Arrêté Ministériel n° 2000-579 du 6 décembre 2000 relatif aux modalités de déclaration simplifiée des traitements automatisés d'informations nominatives portant sur la gestion des fichiers de clients, des fichiers de fournisseurs et des fichiers de paie des personnels

Nous, Ministre d'Etat de la Principauté,

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d'informations nominatives et notamment ses articles 1 et 6 ;

Vu l'ordonnance souveraine n° 13.327 du 12 février 1998 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d'informations nominatives ;

Vu les avis motivés rendus par la Commission de Contrôle des informations Nominatives dans ses délibérations du 27 mars 2000 ;

Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 22 novembre 2000 ;


Arrêtons :
 

Section I

Dispositions générales

Article Premier

La procédure de déclaration simplifiée prévue à l'article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d'informations nominatives est applicable aux traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de clients, des fichiers de fournisseurs et des fichiers de paie des personnels dès lors :

- qu'ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l'exercice du droit d'accès ;
- qu'ils n'appliquent que des logiciels dont les résultats sont aisément contrôlables ;
- qu'ils n'intéressent que des données contenues dans des fichiers appartenant à l'entreprise ;
- qu'ils ne donnent pas lieu à d'autres interconnexions que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées aux articles 2, 7 et 11 ci-après ;
- qu'ils comportent des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi.
 

Section II

Dispositions particulières relatives aux traitements automatisés des fichiers de clients

Art. 2.

Les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs aux fichiers de clients ne doivent pas avoir d'autres fonctions que d'effectuer les opérations administratives liées exclusivement aux contrats, aux commandes, aux livraisons, aux factures, à la comptabilité et notamment la gestion des comptes clients ainsi qu'à l'établissement de statistiques commerciales et à la réalisation d'actions de prospection et de promotion.
 

Art. 3.

Les informations traitées dans le cadre de ces fichiers doivent concerner exclusivement les catégories suivantes :

- identité : nom, nom marital, prénoms, raison sociale, adresse ou siège social, téléphone, code interne d'identification du client ;
- caractéristiques économiques et financières : profession, domaine d'activité, relevé d'identité postal ou bancaire, n° TVA intra-communautaire ;
- consommation d'autres biens ou services, notamment :
- abonnements, articles, produits, services faisant l'objet de l'abonnement, périodicité, montant, conditions ;
- commandes, bons de livraison, factures et éléments s'y rapportant ;
- facturation, conditions tarifaires, paiement et éléments s'y rapportant ;
- règlement des factures et conditions de crédit.
 

Art. 4.

Les informations nominatives contenues dans le traitement automatisé concerné ne peuvent être conservées au-delà d'une durée de 10 ans.
 

Art. 5.

Peuvent exclusivement être destinataires des catégories d'informations visées à l'article 3, pour l'exercice de leurs attributions respectives :

- les personnels chargés des services commerciaux et administratifs concernés et leurs supérieurs hiérarchiques ;
- les services chargés des contrôles internes et externes à l'entreprise ;
- les entreprises extérieures dans le cadre de l'exécution de leurs contrats ;
- les organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;
- les auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
- les organismes financiers détenteurs des comptes de l'entreprise concernée.
 

Art. 6.

Ne bénéficient pas de la procédure de déclaration simplifiée les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion de fichiers de clients relevant des secteurs d'activité ci-après mentionnés :

- secteur bancaire et assimilé ;
- secteur des assurances ;
- secteur de la vente par correspondance ;
- secteur de la santé et de l'éducation.
 

Section III

Dispositions particulières relatives aux traitements automatisés des fichiers de fournisseurs

Art. 7.

Les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs aux fichiers de fournisseurs ne doivent pas avoir pour autres fonctions que d'effectuer les opérations administratives liées aux contrats, aux commandes, aux réceptions, aux factures, aux règlements, à la comptabilité des comptes fournisseurs ainsi qu'à l'édition de titres de paiement, l'établissement de documentation et de statistiques commerciales et financières par fournisseur.
 

Art. 8.

Les informations traitées dans le cadre de ces fichiers doivent concerner exclusivement les catégories suivantes :

- identité : nom, nom marital, prénoms, raison sociale, adresse ou siège social, téléphone, code d'identification comptable, numéro d'identification commerciale, n° intra-communautaire ;
- caractéristique économique : profession, catégorie économique, activité ;
- éléments de facturation et du règlement ;
- commandes, factures, livraison et éléments s'y rapportant ;
- conditions et modalités de règlement, crédit, et éléments s'y rapportant ;
- impayés, retenues ou oppositions.
 

Art. 9.

Les informations nominatives contenues dans le traitement automatisé concerné ne peuvent être conservées au-delà d'une durée de 10 ans.
 

Art. 10.

Peuvent exclusivement être destinataires des catégories d'informations visées à l'article 8, pour l'exercice de leurs attributions respectives :

- les personnels chargés des services commerciaux, administratifs et comptables concernés et leurs supérieurs hiérarchiques ;
- les personnes chargées des contrôles internes et externes à l'entreprise ;
- les entreprises extérieures dans le cadre de l'exécution de leurs contrats ;
- les organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;
- les auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
- les organismes financiers teneurs des comptes de l'entreprise concernée.
 

Section IV

Dispositions particulières relatives aux traitements automatisés des fichiers de paie des personnels

Art. 11.

Les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs aux fichiers de paie des personnels ne doivent pas avoir pour autres fonctions que :

- le calcul et le paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels ainsi que le calcul des retenues opérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur ;
- les déclarations à effectuer auprès des différents organismes administratifs et sociaux et autres opérations légales ou conventionnelles s'y rattachant ;
- la réalisation de tous traitements statistiques non nominatifs liés à l'activité salariée dans l'entreprise ;
- la tenue des comptes individuels relatifs à l'intéressement des travailleurs à l'entreprise.
 

Art. 12.

Sans préjudice des dispositions de l'arrêté ministériel n° 58-150 du 24 avril 1958 fixant les mentions à porter sur les bulletins de paie, les informations traitées dans le cadre de ces fichiers doivent concerner exclusivement les catégories suivantes :

- identité : nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéros d'assuré social, de retraite et de prévoyance, adresse, taux d'invalidité ;
- situation familiale et matrimoniale ;
- vie professionnelle : lieu de travail, numéro d'identification interne, date d'entrée dans l'entreprise, ancienneté, emploi occupé et coefficient hiérarchique, section comptable, nature du contrat de travail ;
- éléments entrant dans le calcul de la rémunération et mode de règlement.
 

Art. 13.

La durée de conservation des informations ne pourra excéder celle prévue par les dispositions légales en vigueur.

Les informations relatives aux motifs des absences ne doivent pas être conservées au-delà du temps nécessaire à l'établissement des bulletins de paie.

Les informations nécessaires à l'établissement des droits à la retraite peuvent être conservées sans limitation de durée.
 

Art. 14.

Peuvent exclusivement être destinataires des catégories d'informations visées à l'article 12, dans l'exercice de leurs attributions respectives :

- les services chargés de l'administration, de la comptabilité et de la paie du personnel ainsi que leurs supérieurs hiérarchiques ;
- les services chargés du contrôle financier dans l'entreprise ;
- les organismes gérant les différents systèmes d'assurances sociales, d'assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et administrations légalement habilités à les recevoir ;
- les organismes financiers intervenant dans la gestion des comptes de l'entreprise et du salarié.
 

Art. 15.

Les traitements d'informations nominatives comportant à la fois des éléments de paie et de gestion du personnel doivent faire l'objet d'une déclaration ordinaire.
 

Art. 16.

Le Secrétaire Général du Ministère d'Etat est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Fait à Monaco, en l'Hôtel du Gouvernement, le six décembre deux mille.
 

Le Ministre d'Etat,
P. LECLERCQ.