Délibération n° 2012-19 du 23 janvier 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande d’avis présentée par la poste relative à la mise en œuvre du traîtement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Suivi de la distribution des publicités non adressées»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-383 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 2 décembre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Suivi de la distribution des publicités non adressées» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 23 janvier 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Suivi de la distribution des publicités non adressées».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Suivi de la distribution des publicités non adressées». Sa dénomination est «Postcontact».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- gestion du service de la distribution des prospectus et publicités non adressées ;
- suivi de la répartition des prospectus mis en distribution ;
- gestion de la rémunération des agents distributeurs ;
- établissement de statistiques.
En outre, à l’analyse du dossier, la Commission observe que ce traitement permet également l’impression de divers états récapitulatifs (états de paiement, états de répartition). Elle en prend donc acte.
Par ailleurs, la Commission relève que les personnes concernées par ce traitement sont les agents distributeurs de La Poste ainsi que les clients. Les trois agents de La Poste mentionnés dans la demande d’avis (agents des services Distribution, Ressources Humaines et Comptabilité) ne sont pas des personnes concernées au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, leurs informations nominatives n’étant pas exploitées dans le cadre du traitement.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion de diverses activités postales, telles que la distribution de prospectus publicitaires pour le compte de ses clients.
Dans le cadre de ce traitement, La Poste collecte des données nominatives nécessaires à la gestion de ce service proposé à titre onéreux.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
En effet, le traitement permet une optimisation de la gestion de ce service et des rémunérations qui en découlent pour les agents distributeurs. Il facilite également l’établissement de statistiques.
L’examen du respect des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées est exposé au point IV de la présente délibération.
Ainsi, sous réserve du respect de ces droits, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom et prénom de l’agent distributeur ; nom du client (donneur d’ordre et signataire du contrat) ;
- vie professionnelle : grade de l’agent distributeur et position de travail ;
- données d’identification électronique : numéro de l’agent, numéro d’enregistrement du contrat client ;
- données relatives au contrat client : date du contrat, période de distribution, poids et quantité de prospectus.
Les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique par les agents du service Distribution de La Poste, à l’exception des données d’identification électronique qui sont automatiquement générées par le système.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier, il appert que sont également traitées les données suivantes : montant brut des commissions, montant des taxes (CSG, RDS) déduites et montant net dû à l’agent. La Commission en prend donc acte.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe qu’aux termes de la demande d’avis, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève à cet égard que ces modes d’information sont suffisants pour garantir l’information des agents distributeurs de La Poste, sous réserve que l’ensemble des éléments prévus à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, soit mentionné.
Toutefois, en ce qui concerne les clients, il convient d’envisager une autre modalité d’information. Cela pourrait par exemple prendre la forme d’une clause insérée dans le contrat «Postcontact» conclu avec La Poste.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- le chef d’équipe du service Distribution ;
- le responsable informatique ;
- le prestataire pour la maintenance.
Aux termes de la demande d’avis, ces personnes disposent de tous les droits d’accès (consultation, modification, suppression). En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Sous cette réserve, la Commission considère que les accès susmentionnés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées pour une durée de deux ans.
La Commission considère qu’un tel délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré :
Rappelle que :
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé ;
Demande que conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, l’information préalable des clients soit correctement assurée, par exemple par le biais d’une clause insérée dans le contrat «Postcontact» conclu avec La Poste.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Suivi de la distribution des publicités non adressées».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-383 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 2 décembre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Suivi de la distribution des publicités non adressées» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 23 janvier 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Suivi de la distribution des publicités non adressées».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Suivi de la distribution des publicités non adressées». Sa dénomination est «Postcontact».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- gestion du service de la distribution des prospectus et publicités non adressées ;
- suivi de la répartition des prospectus mis en distribution ;
- gestion de la rémunération des agents distributeurs ;
- établissement de statistiques.
En outre, à l’analyse du dossier, la Commission observe que ce traitement permet également l’impression de divers états récapitulatifs (états de paiement, états de répartition). Elle en prend donc acte.
Par ailleurs, la Commission relève que les personnes concernées par ce traitement sont les agents distributeurs de La Poste ainsi que les clients. Les trois agents de La Poste mentionnés dans la demande d’avis (agents des services Distribution, Ressources Humaines et Comptabilité) ne sont pas des personnes concernées au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, leurs informations nominatives n’étant pas exploitées dans le cadre du traitement.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion de diverses activités postales, telles que la distribution de prospectus publicitaires pour le compte de ses clients.
Dans le cadre de ce traitement, La Poste collecte des données nominatives nécessaires à la gestion de ce service proposé à titre onéreux.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
En effet, le traitement permet une optimisation de la gestion de ce service et des rémunérations qui en découlent pour les agents distributeurs. Il facilite également l’établissement de statistiques.
L’examen du respect des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées est exposé au point IV de la présente délibération.
Ainsi, sous réserve du respect de ces droits, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom et prénom de l’agent distributeur ; nom du client (donneur d’ordre et signataire du contrat) ;
- vie professionnelle : grade de l’agent distributeur et position de travail ;
- données d’identification électronique : numéro de l’agent, numéro d’enregistrement du contrat client ;
- données relatives au contrat client : date du contrat, période de distribution, poids et quantité de prospectus.
Les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique par les agents du service Distribution de La Poste, à l’exception des données d’identification électronique qui sont automatiquement générées par le système.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier, il appert que sont également traitées les données suivantes : montant brut des commissions, montant des taxes (CSG, RDS) déduites et montant net dû à l’agent. La Commission en prend donc acte.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe qu’aux termes de la demande d’avis, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève à cet égard que ces modes d’information sont suffisants pour garantir l’information des agents distributeurs de La Poste, sous réserve que l’ensemble des éléments prévus à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, soit mentionné.
Toutefois, en ce qui concerne les clients, il convient d’envisager une autre modalité d’information. Cela pourrait par exemple prendre la forme d’une clause insérée dans le contrat «Postcontact» conclu avec La Poste.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- le chef d’équipe du service Distribution ;
- le responsable informatique ;
- le prestataire pour la maintenance.
Aux termes de la demande d’avis, ces personnes disposent de tous les droits d’accès (consultation, modification, suppression). En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Sous cette réserve, la Commission considère que les accès susmentionnés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées pour une durée de deux ans.
La Commission considère qu’un tel délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré :
Rappelle que :
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé ;
Demande que conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, l’information préalable des clients soit correctement assurée, par exemple par le biais d’une clause insérée dans le contrat «Postcontact» conclu avec La Poste.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Suivi de la distribution des publicités non adressées».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.