Délibération n° 2013-78 du 16 juillet 2013 de la Commission de Contrôle des Informations nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Enregistrements sonores des réunions du Conseil Economique et Social » présenté par le conseil économique et social
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945 instituant un Conseil Économique Provisoire, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par le Président du Conseil Economique et Social le 21 juin 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Enregistrements sonores des réunions du Conseil Economique et Social » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le Conseil Economique et Social a été institué par l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945, modifiée.
Afin de permettre à son Secrétariat Général de rédiger les procès-verbaux des diverses réunions, le Conseil Economique et Social souhaite procéder à la mise en œuvre d’un traitement d’enregistrements sonores.
A ce titre, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 concernant la mise en œuvre de traitements automatisés d’informations nominatives par des responsables de traitements personnes morales de droit public, le Président de ladite assemblée soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité « Enregistrements sonores des réunions du Conseil Economique et Social ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Enregistrements sonores des réunions du Conseil Economique et Social ».
Les personnes concernées sont « les membres et le Secrétariat du Conseil Economique et Social ».
Cependant, la Commission considère que sont également concernés tous les intervenants extérieurs.
Enfin, la fonctionnalité du traitement est l’enregistrement sonore des réunions et assemblées plénières du Conseil Economique et Social, afin de permettre au Secrétariat de rédiger les procès-verbaux.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
* Sur la licéité du traitement
Conformément à l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945 précitée, le Conseil Economique et Social est une « assemblée consultative », composée de 36 membres, « ayant pour fonctions de donner un avis sur les problèmes sociaux, financiers, touristiques, hôteliers, commerciaux, industriels, fonciers et d’urbanisme qui intéressent, d’une façon générale, la vie économique du Pays » .
La Commission considère que le traitement est licite, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
* Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le Conseil Economique et Social.
A cet égard, la Commission relève que ce traitement permet une retranscription fidèle au sein des procès-verbaux des propos tenus en réunion.
Ainsi, elle considère que le traitement est justifié, conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : voix de l’intervenant ;
- données d’identification électronique : date et heure de l’enregistrement.
Les informations collectées relatives à l’identité proviennent de l’intervenant.
Enfin, les catégories d’informations concernant les « données d’identification électronique » ont pour origine le système d’enregistrement.
La Commission considère que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
* Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention sur le document de collecte (la fiche de renseignement établie en début de mandat), annexé à la présente demande d’avis.
Toutefois, le Conseil Economique et Social étant susceptible de recevoir des intervenants autres que les membres lors de ses réunions, la Commission demande à ce que ces derniers soient informés de la présence d’un enregistrement et de la possibilité de le désactiver.
Sous cette réserve, elle considère que les modalités d’information préalable sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
* Sur l’exercice du droit d’accès
Les droits d’accès et de suppression sont exercés sur place auprès du Conseil Economique et Social. Le délai de réponse est de 10 jours.
La Commission considère ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont les membres ainsi que le Secrétariat Général du Conseil Economique et Social.
Par ailleurs, il appert de l’analyse du dossier que le prestataire technique a également accès au traitement à des fins de maintenance du système.
Ainsi, considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés, conformément aux dispositions légales.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observations particulières.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées pendant 10 jours.
La Commission considère que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Demande que les modalités d’information préalable soient également effectuées auprès des intervenants extérieurs au Conseil Economique et Social ;
Rappelle que les accès du prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Conseil Economique et Social, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Enregistrements sonores des réunions du Conseil Economique et Social ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945 instituant un Conseil Économique Provisoire, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par le Président du Conseil Economique et Social le 21 juin 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Enregistrements sonores des réunions du Conseil Economique et Social » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le Conseil Economique et Social a été institué par l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945, modifiée.
Afin de permettre à son Secrétariat Général de rédiger les procès-verbaux des diverses réunions, le Conseil Economique et Social souhaite procéder à la mise en œuvre d’un traitement d’enregistrements sonores.
A ce titre, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 concernant la mise en œuvre de traitements automatisés d’informations nominatives par des responsables de traitements personnes morales de droit public, le Président de ladite assemblée soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité « Enregistrements sonores des réunions du Conseil Economique et Social ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Enregistrements sonores des réunions du Conseil Economique et Social ».
Les personnes concernées sont « les membres et le Secrétariat du Conseil Economique et Social ».
Cependant, la Commission considère que sont également concernés tous les intervenants extérieurs.
Enfin, la fonctionnalité du traitement est l’enregistrement sonore des réunions et assemblées plénières du Conseil Economique et Social, afin de permettre au Secrétariat de rédiger les procès-verbaux.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
* Sur la licéité du traitement
Conformément à l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945 précitée, le Conseil Economique et Social est une « assemblée consultative », composée de 36 membres, « ayant pour fonctions de donner un avis sur les problèmes sociaux, financiers, touristiques, hôteliers, commerciaux, industriels, fonciers et d’urbanisme qui intéressent, d’une façon générale, la vie économique du Pays » .
La Commission considère que le traitement est licite, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
* Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le Conseil Economique et Social.
A cet égard, la Commission relève que ce traitement permet une retranscription fidèle au sein des procès-verbaux des propos tenus en réunion.
Ainsi, elle considère que le traitement est justifié, conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : voix de l’intervenant ;
- données d’identification électronique : date et heure de l’enregistrement.
Les informations collectées relatives à l’identité proviennent de l’intervenant.
Enfin, les catégories d’informations concernant les « données d’identification électronique » ont pour origine le système d’enregistrement.
La Commission considère que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
* Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention sur le document de collecte (la fiche de renseignement établie en début de mandat), annexé à la présente demande d’avis.
Toutefois, le Conseil Economique et Social étant susceptible de recevoir des intervenants autres que les membres lors de ses réunions, la Commission demande à ce que ces derniers soient informés de la présence d’un enregistrement et de la possibilité de le désactiver.
Sous cette réserve, elle considère que les modalités d’information préalable sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
* Sur l’exercice du droit d’accès
Les droits d’accès et de suppression sont exercés sur place auprès du Conseil Economique et Social. Le délai de réponse est de 10 jours.
La Commission considère ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont les membres ainsi que le Secrétariat Général du Conseil Economique et Social.
Par ailleurs, il appert de l’analyse du dossier que le prestataire technique a également accès au traitement à des fins de maintenance du système.
Ainsi, considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés, conformément aux dispositions légales.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observations particulières.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées pendant 10 jours.
La Commission considère que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Demande que les modalités d’information préalable soient également effectuées auprès des intervenants extérieurs au Conseil Economique et Social ;
Rappelle que les accès du prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Conseil Economique et Social, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Enregistrements sonores des réunions du Conseil Economique et Social ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.