnelle, non légalement mis en œuvre à ce jour.
Par ailleurs, les devis et factures pouvant arriver par courrier, une fonctionnalité permettant la numérisation des documents est également envisageable par le responsable de traitement.
Aussi, la Commission invite le responsable de traitement, s’il possède des imprimantes multifonctions disposant d’une mémoire interne, à lui soumettre un traitement de « gestion des imprimantes multifonctions » qui serait dès lors nécessairement interconnecté avec le présent traitement ainsi que le traitement relatif à « la messagerie professionnelle ».
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées pour une durée de dix ans après « le terme contractuel ».
La Commission rappelle qu’en matière commerciale, l’article 152-bis du Code de commerce dispose que « les obligations nées à l’occasion de leur commerce entre commerçants et non commerçants se prescrivent par dix ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions plus courtes ».
A cet égard, elle observe que cette durée de prescription s’applique dans le cadre du présent traitement aux obligations nées entre Monaco Télécom SAM et ses fournisseurs.
Elle ne concerne donc pas le suivi, en interne chez Monaco Télécom SAM, des demandes de fournitures émanant des salariés. Dès lors, elle constate qu’une conservation de 10 ans après ladite demande apparaît excessive au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Ainsi, la Commission fixe la durée de conservation des demandes de fournitures à 5 ans après leur formulation, conformément à l’article 9 alinéa 3 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré,
Demande que :
- les mentions légales d’information visées à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, soient intégrées dans les Conditions Générales d’Achat ;
- les traitements faisant l’objet d’un rapprochement avec le présent traitement soient soumis à son avis dans la mesure où ils n’auraient pas encore fait l’objet de formalité auprès d’elle ;
- la finalité du traitement soit modifiée de la manière suivante : « Gestion des fournisseurs et des demandes d’achat de MT et MTI ».
Invite à :
- demander la radiation des traitements ayant pour finalités « Commande fournisseurs » et « Adresses fournisseurs », si ces traitements ne sont plus exploités ;
- vérifier que les mentions d’information figurant sur les documents d’information communiqués aux employés soient conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Fixe la durée de conservation des demandes de fournitures effectuées par les salariés à 5 ans après leur formulation, conformément à l’article 9 alinéa 3 de la loi n° 1.165, modifiée.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des fournisseurs et des demandes d’achat de MT et MTI », par Monaco Telecom SAM.


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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