Délibération n° 2012-158 du 12 novembre 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le Réseau Régional de Cancérologie oncopaca - Corse, representé en Principauté de Monaco par le Centre Hospitalier Princesse Grace, relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Améliorer la prise en charge des patients atteints de pathologie cancéreuse dans les régions paca, Corse et en Principauté de Monaco en mutualisant des données médico-administratives fiables issues des réunions de concertations pluridisciplinaires ».
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la Recommandation n° R(97) 5 du 13 février 1997 relative à la protection des données médicales ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée;
Vu la délibération n° 2010-49 du 6 décembre 2010 portant avis favorable sur la demande présentée par le Centre Hospitalier Princesse Grace relative au traitement automatisé ayant pour finalité « gérer les informations médicales du patient afin d’assurer sa prise en charge lors de ses venues au CHPG », mis en œuvre le 12 décembre 2010 ;
Vu la demande d’avis déposée le 1er octobre 2012, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, représentant en Principauté de Monaco le Réseau Régional de Cancérologie OncoPACA – Corse situé en France, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Améliorer la prise en charge des patients atteints de pathologie cancéreuse dans les régions PACA, Corse et en Principauté de Monaco en mutualisant des données médico-administratives fiables issues des réunions de concertations pluridisciplinaires»;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives présenté à l’avis de la Commission a pour objet d’exposer le traitement des informations nominatives des patients du Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) communiqués au réseau de santé appelé OncoPACA, tel qu’évoqué dans le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gérer les informations médicales du patient afin d’assurer sa prise en charge lors de ses venues au CHPG», susvisé.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Améliorer la prise en charge des patients atteints de pathologie cancéreuse dans les régions PACA, Corse et en Principauté de Monaco en mutualisant des données médico-administratives fiables issues des réunions de concertations pluridisciplinaires ».
Il concerne les patients pris en charge pour une pathologie cancéreuse dans les régions PACA, Corse et en Principauté de Monaco, ainsi que les médecins acteurs de ce réseau.
La Commission prend acte que les médecins de Monaco auront uniquement accès aux données des patients pour lesquels ils sont cités dans une fiche de RCP comme participant à la prise en charge de ce patient.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- intégrer les fiches patients du CHPG à la base de données régionale OncoPACA, pour les patients ayant consenti au transfert de leurs données par signature d’un consentement ;
- assurer l’accès et l’échange d’informations entre professionnels de santé qui participent à améliorer la qualité de la prise en charge d’un patient au travers de réunions de concertations pluridisciplinaires (RCP);
- consulter les fiches patients pour lesquelles la personne connectée a une habilitation, les exporter, les imprimer ;
- réaliser les statistiques d’activité et d’épidémiologie sur une base anonymisée (sans les éléments d’identité des patients concernés).
Il s’intègre dans la lignée du traitement du réseau de santé tel que soumis à la Commission Nationale Informatique et Liberté en France, conformément à la loi dite Informatique et Liberté.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission constate que le CHPG est membre du réseau de santé français OncoPACA-Corse. Les réseaux de santé ont été créés par la loi française du 4 mars 2002 relative au droit des malades et à la qualité du système de santé. Ils « ont pour objet de favoriser l’accès aux soins, la coordination, la continuité ou l’interdisciplinarité des prises en charge sanitaires, notamment de celles qui sont spécifiques à certaines populations, pathologies ou activités sanitaires. Ils assurent une prise en charge adaptée aux besoins de la personne tant sur le plan de l’éducation à la santé, de la prévention, du diagnostic que des soins. Ils peuvent participer à des actions de santé publique. Ils procèdent à des actions d’évaluation afin de garantir la qualité de leurs services et prestations ».
La Commission relève que les données des patients font l’objet d’une protection spécifique en France, encadrée notamment par le Code de la santé publique. Ainsi, aux termes de l’article L1110-4 de ce Code « Toute personne prise en charge par un professionnel, un établissement, un réseau de santé ou tout autre organisme participant à la prévention et aux soins a droit au respect de sa vie privée et du secret des informations la concernant ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par un motif d’intérêt public ainsi que par le consentement des patients.
Il précise que les objectifs poursuivis par le réseau de santé sont :
- de construire une base de données régionale (Pré-DCC) regroupant les « fiches patients » de décisions pluridisciplinaires pour tous les patients porteurs d’une pathologie cancéreuse ;
- d’améliorer la qualité et la rapidité des échanges d’informations entre professionnels de santé et d’améliorer la transmission des décisions pluridisciplinaires aux médecins traitants des patients ;
- de sécuriser les transmissions et les partages d’informations entre les professionnels de santé, les établissements et les centres de coordination en cancérologie dans les deux régions et en Principauté de Monaco ;
- d’établir des statistiques à partir des données préalablement anonymisées afin de produire les indicateurs d’activité et épidémiologiques notamment celles destinées aux agences régionales de santé ;
- d’anticiper la transmission des informations du patient au futur dossier communicant cancer (DCC).
La Commission relève que, avant toute intégration d’un patient dans le système d’information mis en place, celui-ci doit donner son consentement écrit et exprès, conformément à l’article 12 de la loi n° 1.165, susvisée.
Elle considère donc que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : identifiant du patient, nom, et le cas échant nom marital, prénom, date de naissance, sexe, lieu de naissance ;
- adresses et coordonnées : lieu de résidence ;
- identification de la fiche patient : numéro de RCP et date ;
- identification de l’établissement de soin : dénomination, numéro SIREN, adresse, téléphone, fax ;
- identité des médecins : nom, prénom, téléphone, adresse, adresse électronique et spécialité(s) du médecin référent, des médecin(s) traitant(s), des médecin(s) généraliste(s) et spécialiste(s) ;
- données de santé : motif de la RCP, siège de la tumeur, circonstances de la découverte de la maladie, capacité de vie, statut thérapeutique de la pathologie, phase de la maladie, taille, poids, TMN, informations relatives au(x) prélèvement(s), traitement(s), résultats des échanges et décisions ;
- données d’identification électroniques : identifiant des médecins habilités à avoir accès et clé d’habilitation;
- données de traçabilité : login et données d’horodatage.
Les informations relatives à l’identité ont pour origine le dossier patient du CHPG et les réunions de concertation, à l’exception des données d’identification électroniques attribuées par le réseau OncoPACA et des données d’horodatage issues du système d’information.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées, patients et médecins, est réalisée par le biais d’un document spécifique et d’une mention particulière intégrée dans un document remis à l’intéressé.
Après analyse de la mention d’information figurant sur les documents susmentionnés, elle considère que les modalités d’information préalables des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, courrier électronique et sur appel téléphonique auprès du médecin référent en Principauté notamment et/ou auprès du responsable de traitement. Le délai de réponse est de 8 jours ouvrables.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès aux informations sont :
- les médecins participant à la prise en charge du patient concerné par la fiche accédée dont le médecin est référent en France et à Monaco;
- les professionnels de santé (dont coordonnateurs) participant à la réunion de concertation pluridisciplinaire du CHPG où a été présentée la fiche accédée en France et à Monaco ;
- le personnel ayant reçu une délégation d’un médecin habilité pour la fiche accédé, en France et à Monaco ;
- le médecin responsable du Département d’Information Médicale du CHPG ;
- le pharmacien du CHPG ;
- le coordinateur du centre de coordination du CHPG à Monaco ;
- le médecin administrateur de la base de données en France ;
- le médecin référent du patient ;
- les médecins coordonnateurs des RCP.
Le réseau OncoPACA précède à des échanges de données avec des organismes partenaires dans un but de recherche ou d’observation en santé publique, dans le respect des règles fixées par le Code de la santé publique français, des observations ou recommandations de la CNIL, du CCTIRS ou du Ministère de la Santé français.
La Commission considère que les accès et communications seront réalisés conformément à la législation.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées jusqu’au terme de la prise en charge du patient puis archivées conformément à la législation française en vigueur, environ 10 ans à compter de la clôture de la fiche du patient.
Les données sont susceptibles d’être totalement anonymisées afin d’être utilisées à des fins scientifiques et statistiques.
La Commission considère que la durée de conservation est adéquate au regard de la finalité du traitement.
Après en avoir délibéré,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Réseau Régional de Cancérologie OncoPACA – Corse, représenté en Principauté par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé ayant pour finalité « Améliorer la prise en charge des patients atteints de pathologie cancéreuse dans les régions PACA, Corse et en Principauté de Monaco en mutualisant des données médico-administratives fiables issues des réunions de concertations pluridisciplinaires ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la Recommandation n° R(97) 5 du 13 février 1997 relative à la protection des données médicales ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée;
Vu la délibération n° 2010-49 du 6 décembre 2010 portant avis favorable sur la demande présentée par le Centre Hospitalier Princesse Grace relative au traitement automatisé ayant pour finalité « gérer les informations médicales du patient afin d’assurer sa prise en charge lors de ses venues au CHPG », mis en œuvre le 12 décembre 2010 ;
Vu la demande d’avis déposée le 1er octobre 2012, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, représentant en Principauté de Monaco le Réseau Régional de Cancérologie OncoPACA – Corse situé en France, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Améliorer la prise en charge des patients atteints de pathologie cancéreuse dans les régions PACA, Corse et en Principauté de Monaco en mutualisant des données médico-administratives fiables issues des réunions de concertations pluridisciplinaires»;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives présenté à l’avis de la Commission a pour objet d’exposer le traitement des informations nominatives des patients du Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) communiqués au réseau de santé appelé OncoPACA, tel qu’évoqué dans le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gérer les informations médicales du patient afin d’assurer sa prise en charge lors de ses venues au CHPG», susvisé.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Améliorer la prise en charge des patients atteints de pathologie cancéreuse dans les régions PACA, Corse et en Principauté de Monaco en mutualisant des données médico-administratives fiables issues des réunions de concertations pluridisciplinaires ».
Il concerne les patients pris en charge pour une pathologie cancéreuse dans les régions PACA, Corse et en Principauté de Monaco, ainsi que les médecins acteurs de ce réseau.
La Commission prend acte que les médecins de Monaco auront uniquement accès aux données des patients pour lesquels ils sont cités dans une fiche de RCP comme participant à la prise en charge de ce patient.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- intégrer les fiches patients du CHPG à la base de données régionale OncoPACA, pour les patients ayant consenti au transfert de leurs données par signature d’un consentement ;
- assurer l’accès et l’échange d’informations entre professionnels de santé qui participent à améliorer la qualité de la prise en charge d’un patient au travers de réunions de concertations pluridisciplinaires (RCP);
- consulter les fiches patients pour lesquelles la personne connectée a une habilitation, les exporter, les imprimer ;
- réaliser les statistiques d’activité et d’épidémiologie sur une base anonymisée (sans les éléments d’identité des patients concernés).
Il s’intègre dans la lignée du traitement du réseau de santé tel que soumis à la Commission Nationale Informatique et Liberté en France, conformément à la loi dite Informatique et Liberté.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission constate que le CHPG est membre du réseau de santé français OncoPACA-Corse. Les réseaux de santé ont été créés par la loi française du 4 mars 2002 relative au droit des malades et à la qualité du système de santé. Ils « ont pour objet de favoriser l’accès aux soins, la coordination, la continuité ou l’interdisciplinarité des prises en charge sanitaires, notamment de celles qui sont spécifiques à certaines populations, pathologies ou activités sanitaires. Ils assurent une prise en charge adaptée aux besoins de la personne tant sur le plan de l’éducation à la santé, de la prévention, du diagnostic que des soins. Ils peuvent participer à des actions de santé publique. Ils procèdent à des actions d’évaluation afin de garantir la qualité de leurs services et prestations ».
La Commission relève que les données des patients font l’objet d’une protection spécifique en France, encadrée notamment par le Code de la santé publique. Ainsi, aux termes de l’article L1110-4 de ce Code « Toute personne prise en charge par un professionnel, un établissement, un réseau de santé ou tout autre organisme participant à la prévention et aux soins a droit au respect de sa vie privée et du secret des informations la concernant ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par un motif d’intérêt public ainsi que par le consentement des patients.
Il précise que les objectifs poursuivis par le réseau de santé sont :
- de construire une base de données régionale (Pré-DCC) regroupant les « fiches patients » de décisions pluridisciplinaires pour tous les patients porteurs d’une pathologie cancéreuse ;
- d’améliorer la qualité et la rapidité des échanges d’informations entre professionnels de santé et d’améliorer la transmission des décisions pluridisciplinaires aux médecins traitants des patients ;
- de sécuriser les transmissions et les partages d’informations entre les professionnels de santé, les établissements et les centres de coordination en cancérologie dans les deux régions et en Principauté de Monaco ;
- d’établir des statistiques à partir des données préalablement anonymisées afin de produire les indicateurs d’activité et épidémiologiques notamment celles destinées aux agences régionales de santé ;
- d’anticiper la transmission des informations du patient au futur dossier communicant cancer (DCC).
La Commission relève que, avant toute intégration d’un patient dans le système d’information mis en place, celui-ci doit donner son consentement écrit et exprès, conformément à l’article 12 de la loi n° 1.165, susvisée.
Elle considère donc que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : identifiant du patient, nom, et le cas échant nom marital, prénom, date de naissance, sexe, lieu de naissance ;
- adresses et coordonnées : lieu de résidence ;
- identification de la fiche patient : numéro de RCP et date ;
- identification de l’établissement de soin : dénomination, numéro SIREN, adresse, téléphone, fax ;
- identité des médecins : nom, prénom, téléphone, adresse, adresse électronique et spécialité(s) du médecin référent, des médecin(s) traitant(s), des médecin(s) généraliste(s) et spécialiste(s) ;
- données de santé : motif de la RCP, siège de la tumeur, circonstances de la découverte de la maladie, capacité de vie, statut thérapeutique de la pathologie, phase de la maladie, taille, poids, TMN, informations relatives au(x) prélèvement(s), traitement(s), résultats des échanges et décisions ;
- données d’identification électroniques : identifiant des médecins habilités à avoir accès et clé d’habilitation;
- données de traçabilité : login et données d’horodatage.
Les informations relatives à l’identité ont pour origine le dossier patient du CHPG et les réunions de concertation, à l’exception des données d’identification électroniques attribuées par le réseau OncoPACA et des données d’horodatage issues du système d’information.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées, patients et médecins, est réalisée par le biais d’un document spécifique et d’une mention particulière intégrée dans un document remis à l’intéressé.
Après analyse de la mention d’information figurant sur les documents susmentionnés, elle considère que les modalités d’information préalables des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, courrier électronique et sur appel téléphonique auprès du médecin référent en Principauté notamment et/ou auprès du responsable de traitement. Le délai de réponse est de 8 jours ouvrables.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès aux informations sont :
- les médecins participant à la prise en charge du patient concerné par la fiche accédée dont le médecin est référent en France et à Monaco;
- les professionnels de santé (dont coordonnateurs) participant à la réunion de concertation pluridisciplinaire du CHPG où a été présentée la fiche accédée en France et à Monaco ;
- le personnel ayant reçu une délégation d’un médecin habilité pour la fiche accédé, en France et à Monaco ;
- le médecin responsable du Département d’Information Médicale du CHPG ;
- le pharmacien du CHPG ;
- le coordinateur du centre de coordination du CHPG à Monaco ;
- le médecin administrateur de la base de données en France ;
- le médecin référent du patient ;
- les médecins coordonnateurs des RCP.
Le réseau OncoPACA précède à des échanges de données avec des organismes partenaires dans un but de recherche ou d’observation en santé publique, dans le respect des règles fixées par le Code de la santé publique français, des observations ou recommandations de la CNIL, du CCTIRS ou du Ministère de la Santé français.
La Commission considère que les accès et communications seront réalisés conformément à la législation.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées jusqu’au terme de la prise en charge du patient puis archivées conformément à la législation française en vigueur, environ 10 ans à compter de la clôture de la fiche du patient.
Les données sont susceptibles d’être totalement anonymisées afin d’être utilisées à des fins scientifiques et statistiques.
La Commission considère que la durée de conservation est adéquate au regard de la finalité du traitement.
Après en avoir délibéré,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Réseau Régional de Cancérologie OncoPACA – Corse, représenté en Principauté par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé ayant pour finalité « Améliorer la prise en charge des patients atteints de pathologie cancéreuse dans les régions PACA, Corse et en Principauté de Monaco en mutualisant des données médico-administratives fiables issues des réunions de concertations pluridisciplinaires ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.