Délibération n° 2012-4 du 16 janvier 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande modificative présentée par la société monégasque de l’Electricité et du gaz (smeg) relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion de la relation clientèle»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.578 du 13 janvier 2010 approuvant le traité de concession de la SMEG, ainsi que ses annexes et cahiers des charges ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu le traité de concession du service public de la distribution de l’électricité et du gaz conclu entre la SMEG et la Principauté de Monaco, et entré en vigueur le 1er janvier 2009, accompagné de ses annexes et cahiers des charges ;
Vu la délibération n° 2011-11 du 17 janvier 2011 de la Commission portant avis favorable sur la demande déposée par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion de la relation clientèle» ;
Vu la délibération n° 2011-42 du 18 avril 2011 de la Commission portant avis favorable à la modification par la SMEG du traitement ayant pour finalité «Gestion de la relation clientèle» ;`
Vu la demande d’avis déposée par la SMEG le 14 novembre 2011 relative à une seconde modification du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de la relation clientèle » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 janvier 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) est une société anonyme en charge de l’exploitation du service public de la distribution de l’électricité et du gaz, en application du traité de concession, entré en vigueur le 1er janvier 2009, entre la SMEG et la Principauté de Monaco.
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, du 23 décembre 1993, et à l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application dudit article, la SMEG a précédemment soumis à l’avis de la Commission un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion de la relation clientèle» (SESAME).
Par délibération n° 2011-11 du 17 janvier 2011, la Commission a émis un avis favorable à la mise en œuvre d’un tel traitement, assorti d’un certain nombre de réserves.
Puis, par délibération n° 2011-42 du 18 avril 2011, la Commission a émis un avis favorable à la modification de ce traitement, qui venait prendre en compte les remarques ainsi émises par la Commission, et compléter le traitement d’une fonctionnalité supplémentaire, à savoir la gestion des diagnostics «énergétique» et «sécurité».
Enfin, souhaitant mettre en place le système européen de prélèvement bancaire unifié SEPA («Single Euro Payment Area») pour le règlement des créances de ses clients, la SMEG soumet aujourd’hui une seconde demande d’avis modificative ayant pour principal objet la collecte d’informations nominatives complémentaires.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement, de même que les personnes concernées, demeurent inchangées.
En ce qui concerne les fonctionnalités, la modification porte sur l’adjonction d’une fonctionnalité supplémentaire, à savoir la gestion des mandats de prélèvement SEPA des clients de la SMEG.
La Commission constate que cette nouvelle fonctionnalité est conforme à la finalité du traitement.
II. Sur la licéité du traitement
La licéité du traitement a été analysée et constatée par la Commission dans le cadre de l’examen de la demande d’avis originale. Les modifications apportées dans le cadre de la seconde demande d’avis modificative n’ont pas d’incidence sur la licéité du traitement.
III. Sur la justification du traitement
La Commission relève qu’aux termes de la demande d’avis modificative, l’ajout de la nouvelle fonctionnalité, précitée, est justifié par :
- le consentement des personnes concernées, lors de la signature du mandat de prélèvement SEPA ;
- la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des individus.
En effet, la Commission prend acte des indications de la SMEG aux termes desquelles «dans l’esprit d’un cadre européen unifié, la SMEG doit faire migrer ses clients au mandat SEPA […] L’intérêt de la SMEG réside dans le fait d’adapter les prélèvements automatiques au passage au SEPA».
Ainsi, la Commission considère qu’eu égard à la fonctionnalité qui lui est ajoutée, le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les informations traitées
En plus des données déjà traitées dans le cadre du traitement SESAME, la Commission constate que la SMEG collecte des informations complémentaires via le mandat de prélèvement SEPA. Ce mandat est communiqué au client sous format papier, qui le remplit, le signe puis le renvoie à la SMEG.
Certaines données de ce mandat sont ensuite intégrées dans SESAME. Il s’agit de données relatives aux prélèvements SEPA, à savoir la «RUM» (Référence Unique de Mandat), la date de signature du mandat, ainsi que la date du dernier prélèvement transmis à la banque.
Ces données ont donc pour origine le mandat papier rempli par le client, à l’exception de la RUM qui est générée automatiquement par SESAME.
La Commission constate que ces données sont conformes aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’exercice du droit d’accès
Les modalités d’exercice, par les personnes concernées, de leurs droits d’accès, de modification et de suppression des données, demeurent inchangées.
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission relève tout d’abord qu’en ce qui concerne les clients de la SMEG, ceux-ci sont informés du passage au SEPA par un courrier qui leur est adressé avec leurs factures. Ils se voient alors communiquer leur RUM.
A ce titre, la Commission prend acte des déclarations de la SMEG aux termes desquelles « cette correspondance particulière mentionnera leur possibilité d’exercer leur droit d’accès, de modification ou de suppression auprès de la Direction Générale de la SMEG ».
Concernant les nouveaux clients, le responsable de traitement indique que cette information leur sera apportée lors de la signature du mandat SEPA.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que les personnes concernées sont correctement informées de l’existence du traitement ainsi que de leurs droits, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur les destinataires des données
Les informations précitées et intégrées dans SESAME sont transmises aux établissements bancaires aux fins de prélèvements.
La Commission constate qu’une telle communication de données est nécessaire à l’accomplissement des missions légitimes de ces établissements et est conforme à la finalité du traitement.
Par conséquent, elle considère que ces transferts sont conformes aux exigences légales.
VII. Sur les personnes ayant accès au traitement
La Commission observe que les personnes habilitées à avoir accès aux données de prélèvements SEPA intégrées dans SESAME sont :
- la Direction Commerciale : pour la génération des prélèvements ;
- la Direction Financière : pour la remise à la banque des données de prélèvements ;
- le Service Informatique : pour l’exploitation technique de la base.
Considérant les attributions de chacun de ces services, et eu égard à la finalité du présent traitement, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés.
VIII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Le responsable de traitement indique que les mesures prises pour assurer la sécurité du traitement, que la Commission a jugées conformes aux exigences légales dans le cadre de ses précédentes délibérations, demeurent inchangées.
IX. Sur la durée de conservation
La Commission relève que la durée de conservation des données de prélèvement SEPA est de six ans après la résiliation du mandat.
Elle considère que cette durée est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, et sans préjudice des réserves émises dans le cadre des délibérations n° 2011-11 et 2011-42 précitées :
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion de la relation clientèle».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.578 du 13 janvier 2010 approuvant le traité de concession de la SMEG, ainsi que ses annexes et cahiers des charges ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu le traité de concession du service public de la distribution de l’électricité et du gaz conclu entre la SMEG et la Principauté de Monaco, et entré en vigueur le 1er janvier 2009, accompagné de ses annexes et cahiers des charges ;
Vu la délibération n° 2011-11 du 17 janvier 2011 de la Commission portant avis favorable sur la demande déposée par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion de la relation clientèle» ;
Vu la délibération n° 2011-42 du 18 avril 2011 de la Commission portant avis favorable à la modification par la SMEG du traitement ayant pour finalité «Gestion de la relation clientèle» ;`
Vu la demande d’avis déposée par la SMEG le 14 novembre 2011 relative à une seconde modification du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de la relation clientèle » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 janvier 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) est une société anonyme en charge de l’exploitation du service public de la distribution de l’électricité et du gaz, en application du traité de concession, entré en vigueur le 1er janvier 2009, entre la SMEG et la Principauté de Monaco.
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, du 23 décembre 1993, et à l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application dudit article, la SMEG a précédemment soumis à l’avis de la Commission un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion de la relation clientèle» (SESAME).
Par délibération n° 2011-11 du 17 janvier 2011, la Commission a émis un avis favorable à la mise en œuvre d’un tel traitement, assorti d’un certain nombre de réserves.
Puis, par délibération n° 2011-42 du 18 avril 2011, la Commission a émis un avis favorable à la modification de ce traitement, qui venait prendre en compte les remarques ainsi émises par la Commission, et compléter le traitement d’une fonctionnalité supplémentaire, à savoir la gestion des diagnostics «énergétique» et «sécurité».
Enfin, souhaitant mettre en place le système européen de prélèvement bancaire unifié SEPA («Single Euro Payment Area») pour le règlement des créances de ses clients, la SMEG soumet aujourd’hui une seconde demande d’avis modificative ayant pour principal objet la collecte d’informations nominatives complémentaires.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement, de même que les personnes concernées, demeurent inchangées.
En ce qui concerne les fonctionnalités, la modification porte sur l’adjonction d’une fonctionnalité supplémentaire, à savoir la gestion des mandats de prélèvement SEPA des clients de la SMEG.
La Commission constate que cette nouvelle fonctionnalité est conforme à la finalité du traitement.
II. Sur la licéité du traitement
La licéité du traitement a été analysée et constatée par la Commission dans le cadre de l’examen de la demande d’avis originale. Les modifications apportées dans le cadre de la seconde demande d’avis modificative n’ont pas d’incidence sur la licéité du traitement.
III. Sur la justification du traitement
La Commission relève qu’aux termes de la demande d’avis modificative, l’ajout de la nouvelle fonctionnalité, précitée, est justifié par :
- le consentement des personnes concernées, lors de la signature du mandat de prélèvement SEPA ;
- la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des individus.
En effet, la Commission prend acte des indications de la SMEG aux termes desquelles «dans l’esprit d’un cadre européen unifié, la SMEG doit faire migrer ses clients au mandat SEPA […] L’intérêt de la SMEG réside dans le fait d’adapter les prélèvements automatiques au passage au SEPA».
Ainsi, la Commission considère qu’eu égard à la fonctionnalité qui lui est ajoutée, le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les informations traitées
En plus des données déjà traitées dans le cadre du traitement SESAME, la Commission constate que la SMEG collecte des informations complémentaires via le mandat de prélèvement SEPA. Ce mandat est communiqué au client sous format papier, qui le remplit, le signe puis le renvoie à la SMEG.
Certaines données de ce mandat sont ensuite intégrées dans SESAME. Il s’agit de données relatives aux prélèvements SEPA, à savoir la «RUM» (Référence Unique de Mandat), la date de signature du mandat, ainsi que la date du dernier prélèvement transmis à la banque.
Ces données ont donc pour origine le mandat papier rempli par le client, à l’exception de la RUM qui est générée automatiquement par SESAME.
La Commission constate que ces données sont conformes aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’exercice du droit d’accès
Les modalités d’exercice, par les personnes concernées, de leurs droits d’accès, de modification et de suppression des données, demeurent inchangées.
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission relève tout d’abord qu’en ce qui concerne les clients de la SMEG, ceux-ci sont informés du passage au SEPA par un courrier qui leur est adressé avec leurs factures. Ils se voient alors communiquer leur RUM.
A ce titre, la Commission prend acte des déclarations de la SMEG aux termes desquelles « cette correspondance particulière mentionnera leur possibilité d’exercer leur droit d’accès, de modification ou de suppression auprès de la Direction Générale de la SMEG ».
Concernant les nouveaux clients, le responsable de traitement indique que cette information leur sera apportée lors de la signature du mandat SEPA.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que les personnes concernées sont correctement informées de l’existence du traitement ainsi que de leurs droits, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur les destinataires des données
Les informations précitées et intégrées dans SESAME sont transmises aux établissements bancaires aux fins de prélèvements.
La Commission constate qu’une telle communication de données est nécessaire à l’accomplissement des missions légitimes de ces établissements et est conforme à la finalité du traitement.
Par conséquent, elle considère que ces transferts sont conformes aux exigences légales.
VII. Sur les personnes ayant accès au traitement
La Commission observe que les personnes habilitées à avoir accès aux données de prélèvements SEPA intégrées dans SESAME sont :
- la Direction Commerciale : pour la génération des prélèvements ;
- la Direction Financière : pour la remise à la banque des données de prélèvements ;
- le Service Informatique : pour l’exploitation technique de la base.
Considérant les attributions de chacun de ces services, et eu égard à la finalité du présent traitement, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés.
VIII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Le responsable de traitement indique que les mesures prises pour assurer la sécurité du traitement, que la Commission a jugées conformes aux exigences légales dans le cadre de ses précédentes délibérations, demeurent inchangées.
IX. Sur la durée de conservation
La Commission relève que la durée de conservation des données de prélèvement SEPA est de six ans après la résiliation du mandat.
Elle considère que cette durée est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, et sans préjudice des réserves émises dans le cadre des délibérations n° 2011-11 et 2011-42 précitées :
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification par la Société Monégasque de l’Electricité et du Gaz (SMEG) du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion de la relation clientèle».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.