icon-summary icon-grid list icon-caret-left icon-caret-right icon-preview icon-tooltip icon-download icon-view icon-arrow_left icon-arrow_right icon-cancel icon-search icon-file logo-JDM--large image-logo-gppm icon-categories icon-date icon-order icon-themes icon-cog icon-print icon-journal icon-list-thumbnails icon-thumbnails

Délibération n° 2012-71 du 14 mai 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande modificative présentée par le ministre d’etat relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion interne des personnels actifs de la sûreté publique» de la direction de la sûreté publique

  • No. Journal 8074
  • Date of publication 22/06/2012
  • Quality 97.57%
  • Page no. 1296
Vu la Constitution ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;

Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 6.365 du 17 août 1978, modifiée, fixant les conditions d’application de la loi n° 975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée ;

Vu l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée par l’ordonnance souveraine n° 3.717 du 28 mars 2012 ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la délibération n° 2001-16 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives du 9 avril 2001 portant avis sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion interne des personnels actifs de la Sûreté Publique» ;

Vu la demande d’avis modificative déposée par le Ministre d’Etat le 30 mars 2012 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines», dénommé «Gestion du personnel de la Sûreté Publique» ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 mai 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives

Préambule

Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion interne des personnels actifs» de la Direction de la Sûreté Publique (DSP) a été mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat le 23 mai 2001, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 2001-16 du 9 avril 2001.

Le Ministre d’Etat a communiqué à l’attention de la Commission le 30 mars 2012 une demande d’avis modificative dudit traitement, conformément aux dispositions de l’article 9 alinéa 1 de la loi n° 1.165, susvisée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

La finalité du traitement a été modifiée par «Gestion des Ressources Humaines». Il a pour dénomination «Gestion du personnel de la Sûreté Publique».

Les personnes concernées sont les «fonctionnaires de police et agents administratifs (environ 530 personnes)».

Les fonctionnalités du traitement restent identiques mais ont été détaillées, et recentrées sur les personnels actifs de la DSP, suivant en cela les observations émises par la Commission dans le cadre de sa délibération n° 2001-16 du 9 avril 2001, susvisée.

Les fonctionnalités sont les suivantes :

- la gestion des personnels actifs de la Sûreté Publique par le suivi de l’état civil des personnels, leur position administrative, leur situation de famille, leur cursus scolaire et universitaire, leur situation médico-administrative, le suivi des congés, l’historique des affectations et des carrières, le suivi des distinctions honorifiques et des récompenses, le suivi des sanctions disciplinaires ;
- la gestion de l’état des présents et absents au service ;
- le suivi des arrêts maladie ;
- la gestion des propositions d’avancement de grade ou d’indice ;
- la gestion des propositions de distinctions honorifiques ;
- la mise à jour de ces informations ;
- la recherche des noms par ordre alphabétique ;
- l’établissement des études et statistiques sur le fonctionnement de la DSP.

Or la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la finalité du traitement doit être déterminée et explicite. A ce titre, elle observe que le Ministre d’Etat a soumis concomitamment 3 demandes d’avis portant sur des traitements ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines» qui se distinguent par leurs dénominations.

En l’espèce, la Commission considère que la dénomination du traitement apparaît plus adéquate pour en décrire la finalité. Elle reformule donc la finalité du traitement dans les termes suivants : «Gestion interne des personnels actifs de la Sûreté Publique».

II. Sur la licéité et la justification du traitement

• Sur la licéité du traitement

Aux termes de l’article 3 de l’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006, modifiée, relative à l’organisation et au fonctionnement de la DSP, «le Directeur de la Sûreté Publique est le chef de service de la Direction de la Sûreté Publique au sens de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée».

La Commission relève que ce traitement s’inscrit dans le cadre des attributions des chefs de service telles que précisées à l’article 9 de la loi n° 975, susvisée.

En conséquence, elle constate que ce traitement est licite, conformément aux exigences légales de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

• Sur la justification du traitement

Le responsable de traitement justifie la mise en œuvre du présent traitement par la réalisation d’un motif d’intérêt général qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

A l’appui de cette justification, il est précisé que «ce traitement est indispensable à la gestion et au fonctionnement de la Sûreté Publique, autorisant un suivi opérationnel de tous les personnels dans un cadre interne au service».

La Commission considère que le traitement est justifié au sens de l’article 10-2 de la loi n° 1.165.

III. Sur les informations traitées

Sur les catégories d’informations traitées et les informations objet du traitement

Les informations traitées sont les suivantes :

- Identité : noms, nom de jeune fille, prénoms, date et lieu de naissance, âge, sexe, nationalité ;
- Situation de famille : célibataire, concubin, marié, divorcé, séparé, veuf, identité des enfants (nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe), identité du conjoint (nom, prénom, date de naissance, date du mariage ou du divorce, profession) ;
- Adresses et coordonnées : adresse et numéros de téléphone ;
- Formation-diplômes : nature du ou des diplômes, niveau d’étude, nature et date des stages de formation ;
- vie professionnelle : date d’entrée à la DSP, classement au concours d’entrée, date théorique et effective du départ à la retraite, nature et dates des récompenses et des sanctions, motifs des disponibilités et affectations, historique des affectations et de la carrière, concours et spécialités, absence et motifs des absences ;
- Caractéristiques financières : grade-échelle, échelon - classe, indice majoré, date d’obtention, ancienneté, date butoir, mode d’obtention, décompte mensuel des vacations horaires effectuées en nuit ;
- Données de santé : maladie - accident du travail et circonstances de l’accident, demi salaire, longue durée, longue maladie, simple, soins, dates de début et de fin, date de la visite médicale ;
- Numéro d’assuré social : numéro de matricule ;
- Distinctions : distinctions honorifiques monégasques et étrangères.

• Sur les origines des informations

D’après le responsable de traitement, les informations nominatives relatives à l’identité, la situation de famille, les adresses et coordonnées ont pour origine l’intéressé. Celles relatives à la formation et aux diplômes ont pour origine l’intéressé et les organismes de formation professionnelle. Les données relatives à la vie professionnelle ont pour origine la DSP et les organismes de formation. Les informations portant sur les caractéristiques financières ont pour origine la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique (DRHFFP) et la DSP. Enfin, les informations relatives au matricule ont pour origine la DRHFFP et le Service des Prestations Médicales de l’Etat (SPME).

La Commission relève que le traitement est susceptible d’impliquer des échanges d’informations avec d’autres traitements mis en œuvre par l’Etat, à savoir :

- le traitement ayant pour finalité < - le traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des dossiers des fonctionnaires et agents de l’Etat relevant de la Fonction Publique et de statut particulier» de la DRHFFP, tel que mis en œuvre après avis favorables de la Commission par délibérations n° 2004-09 du 24 juillet 2004 et n° 2005-15 du 3 octobre 2005 ;
- le traitement automatisé ayant pour finalité «Immatriculation au Service des Prestations Médicales de l’Etat» du SPME, mis en œuvre par après avis favorable de la Commission par délibération n° 2011-12 du 14 février 2011.

En outre, elle constate que des informations sont issues du traitement ayant pour finalité «Gestion des candidatures externes aux fonctions de policiers», mis en œuvre après avis favorable de la Commission par délibération n° 2001-24 du 21 mai 2001 et objet d’une demande d’avis modificative concomitante.

Elle précise que seules les informations relatives à l’identité du policier, à l’identité et à la profession de son conjoint et à l’identité de ses enfants, figurant sur la notice de renseignements, sont saisies dans le traitement objet de la présente demande d’avis.

La Commission relève que l’exploitation ultérieure par la DSP des informations traitées à l’origine par la DRHFFP et le SPME sont compatibles avec les finalités desdits traitements, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.

Enfin, concernant les données de santé, elles ont pour origine, selon l’information, l’intéressé, la DRHFFP, le SPME ou la DSP.

Le responsable de traitement précise que le traitement est exploité par une personne morale de droit public et que leur collecte est justifiée par un motif d’intérêt public. Par ailleurs, il précise que «seules sont traitées de manière automatisée les informations relatives aux périodes d’arrêts de travail et de leur nature. Les renseignements en rapport avec la pathologie médicale ne sont pas portés à la connaissance du service».

La Commission relève que le traitement des données de santé, tel que présenté par la DSP, répond à une obligation légale du responsable de traitement établie, notamment aux articles 29 et suivants de l’ordonnance souveraine n° 6.365 du 17 août 1978. Elle considère que la collecte de ces données est conforme à l’article 12 de la loi n° 1.165, modifiée.

Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère que les informations traitées de manière automatisée sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée «de manière verbale à la prise de fonction».

La Commission relève que ce type de procédure ne permet pas à la Commission, ni au service en cas de nécessité d’établir la qualité et la véracité de l’information fournie.

Aussi, elle demande que cette information soit formalisée, par exemple dans une note interne diffusée à l’ensemble du personnel de la DSP et comportant les mentions obligatoires exigées par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.

• Sur l’exercice du droit d’accès

Le responsable de traitement indique que le droit d’accès est exercé par un accès en ligne à son dossier (sur le réseau interne de la DSP), ou par voie postale.

Le délai de réponse est de vingt jours.

Les droits de modification, mise à jour et suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.

La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement

• Sur les personnes ayant accès au traitement

D’après le responsable de traitement, les personnes ou catégories de personnes qui ont accès au présent traitement sont :

- le personnel du Centre de Gestion des Personnels de la DSP : en création, inscription, mise à jour, consultation ;
- les responsables d’unités de la DSP ont un accès partiel aux informations concernant la présence des effectifs attachés à leur unité, en simple consultation.

Au vu des attributions des personnels susvisés, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.

• Sur les destinataires d’informations

La Commission relève que les données ne sont transmises à aucun destinataire au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée.

VI. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VII. Sur la durée de conservation

D’après le responsable de traitement, les informations objets du traitement sont conservées :

- jusqu’au départ en retraite ou au décès du fonctionnaire ou de l’agent ;
- 5 ans après le départ de l’intéressé en cas de démission, licenciement ou révocation ;
- 10 ans après un départ consécutif à une mise en disponibilité.

A cet égard, il appert de l’analyse de la loi n° 975 qu’aucun élément ne permet de justifier une durée de conservation distincte selon que l’intéressé cesse ces fonctions à la suite d’une démission, d’un licenciement, d’une révocation, ou des suites d’une mise en disponibilité.

Ainsi, comme requis dans le cadre de sa délibération n° 2001-16 du 19 avril 2001, précitée, la Commission demande que les informations relatives aux personnes mises en disponibilité soient supprimées du présent traitement 5 ans après leur départ, que ce départ soit consécutif à un licenciement, à une démission ou à une mise en disponibilité, conformément à l’article 2092 bis du Code civil.

Après en avoir délibéré,

Demande que :

- l’information préalable des intéressés soit formalisée par une note interne diffusée auprès des personnes concernées, reprenant les mentions obligatoires visées à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;

- les informations des personnes mises en disponibilité soient supprimées du traitement 5 ans après leur départ ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion interne des personnels actifs de la Sûreté Publique».

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Print article
Previous article Return to summary Next article

All rights reserved - Monaco 2016
Version 2018.11.07.14