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Délibération n° 2012-147 du 22 octobre 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant recommandation sur les délais de conservation des informations nominatives se rapportant a la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption

  • No. Journal 8093
  • Date of publication 02/11/2012
  • Quality 97.61%
  • Page no. 2256
Vu la Constitution ;
Vu la Convention du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981, ainsi que son Protocole additionnel du 8 novembre 2001 ;
Vu la loi n° 1.362 du 3 août 2009 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.318 du 3 août 2009 fixant les conditions d’application de la loi n° 1.362 du 3 août 2009 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption ;
Vu les Codes pénal et de procédure pénale ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption est un enjeu prioritaire pour l’ensemble de la communauté internationale et des institutions spécialisées compétentes pour en connaître.
A Monaco, la loi n° 1.362 du 3 août 2009 et les textes pris en son application permettent aux autorités compétentes de lutter contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption avec le soutien des organismes et personnes visés aux articles 1er et 2 qui «concourent pleinement à l’application de [ladite] loi par l’identification de tous les actes de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme ou de corruption», selon son article préliminaire alinéa 3ème.
De manière générale, les impératifs de cette loi portent sur des obligations d’identification et de vérification de l’identité des clients, de leurs mandataires et des bénéficiaires économiques effectifs dans le cadre d’une relation d’affaires, sur des obligations de vigilance à l’égard des relations d’affaires et des opérations ou transactions, sur des obligations de surveillance des opérations et transactions réalisées pour le compte ou à destination de leur relation d’affaires.
Afin de répondre à leurs obligations, les organismes et personnes visés aux articles 1er et 2 de loi n° 1.362 doivent arrêter et mettre en œuvre une politique et des procédures adaptées qui leur permettront, le cas échéant, «de prouver que l’étendue des mesures qu’ils prennent est adaptée» à ce risque, conformément à l’article 11 alinéa 2 de la même loi.
A cet égard, de nombreux responsables de traitements, soumis aux dispositions de cette loi, se sont rapprochés de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives pour connaître les délais de conservation devant figurer dans les traitements d’informations nominatives exploités dans le respect de cette finalité. Il s’agit d’une question aux enjeux considérables concernant des responsables de traitements en attente de sécurité juridique.
Face à cette demande légitime des premiers acteurs de la lutte contre ce type de délinquance financière, la CCIN souhaite préciser, comme l’y autorise l’article 2 de la loi n° 1.165, modifiée, les délais de conservation des informations se rapportant à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption.
Dès lors, la Commission rappelle que conformément à l’article 1er de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, les traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ne doivent pas porter atteinte aux libertés et droits fondamentaux consacrés par le titre III de la Constitution.
A cet effet, la loi n° 1.165 dispose, aux termes de ses articles 10-1 et 10-2, que les informations nominatives ne peuvent être «conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées [que] pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées ou pour laquelle elles seront traitées ultérieurement», développant les principes relatifs à la qualité des informations nominatives et aux conditions de licéité des traitements.
Or, la loi n° 1.362 pose des durées a minima de conservation des informations, alors que la loi n° 1.165 en impose des durées maximales. Ceci constitue l’axe de la réflexion que la Commission a entendu mener dans les présents développements.
En outre, la Commission rappelle que ces traitements ne peuvent être mis en œuvre à d’autres fins que celles de la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption. En conséquence, les délais de conservation des informations nominatives développés ci-après se rapportent aux traitements automatisés mis en œuvre à cette fin.
Enfin, se référant aux dispositions de la loi n° 1.362 et à ses objectifs, aux informations nominatives que les organismes et personnes concernées sont susceptibles de traiter sur les personnes visées par le texte, la Commission considère que ces traitements automatisés d’informations nominatives entrent dans le champ d’application de l’article 11-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
I. Sur la durée de conservation des informations exploitées par les organismes et personnes visés aux articles 1er et 2 de la loi n° 1.362 précitée
A. Le principe
L’article 10 de la loi n° 1.362 susvisée dispose que :
«Les organismes et les personnes visés aux articles premier et 2 sont tenus de :
- conserver pendant cinq ans au moins, après avoir mis fin aux relations avec leurs clients habituels ou occasionnels désignés à l’article 3, une copie de tous les documents probants ayant successivement servi à l’identification et à la vérification de l’identité, ainsi que de tous les documents recueillis ayant permis l’identification prescrite à l’article 5 ;
- conserver pendant une période d’au moins cinq ans à partir de l’exécution des opérations, une copie des enregistrements, des livres de comptes, de la correspondance commerciale et des documents relatifs aux opérations effectuées de façon à pouvoir les reconstituer précisément ;
- enregistrer les opérations effectuées de manière à pouvoir répondre aux demandes de renseignements visées à l’article 27, dans le délai prescrit ;
- être en mesure de répondre de manière rapide et complète à toute demande d’information du Service d’Information et de Contrôle sur les Circuits Financiers tendant à déterminer s’ils entretiennent ou ont entretenu au cours des cinq années précédentes une relation d’affaires avec une personne physique ou morale donnée et la nature de cette relation ;
- le Service d’Information et de Contrôle sur les Circuits Financiers [SICCFIN] peut demander la prorogation des délais de conservation dans le cadre d’une investigation en cours».
A cet égard, la Commission relève que la durée de conservation des informations nominatives traitées dépend de la nature de l’obligation mise à la charge de l’organisme concerné.
B. Sur les informations relatives à la connaissance du client et au devoir de vigilance constante
La Commission estime que la conservation des informations nominatives traitées à des fins d’identification et de vérification de l’identité d’un client, ne doit pas excéder 5 ans après la fin de la relation d’affaires. Dans une délibération n° 2012-49 du 2 avril 2012 relative à un traitement se rapportant à l’identification et la connaissance des clients, elle a décidé que «les informations collectées et exploitées à Monaco seront conservées 5 ans après la fin de la relation d’affaires».
C. Sur les informations relatives à la demande de renseignement du SICCFIN
Le 4ème tiret de l’article 10 de la loi n° 1.362 prescrit aux organismes et personnes visés aux articles 1er et 2 «d’être en mesure de répondre [à toute demande d’information du SICCFIN] tendant à déterminer s’ils entretiennent ou ont entretenu au cours des 5 dernières années précédentes une relation d’affaires avec une personne physique ou morale donnée et la nature de cette relation».
Dans un traitement ayant pour finalité «la gestion des demandes d’informations du SICCFIN», la Commission a pu décider, dans une délibération n° 2011-61 du 4 juillet 2011, d’une part que «[les] informations sont conservées 5 ans après la demande d’information» et d’autre part, que «seules sont conservées durablement les informations se rapportant à des personnes physiques ou morales et entité connues [du responsable de traitement] et soumises aux dispositions de la loi n° 1.362».
D. Sur les informations relatives à la déclaration de soupçon
1) En l’absence de transmission du rapport du SICCFIN au Procureur
La Commission constate que l’article 10 de la loi n° 1.362 précitée ne mentionne expressément aucune durée de conservation s’agissant des déclarations de soupçons.
Dans une délibération n° 2011-56 du 4 juillet 2011 relative à un traitement ayant pour finalité «la gestion des déclarations de soupçon», la Commission a décidé que la conservation des informations «5 ans après la déclaration [demeurée sans suites de la part SICCFIN]» était une durée en adéquation avec les dispositions de l’article 10 de la loi n° 1.362.
2) En cas de transmission du rapport du SICCFIN au Procureur
Conformément aux articles 15 et 16 de la loi n° 1.362 précitée, le SICCFIN procède à l’examen des déclarations de soupçon et aux demandes de renseignements émanant des services étrangers compétents. Lorsqu’apparaît «un risque sérieux de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme ou de corruption», il établit un rapport qui est transmis au Procureur Général «accompagné de tout document pertinent, à l’exception de la déclaration elle-même qui ne doit figurer en aucun cas dans les pièces de procédure, sous peine des sanctions prévues à l’article 308 du Code pénal».
Par ailleurs, conformément à l’alinéa 3 de l’article 16 de la loi n° 1.362 précitée, «lorsque le [SICCFIN] saisit le Procureur Général, il en informe l’organisme ou la personne qui a effectué la déclaration».
La Commission constate également que l’article 27 in fine prévoit que «le Procureur Général informe le Service des décisions, des jugements et des ordonnances de non-lieu rendues conséquemment à la transmission des rapports prévus à l’article 16».
Considérant que les informations nominatives doivent être tenues à jour par le responsable de traitement, la Commission relève que les informations afférentes à une affaire pour laquelle une décision judiciaire définitive serait intervenue n’ont plus à figurer dans les traitements automatisés des établissements concernés.
Par conséquent, elle recommande que les établissements devront supprimer les informations portant sur des soupçons d’activités illicites dans un délai de 6 mois après avoir été informés par le SICCFIN de l’existence d’une décision judiciaire devenue définitive.
A cet égard, la Commission appelle l’attention du SICCFIN sur la nécessité de délivrer cette information aux responsables de traitements dans les meilleurs délais.
II. Sur l’impossibilité de conserver des informations sur des personnes non visées par la loi n° 1.362
La Commission observe que l’article 3 alinéa 1er de la loi n° 1.362 dispose que :
«Les organismes et les personnes visés aux articles 1er et 2 doivent, lorsqu’ils nouent une relation d’affaires, identifier leurs clients habituels ainsi que leurs mandataires et vérifier les identités de chacun d’entre eux au moyen d’un document probant, dont ils conservent copie».
Elle relève par ailleurs que l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 2.318 du 3 août 2009 fixant les conditions d’application de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, précitée, indique que :
«Une relation d’affaires est nouée au sens de l’article 3, de la loi lorsque :
- un professionnel et un client concluent un contrat en exécution duquel plusieurs opérations successives seront réalisées entre eux pendant une durée déterminée ou indéterminée, ou qui créent des obligations continues ;
- un client sollicite de manière régulière et répétée l’intervention d’un même professionnel pour la réalisation d’opérations financières distinctes et successives».
A cet égard, la Commission a déjà eu l’occasion de relever dans une délibération n° 2011-61 du 4 juillet 2011 qu’un traitement ayant pour finalité «la gestion des demandes d’information du SICCFIN ne peut avoir pour finalité que de répondre aux demandes d’informations du SICCFIN relatives à des personnes physiques ou morales et entités connues [du responsable de traitement] et soumises aux dispositions de la loi n° 1.362».
Après en avoir délibéré,
Rappelle que les durées de conservation des informations nominatives exploitées dans les traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives mis en œuvre à des fins de lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption doivent respecter les principes consacrés par la présente délibération.


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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