Délibération n° 2018-87 du 20 juin 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du temps de travail des personnels non médicaux » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

No. Journal 8394
Date of publication 10/08/2018
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Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance-loi n° 677 du 2 décembre 1959 sur la durée du temps de travail, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 86-620 du 10 novembre 1986 portant établissement du règlement intérieur du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifié ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 12 mars 2018, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du temps de travail » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 11 mai 2018, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juin 2018 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion du temps de travail ».
Il indique que les personnes concernées sont « L'ensemble du personnel ». Toutefois à la lecture du dossier, la Commission considère que sont seuls concernés les personnels non médicaux.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- la gestion des présences et absences du personnel (congés, récupération, missions, maladie, …) ;
- la gestion de la durée du temps de travail ;
- la gestion des plannings de travail ;
- la visualisation des droits de l'agent (congés, récupération, …) ;
- la consultation des compteurs (crédit, débit, …) ;
- les éditions standards (feuille heures, crédit, droits, …) ;
- l'édition de statistiques liées au planning, aux droits, aux compteurs ;
- la gestion des demandes d'absences (congés) ;
- la traçabilité des accès aux ressources stockées sur l'AS400.
La Commission rappelle toutefois que tout traitement d'informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
En l'espèce, la finalité du présent traitement doit être plus explicite c'est-à-dire être claire et précise pour les personnes concernées en indiquant que seuls sont concernés par le traitement dont s'agit les personnels non médicaux.
Par conséquent, la Commission modifie la finalité comme suit : « Gestion du temps de travail des personnels non médicaux ».

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Ce traitement est justifié par le respect d'une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement.
À cet égard, la Commission note que la « durée de travail au CHPG est réglementée à Monaco par l'Ordonnance-loi n° 677 du 2 décembre 1959, modifiée » ainsi que par la note de service n° 2007-5044 qui définit la durée de référence en matière de temps de travail au CHPG comme suit :
« - 37h30 mn hebdomadaire en moyenne pour le personnel de jour
- 34h50 mn hebdomadaire en moyenne pour le personnel de nuit ».
Le traitement est également justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
En effet, conformément à l'article 41.14 du règlement intérieur du CHPG, « le personnel ne peut être occupé que conformément à un tableau de service précisant pour chaque quinzaine, ou éventuellement pour chaque mois, la répartition des heures de travail ».
Par ailleurs, l'article 42.15 de ce même règlement précise que « le tableau de service, établi par le responsable de service sur délégation du directeur, est porté à la connaissance du personnel par voie d'affichage sur les lieux de travail au moins huit jours avant son application. Toute modification dans la répartition des heures de travail donne lieu, avant sa mise en vigueur, à une rectification du tableau de service. ».
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- identité : matricule, sexe, nom, nom de jeune fille, prénom, statut (titulaire, stagiaire) ;
- adresses et coordonnées : téléphone(s) ;
- vie professionnelle : service(s) d'affectation, grade, métier, corps ;
- données d'identification électronique : adresse mail, identifiant de connexion (login/mot de passe) ;
- informations temporelles : logs de connexion ;
- date : date d'entrée et de sortie, quotité de temps de travail, temps partiel groupé ;
- autres : droits (à congés, ancienneté, congé cadre), spécificité (jour/nuit, fixe, roulement, astreinte), primes (repas, laboratoire), commentaires.
Les informations relatives à l'identité, à l'adresse, à la vie professionnelle et à la date ainsi que les informations dites « autres » ont pour origine le traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie ».
Les informations relatives aux données d'identification électronique ont pour origine les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG », « Gestion des identités et des coordonnées » et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
Enfin, les logs de connexion ont pour origine le système.
La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées

Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées sera réalisée par un document spécifique.
Ce document n'ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce par courrier électronique, par voie postale et sur place, auprès de la Direction des Ressources Humaines.
S'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
Sous cette condition, la Commission constate que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne au CHPG.
Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- tous les agents : en consultation de leur planning et du planning de leur service ; certains agents ayant également la possibilité de créer leur propre demande d'absence ;
- les cadres et responsables : tous les droits dans le cadre de la gestion du planning ;
- le service RH : en consultation ;
- les administrateurs du SI : tous les droits dans le cadre de leurs missions de maintenance.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec :
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l'identité, aux adresses et coordonnées, à la formation, à la date ainsi que les informations dites « autres » sont conservées 5 ans à compter du départ de l'agent.
Il indique également que les logs de connexion sont conservés un an.
Enfin le responsable de traitement indique que les identifiants liés au traitement sont conservés tant que la personne est en poste et que le mot de passe (composé de 8 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique)) est conservé 6 mois.
Concernant ledit mot de passe, la Commission recommande toutefois au responsable de traitement de ne le conserver que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique et caractère spécial).
Sous ces conditions, elle considère que les durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Modifie la finalité du traitement par « Gestion du temps de travail des personnels non médicaux ».
Considère :
- que seuls les personnels non médicaux sont concernés par le traitement ;
- qu'une procédure relative au droit d'accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Rappelle que :
- l'information des personnes concernées doit impérativement être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Recommande au responsable de traitement de ne conserver le mot de passe que 3 mois ou bien d'adopter un mot de passe de 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique et caractère spécial).
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du temps de travail des personnels non médicaux ».