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Délibération n° 2011-22 du 14 février 2011 portant avis favorable sur la demande présentée par la Caisse de Compensation des Services Sociaux (ccss) relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Transmission au service de l’emploi des informations de salaire pour des populations concernées par le remboursement de charges sociales patronales»

  • No. Journal 8006
  • Date of publication 04/03/2011
  • Quality 97.86%
  • Page no.
Vu la Constitution du 17 décembre 1962 ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957 tendant à réglementer les conditions d’embauchage et de licenciement en Principauté ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une caisse de compensation des services sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d’une Direction du Travail ;
Vu arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu le Communiqué n° 2008-15 du 19 septembre 2008 relatif aux mesures de remboursement des charges sociales patronales ;
Vu le Communiqué n° 2010-07 du 10 juin 2010 relatif aux mesures de remboursement des charges sociales patronales ;
Vu la demande d’avis reçue le 28 décembre 2010 concernant la mise en œuvre par le Ministre d’Etat d’un traitement automatisé relatif à la «Transmission au service de l’emploi des informations de salaire pour des populations concernées par le remboursement de charges sociales patronales», de la Caisse de Compensation des Services Sociaux ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 février 2011 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le responsable de traitement, à savoir la Caisse de Compensation des Services Sociaux, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité la «Transmission au Service de l’Emploi des informations de salaire pour des populations concernées par le remboursement de charges sociales patronales» ;
Le responsable de traitement indique que les catégories de personnes concernées sont les «salariés de Monaco répondant à certaines conditions».
La Commission relève que ce traitement est lié au traitement de la Direction du Travail soumis concomitamment à la Commission et dont la finalité est «Obtention, de la part des services de la CCSS, d’informations salariales des populations concernées par le remboursement des charges sociales».
Elle observe que l’objectif du traitement est de transmettre au Service de l’Emploi des informations relatives aux salariés et aux employeurs pour lui permettre de procéder à la mise en place des remboursements de charges sociales patronales tel qu’en dispose les Communiqués n° 2008-15 du 19 septembre 2008 et n° 2010-07 du 10 juin 2010 relatifs aux mesures de remboursement des charges sociales patronales.
Elle constate que les remboursements de charges sociales sont effectués selon des critères inhérents à la situation du salarié et reversés in fine à l’employeur. La population des employeurs est donc également concernée par le traitement.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement.
La Commission observe que le dossier de demande d’avis a été déposé par la «Caisse de Compensation de Services Sociaux (CCSS), agissant pour son compte et pour celui de la Caisse Autonomes des Retraites(CAR)» et sous la signature de son Directeur, qui est en outre le Directeur commun de l’ensemble des Caisses Sociales de Monaco. A ce titre, elle relève que par courrier en date du 20 décembre 2010, l’Agent comptable de la CCSS indiquait que «la CCSS assure le rôle de Caisse pivot pour la Gestion Administrative communes de la CCSS, de la CAR, de la CAMTI et de la CARTI».
A ce titre, la Commission constate que d’un point de vue fonctionnel, la CCSS et la CAR partagent des locaux communs, des moyens matériels communs, des personnels communs et une base de données commune au sein de laquelle sont prévus des accès spécifiques. A cet égard un certain nombre de traitements ont déjà fait l’objet d’une mise en œuvre avec pour responsable de traitement «les Caisses Sociales de Monaco».
Elle estime néanmoins, que ce traitement n’a pas un caractère de gestion administrative.
Elle relève cependant que la CCSS, a été instituée, aux termes de l’article 2 de l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une caisse de compensation des services sociaux de la Principauté de Monaco, pour assurer le service des allocations, prestations et pensions visées à l’article 1er.
A ce titre, elle observe que conformément à l’article 3 dudit texte, les employeurs de la Principauté ont l’obligation de s’affilier à la CCSS. Ainsi, la CCSS peut valablement exploiter un fichier contenant des informations sur ces derniers.
Tenant compte de l’ensemble de ces éléments, la Commission estime que le présent traitement ne peut être présenté par «Caisse de Compensation de Services Sociaux (CCSS), agissant pour son compte et pour celui de la Caisse Autonomes des Retraites (CAR)» mais uniquement par la CCSS.
Sur la justification du traitement, le responsable de traitement indique que celui-ci est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, son représentant ou son destinataire.
Il précise qu’il s’agit de «répondre à une demande de la Direction du travail dans le cadre de la collaboration entretenue entre les deux entités dont notamment celle établie dans le cadre de l’immatriculation et de l’embauche.
Une des missions de la CCSS, de part l’article 10 de son règlement intérieur (A.M. n° 2008-277 du 26 mais 2008) consiste à recevoir de la part de chaque employeur les déclarations de salaires mensuelles individualisées. Elle est donc seule apte à gérer une base des salaires fiable et contrôlée. La Direction du Travail est tenue de procéder au remboursement des cotisations calculées sur les salaires (…). Le traitement permettra une gestion plus rationnelle de cette mission en substituant un gestion automatisée à une gestion manuelle génératrice d’erreurs de transcription».
La Commission relève que ce traitement est exclusivement constitué afin de permettre à la Direction du Travail de disposer de données fiables afin de procéder aux remboursement des charges sociales patronales aux employeurs conformément aux Communiqués n° 2008-15 du 19 septembre 2008 et n° 2010-07 du 10 juin 2010.
Elle considère donc que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- Identité : nom, nom de jeune fille, prénom, date de naissance ;
- Formation diplômes, vie professionnelle : Raison sociale et enseigne de l’entreprise, salaries bruts ;
- Données d’identification électronique : N° immatriculation aux Caisses sociales de Monaco, N° immatriculation de l’employeur ;
- Données propres à l’application des mesures de remboursement de charges sociales : date de début de droit aux mesures de remboursement et date de fin de droit aux mesures de remboursement.
Les informations relatives à l’identité, et à la vie professionnelle ont pour origine les traitements ayant pour finalité «Gestion du domaine recouvrement des cotisations» et «Procédure d’embauchage» de la CCSS. La Commission relève que ces traitements sont légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165.
Les données d’identification électronique et les données propres à l’application des mesures de remboursement de charges sociales sont issues du traitement automatisé d’informations nominatives exploité par la Direction du Travail ayant pour finalité «Obtention, de la part des services de la CCSS, d’informations salariales des populations concernées par le remboursement des charges sociales», lequel a été concomitamment soumis à l’avis de la Commission.
Ainsi, elle demande à ce que les données issues du traitement de la Direction du Travail ne soient exploitées qu’une fois que ce dernier aura été mis en œuvre, conformément aux dispositions de la loi n° 1.165.
La Commission considère néanmoins que les informations collectées dans le présent traitement sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité de celui-ci, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV – Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilités à avoir accès aux informations en inscription, modification, mise à jour et consultation sont les suivantes :
Le responsable de traitement indique que le responsable du Service d’Information d’Aide à la Décision (SIAD) qui reçoit le fichier transmis par le Service de l’Emploi puis produit le fichier à destination du Service de l’Emploi dispose d’un accès en consultation et en mise à jour.
Il précise que ce dernier traite l’information issue de la base des salaires mais qu’il ne dispose cependant pas d’une habilitation pour la mettre à jour.
Il indique enfin que le service de l’emploi est destinataire du traitement. Seul le Chef de Service, un Contrôleur et un Chef de bureau y ont accès.
A ce titre, la Commission relève que cette transmission d’informations est justifiée par les missions de la Direction du Travail telles que définies par l’ordonnance n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d’une Direction du Travail ainsi que par les deux communiqués n° 2008-15 du 19 septembre 2008 et n° 2010-07 du 10 juin 2010 relatifs aux mesures de remboursement des charges sociales patronales.
Ces éléments n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
V - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation de la Commission.
Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de la période d’exploitation du présent traitement.
VI – Sur la durée de conservation
La durée de conservation des données est de 3 mois, soit la durée de sauvegarde entre deux traitements.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
VII - Sur les droits des personnes concernées
Selon le responsable de traitement, l’information préalable des personnes concernées est assurée par un courrier adressé à l’intéressé une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne et une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général.
Tant pour les employeurs que pour les salariés, il existe par ailleurs deux documents en ligne intitulés «Protection des données nominatives» qui rappellent les droits de communication et de rectification des personnes concernées.
Ces documents contiennent en outre les dispositions des articles 13 et 14 de la loi n° 1.165 modifiée et citent les différents traitements mise en œuvre auprès de la Commission.
Par ailleurs, le droit d’accès peut être effectué par voie électronique, par voie postale ou sur place.
Les droits de modification, de mise à jour ou de suppression des données peuvent être exercés sur place, par voie postale ou par courriel.
La Commission considère que les mesures prises afin de garantir l’information des personnes concernées ainsi que les modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
***
Après en avoir délibéré,
Considère que le présent traitement ne peut être présenté par «Caisse de Compensation de Services Sociaux (CCSS), agissant pour son compte et pour celui de la Caisse Autonomes des Retraites(CAR)» mais uniquement par la CCSS ;
Relève les personnes concernées par ce traitement sont les salariés et les employeurs de la Principauté ;
Demande à ce que les transmissions d’informations provenant du traitement ayant pour finalité «Obtention, de la part des services de la CCSS, d’informations salariales des populations concernées par le remboursement des charges sociales» de la Direction du Travail, requalifié par la Commission «Gestion du remboursement des charges sociales patronales», soient effectuées qu’une fois ledit traitement légalement mis en œuvre, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Transmission au Service de l’Emploi des informations de salaire pour des populations concernées par le remboursement de charges sociales patronales» par la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS).


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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