Délibération n° 2012-94 du 25 juin 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le ministre d’etat relative à la mise en œuvre par la direction de la sûreté publique d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Informatisation de la main courante avec mise en réseau»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée par l’ordonnance souveraine n° 3.717 du 28 mars 2012 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2005-17 du 3 octobre 2005 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique du traitement automatisé ayant pour finalité «Informatisation de la main courante avec mise en réseau», constatant le caractère incomplet de la demande et invitant le responsable de traitement à fournir les éléments complémentaires requis par la loi ;
Vu la délibération n° 2007-18 du 19 février 2007 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique du traitement automatisé ayant pour finalité «Informatisation de la main courante avec mise en réseau» ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Ministre d’Etat le 30 mars 2012 concernant le traitement automatisé ayant pour finalité «Informatisation de la main courante avec mise en réseau» de la Direction de la Sûreté Publique ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 25 juin 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée, «La Direction de la Sûreté Publique est chargée, sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Conseiller de Gouvernement pour l’Intérieur, d’assurer les missions de préservation de la sécurité et de tranquillité publiques, de renseignement et d’information. Elle assure également les missions de police judiciaire, dans les conditions définies par la loi».
Dans ce cadre, la Direction de la Sûreté Publique (DSP) exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Informatisation de la main courante avec mise en réseau», mis en œuvre après avis favorable de la Commission par délibération n° 2007-18 du 19 février 2007.
Cette délibération comprenait toutefois un certain nombre de réserves et d’observations.
Aujourd’hui, afin de prendre en compte ces remarques, et de mettre à jour le traitement au regard des dispositions nouvelles de l’article 11-1 de la loi n° 1.165, modifiée, le Ministre d’Etat soumet à la Commission une demande d’avis modificative, en application de l’article 9 de la loi n° 1.165, modifiée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement demeure inchangée. Il est dénommé «main courante».
Il a pour fonctionnalités :
- «le recueil et la consultation des comptes-rendus consignés à l’issue des interventions diverses des services de police, ainsi que des déclarations spontanées faites par les administrés hors dépôt de plainte» ;
- la conduite de «recherches concernant la survenance et les détails d’un événement qui y a été consigné», afin éventuellement de «servir de base à des investigations judiciaires diligentées par les fonctionnaires habilitées» ;
- l’établissement de «statistiques concernant des évènements précis (accidents de la circulation, nuisances, etc.)» ;
- le reporting de «l’implantation [des] personnels en service» par le «Chef de Poste».
Ainsi, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Les personnes concernées sont «toute personne ayant été concernée par une intervention de police ayant fait l’objet d’une mention «main courante».
A l’analyse du dossier, la Commission relève toutefois que sont également concernés par le traitement, au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, les personnels de police ayant procédé à la création d’une mention dans le traitement. Elle en prend donc acte.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission relève tout d’abord qu’aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 765, modifiée, «La Direction de la Sûreté Publique est chargée (…) d’assurer les missions de préservation de la sécurité et de tranquillité publiques, de renseignement et d’information».
En outre, l’article 1-1 de ladite ordonnance dispose que «La mission de préservation de la sécurité et de la tranquillité publiques a pour objet l’exécution des lois, la protection des personnes et des biens, ainsi que la prévention des troubles à l’ordre public ».
Enfin, l’article 45 du Code de procédure pénale, «[les APJ et OPJ] consignent, dans des rapports ou des procès-verbaux qu’ils rédigent à cet effet sur le champ, la nature et les circonstances des crimes, des délits et des contraventions, le temps et le lieu où ils ont été commis, les preuves et les indices à la charge de ceux qui en sont les auteurs présumés».
La Commission constate que le traitement permet la consignation de comptes-rendus d’activités légalement conférées à la DSP.
Ainsi, elle considère que le traitement est licite, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle réitère toutefois sa demande, déjà formulée dans ses délibérations n° 2005-17 du 3 octobre 2005 et n° 2007-18 du 19 février 2007, que soit adopté un cadre juridique approprié permettant de déterminer l’objet et le contenu de la main courante mis en œuvre par la DSP.
• Sur la justification
Le responsable de traitement considère que ce traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement.
Toutefois, il ne relève aucun fondement légal ou réglementaire à l’appui de cette justification. Il n’existe en effet aucun texte à Monaco imposant la mise en œuvre du traitement automatisé dont s’agit. La Commission considère donc que cette justification n’est pas appropriée en l’espèce.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que ce traitement est justifié par un motif d’intérêt public. Toutefois, la Commission considère que l’information de la main courante ne revêt pas d’intérêt public.
En revanche, elle estime que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, à savoir la traçabilité et la centralisation des activités et actions de police en vue d’un fonctionnement optimisé des services de la DSP.
Ainsi, elle considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur l’application de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée
Le responsable de traitement indique que le traitement «intéresse la sécurité publique», «est relatif à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté» et «a pour objet la prévention, la recherche, la constatation ou la poursuite des infractions pénales ou l’exécution des condamnations pénales ou des mesures de sûreté» au sens de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.
A cet égard, il rappelle en effet que «la main courante informatique permet de recueillir les comptes-rendus des diverses interventions effectuées par les services de police, dans l’accomplissement [des] missions [de prévention, de recherche et de constatation d’infractions]. (…) Les évènements pour lesquels l’intervention de la Sûreté Publique est sollicitée peuvent être en rapport avec des condamnations ou des mesures de sûreté. (…) Ils peuvent aussi être relatifs à la constatation d’une infraction (…) ou bien à une procédure en cours».
Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement objet de la présente délibération entre effectivement dans le cadre des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les informations traitées
Aux termes de la demande d’avis, les informations objets du présent traitement sont les suivantes :
- identité : nom, prénom, nom de jeune fille, date et lieu de naissance, nationalité ;
- situation de famille : marié, célibataire, divorcé ;
- coordonnées : adresse et coordonnées téléphoniques ;
- vie professionnelle : emploi/ profession ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : nature des faits constatés ou dénoncés, procédures en cours, ordonnances ou mandats de justice, déferrements ;
- intervention : motif, date, heure et lieu, circonstances ;
- rédacteur de la mention : identité du fonctionnaire intervenant.
La Commission relève que les données sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que les données relatives à l’identité, la situation de famille, les coordonnées ou la profession ont pour origine le «fonctionnaire étant intervenu ou la personne concernée par l’évènement».
Les informations relatives aux infractions, condamnations (…) ainsi qu’à l’intervention elle-même relève du «fonctionnaire inscrivant la mention», c’est-à-dire le personnel de police dûment habilité qui crée la fiche de main courante dans le traitement.
De ce fait, son identité est ensuite automatiquement enregistrée par le système, lorsque le membre du personnel susmentionné se connecte au traitement via un identifiant et mot de passe personnel.
V. Sur les droits des personnes concernées
Comme indiqué au point III de la présente délibération, la Commission constate que le traitement entre dans le cadre des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par conséquent, les dispositions des articles 13 et 15 relatifs au droit d’accès, et 14 relatif au droit d’information, ne lui sont pas applicables.
VI. Sur les destinataires des informations
Le responsable de traitement n’indique aucun destinataire des données exploitées dans le cadre du traitement.
Toutefois, il précise ultérieurement que «la copie d’une mention de la main courante ne peut être sollicitée que par la personne ayant demandé qu’elle soit rédigée ou par ses représentants légaux, qu’il s’agisse de la famille ou d’un conseil. Cette demande s’effectue auprès du Parquet général, lequel accorde ou refuse la délivrance de la copie de mention».
La Commission en prend donc acte.
VII. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que «tous les fonctionnaires de police peuvent, au moyen de leur session personnelle, inscrire et consulter une mention dans la main courante informatique».
Toutefois, et de manière contradictoire, il est ultérieurement précisé que «l’habilitation n’est pas systématique et est délivrée par le Directeur de la Sûreté Publique, et réservée aux seuls fonctionnaires de police».
Or la Commission rappelle qu’aux termes de l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée, le responsable de traitement est tenu de «déterminer nominativement la liste de personnes autorisées qui ont seules accès, pour les stricts besoins de l’accomplissement de leurs missions, aux (…) informations traitées».
Ces missions devront être juridiquement fondées. A cet égard, la Commission rappelle que seuls les officiers et agents de police judiciaire sont habilités à dresser tous rapports et procès-verbaux afférents aux crimes, délits ou contraventions qu’ils constatent, en application de l’article 45 du Code de procédure pénale.
Les éléments relatifs à ces interventions de police judiciaire ne pourront donc être consignés dans le traitement dont s’agit, et consultés, que par ces mêmes personnes, dans le cadre de leurs missions légalement conférées.
Enfin, la Commission prend acte que « Les informaticiens de la DSP ont une habilitation d’exercer la maintenance ».
VIII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
IX. Sur la durée de conservation
La durée de conservation des données a été modifiée. En effet, dans le cadre de ses précédentes délibérations n° 2005-17 et n° 2007-18, la Commission avait constaté que celle-ci était de 5 ans, avec effacement le 1er janvier de chaque année.
Or le responsable de traitement affirme désormais que les données sont conservées 10 ans à compter de leur inscription dans le traitement.
Considérant l’absence de nouvelle fonctionnalité du traitement susceptible de justifier cet allongement de la durée de conservation des données, la Commission estime qu’il convient de maintenir la durée de conservation initialement prévue par la DSP et estimée proportionnée par la Commission dans le cadre des délibérations précitées.
Après en avoir délibéré,
Constate que ce traitement relève des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Rappelle qu’aux termes de l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée, le responsable de traitement est tenu de «déterminer nominativement la liste de personnes autorisées qui ont seules accès, pour les stricts besoins de l’accomplissement de leurs missions, aux (…) informations traitées» ;
Qu’en conséquence les éléments relatifs aux interventions de police judiciaire ne pourront être consignés dans le traitement et consultés que par des officiers ou agents de police judiciaire dans le cadre de leurs missions légalement conférées ;
Demande que la durée de conservation des données soit maintenue à 5 ans à compter de la durée d’inscription des données ;
Réitère sa demande, déjà formulée dans ses délibérations n° 2005-17 du 3 octobre 2005 et n° 2007-18 du 19 février 2007, que soit adopté un cadre juridique approprié permettant de déterminer l’objet et le contenu de la main courante de la DSP.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Informatisation de la main courante avec mise en réseau».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée par l’ordonnance souveraine n° 3.717 du 28 mars 2012 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2005-17 du 3 octobre 2005 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique du traitement automatisé ayant pour finalité «Informatisation de la main courante avec mise en réseau», constatant le caractère incomplet de la demande et invitant le responsable de traitement à fournir les éléments complémentaires requis par la loi ;
Vu la délibération n° 2007-18 du 19 février 2007 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique du traitement automatisé ayant pour finalité «Informatisation de la main courante avec mise en réseau» ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Ministre d’Etat le 30 mars 2012 concernant le traitement automatisé ayant pour finalité «Informatisation de la main courante avec mise en réseau» de la Direction de la Sûreté Publique ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 25 juin 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée, «La Direction de la Sûreté Publique est chargée, sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Conseiller de Gouvernement pour l’Intérieur, d’assurer les missions de préservation de la sécurité et de tranquillité publiques, de renseignement et d’information. Elle assure également les missions de police judiciaire, dans les conditions définies par la loi».
Dans ce cadre, la Direction de la Sûreté Publique (DSP) exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Informatisation de la main courante avec mise en réseau», mis en œuvre après avis favorable de la Commission par délibération n° 2007-18 du 19 février 2007.
Cette délibération comprenait toutefois un certain nombre de réserves et d’observations.
Aujourd’hui, afin de prendre en compte ces remarques, et de mettre à jour le traitement au regard des dispositions nouvelles de l’article 11-1 de la loi n° 1.165, modifiée, le Ministre d’Etat soumet à la Commission une demande d’avis modificative, en application de l’article 9 de la loi n° 1.165, modifiée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement demeure inchangée. Il est dénommé «main courante».
Il a pour fonctionnalités :
- «le recueil et la consultation des comptes-rendus consignés à l’issue des interventions diverses des services de police, ainsi que des déclarations spontanées faites par les administrés hors dépôt de plainte» ;
- la conduite de «recherches concernant la survenance et les détails d’un événement qui y a été consigné», afin éventuellement de «servir de base à des investigations judiciaires diligentées par les fonctionnaires habilitées» ;
- l’établissement de «statistiques concernant des évènements précis (accidents de la circulation, nuisances, etc.)» ;
- le reporting de «l’implantation [des] personnels en service» par le «Chef de Poste».
Ainsi, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Les personnes concernées sont «toute personne ayant été concernée par une intervention de police ayant fait l’objet d’une mention «main courante».
A l’analyse du dossier, la Commission relève toutefois que sont également concernés par le traitement, au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, les personnels de police ayant procédé à la création d’une mention dans le traitement. Elle en prend donc acte.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission relève tout d’abord qu’aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 765, modifiée, «La Direction de la Sûreté Publique est chargée (…) d’assurer les missions de préservation de la sécurité et de tranquillité publiques, de renseignement et d’information».
En outre, l’article 1-1 de ladite ordonnance dispose que «La mission de préservation de la sécurité et de la tranquillité publiques a pour objet l’exécution des lois, la protection des personnes et des biens, ainsi que la prévention des troubles à l’ordre public ».
Enfin, l’article 45 du Code de procédure pénale, «[les APJ et OPJ] consignent, dans des rapports ou des procès-verbaux qu’ils rédigent à cet effet sur le champ, la nature et les circonstances des crimes, des délits et des contraventions, le temps et le lieu où ils ont été commis, les preuves et les indices à la charge de ceux qui en sont les auteurs présumés».
La Commission constate que le traitement permet la consignation de comptes-rendus d’activités légalement conférées à la DSP.
Ainsi, elle considère que le traitement est licite, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle réitère toutefois sa demande, déjà formulée dans ses délibérations n° 2005-17 du 3 octobre 2005 et n° 2007-18 du 19 février 2007, que soit adopté un cadre juridique approprié permettant de déterminer l’objet et le contenu de la main courante mis en œuvre par la DSP.
• Sur la justification
Le responsable de traitement considère que ce traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement.
Toutefois, il ne relève aucun fondement légal ou réglementaire à l’appui de cette justification. Il n’existe en effet aucun texte à Monaco imposant la mise en œuvre du traitement automatisé dont s’agit. La Commission considère donc que cette justification n’est pas appropriée en l’espèce.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que ce traitement est justifié par un motif d’intérêt public. Toutefois, la Commission considère que l’information de la main courante ne revêt pas d’intérêt public.
En revanche, elle estime que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, à savoir la traçabilité et la centralisation des activités et actions de police en vue d’un fonctionnement optimisé des services de la DSP.
Ainsi, elle considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur l’application de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée
Le responsable de traitement indique que le traitement «intéresse la sécurité publique», «est relatif à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté» et «a pour objet la prévention, la recherche, la constatation ou la poursuite des infractions pénales ou l’exécution des condamnations pénales ou des mesures de sûreté» au sens de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.
A cet égard, il rappelle en effet que «la main courante informatique permet de recueillir les comptes-rendus des diverses interventions effectuées par les services de police, dans l’accomplissement [des] missions [de prévention, de recherche et de constatation d’infractions]. (…) Les évènements pour lesquels l’intervention de la Sûreté Publique est sollicitée peuvent être en rapport avec des condamnations ou des mesures de sûreté. (…) Ils peuvent aussi être relatifs à la constatation d’une infraction (…) ou bien à une procédure en cours».
Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement objet de la présente délibération entre effectivement dans le cadre des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les informations traitées
Aux termes de la demande d’avis, les informations objets du présent traitement sont les suivantes :
- identité : nom, prénom, nom de jeune fille, date et lieu de naissance, nationalité ;
- situation de famille : marié, célibataire, divorcé ;
- coordonnées : adresse et coordonnées téléphoniques ;
- vie professionnelle : emploi/ profession ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : nature des faits constatés ou dénoncés, procédures en cours, ordonnances ou mandats de justice, déferrements ;
- intervention : motif, date, heure et lieu, circonstances ;
- rédacteur de la mention : identité du fonctionnaire intervenant.
La Commission relève que les données sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que les données relatives à l’identité, la situation de famille, les coordonnées ou la profession ont pour origine le «fonctionnaire étant intervenu ou la personne concernée par l’évènement».
Les informations relatives aux infractions, condamnations (…) ainsi qu’à l’intervention elle-même relève du «fonctionnaire inscrivant la mention», c’est-à-dire le personnel de police dûment habilité qui crée la fiche de main courante dans le traitement.
De ce fait, son identité est ensuite automatiquement enregistrée par le système, lorsque le membre du personnel susmentionné se connecte au traitement via un identifiant et mot de passe personnel.
V. Sur les droits des personnes concernées
Comme indiqué au point III de la présente délibération, la Commission constate que le traitement entre dans le cadre des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par conséquent, les dispositions des articles 13 et 15 relatifs au droit d’accès, et 14 relatif au droit d’information, ne lui sont pas applicables.
VI. Sur les destinataires des informations
Le responsable de traitement n’indique aucun destinataire des données exploitées dans le cadre du traitement.
Toutefois, il précise ultérieurement que «la copie d’une mention de la main courante ne peut être sollicitée que par la personne ayant demandé qu’elle soit rédigée ou par ses représentants légaux, qu’il s’agisse de la famille ou d’un conseil. Cette demande s’effectue auprès du Parquet général, lequel accorde ou refuse la délivrance de la copie de mention».
La Commission en prend donc acte.
VII. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que «tous les fonctionnaires de police peuvent, au moyen de leur session personnelle, inscrire et consulter une mention dans la main courante informatique».
Toutefois, et de manière contradictoire, il est ultérieurement précisé que «l’habilitation n’est pas systématique et est délivrée par le Directeur de la Sûreté Publique, et réservée aux seuls fonctionnaires de police».
Or la Commission rappelle qu’aux termes de l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée, le responsable de traitement est tenu de «déterminer nominativement la liste de personnes autorisées qui ont seules accès, pour les stricts besoins de l’accomplissement de leurs missions, aux (…) informations traitées».
Ces missions devront être juridiquement fondées. A cet égard, la Commission rappelle que seuls les officiers et agents de police judiciaire sont habilités à dresser tous rapports et procès-verbaux afférents aux crimes, délits ou contraventions qu’ils constatent, en application de l’article 45 du Code de procédure pénale.
Les éléments relatifs à ces interventions de police judiciaire ne pourront donc être consignés dans le traitement dont s’agit, et consultés, que par ces mêmes personnes, dans le cadre de leurs missions légalement conférées.
Enfin, la Commission prend acte que « Les informaticiens de la DSP ont une habilitation d’exercer la maintenance ».
VIII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
IX. Sur la durée de conservation
La durée de conservation des données a été modifiée. En effet, dans le cadre de ses précédentes délibérations n° 2005-17 et n° 2007-18, la Commission avait constaté que celle-ci était de 5 ans, avec effacement le 1er janvier de chaque année.
Or le responsable de traitement affirme désormais que les données sont conservées 10 ans à compter de leur inscription dans le traitement.
Considérant l’absence de nouvelle fonctionnalité du traitement susceptible de justifier cet allongement de la durée de conservation des données, la Commission estime qu’il convient de maintenir la durée de conservation initialement prévue par la DSP et estimée proportionnée par la Commission dans le cadre des délibérations précitées.
Après en avoir délibéré,
Constate que ce traitement relève des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Rappelle qu’aux termes de l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée, le responsable de traitement est tenu de «déterminer nominativement la liste de personnes autorisées qui ont seules accès, pour les stricts besoins de l’accomplissement de leurs missions, aux (…) informations traitées» ;
Qu’en conséquence les éléments relatifs aux interventions de police judiciaire ne pourront être consignés dans le traitement et consultés que par des officiers ou agents de police judiciaire dans le cadre de leurs missions légalement conférées ;
Demande que la durée de conservation des données soit maintenue à 5 ans à compter de la durée d’inscription des données ;
Réitère sa demande, déjà formulée dans ses délibérations n° 2005-17 du 3 octobre 2005 et n° 2007-18 du 19 février 2007, que soit adopté un cadre juridique approprié permettant de déterminer l’objet et le contenu de la main courante de la DSP.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Informatisation de la main courante avec mise en réseau».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.