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Délibération n° 2011-23 du 14 février 2011 portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du remboursement des charges sociales patronales» de la Direction du Travail

  • No. Journal 8012
  • Date of publication 15/04/2011
  • Quality 98.21%
  • Page no. 675
Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;

Vu l’ordonnance n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d’une Direction du Travail ;

Vu le communiqué n° 2008-15 du 19 septembre 2008 relatif aux mesures de remboursement des charges sociales patronales ;

Vu le communiqué n° 2010-07 du 10 juin 2010 relatif aux mesures de remboursement des charges sociales patronales ;

Vu la demande d’avis reçue le 5 novembre 2010 concernant la mise en œuvre par le Ministre d’Etat d’un traitement automatisé relatif à l’«obtention, de la part des services de la CCSS, d’informations salariales des populations concernées par le remboursement des charges sociales», de la Direction du Travail ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 20 décembre 2010, conformément à l’article 7-2 de la loi n° 1.165, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 février 2011 portant analyse dudit traitement automatisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives

Préambule

Le responsable de traitement est le Ministre d’Etat. Le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.

I.- Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Ce traitement a pour finalité l’«obtention, de la part des services de la CCSS, d’informations salariales des populations concernées par le remboursement des charges sociales».

Les personnes concernées sont «les employeurs de la Principauté et les salariés concernés par les mesures de remboursement des charges sociales patronales».

Selon le responsable de traitement, la notion d’employeur doit être entendue largement. En effet, il s’agit des personnes physiques et des personnes morales de droit privé immatriculées au Registre du Commerce et de l’Industrie, des associations et plus généralement des personnes et groupements de droit privé habilités à embaucher du personnel. Les groupements et personnes morales de droit public sont expressément exclus du dispositif.

Au titre des fonctionnalités de ce traitement, le responsable de traitement indique que «le service de l’emploi a besoin d’informations relatives aux salaires afin de procéder au remboursement des charges sociales patronales pour les salariés entrant dans le cadre des critères d’attribution définis par le communiqué de la Direction du travail n° 2008-15 du 19 septembre 2008, paru au journal Officiel du 3 octobre 2008».

Or c’est la CCSS qui est destinataire des déclarations des salaires versés puisqu’elle collecte les cotisations.

A ce jour, le Service de l’emploi doit accomplir cette mission et permettre à l’employeur de bénéficier de cette mesure, demander à l’entreprise de communiquer la copie des bulletins de salaires, vérifier ces derniers, faire les calculs nécessaires et saisir les données dans un fichier trimestriel.
Aussi l’objectif de ce traitement est d’une part d’automatiser la procédure afin de réduire les risques d’erreurs de saisie, mais aussi de gagner un temps précieux de vérifications et de relancer des employeurs qui omettraient de communiquer les données nécessaires, afin de procéder au plus vite au remboursement des sommes qui leur sont dues, considérant le fait que cette mesure, à caractère social, a été mise en place afin d’aider les entreprises à recruter des candidats prioritaires».

La Commission prend acte que les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :

- collecte et mise à jour des informations permettant le remboursement des charges sociales patronales ;
- effectuer les calculs permettant le remboursement desdites charges ;
- gérer les remboursements ;
- envois de courriers aux employeurs aux fins de demande d’informations (R.I.B …).

Cependant, considérant les fonctionnalités du traitement dont s’agit, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.

En effet, elle estime que la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif «recherché» par le responsable de traitement, soit celui d’accomplir tous les actes nécessaires à la gestion du remboursement des charges patronales, celui-ci ne pouvant être réduit à la simple collecte d’informations salariales auprès de la CCSS.

En conséquence, elle considère que sa finalité doit être modifiée par «gestion du remboursement des charges sociales patronales».

II. - Sur la licéité et la justification du traitement

La Commission constate qu’aux termes de l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d’une Direction du Travail, ladite direction «est chargée :

- de l’étude et de l’élaboration de projets de textes législatifs et réglementaires en matière de droit du travail ;
- de l’application de la législation et de la réglementation du travail ;
- du suivi de l’application des conventions internationales en matière de droit du travail ;
- du contrôle, au sein de tous les établissements industriels, commerciaux et artisanaux, de l’application des dispositions légales et réglementaires concernant les conditions du travail et la protection des travailleurs dans les domaines de la sécurité, de l’hygiène et de la santé ;
- de l’information des employeurs et des salariés sur l’état de la législation et de la réglementation du travail et sur leurs modalités d’application ;
- de la mise en œuvre de la concertation et de la négociation collective entre les partenaires sociaux ;
- de l’information, l’orientation, du suivi et du placement des demandeurs d’emploi ;
- de la délivrance des autorisations d’embauchage et des permis de travail ;
- de l’attribution et du service des aides à l’embauche ;
- du contrôle du respect de la législation sur les conditions d’embauchage et de licenciement ;
- de la gestion du régime d’indemnisation du chômage ;
-
des études statistiques et analytiques sur le marché de l’emploi et de ses perspectives ;
- de toutes missions concernant l’emploi qui lui seraient confiées».
Elle observe également que cette direction est composée du Service de l’Emploi et de l’Inspection du Travail.

La Commission constate que ce traitement est licite.

D’après le responsable de traitement, ce traitement est justifié par un motif d’intérêt public et par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnait ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

A ce titre, il précise que s’agissant d’une mesure gouvernementale visant aux remboursements de charges patronales, «cette aide à l’embauche a été décidée en Conseil de Gouvernement le 13 octobre 1992. Applicable dès le 1er mai 1993, elle a ensuite été reconduite chaque année (…). Par ailleurs, par délibération en date du 23 mars 2005, le Conseil de Gouvernement a renforcé cette mesure incitative à l’embauche en décidant de rembourser la totalité des charges patronales (et non plus uniquement les cotisations CCSS et CAR) pendant une durée de deux années pour un salarié monégasque ou si l’entreprise met en place une formation dans le cadre du recrutement, et d’une année pour les salariés résidant à Monaco ou dans les Communes limitrophes et présentés par le Service de l’Emploi, pour pourvoir à la création d’un poste ou remplacer un départ à la retraite (…)».

La Commission relève que les conditions d’éligibilité au dispositif dont s’agit ont été définies dans les communiqués n° 2008-15 du 19 septembre 2008 et n° 2010-07 du 10 juin 2010 relatifs aux mesures de remboursement des charges patronales, publiés au Journal de Monaco des 3 octobre 2008 et 2 juillet 2010.

Ces deux communiqués précisent en outre :

- les conditions d’ouverture du droit ;
- les modalités d’application du dispositif ;
- les obligations de l’employeur.

Le responsable de traitement indique enfin que «la mesure est répercutée sur un crédit géré par le Service de l’Emploi. Elle fait l’objet chaque année d’un vote lors des débats budgétaires».

La Commission considère que le traitement dont s’agit est justifié conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III. - Sur les informations traitées

Les informations nominatives objets du présent traitement sont :

- Identité : nom, nom de jeune fille, prénom, date de naissance, matricule CCSS ;
- Adresses et coordonnées : Raison sociale et enseigne de l’entreprise ;
- Caractéristiques financières : Montant des salaires bruts ;
- Données d’identification électronique : n° CCSS du salarié concerné, n° CAR de l’entreprise concernée ;
- Autres informations : date de début et de fin de l’aide accordée.

Les informations relatives à l’identité, l’adresse et aux coordonnées ainsi que le montant des salaires bruts ont pour origine la CCSS.

Sur ce point, la Commission relève que ces informations proviennent d’un traitement automatisé d’informations nominatives exploité par la CCSS ayant pour finalité «transmission au Service de l’Emploi des informations de salaires pour des populations concernées par le remboursement des charges sociales patronales», lequel a été concomitamment soumis à l’avis de la Commission.

Les informations relatives aux dates de début et de fin d’attribution de l’aide ont pour origine le Service de l’Emploi.
Le numéro CCSS a pour origine le traitement ayant pour finalité «constitution du dossier salarié», lequel est légalement mis en œuvre.

Le numéro CAR a pour origine le traitement ayant pour finalité «constitution du dossier employeur», lequel a fait l’objet d’une levée de réserve, par délibération n° 2011-02 du 10 janvier 2011.

Les autres informations sont calculées automatiquement.

La Commission estime que ces informations sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

IV. - Sur l’information de la personne concernée et les mesures prises pour faciliter l’exercice de ses droits d’accès et de rectification

L’information préalable des salariés est assurée par la voie d’un affichage dans les locaux de la Direction du Travail. Outre l’exercice du droit d’accès et de rectification, est également indiquée la finalité du traitement dont s’agit.

L’information préalable des entreprises s’effectue au moyen d’une mention insérée dans le contrat intitulé «remboursement de charges patronales», lequel fait état du droit d’accès et du droit de rectification.

Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la Direction du Travail sur place ou par voie postale.

Ces mesures n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.

V. - Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

Les personnels du Service de l’Emploi ayant accès aux informations sont :

- le Chef de Service ;
- le Contrôleur ;
- un chef de Bureau.

Les destinataires des informations sont les membres du personnel de la CCSS, à savoir :

- le Directeur Adjoint ;
- le Responsable du système d’information d’aide à la décision ;
- le personnel habilité du Service Recouvrement.

Le personnel de la CCSS est destinataire des informations relatives aux numéros CCSS du salarié concerné et CAR de l’entreprise concernée ainsi que des dates de début et de fin de l’aide accordée. Une fois ces informations communiquées par le biais d’un tableau de type Excel, le personnel de la CCSS insère dans ledit tableau les informations relatives à l’identité, l’adresse et les coordonnées ainsi que le montant des salaires bruts qui ont pour origine la CCSS.

VI. - Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation de la Commission.

Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. - Sur la durée de conservation

La durée de conservation des données est de 2 ans, soit la durée maximale des effets du dispositif.

Au vu de ces éléments, la Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

Après en avoir délibéré :

Demande à ce que la finalité du traitement soit modifiée ainsi que suit :

«Gestion du remboursement des charges sociales patronales»

A la condition de la prise en compte de ce qui précède, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du remboursement des charges sociales patronales» par le Ministre d’Etat.

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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