Délibération n° 2013-19 du 22 janvier 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le Conseil National relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «fichier d’adresses pour la consultation du «Courrier du Conseil National» en version numérique»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950, et notamment son article 10 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales ;
Vu la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l’organisation et le fonctionnement du Conseil National ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993,
susvisée ;
Vu l’ordonnance du 15 avril 1911 sur le fonctionnement du Conseil National ;
Vu la demande d’avis déposée par le Conseil National le 27 novembre 2012 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Permettre la consultation de la version électronique du «Courrier du Conseil National»» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 22 janvier 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le Conseil National est une Institution publique consacrée par la Constitution, ainsi que par la loi n° 771 du 25 juillet 1964 et l’ordonnance du 15 avril 1911, susvisées.
Ses services relèvent de l’autorité hiérarchique du Président du Conseil National, dont le fonctionnement est défini par un règlement intérieur soumis au contrôle du Tribunal Suprême.
Ainsi, le Conseil National revêt le statut d’autorité publique au sens de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
Afin de communiquer sur ses activités institutionnelles, il entend mettre en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Fichier des adresses pour la consultation du «Courrier du Conseil National» en version numérique».
Par conséquent, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, précité, le Conseil National soumet ce traitement à l’avis de la Commission.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité «Permettre la consultation de la version électronique du «Courrier du Conseil National»».
Il s’agit en l’espèce d’un fichier Excel répertoriant les emails des personnes ayant demandé à pouvoir consulter le «Courrier du Conseil National» en version numérique.
Considérant les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, selon lesquelles la finalité du traitement doit être explicite, la Commission décide de reformuler la finalité du traitement comme suit : «Fichier d’adresses pour la consultation du «Courrier du Conseil National» en version numérique».
Par ailleurs, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- gestion de la liste des personnes ayant sollicité la consultation du «Courrier du Conseil National» en version numérique ;
- envoi subséquent d’un email comprenant un lien Internet vers une version interactive de ce document.
Enfin, les personnes concernées sont «les personnes, institutions monégasques et toute personne [faisant une telle] demande».
II. Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission rappelle que «les informations nominatives doivent être […] collectées et traitées loyalement et licitement».
La Commission observe que le traitement dont s’agit a vocation à permettre au Conseil National de diffuser par voie numérique sa publication.
Or elle relève qu’aux termes de l’article 34 de la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l’organisation et le fonctionnement du Conseil National, «L’assemblée ne peut faire, ni publier de proclamation ou d’adresse à la population».
A cet égard, les recherches menées par la Commission au sein de la jurisprudence et de la doctrine monégasque, ainsi que des travaux préparatoires du Conseil National, n’ont pas permis de déterminer avec plus de précision le cadre de cette interdiction légale.
Or il n’appartient nullement à la Commission d’en définir les contours.
Au demeurant, elle rappelle que la Cour Européenne des Droits de l’Homme, interprétant les dispositions de l’article 10 de la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du 4 novembre 1950, a consacré un droit à l’information du public, repris dans une jurisprudence constante (notamment les arrêts SUNDAY TIMES C. ROYAUME-UNI du 26 avril 1979 ; LINGENS C. AUTRICHE du 8 juillet 1986 ; OBSERVER ET GUARDIAN C. ROYAUME-UNI du 26 novembre 1991).
Ainsi, la Cour rappelle régulièrement qu’outre la liberté de diffuser de l’information «s’ajoute le droit, pour le public, d’en recevoir», en particulier lorsque cette information présente un intérêt général (voir l’arrêt SUNDAY TIMES C. ROYAUME-UNI, susvisé), ce qui est le cas du «Courrier du Conseil National» dans la mesure où cette publication présente les activités institutionnelles à la population.
Au vu de ces éléments, le traitement apparaît licite, conformément aux exigences de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique tout d’abord que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées.
En effet, ces dernières ont formulé auprès du Service Communication et Protocole du Conseil National la demande expresse de pouvoir consulter la version numérique du «Courrier du Conseil National». A cette fin, elles ont volontairement communiqué leurs nom, prénom et adresse email, et ont reçu l’information relative au traitement de leurs informations nominatives, comme expliqué au point V de la présente délibération.
De ce fait, la Commission considère effectivement que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soient méconnus les droits et libertés des individus.
A cet égard, la Commission constate en effet que le traitement objet de la présente délibération est nécessaire afin de pouvoir donner suite aux demandes de consultation du «Courrier du Conseil National» en version numérique.
En effet, la liste électorale ne peut licitement servir de fondement à la diffusion de cette publication, la loi n° 839 du 23 février 1968, susvisée, ne prévoyant pas cette possibilité.
En outre, comme indiqué au point V de la présente délibération, les droits et libertés des personnes ne sont pas méconnus.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que le traitement est justifié, conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
Concernant le motif d’intérêt public relevé par le responsable de traitement, la Commission considère qu’il ne permet pas de justifier la constitution d’un fichier d’adresses email, mais plutôt la mise en œuvre du traitement distinct ayant pour finalité l’établissement du «Courrier du Conseil National», qu’il conviendra de soumettre à l’avis de la Commission dans les plus brefs délais.
IV. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : nom, prénom ;
- données d’identification électronique : email.
Elles ont pour origine la personne concernée elle-même, lorsqu’elle demande à pouvoir consulter la version numérique du «Courrier du Conseil National».
La Commission considère que ces informations sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention inscrite dans l’email de confirmation adressé suite à la demande d’inscription à la version numérique du «Courrier du Conseil National», ainsi que dans tous les échanges d’emails subséquents.
Un modèle de cette mention est joint au dossier. La Commission constate que celle-ci comprend l’ensemble des éléments exigés par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée. Elle rappelle toutefois que la finalité du traitement devra être rectifiée, comme indiqué au point I de la présente délibération.
Le responsable de traitement indique en outre qu’une mention d’information est intégrée dans le «Courrier du Conseil National». La Commission constate toutefois que celle-ci est insuffisante en ce qu’elle n’indique pas la finalité du traitement permettant la consultation de cette publication, voire son envoi en version papier.
La Commission demande donc à ce que ladite mention soit complétée en ce sens, et rappelle en outre que tout traitement automatisé qui serait, le cas échéant, exploité par le Conseil National afin de permettre l’envoi à la population de la version papier du «Courrier du Conseil National» devra également être soumis à l’avis de la Commission, préalablement à sa mise en œuvre.
• Sur l’exercice des droits d’accès, de modification et de suppression
La Commission observe que le droit d’accès des personnes peut être exercé par voie postale, courrier électronique ou sur place auprès du Service Communication et Protocole du Conseil National. Le délai de réponse est de 15 jours.
En ce qui concerne les droits de modification, mise à jour et de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés uniquement par courrier électronique.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Le responsable de traitement précise qu’aucun de ses prestataires n’est destinataire des données, objets du traitement.
Le seul destinataire mentionné est le Service Communication et Protocole du Conseil National, qui ne répond pas à la définition de «destinataire» au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, en ce qu’il s’agit d’un service interne agissant sous l’autorité directe du responsable de traitement.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que le traitement dont s’agit ne dispose d’aucun destinataire au sens de ladite loi.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont les membres du Service Communication et Protocole du Conseil National (2 personnes).
Celles-ci disposent de droits d’inscription, de modification ou mise à jour, de suppression, et nécessairement de consultation.
La Commission relève que de tels accès sont justifiés au regard des attributions de ce Service.
Elle ajoute toutefois que dans le cadre de sa mission de maintenance du système informatique du Conseil National, le prestataire peut également être amené à avoir accès au traitement.
Elle en prend donc acte et rappelle que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les droits d’accès du prestataire de service doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de sa mission de maintenance. En outre, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations qu’il contient
La Commission recommande de renforcer la sécurité du fichier Excel par un mot de passe, empêchant ainsi tout accès à son contenu.par une personne non habilitée.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations, objets du traitement, sont conservées un an, cette durée étant renouvelable à la demande de l’intéressé.
La Commission considère que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré
Rappelle que :
- tout traitement automatisé qui serait, le cas échéant, exploité par le Conseil National afin de permettre l’envoi à la population de la version papier du «Courrier du Conseil National» devra également être soumis à l’avis de la Commission préalablement à sa mise en œuvre ;
- les droits d’accès du prestataire de service doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de sa mission de maintenance, et que celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement ;
Demande que :
- la mention d’information intégrée dans le «Courrier du Conseil National» soit complétée, en indiquant la finalité du traitement permettant la consultation ou l’envoi de cette publication ;
- la finalité du traitement soit rectifiée dans la mention figurant dans l’email de confirmation adressé suite à la demande d’inscription à la version numérique du «Courrier du Conseil National», ainsi que dans tous les échanges d’emails subséquents ;
- le traitement ayant pour finalité «Etablissement du «Courrier du Conseil National»» soit soumis à son avis conformément à l’article 7 de la loi n°1.165, modifiée, dans les plus brefs délais ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Conseil National, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Fichier d’adresses pour la consultation du «Courrier du Conseil National» en version numérique».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950, et notamment son article 10 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales ;
Vu la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l’organisation et le fonctionnement du Conseil National ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993,
susvisée ;
Vu l’ordonnance du 15 avril 1911 sur le fonctionnement du Conseil National ;
Vu la demande d’avis déposée par le Conseil National le 27 novembre 2012 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Permettre la consultation de la version électronique du «Courrier du Conseil National»» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 22 janvier 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le Conseil National est une Institution publique consacrée par la Constitution, ainsi que par la loi n° 771 du 25 juillet 1964 et l’ordonnance du 15 avril 1911, susvisées.
Ses services relèvent de l’autorité hiérarchique du Président du Conseil National, dont le fonctionnement est défini par un règlement intérieur soumis au contrôle du Tribunal Suprême.
Ainsi, le Conseil National revêt le statut d’autorité publique au sens de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
Afin de communiquer sur ses activités institutionnelles, il entend mettre en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Fichier des adresses pour la consultation du «Courrier du Conseil National» en version numérique».
Par conséquent, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, précité, le Conseil National soumet ce traitement à l’avis de la Commission.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité «Permettre la consultation de la version électronique du «Courrier du Conseil National»».
Il s’agit en l’espèce d’un fichier Excel répertoriant les emails des personnes ayant demandé à pouvoir consulter le «Courrier du Conseil National» en version numérique.
Considérant les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, selon lesquelles la finalité du traitement doit être explicite, la Commission décide de reformuler la finalité du traitement comme suit : «Fichier d’adresses pour la consultation du «Courrier du Conseil National» en version numérique».
Par ailleurs, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- gestion de la liste des personnes ayant sollicité la consultation du «Courrier du Conseil National» en version numérique ;
- envoi subséquent d’un email comprenant un lien Internet vers une version interactive de ce document.
Enfin, les personnes concernées sont «les personnes, institutions monégasques et toute personne [faisant une telle] demande».
II. Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission rappelle que «les informations nominatives doivent être […] collectées et traitées loyalement et licitement».
La Commission observe que le traitement dont s’agit a vocation à permettre au Conseil National de diffuser par voie numérique sa publication.
Or elle relève qu’aux termes de l’article 34 de la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l’organisation et le fonctionnement du Conseil National, «L’assemblée ne peut faire, ni publier de proclamation ou d’adresse à la population».
A cet égard, les recherches menées par la Commission au sein de la jurisprudence et de la doctrine monégasque, ainsi que des travaux préparatoires du Conseil National, n’ont pas permis de déterminer avec plus de précision le cadre de cette interdiction légale.
Or il n’appartient nullement à la Commission d’en définir les contours.
Au demeurant, elle rappelle que la Cour Européenne des Droits de l’Homme, interprétant les dispositions de l’article 10 de la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du 4 novembre 1950, a consacré un droit à l’information du public, repris dans une jurisprudence constante (notamment les arrêts SUNDAY TIMES C. ROYAUME-UNI du 26 avril 1979 ; LINGENS C. AUTRICHE du 8 juillet 1986 ; OBSERVER ET GUARDIAN C. ROYAUME-UNI du 26 novembre 1991).
Ainsi, la Cour rappelle régulièrement qu’outre la liberté de diffuser de l’information «s’ajoute le droit, pour le public, d’en recevoir», en particulier lorsque cette information présente un intérêt général (voir l’arrêt SUNDAY TIMES C. ROYAUME-UNI, susvisé), ce qui est le cas du «Courrier du Conseil National» dans la mesure où cette publication présente les activités institutionnelles à la population.
Au vu de ces éléments, le traitement apparaît licite, conformément aux exigences de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique tout d’abord que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées.
En effet, ces dernières ont formulé auprès du Service Communication et Protocole du Conseil National la demande expresse de pouvoir consulter la version numérique du «Courrier du Conseil National». A cette fin, elles ont volontairement communiqué leurs nom, prénom et adresse email, et ont reçu l’information relative au traitement de leurs informations nominatives, comme expliqué au point V de la présente délibération.
De ce fait, la Commission considère effectivement que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soient méconnus les droits et libertés des individus.
A cet égard, la Commission constate en effet que le traitement objet de la présente délibération est nécessaire afin de pouvoir donner suite aux demandes de consultation du «Courrier du Conseil National» en version numérique.
En effet, la liste électorale ne peut licitement servir de fondement à la diffusion de cette publication, la loi n° 839 du 23 février 1968, susvisée, ne prévoyant pas cette possibilité.
En outre, comme indiqué au point V de la présente délibération, les droits et libertés des personnes ne sont pas méconnus.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que le traitement est justifié, conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
Concernant le motif d’intérêt public relevé par le responsable de traitement, la Commission considère qu’il ne permet pas de justifier la constitution d’un fichier d’adresses email, mais plutôt la mise en œuvre du traitement distinct ayant pour finalité l’établissement du «Courrier du Conseil National», qu’il conviendra de soumettre à l’avis de la Commission dans les plus brefs délais.
IV. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : nom, prénom ;
- données d’identification électronique : email.
Elles ont pour origine la personne concernée elle-même, lorsqu’elle demande à pouvoir consulter la version numérique du «Courrier du Conseil National».
La Commission considère que ces informations sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention inscrite dans l’email de confirmation adressé suite à la demande d’inscription à la version numérique du «Courrier du Conseil National», ainsi que dans tous les échanges d’emails subséquents.
Un modèle de cette mention est joint au dossier. La Commission constate que celle-ci comprend l’ensemble des éléments exigés par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée. Elle rappelle toutefois que la finalité du traitement devra être rectifiée, comme indiqué au point I de la présente délibération.
Le responsable de traitement indique en outre qu’une mention d’information est intégrée dans le «Courrier du Conseil National». La Commission constate toutefois que celle-ci est insuffisante en ce qu’elle n’indique pas la finalité du traitement permettant la consultation de cette publication, voire son envoi en version papier.
La Commission demande donc à ce que ladite mention soit complétée en ce sens, et rappelle en outre que tout traitement automatisé qui serait, le cas échéant, exploité par le Conseil National afin de permettre l’envoi à la population de la version papier du «Courrier du Conseil National» devra également être soumis à l’avis de la Commission, préalablement à sa mise en œuvre.
• Sur l’exercice des droits d’accès, de modification et de suppression
La Commission observe que le droit d’accès des personnes peut être exercé par voie postale, courrier électronique ou sur place auprès du Service Communication et Protocole du Conseil National. Le délai de réponse est de 15 jours.
En ce qui concerne les droits de modification, mise à jour et de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés uniquement par courrier électronique.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Le responsable de traitement précise qu’aucun de ses prestataires n’est destinataire des données, objets du traitement.
Le seul destinataire mentionné est le Service Communication et Protocole du Conseil National, qui ne répond pas à la définition de «destinataire» au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, en ce qu’il s’agit d’un service interne agissant sous l’autorité directe du responsable de traitement.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que le traitement dont s’agit ne dispose d’aucun destinataire au sens de ladite loi.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont les membres du Service Communication et Protocole du Conseil National (2 personnes).
Celles-ci disposent de droits d’inscription, de modification ou mise à jour, de suppression, et nécessairement de consultation.
La Commission relève que de tels accès sont justifiés au regard des attributions de ce Service.
Elle ajoute toutefois que dans le cadre de sa mission de maintenance du système informatique du Conseil National, le prestataire peut également être amené à avoir accès au traitement.
Elle en prend donc acte et rappelle que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les droits d’accès du prestataire de service doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de sa mission de maintenance. En outre, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations qu’il contient
La Commission recommande de renforcer la sécurité du fichier Excel par un mot de passe, empêchant ainsi tout accès à son contenu.par une personne non habilitée.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations, objets du traitement, sont conservées un an, cette durée étant renouvelable à la demande de l’intéressé.
La Commission considère que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré
Rappelle que :
- tout traitement automatisé qui serait, le cas échéant, exploité par le Conseil National afin de permettre l’envoi à la population de la version papier du «Courrier du Conseil National» devra également être soumis à l’avis de la Commission préalablement à sa mise en œuvre ;
- les droits d’accès du prestataire de service doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de sa mission de maintenance, et que celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement ;
Demande que :
- la mention d’information intégrée dans le «Courrier du Conseil National» soit complétée, en indiquant la finalité du traitement permettant la consultation ou l’envoi de cette publication ;
- la finalité du traitement soit rectifiée dans la mention figurant dans l’email de confirmation adressé suite à la demande d’inscription à la version numérique du «Courrier du Conseil National», ainsi que dans tous les échanges d’emails subséquents ;
- le traitement ayant pour finalité «Etablissement du «Courrier du Conseil National»» soit soumis à son avis conformément à l’article 7 de la loi n°1.165, modifiée, dans les plus brefs délais ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Conseil National, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Fichier d’adresses pour la consultation du «Courrier du Conseil National» en version numérique».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.