Délibération n° 2013-100 du 16 juillet 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Permettre aux assujettis non établis à Monaco, ni en France de demander des remboursements de tva », dénommée « Gestion des demandes de remboursement de tva », de la Direction des Services Fiscaux, présenté par le Ministre d’Etat.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la Convention fiscale franco-monégasque du 18 mai 1963, amendée ;
Vu la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, amendée ;
Vu le Règlement (CEE) nº 2913/92 établissant le code des douanes communautaire, modifié ;
Vu le Règlement (UE) 904/2010 du Conseil du 7 octobre 2010 concernant la coopération administrative et la lutte contre la fraude dans le domaine de la taxe sur la valeur ajoutée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.074 du 10 janvier 2011 relative à la taxe sur la valeur ajoutée ;
Vu le Code des taxes sur le chiffre d’affaires ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, 14 juin 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Permettre aux assujettis non établis à Monaco, ni en France de demander des remboursements de TVA », dénommé « Gestion des demandes de remboursement de TVA » de la Direction des Services Fiscaux ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2013 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Toute entreprise juridiquement localisée au sein d’un Etat membre de l’Union européenne, autre que la France, peut demander, sous certaines conditions, à se voir rembourser la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) facturée en Principauté de Monaco à l‘occasion d’opérations portant sur des biens ou des services.
Les modalités de remboursement ont été établies par la Directive 2008/9/CE du Conseil du 12 février 2008 qui a introduit la dématérialisation de la procédure. Ces dispositions ont été transposées en droit monégasque par les articles A-119 à A-128 de l’annexe du Code des taxes sur le chiffre d’affaires par l’ordonnance souveraine n° 3.074 du 10 janvier 2011, susvisée. Cette procédure électronique est effective au 1er juillet 2013.
Le traitement soumis à l’avis de la Commission a pour objectif de permettre aux assujettis de demander un remboursement de TVA pour les dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise par voie électronique.
Les échanges ainsi opérés transitent via le « réseau CCN/CSI » européen (défini par le règlement européen 904/2010 susvisé), par le biais des accès dévolus à la Direction Générale des Finances Publiques française (DGFiP) et à la Direction Générale des Douanes et Droits Indirects (DGDDI) française, la Principauté ayant été identifiée comme « membre de remboursement » dans le système européen associé.
Cette procédure nécessitant l’instauration d’opérations automatisées susceptibles de comporter des informations nominatives, la mise en œuvre du traitement automatisé inhérent est soumise à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Permettre aux assujettis non établis à Monaco, ni en France de demander des remboursements de TVA ». Il est dénommé « Gestion des demandes de remboursement de TVA ».
Les personnes concernées par ce traitement sont définies à l’article A-120 du Code des Taxes sur le Chiffre d’Affaires (CTCA). Il s’agit ainsi « des assujettis à la TVA non établis en Principauté de Monaco, ni en France qui souhaitent obtenir le remboursement de la TVA ayant grevé les biens qui leur ont été livrés ou les services qui leur ont été fournis en Principauté par d’autres assujettis, dans la mesures où ces biens et services sont utilisés pour les besoins des opérations » déterminées.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- réceptionner les messages de demandes de remboursement impliquant la Principauté de Monaco après validation des messages par la Direction Générale des Finances Publiques française (DGFiP) ;
- gérer les délais de réponse(s) ;
- traiter et analyser les demandes de remboursement ;
- envoyer la réponse au demandeur et conserver la réponse ;
- visualiser les messages et, le cas échéant, leur historique ;
- conserver les traces des réponses apportées au demandeur et à l’autorité de l’Etat membre dans lequel il est installé.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle observe que la demande d’avis met en évidence la mise en place d’une procédure équivalente pour les organismes monégasques avec l’instauration d’un téléservice par la DSF, en application de l’article 74 bis du CTCA. Elle invite donc l’autorité compétente à lui soumettre la demande d’avis portant sur le traitement automatisé associée.
En outre, afin d’examiner la demande portant remboursement de TVA, la DSF doit prendre connaissance d’informations traitées par ailleurs relativement au paiement de cette taxe. Les traitements automatisés pouvant être consultés dans ce cadre n’ont pas été identifiés dans la demande d’avis. Aussi, afin de s’assurer que ceux-ci ont été légalement mis en œuvre et que l’exploitation envisagée est compatible avec la finalité première desdits traitements, la Commission demande à être tenue destinataire de la liste des traitements concernés.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
* Sur la licéité du traitement
Les attributions de la DSF relativement au remboursement de la taxe aux assujettis établis hors de Monaco et de France sont déclinées dans le CTCA, particulièrement en ses articles A-120 et suivants.
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
* Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le respect d’obligations légales du responsable de traitement, en considération notamment, de la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, du règlement (CEE) nº 2913/92 établissant le code des douanes communautaire, modifié, et des articles A-120 et suivants du CTAC transposant les dispositions de la Directive 2008/8/CE susmentionnée.
La Commission considère que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
* Sur le détail des informations nominatives traitées
Conformément à l’article A-126 du CTCA, l’arrêté ministériel n° 2011-94 du 23 février 2011 modifiant l’annexe au CTAC a fixé les informations devant figurer dans la demande de remboursement en modifiant les articles A-128 M-A et A-128 A-B de l’annexe dudit Code.
Les informations nominatives traitées sur le requérant sont :
- identité : nom, raison social, numéro d’identification à la TVA ou numéro d’enregistrement fiscal ;
- adresses et coordonnées : adresse complète, adresse de contact par voie électronique ;
- activité économique : description des activités professionnelles pour lesquelles les biens ou les services ont été acquis ;
- information fiscale : période de remboursement couverte par la demande, déclaration spéciale de l’assujetti portant sur le respect du chiffre 2° de l’article A-121 de l’annexe au CTCA ;
- caractéristiques bancaires : adresse de l’établissement bancaire, numéro de compte bancaire international (IBAN), code d’identification des banques (BIC) ;
- caractéristiques des demandes de remboursement : facture ou document d’importation (lorsqu’elles sont égales ou supérieures à 1.000 euros ou 250 € sur des dépenses de carburant).
Les informations nominatives relatives aux fournisseurs ou prestataires liés aux opérations réalisées justifiées par les factures ou documents précités :
- identité : raison social, nom, le numéro d’identification à la TVA, numéro d’enregistrement fiscal (sauf en cas d’importation) ;
- adresse et coordonnée : adresse complète ;
- caractéristiques des opérations : préfixe de l’Etat membre, autre que la France, de remboursement (sauf en cas d’importation), date et numéro de facture ou du document d’importation, base d’imposition et montant de la TVA (libellés en euros), montant déductible de la TVA calculé conformément aux dispositions de l’article A-120 et du point II de l’article A-123 de l’annexe au Code des taxes sur le chiffre d’affaires (libellé en euros), le cas échéant, proportion déductible calculée conformément aux dispositions de l’article A-123 de l’annexe au même code, exprimée sous forme de pourcentage, nature des biens et des services acquis ventilée selon les codes et sous-codes mentionnés à l’article A-128 M-B du CTCA.
* Sur l’origine des informations
Les informations sont issues des demandes de remboursement adressées par les assujettis eux-mêmes. Toutefois, ces demandes sont formulées par le biais du portail électronique mis à leur disposition par l’administration de l’État membre du lieu d’établissement du requérant qui se charge de les transmettre aux États membres concernés.
En l’espèce, elles sont adressées à la DSF par les services fiscaux français par le biais du portail européen des demandes de remboursement de TVA.
La Commission relève que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, des dispositions du CTCA et du Code des douanes européen.
IV. Sur les droits des personnes concernées
* Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que la procédure européenne instaurée implique une collecte indirecte d’informations nominatives, telle que visée à l’article 14 alinéa 2 de la loi n° 1.165. Conformément à cette disposition, le responsable du traitement est dispensé de l’obligation d’information.
Elle observe par ailleurs que, conformément audit article, la collecte et la communication des informations précitées sont expressément prévues par des dispositions réglementaires monégasques.
Par ailleurs, la procédure implique une collecte préalable d’informations nominatives dans le pays de localisation de l’assujetti conformément à la législation en vigueur dans ce pays, et à la législation européenne en matière de protection des données à caractère personnel.
Tenant compte de la complexité du système mis en place pour les assujettis, la Commission recommande qu’une notice d’information soit rédigée afin d’exposer aux intéressés les modalités de fonctionnement de la procédure, ainsi que la procédure à suivre auprès de la DSF s’ils souhaitent exercer leur droit d’accès, tenant compte des dispositions de l’article 14 de la loi.
* Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Ce traitement relève d’un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Mis en place par une entité administrative dans le cadre de ses missions d’intérêt général, il ne peut faire l’objet d’un droit d’opposition de la part des personnes concernées, comme établi par l’article 13 de la loi n° 1.165.
Les personnes peuvent toutefois exercer leur droit d’accès par un accès en ligne à leur dossier auprès de l’autorité compétente du pays dont ils relèvent, par courrier électronique, par voie postale ou sur place auprès de la Direction des Services Fiscaux.
Il est procédé à la communication des informations dans le mois suivant la réception de la demande, conformément à l’article 15 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
En cas de demande de modification, de rectification, voire de suppression des informations nominatives, une réponse est adressée à la personne concernée par voie postale, par courrier électronique ou directement auprès des services de la Direction des Services Fiscaux.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
* Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès aux informations sont :
- les personnels de la DSF chargés de gérer les demandes de remboursement : en consultation et en modification ;
- les personnels de la Direction Informatique, ou les tiers intervenant pour son compte et sous son autorité : tout accès dans le cadre des missions de développement des applicatifs, de maintenance et de la sécurité du système d’information de l’Etat ;
- les personnels de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers, ou tiers intervenant pour son compte et sous son autorité, dans le cadre de ses missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure en objet.
Considérant les attributions dévolues aux services disposant desdits accès, ceux-ci sont conformes à la loi n° 1.165, notamment à son article 8. La Commission rappelle que dans le cadre des missions qui leur sont dévolues dans le présent traitement, les personnes ne relevant pas de l’autorité de la DSF sont soumises au secret professionnel au même titre que les agents de ladite direction.
* Sur les personnes destinataires des informations
Les destinataires des informations peuvent être toutes les autorités habilitées des pays membres de l’Union européenne par le biais du portail électronique européen de gestion des demandes de remboursement de TVA en considération de l’origine de la demande.
Dans ce sens, les articles A-128 A et suivants du CTCA prévoient des procédures d’échange de renseignements entre autorités compétentes de l’Etat membre de l’Union européenne, autre que la France, dans lequel le demandeur est établi, lorsque la DSF « estime ne pas être en possession de toutes les informations nécessaires pour statuer sur la totalité ou une partie de la demande de remboursement introduite par le requérant ».
Considérant les dispositions encadrant les échanges de renseignements précitées, la Commission observe qu’elles sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165.
Elle rappelle toutefois, que si des échanges de renseignements complémentaires devaient être mis en place avec les autorités compétentes des pays de l’Union européenne, une demande d’avis spécifique devra lui être soumise afin de veiller au respect des dispositions de la loi relative à la protection des informations nominatives.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La durée de conservation des informations traitées est de 6 ans à compter de la demande de remboursement conformément au CTCA.
La Commission considère que la durée de conservation est donc conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Relève qu’une procédure équivalente existe pour les organismes monégasques souhaitant obtenir le remboursement de TVA auprès des autorités compétentes des pays membres de l’Union européenne autre que la France et invite l’autorité compétente à lui soumettre la demande d’avis associée au traitement automatisé ;
Recommande qu’une notice d’information soit rédigée afin d’exposer aux intéressés les modalités de fonctionnement de la procédure, ainsi que la procédure à suivre auprès de la DSF s’ils souhaitent exercer leur droit d’accès en tenant compte des dispositions de l’article 14 de la loi ;
Demande à être tenue destinataire de la liste des traitements exploités par la Direction des Services Fiscaux et consultés lors de l’analyse des demandes de remboursements envisagées ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Permettre aux assujettis non établis à Monaco, ni en France de demander des remboursements de TVA », dénommé « Gestion des demandes de remboursement de TVA » de la Direction des Services Fiscaux.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la Convention fiscale franco-monégasque du 18 mai 1963, amendée ;
Vu la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, amendée ;
Vu le Règlement (CEE) nº 2913/92 établissant le code des douanes communautaire, modifié ;
Vu le Règlement (UE) 904/2010 du Conseil du 7 octobre 2010 concernant la coopération administrative et la lutte contre la fraude dans le domaine de la taxe sur la valeur ajoutée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.074 du 10 janvier 2011 relative à la taxe sur la valeur ajoutée ;
Vu le Code des taxes sur le chiffre d’affaires ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, 14 juin 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Permettre aux assujettis non établis à Monaco, ni en France de demander des remboursements de TVA », dénommé « Gestion des demandes de remboursement de TVA » de la Direction des Services Fiscaux ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2013 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Toute entreprise juridiquement localisée au sein d’un Etat membre de l’Union européenne, autre que la France, peut demander, sous certaines conditions, à se voir rembourser la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) facturée en Principauté de Monaco à l‘occasion d’opérations portant sur des biens ou des services.
Les modalités de remboursement ont été établies par la Directive 2008/9/CE du Conseil du 12 février 2008 qui a introduit la dématérialisation de la procédure. Ces dispositions ont été transposées en droit monégasque par les articles A-119 à A-128 de l’annexe du Code des taxes sur le chiffre d’affaires par l’ordonnance souveraine n° 3.074 du 10 janvier 2011, susvisée. Cette procédure électronique est effective au 1er juillet 2013.
Le traitement soumis à l’avis de la Commission a pour objectif de permettre aux assujettis de demander un remboursement de TVA pour les dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise par voie électronique.
Les échanges ainsi opérés transitent via le « réseau CCN/CSI » européen (défini par le règlement européen 904/2010 susvisé), par le biais des accès dévolus à la Direction Générale des Finances Publiques française (DGFiP) et à la Direction Générale des Douanes et Droits Indirects (DGDDI) française, la Principauté ayant été identifiée comme « membre de remboursement » dans le système européen associé.
Cette procédure nécessitant l’instauration d’opérations automatisées susceptibles de comporter des informations nominatives, la mise en œuvre du traitement automatisé inhérent est soumise à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Permettre aux assujettis non établis à Monaco, ni en France de demander des remboursements de TVA ». Il est dénommé « Gestion des demandes de remboursement de TVA ».
Les personnes concernées par ce traitement sont définies à l’article A-120 du Code des Taxes sur le Chiffre d’Affaires (CTCA). Il s’agit ainsi « des assujettis à la TVA non établis en Principauté de Monaco, ni en France qui souhaitent obtenir le remboursement de la TVA ayant grevé les biens qui leur ont été livrés ou les services qui leur ont été fournis en Principauté par d’autres assujettis, dans la mesures où ces biens et services sont utilisés pour les besoins des opérations » déterminées.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- réceptionner les messages de demandes de remboursement impliquant la Principauté de Monaco après validation des messages par la Direction Générale des Finances Publiques française (DGFiP) ;
- gérer les délais de réponse(s) ;
- traiter et analyser les demandes de remboursement ;
- envoyer la réponse au demandeur et conserver la réponse ;
- visualiser les messages et, le cas échéant, leur historique ;
- conserver les traces des réponses apportées au demandeur et à l’autorité de l’Etat membre dans lequel il est installé.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle observe que la demande d’avis met en évidence la mise en place d’une procédure équivalente pour les organismes monégasques avec l’instauration d’un téléservice par la DSF, en application de l’article 74 bis du CTCA. Elle invite donc l’autorité compétente à lui soumettre la demande d’avis portant sur le traitement automatisé associée.
En outre, afin d’examiner la demande portant remboursement de TVA, la DSF doit prendre connaissance d’informations traitées par ailleurs relativement au paiement de cette taxe. Les traitements automatisés pouvant être consultés dans ce cadre n’ont pas été identifiés dans la demande d’avis. Aussi, afin de s’assurer que ceux-ci ont été légalement mis en œuvre et que l’exploitation envisagée est compatible avec la finalité première desdits traitements, la Commission demande à être tenue destinataire de la liste des traitements concernés.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
* Sur la licéité du traitement
Les attributions de la DSF relativement au remboursement de la taxe aux assujettis établis hors de Monaco et de France sont déclinées dans le CTCA, particulièrement en ses articles A-120 et suivants.
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
* Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le respect d’obligations légales du responsable de traitement, en considération notamment, de la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, du règlement (CEE) nº 2913/92 établissant le code des douanes communautaire, modifié, et des articles A-120 et suivants du CTAC transposant les dispositions de la Directive 2008/8/CE susmentionnée.
La Commission considère que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
* Sur le détail des informations nominatives traitées
Conformément à l’article A-126 du CTCA, l’arrêté ministériel n° 2011-94 du 23 février 2011 modifiant l’annexe au CTAC a fixé les informations devant figurer dans la demande de remboursement en modifiant les articles A-128 M-A et A-128 A-B de l’annexe dudit Code.
Les informations nominatives traitées sur le requérant sont :
- identité : nom, raison social, numéro d’identification à la TVA ou numéro d’enregistrement fiscal ;
- adresses et coordonnées : adresse complète, adresse de contact par voie électronique ;
- activité économique : description des activités professionnelles pour lesquelles les biens ou les services ont été acquis ;
- information fiscale : période de remboursement couverte par la demande, déclaration spéciale de l’assujetti portant sur le respect du chiffre 2° de l’article A-121 de l’annexe au CTCA ;
- caractéristiques bancaires : adresse de l’établissement bancaire, numéro de compte bancaire international (IBAN), code d’identification des banques (BIC) ;
- caractéristiques des demandes de remboursement : facture ou document d’importation (lorsqu’elles sont égales ou supérieures à 1.000 euros ou 250 € sur des dépenses de carburant).
Les informations nominatives relatives aux fournisseurs ou prestataires liés aux opérations réalisées justifiées par les factures ou documents précités :
- identité : raison social, nom, le numéro d’identification à la TVA, numéro d’enregistrement fiscal (sauf en cas d’importation) ;
- adresse et coordonnée : adresse complète ;
- caractéristiques des opérations : préfixe de l’Etat membre, autre que la France, de remboursement (sauf en cas d’importation), date et numéro de facture ou du document d’importation, base d’imposition et montant de la TVA (libellés en euros), montant déductible de la TVA calculé conformément aux dispositions de l’article A-120 et du point II de l’article A-123 de l’annexe au Code des taxes sur le chiffre d’affaires (libellé en euros), le cas échéant, proportion déductible calculée conformément aux dispositions de l’article A-123 de l’annexe au même code, exprimée sous forme de pourcentage, nature des biens et des services acquis ventilée selon les codes et sous-codes mentionnés à l’article A-128 M-B du CTCA.
* Sur l’origine des informations
Les informations sont issues des demandes de remboursement adressées par les assujettis eux-mêmes. Toutefois, ces demandes sont formulées par le biais du portail électronique mis à leur disposition par l’administration de l’État membre du lieu d’établissement du requérant qui se charge de les transmettre aux États membres concernés.
En l’espèce, elles sont adressées à la DSF par les services fiscaux français par le biais du portail européen des demandes de remboursement de TVA.
La Commission relève que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, des dispositions du CTCA et du Code des douanes européen.
IV. Sur les droits des personnes concernées
* Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que la procédure européenne instaurée implique une collecte indirecte d’informations nominatives, telle que visée à l’article 14 alinéa 2 de la loi n° 1.165. Conformément à cette disposition, le responsable du traitement est dispensé de l’obligation d’information.
Elle observe par ailleurs que, conformément audit article, la collecte et la communication des informations précitées sont expressément prévues par des dispositions réglementaires monégasques.
Par ailleurs, la procédure implique une collecte préalable d’informations nominatives dans le pays de localisation de l’assujetti conformément à la législation en vigueur dans ce pays, et à la législation européenne en matière de protection des données à caractère personnel.
Tenant compte de la complexité du système mis en place pour les assujettis, la Commission recommande qu’une notice d’information soit rédigée afin d’exposer aux intéressés les modalités de fonctionnement de la procédure, ainsi que la procédure à suivre auprès de la DSF s’ils souhaitent exercer leur droit d’accès, tenant compte des dispositions de l’article 14 de la loi.
* Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Ce traitement relève d’un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Mis en place par une entité administrative dans le cadre de ses missions d’intérêt général, il ne peut faire l’objet d’un droit d’opposition de la part des personnes concernées, comme établi par l’article 13 de la loi n° 1.165.
Les personnes peuvent toutefois exercer leur droit d’accès par un accès en ligne à leur dossier auprès de l’autorité compétente du pays dont ils relèvent, par courrier électronique, par voie postale ou sur place auprès de la Direction des Services Fiscaux.
Il est procédé à la communication des informations dans le mois suivant la réception de la demande, conformément à l’article 15 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
En cas de demande de modification, de rectification, voire de suppression des informations nominatives, une réponse est adressée à la personne concernée par voie postale, par courrier électronique ou directement auprès des services de la Direction des Services Fiscaux.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
* Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès aux informations sont :
- les personnels de la DSF chargés de gérer les demandes de remboursement : en consultation et en modification ;
- les personnels de la Direction Informatique, ou les tiers intervenant pour son compte et sous son autorité : tout accès dans le cadre des missions de développement des applicatifs, de maintenance et de la sécurité du système d’information de l’Etat ;
- les personnels de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers, ou tiers intervenant pour son compte et sous son autorité, dans le cadre de ses missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure en objet.
Considérant les attributions dévolues aux services disposant desdits accès, ceux-ci sont conformes à la loi n° 1.165, notamment à son article 8. La Commission rappelle que dans le cadre des missions qui leur sont dévolues dans le présent traitement, les personnes ne relevant pas de l’autorité de la DSF sont soumises au secret professionnel au même titre que les agents de ladite direction.
* Sur les personnes destinataires des informations
Les destinataires des informations peuvent être toutes les autorités habilitées des pays membres de l’Union européenne par le biais du portail électronique européen de gestion des demandes de remboursement de TVA en considération de l’origine de la demande.
Dans ce sens, les articles A-128 A et suivants du CTCA prévoient des procédures d’échange de renseignements entre autorités compétentes de l’Etat membre de l’Union européenne, autre que la France, dans lequel le demandeur est établi, lorsque la DSF « estime ne pas être en possession de toutes les informations nécessaires pour statuer sur la totalité ou une partie de la demande de remboursement introduite par le requérant ».
Considérant les dispositions encadrant les échanges de renseignements précitées, la Commission observe qu’elles sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165.
Elle rappelle toutefois, que si des échanges de renseignements complémentaires devaient être mis en place avec les autorités compétentes des pays de l’Union européenne, une demande d’avis spécifique devra lui être soumise afin de veiller au respect des dispositions de la loi relative à la protection des informations nominatives.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La durée de conservation des informations traitées est de 6 ans à compter de la demande de remboursement conformément au CTCA.
La Commission considère que la durée de conservation est donc conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Relève qu’une procédure équivalente existe pour les organismes monégasques souhaitant obtenir le remboursement de TVA auprès des autorités compétentes des pays membres de l’Union européenne autre que la France et invite l’autorité compétente à lui soumettre la demande d’avis associée au traitement automatisé ;
Recommande qu’une notice d’information soit rédigée afin d’exposer aux intéressés les modalités de fonctionnement de la procédure, ainsi que la procédure à suivre auprès de la DSF s’ils souhaitent exercer leur droit d’accès en tenant compte des dispositions de l’article 14 de la loi ;
Demande à être tenue destinataire de la liste des traitements exploités par la Direction des Services Fiscaux et consultés lors de l’analyse des demandes de remboursements envisagées ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Permettre aux assujettis non établis à Monaco, ni en France de demander des remboursements de TVA », dénommé « Gestion des demandes de remboursement de TVA » de la Direction des Services Fiscaux.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.