Délibération n° 2012-116 du 16 juillet 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par La Poste Monaco relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des procurations des particuliers»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste Monaco le 25 juin 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des procurations des particuliers» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste Monaco une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste Monaco soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des procurations des particuliers».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des procurations des particuliers».
Il a pour dénomination «PROC».
Les personnes concernées sont les employés et les clients de La Poste Monaco.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- référencer les procurations individuelles déposées par les particuliers pour le retrait de leur courrier ou de leur colis ;
- permettre au mandataire d’effectuer en nom et place du mandant les opérations telles que le retrait au bureau de Poste ou la réception au domicile du mandant les envois distribués par La Poste (courriers ordinaires, recommandés, presse, colis, Chronopost…) ;
- percevoir les mandats de toute catégorie à l’exception de ceux revêtus de la mention «ne payer qu’en main propre» ;
- éditer différents listings.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que le traitement ne fait l’objet d’aucune interconnexion avec un autre. La Commission prend acte de ces déclarations.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste Monaco exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, ainsi que toute activité sous-jacente permettant le bon fonctionnement des services de La Poste à Monaco - telle que la «Gestion des procurations des particuliers», constituant le traitement objet de la présente délibération.
Dans le cadre de ce traitement, La Poste Monaco collecte des données nominatives permettant, notamment, de faciliter la distribution ainsi que la récupération du courrier des clients dans les conditions fixées par contrat.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées, ainsi que par l’exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles avec la personne concernée.
A cet égard, la Commission relève que ce traitement permet d’assurer la gestion des procurations individuelles souscrites en Principauté de Monaco.
Elle considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : qualité, nom, prénom du mandant et du mandataire ;
- adresses et coordonnées : adresse géographique ;
- données d’identification électronique : numéro d’enregistrement ;
- données diverses : date de saisie, particularités (lettre recommandée ou toutes opérations), numéro de tournée lettre et colis, bureau d’instance.
Enfin, les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique effectuée par l’employé affecté au Service Distribution. Les informations collectées proviennent du client lui-même. Le numéro d’enregistrement est généré automatiquement par le système.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
D’après le responsable de traitement, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne.
La Commission considère que l’information des personnes concernées est effectuée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. Les droits de modification, mise à jour ou suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
Le délai de réponse est de 15 jours ouvrables.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- les agents du Service Informatique (tous droits) ;
- l’employé affecté au Service Distribution (tous droits) ;
- les quinze personnes affectées au guichet (consultation uniquement) ;
- le prestataire pour la maintenance du système (France).
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Elle considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées jusqu’à révocation de la procuration.
La Commission considère que ce délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré
Rappelle que les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des procurations des particuliers».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste Monaco le 25 juin 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des procurations des particuliers» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste Monaco une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste Monaco soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des procurations des particuliers».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des procurations des particuliers».
Il a pour dénomination «PROC».
Les personnes concernées sont les employés et les clients de La Poste Monaco.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- référencer les procurations individuelles déposées par les particuliers pour le retrait de leur courrier ou de leur colis ;
- permettre au mandataire d’effectuer en nom et place du mandant les opérations telles que le retrait au bureau de Poste ou la réception au domicile du mandant les envois distribués par La Poste (courriers ordinaires, recommandés, presse, colis, Chronopost…) ;
- percevoir les mandats de toute catégorie à l’exception de ceux revêtus de la mention «ne payer qu’en main propre» ;
- éditer différents listings.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que le traitement ne fait l’objet d’aucune interconnexion avec un autre. La Commission prend acte de ces déclarations.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste Monaco exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, ainsi que toute activité sous-jacente permettant le bon fonctionnement des services de La Poste à Monaco - telle que la «Gestion des procurations des particuliers», constituant le traitement objet de la présente délibération.
Dans le cadre de ce traitement, La Poste Monaco collecte des données nominatives permettant, notamment, de faciliter la distribution ainsi que la récupération du courrier des clients dans les conditions fixées par contrat.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées, ainsi que par l’exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles avec la personne concernée.
A cet égard, la Commission relève que ce traitement permet d’assurer la gestion des procurations individuelles souscrites en Principauté de Monaco.
Elle considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : qualité, nom, prénom du mandant et du mandataire ;
- adresses et coordonnées : adresse géographique ;
- données d’identification électronique : numéro d’enregistrement ;
- données diverses : date de saisie, particularités (lettre recommandée ou toutes opérations), numéro de tournée lettre et colis, bureau d’instance.
Enfin, les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique effectuée par l’employé affecté au Service Distribution. Les informations collectées proviennent du client lui-même. Le numéro d’enregistrement est généré automatiquement par le système.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
D’après le responsable de traitement, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne.
La Commission considère que l’information des personnes concernées est effectuée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. Les droits de modification, mise à jour ou suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
Le délai de réponse est de 15 jours ouvrables.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- les agents du Service Informatique (tous droits) ;
- l’employé affecté au Service Distribution (tous droits) ;
- les quinze personnes affectées au guichet (consultation uniquement) ;
- le prestataire pour la maintenance du système (France).
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Elle considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées jusqu’à révocation de la procuration.
La Commission considère que ce délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré
Rappelle que les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des procurations des particuliers».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.