Délibération n° 2024‑108 du 15 mai 2024 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du parc de téléphonie fixe du Conseil National » présenté par la Présidence du Conseil National.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950, et notamment son article 10 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l’organisation et le fonctionnement du Conseil National, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011‑82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par la Présidence du Conseil National le 31 janvier 2024 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du parc de téléphonie fixe du Conseil National » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 28 mars 2024, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 mai 2024 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Le Conseil National est une Institution publique consacrée par la Constitution, ainsi que par la loi n° 771 du 25 juillet 1964, modifiée, susvisée.

Ses Services relèvent de l’autorité hiérarchique de la Présidence du Conseil National, dont le fonctionnement est défini par un Règlement Intérieur soumis au contrôle du Tribunal Suprême.

Ainsi, le Conseil National revêt le statut d’autorité publique au sens de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.

Le Conseil National souhaite mettre en œuvre un parc de téléphonie fixe afin de permettre le bon fonctionnement de ses services.

Ledit traitement, objet de la présente délibération, est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I.   Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le traitement a pour finalité « Gestion du parc de téléphonie fixe du Conseil National ».

Les personnes concernées sont les Conseillères Nationales et les Conseillers Nationaux, l’ensemble des permanents du Conseil National composé de fonctionnaires et agents de l’État, les stagiaires, les suppléants, les attachés parlementaires et les contractuels.

Enfin, les fonctionnalités de ce traitement sont les suivantes :

-    administration du matériel de téléphonie ;

-    administration de l’autocommutateur ;

-    maintenance du parc téléphonique ;

-    élaboration d’un annuaire et diffusion de listes nominatives et d’un annuaire interne (constitution, édition et diffusion de listes nominatives des utilisateurs des postes téléphoniques par les services à partir des numéros de ligne attribués aux agents desdits services) ;

-    administration technique de la messagerie téléphonique interne ;

-    établissement de statistiques non-nominatives ;

     •  contrôle des volumes d’appel pour repérer les éventuels volumes d’appels anormaux ;

-    occultation des 4 derniers chiffres des numéros externes.

Au vu de ce qui précède, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10‑1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime qu’il poursuit sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée.

Il précise à cet égard que ce traitement « permet de répondre aux besoins de fonctionnement des Services du Conseil National, par des échanges téléphoniques internes et également avec l’extérieur notamment avec d’autres services de l’État ou des tiers, et ce conformément aux prérogatives du Conseil National ».

Au vu de ce qui précède, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10‑1 et 10‑2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III.   Sur les informations traitées

Les informations traitées sont les suivantes :

-    identité : nom, prénom, numéros des postes téléphoniques ;

-    informations temporelles : données d’horodatage ;

-    données de connexion : logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès au traitement ;

-    utilisateurs des services de téléphonie : numéros de téléphone appelés, durée de l’appel interne et externe, date et heure de début et de fin de l’appel.

Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité sont issues du fichier des ressources humaines et du fichier des élus.

Par ailleurs, les informations relatives aux informations temporelles, aux données de connexion et aux utilisateurs des services de téléphonie ont pour origine le système.

La Commission considère ainsi que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10‑1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

>   Sur l’information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une « mention sur la page « Contact » du site Internet du Conseil National ».

Cette mention n’ayant pas été jointe au dossier, la Commission rappelle que celle‑ci doit impérativement comporter l’ensemble des mentions prévues à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

Le responsable de traitement précise que les autres personnes concernées sont également informées des modalités de l’exercice du droit d’accès par le biais de la « Charte informatique du Conseil National ».

À cet égard, à la lecture de ladite charte jointe au dossier, la Commission observe que les mentions portées à la connaissance des personnes concernées sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.

>   Sur l’exercice du droit d’accès

Le responsable de traitement indique que le droit d’accès s’exerce par voie postale et par courrier électronique auprès du Secrétaire Général du Conseil National.

Il précise que la réponse à ce droit d’accès intervient dans le mois suivant la réception de la demande.

S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission constate qu’une procédure a été mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer en cas doute que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Elle prend acte par ailleurs que la transmission et le traitement de la copie de la pièce d’identité se font conformément à sa délibération n° 2015‑116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

La Commission considère donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

>   Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :

-    les informaticiens : le DSI et son adjoint, le RSSI et le responsable de la maintenance informatique : tous droits dans l’exploitation et la sécurité du SI du CN ;

-    les prestataires informatiques : tous droits dans le cadre de leurs opérations de maintenance.

Considérant les attributions de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.

En ce qui concerne les prestataires, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI.   Sur les rapprochements et les interconnexions

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de rapprochements avec tous les autres traitements d’informations nominatives du Conseil National liés à ce dernier, notamment avec les traitements suivants, légalement mis en œuvre, ayant respectivement pour finalité :

-    « Gestion du fichier des Conseillères Nationales et des Conseillers Nationaux » ;

-    « Gestion administrative des Fonctionnaires et Agents de l’État et assimilés du Conseil National » ;

-    « Gestion des habilitations au système d’information du Conseil National ».

La Commission en prend acte et considère que ces rapprochements sont conformes aux exigences légales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

La Commission rappelle toutefois que la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.

Enfin, elle rappelle que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations sont conservées 1 an à l’exception des informations relatives à l’identité qui sont conservées le temps de l’habilitation des personnes concernées.

La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Rappelle que

-    La mention d’information préalable doit impérativement comporter l’ensemble des mentions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;

-    la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.

À la condition de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Président du Conseil National, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du parc de téléphonie fixe du Conseil National ».

Le Président de la Commission

de Contrôle des Informations Nominatives.