Délibération n° 2016-23 du 24 février 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Liste électorale » présentée par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 839 du 23 février 1968, modifiée, sur les élections nationales et communales ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Opérations électorales » tel que mis en œuvre par décision du Maire du 23 février 2007, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2007-12 du 15 janvier 2007 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « sommier de la nationalité », mis en œuvre en 2009 et modifié en 2012 après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2012-101 du 25 juin 2012 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Liste électorale » mis en œuvre par décision du Maire le 17 décembre 2010, après avis favorable par délibération n° 2010-37 du 4 octobre 2010 ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par la Commune de Monaco, le 7 janvier 2016, concernant le traitement automatisé ayant pour finalité « Liste électorale » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Aux termes de l’article 39 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, « le Maire, agent de l’administration, est chargé sous la surveillance du Ministre d’Etat (…) d’établir la liste électorale conformément aux lois et règlements ».
Afin de veiller à la tenue de la liste électorale, conformément à la loi n° 839, susvisée, la Commune de Monaco a mis en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives par décision du Maire du 17 décembre 2010, après avis favorable de la Commission par délibération susvisée.
En 2014, deux textes législatifs ont modifié le texte précité : la loi n° 1.409 du 22 octobre 2014 portant modification de la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales, modifiée, et dispositions diverses relatives à ces élections et la loi n° 1.411 du 2 décembre 2014 portant modification de l’article 47 de la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales, modifiée.
Certaines de ces nouvelles dispositions ayant une incidence sur le traitement automatisé associé à l’établissement et à la tenue de la liste électorale, la Commune de Monaco a soumis à la Commission une demande d’avis modificative, objet de la présente délibération, conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165, précitée.
Les modifications portent sur la dénomination des personnes concernées, les informations nominatives traitées, l’origine des informations ainsi que les destinataires des informations.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement n’est pas modifiée. La désignation des personnes concernées a été modifiée par « électeurs ».
Les fonctionnalités du traitement sont inchangées. Il s’agit de la gestion des opérations permettant la révision de la liste électorale effectuée par la Commission de révision de la liste électorale (dont les minutes et le registre de révision) et de la tenue de la liste électorale ;
En complément, le responsable de traitement précise qu’il tient une liste non automatisée des personnes ayant sollicité et s’étant vu remettre une copie de la liste électorale, conformément à l’article 6 modifié de la loi n° 839. Elle comporte les nom et prénom de la personne ayant sollicité la liste, et le cas échéant de la personne ayant retiré la liste si celle-ci n’est pas la demanderesse ou le demandeur, ainsi que la date et le format (ex. CD, papier) de la délivrance. Ces informations ont pour origine la personne concernée par le biais d’un formulaire intitulé « Attestation de réception de la liste électorale (année) » rempli en Mairie au moment de la remise du document.
La Commission rappelle que si cette liste devait être tenue à l’aide d’opération automatisée, il conviendra préalablement de soumettre le traitement associé à son avis.
II. Sur les informations traitées
• Les informations nominatives figurant sur la liste électorale
Les informations nominatives traitées sur les électeurs sont modifiées afin de tenir compte des nouvelles dispositions de l’article 5 de la loi n° 839 qui ont supprimé la situation de famille des femmes.
En outre, la liste électorale comprend désormais un numéro d’électeur unique valable une année. Il s’agit d’un numéro d’incrémentation automatique destiné à éviter les homonymies qui figurera sur les cartes d’électeurs en cas d’élections. Le responsable de traitement précise que ce numéro ne sera pas utilisé pour d’autres applications.
Ainsi, les informations nominatives suivantes sont traitées :
- identité : nom patronymique, nom d’usage, prénoms, date et lieu de naissance ;
- adresse : numéro et nom de la rue, code postal, ville, pays ;
- statut électoral : date de l’électorat, si la personne devient électrice l’année suivante et statut électoral ;
- données d’identification électronique : numéro d’électeur.
L’origine des informations a également été précisée afin de tenir compte de la rédaction du nouvel article 5 alinéa 1er de la loi n° 839 qui prévoit désormais que « La liste électorale comprend tous les électeurs qui ne sont pas privés du droit de vote. Le Maire peut se référer aux informations résultant des actes de l’état civil et du sommier de la nationalité monégasque ».
Le responsable de traitement précise également que le présent traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Sommier de la nationalité », susvisé. La Commission observe que l’utilisation des informations nominatives, prévue par ailleurs par la loi n° 839, est compatible avec le traitement d’origine.
Les informations figurant sur la liste électorale ont ainsi pour origine :
- le Maire au travers du sommier de la nationalité et des registres de l’état civil ;
- le Parquet Général : pour la radiation ou réhabilitation dans le droit de vote.
S’agissant des registres d’état civil, la Commission précise que si ceux-ci sont réalisés de manière automatisée ils devront faire l’objet de formalités auprès de la Commission, conformément aux dispositions de la loi n° 1.165, susvisée.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les droits des personnes concernées
La Commission relève que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée. Aussi, en application de son article 13, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition au traitement des informations qui les concernent.
La Commission constate que l’information des personnes concernées posée par l’article 14 de la loi n° 1.165 susvisée est toujours assurée par un courrier adressé aux citoyens monégasques lors de leur inscription, radiation ou suppression de la liste électorale.
S’agissant du formulaire intitulé « Attestation de réception de la liste électorale (année) », la Commission suggère qu’une information des personnes concernées, conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165, soit ajoutée dans ce document afin que les personnes concernées sachent sans ambiguïté que le Maire tient une liste des personnes ayant demandé et/ou réceptionné une copie de la liste électorale.
Les modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification sont sans changement.
IV. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont inchangées.
• Sur les destinataires des informations
Dans le respect des dispositions de la Constitution, de la loi n° 839 susmentionnée et des textes pris en son application et tenant compte des observations de la CCIN formulées dans la délibération n° 2010-37 du 4 octobre 2010, les catégories de personnes légalement habilitées à recevoir communication des informations traitées ou de la liste électorale sont :
- tout sujet monégasque ;
- le Palais Princier ;
- le Ministre d’Etat ;
- le Greffe du Tribunal et les juridictions monégasques compétentes ;
- le Service des archives de la Mairie ;
- les candidats ou listes de candidats à une élection ;
- plus généralement, toute personne physique ou morale, toute entité administrative qui est légalement ou réglementairement habilitée à recevoir communication de la liste ou d’informations y figurant.
Le responsable de traitement précise que la communication de la liste électorale aux personnes de nationalité monégasque est réalisée dans le respect de la loi n° 839, notamment des alinéas 2, 3, 4 et 5 de son article 6.
Sur la réutilisation des informations figurant sur la liste électorale, la Commission rappelle que l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives susvisée dispose que « les informations nominatives doivent être traitées pour une finalité déterminée, explicite et légitime, et ne pas être traitement ultérieurement pour une finalité incompatible avec cette finalité ».
L’article 80 bis de la loi n° 839 sur les élections nationales et communales, modifiée en 2014, comporte une disposition conforme à ce principe applicable à la liste électorale.
Ainsi, aux termes de cet article :
« L’utilisation d’une ou plusieurs indications nominatives extraites de la liste électorale n’est autorisée qu’aux seules fins de communication politique, électorale ou institutionnelle ou encore en application d’une disposition législative ou réglementaire, y compris en dehors des périodes de campagne électorale telles que définies par la loi n° 1.391 du 2 juillet 2012 relative au financement des campagnes électorales, ainsi qu’au profit d’une association ou groupement à caractère politique.
Quiconque fait usage d’une ou plusieurs indications nominatives extraites de la liste électorale à d’autres fins est puni de l’amende prévue au chiffre 3 de l’article 29 du Code pénal. L’amende peut être prononcée autant de fois qu’il y a d’irrégularités.
Lorsqu’il est procédé à l’envoi de tout document, courrier, imprimé, bulletin d’information, message quels qu’en soient la forme et le support, ou à la réalisation d’enquêtes, les destinataires de ces envois et enquêtes sont informés de l’origine des informations ayant permis de les contacter, de l’identité de la personne pour le compte de laquelle la communication est réalisée et de leur possibilité de s’opposer, sans frais hormis ceux liés à la transmission de l’opposition, à l’utilisation de leurs informations nominatives ainsi que celle de se faire radier, sans frais, des traitements automatisés ou non d’informations nominatives qui ont été constitués à partir des renseignements contenus dans la liste électorale.
Les dispositions du présent article s’appliquent sans préjudice de celles prévues par la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ».
La Commission observe que ces dispositions sont rappelées par écrit à toute personne souhaitant obtenir la liste électorale. Elle rappelle qu’il appartient aux personnes physiques ou morales souhaitant exploiter les informations nominatives figurant sur cette liste, dans le respect des dispositions précitées, de respecter les obligations qui leur incombent en tant que responsable de traitements en application des dispositions de la loi n° 1.165, susvisée.
V. Sur la sécurité des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité du traitement et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi sont sans changement.
VI. Sur la durée de conservation
La durée de conservation des informations est inchangée.
Ainsi, les informations sont mises à jour chaque année à la suite de la révision de la liste électorale. Conformément à la loi n° 839, les informations nominatives relatives aux personnes décédées ou radiées par condamnation ou incapacité sont supprimées. La durée de conservation des informations est donc fonction du statut d’électeur de la personne concernée.
Par ailleurs, aux termes de l’article 6 alinéa 5 de la loi n° 839 « la liste électorale et le tableau de révision annuelle sont conservés aux archives de la Mairie ». En conséquence les documents électroniques établis à ce titre sont conservés de manière illimitée, conformément à l’article 9 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
La modification du traitement est la conséquence de l’introduction du numéro d’électeur qui, en tant que numéro d’incrémentation automatique « réinitialisé à chaque mise à jour de la liste électorale », pourra changer selon l’ordre alphabétique des électeurs fruit de l’évolution de la liste électorale.
Après en avoir délibéré la Commission,
Prend acte de la mise en place d’une liste des personnes ayant sollicité la délivrance d’une copie de la liste électorale établie de manière non automatisée ;
Rappelle qu’il appartient aux personnes physiques ou morales souhaitant exploiter les informations nominatives figurant sur la liste électorale dans le respect des dispositions de la loi n° 839 susvisée, notamment de son article 80bis, de respecter les obligations qui leur incombent en tant que responsable de traitements en application des dispositions de la loi n° 1.165, susvisée.
Recommande que, si les registres de l’état civil, à l’origine des informations traitées pour l’établissement de la liste électorale, sont réalisés de manière automatisée, le traitement automatisé associé soit soumis aux formalités prévues par la loi n° 1.165, susvisée ;
Suggère que, en application de l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, le document intitulé « Attestation de réception de la liste électorale (année) » comporte une information des personnes sollicitant et/ou retirant une copie de la liste électorale afin qu’elles sachent sans ambiguïté que le Maire tient « une liste des personnes qui ont sollicité la délivrance d’une copie de la liste électorale » conformément à l’article 6 alinéa 4 de la loi n° 839.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre de la modification par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Liste électorale ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 839 du 23 février 1968, modifiée, sur les élections nationales et communales ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Opérations électorales » tel que mis en œuvre par décision du Maire du 23 février 2007, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2007-12 du 15 janvier 2007 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « sommier de la nationalité », mis en œuvre en 2009 et modifié en 2012 après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2012-101 du 25 juin 2012 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Liste électorale » mis en œuvre par décision du Maire le 17 décembre 2010, après avis favorable par délibération n° 2010-37 du 4 octobre 2010 ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par la Commune de Monaco, le 7 janvier 2016, concernant le traitement automatisé ayant pour finalité « Liste électorale » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Aux termes de l’article 39 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, « le Maire, agent de l’administration, est chargé sous la surveillance du Ministre d’Etat (…) d’établir la liste électorale conformément aux lois et règlements ».
Afin de veiller à la tenue de la liste électorale, conformément à la loi n° 839, susvisée, la Commune de Monaco a mis en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives par décision du Maire du 17 décembre 2010, après avis favorable de la Commission par délibération susvisée.
En 2014, deux textes législatifs ont modifié le texte précité : la loi n° 1.409 du 22 octobre 2014 portant modification de la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales, modifiée, et dispositions diverses relatives à ces élections et la loi n° 1.411 du 2 décembre 2014 portant modification de l’article 47 de la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales, modifiée.
Certaines de ces nouvelles dispositions ayant une incidence sur le traitement automatisé associé à l’établissement et à la tenue de la liste électorale, la Commune de Monaco a soumis à la Commission une demande d’avis modificative, objet de la présente délibération, conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165, précitée.
Les modifications portent sur la dénomination des personnes concernées, les informations nominatives traitées, l’origine des informations ainsi que les destinataires des informations.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement n’est pas modifiée. La désignation des personnes concernées a été modifiée par « électeurs ».
Les fonctionnalités du traitement sont inchangées. Il s’agit de la gestion des opérations permettant la révision de la liste électorale effectuée par la Commission de révision de la liste électorale (dont les minutes et le registre de révision) et de la tenue de la liste électorale ;
En complément, le responsable de traitement précise qu’il tient une liste non automatisée des personnes ayant sollicité et s’étant vu remettre une copie de la liste électorale, conformément à l’article 6 modifié de la loi n° 839. Elle comporte les nom et prénom de la personne ayant sollicité la liste, et le cas échéant de la personne ayant retiré la liste si celle-ci n’est pas la demanderesse ou le demandeur, ainsi que la date et le format (ex. CD, papier) de la délivrance. Ces informations ont pour origine la personne concernée par le biais d’un formulaire intitulé « Attestation de réception de la liste électorale (année) » rempli en Mairie au moment de la remise du document.
La Commission rappelle que si cette liste devait être tenue à l’aide d’opération automatisée, il conviendra préalablement de soumettre le traitement associé à son avis.
II. Sur les informations traitées
• Les informations nominatives figurant sur la liste électorale
Les informations nominatives traitées sur les électeurs sont modifiées afin de tenir compte des nouvelles dispositions de l’article 5 de la loi n° 839 qui ont supprimé la situation de famille des femmes.
En outre, la liste électorale comprend désormais un numéro d’électeur unique valable une année. Il s’agit d’un numéro d’incrémentation automatique destiné à éviter les homonymies qui figurera sur les cartes d’électeurs en cas d’élections. Le responsable de traitement précise que ce numéro ne sera pas utilisé pour d’autres applications.
Ainsi, les informations nominatives suivantes sont traitées :
- identité : nom patronymique, nom d’usage, prénoms, date et lieu de naissance ;
- adresse : numéro et nom de la rue, code postal, ville, pays ;
- statut électoral : date de l’électorat, si la personne devient électrice l’année suivante et statut électoral ;
- données d’identification électronique : numéro d’électeur.
L’origine des informations a également été précisée afin de tenir compte de la rédaction du nouvel article 5 alinéa 1er de la loi n° 839 qui prévoit désormais que « La liste électorale comprend tous les électeurs qui ne sont pas privés du droit de vote. Le Maire peut se référer aux informations résultant des actes de l’état civil et du sommier de la nationalité monégasque ».
Le responsable de traitement précise également que le présent traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Sommier de la nationalité », susvisé. La Commission observe que l’utilisation des informations nominatives, prévue par ailleurs par la loi n° 839, est compatible avec le traitement d’origine.
Les informations figurant sur la liste électorale ont ainsi pour origine :
- le Maire au travers du sommier de la nationalité et des registres de l’état civil ;
- le Parquet Général : pour la radiation ou réhabilitation dans le droit de vote.
S’agissant des registres d’état civil, la Commission précise que si ceux-ci sont réalisés de manière automatisée ils devront faire l’objet de formalités auprès de la Commission, conformément aux dispositions de la loi n° 1.165, susvisée.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les droits des personnes concernées
La Commission relève que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée. Aussi, en application de son article 13, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition au traitement des informations qui les concernent.
La Commission constate que l’information des personnes concernées posée par l’article 14 de la loi n° 1.165 susvisée est toujours assurée par un courrier adressé aux citoyens monégasques lors de leur inscription, radiation ou suppression de la liste électorale.
S’agissant du formulaire intitulé « Attestation de réception de la liste électorale (année) », la Commission suggère qu’une information des personnes concernées, conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165, soit ajoutée dans ce document afin que les personnes concernées sachent sans ambiguïté que le Maire tient une liste des personnes ayant demandé et/ou réceptionné une copie de la liste électorale.
Les modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification sont sans changement.
IV. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont inchangées.
• Sur les destinataires des informations
Dans le respect des dispositions de la Constitution, de la loi n° 839 susmentionnée et des textes pris en son application et tenant compte des observations de la CCIN formulées dans la délibération n° 2010-37 du 4 octobre 2010, les catégories de personnes légalement habilitées à recevoir communication des informations traitées ou de la liste électorale sont :
- tout sujet monégasque ;
- le Palais Princier ;
- le Ministre d’Etat ;
- le Greffe du Tribunal et les juridictions monégasques compétentes ;
- le Service des archives de la Mairie ;
- les candidats ou listes de candidats à une élection ;
- plus généralement, toute personne physique ou morale, toute entité administrative qui est légalement ou réglementairement habilitée à recevoir communication de la liste ou d’informations y figurant.
Le responsable de traitement précise que la communication de la liste électorale aux personnes de nationalité monégasque est réalisée dans le respect de la loi n° 839, notamment des alinéas 2, 3, 4 et 5 de son article 6.
Sur la réutilisation des informations figurant sur la liste électorale, la Commission rappelle que l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives susvisée dispose que « les informations nominatives doivent être traitées pour une finalité déterminée, explicite et légitime, et ne pas être traitement ultérieurement pour une finalité incompatible avec cette finalité ».
L’article 80 bis de la loi n° 839 sur les élections nationales et communales, modifiée en 2014, comporte une disposition conforme à ce principe applicable à la liste électorale.
Ainsi, aux termes de cet article :
« L’utilisation d’une ou plusieurs indications nominatives extraites de la liste électorale n’est autorisée qu’aux seules fins de communication politique, électorale ou institutionnelle ou encore en application d’une disposition législative ou réglementaire, y compris en dehors des périodes de campagne électorale telles que définies par la loi n° 1.391 du 2 juillet 2012 relative au financement des campagnes électorales, ainsi qu’au profit d’une association ou groupement à caractère politique.
Quiconque fait usage d’une ou plusieurs indications nominatives extraites de la liste électorale à d’autres fins est puni de l’amende prévue au chiffre 3 de l’article 29 du Code pénal. L’amende peut être prononcée autant de fois qu’il y a d’irrégularités.
Lorsqu’il est procédé à l’envoi de tout document, courrier, imprimé, bulletin d’information, message quels qu’en soient la forme et le support, ou à la réalisation d’enquêtes, les destinataires de ces envois et enquêtes sont informés de l’origine des informations ayant permis de les contacter, de l’identité de la personne pour le compte de laquelle la communication est réalisée et de leur possibilité de s’opposer, sans frais hormis ceux liés à la transmission de l’opposition, à l’utilisation de leurs informations nominatives ainsi que celle de se faire radier, sans frais, des traitements automatisés ou non d’informations nominatives qui ont été constitués à partir des renseignements contenus dans la liste électorale.
Les dispositions du présent article s’appliquent sans préjudice de celles prévues par la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ».
La Commission observe que ces dispositions sont rappelées par écrit à toute personne souhaitant obtenir la liste électorale. Elle rappelle qu’il appartient aux personnes physiques ou morales souhaitant exploiter les informations nominatives figurant sur cette liste, dans le respect des dispositions précitées, de respecter les obligations qui leur incombent en tant que responsable de traitements en application des dispositions de la loi n° 1.165, susvisée.
V. Sur la sécurité des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité du traitement et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi sont sans changement.
VI. Sur la durée de conservation
La durée de conservation des informations est inchangée.
Ainsi, les informations sont mises à jour chaque année à la suite de la révision de la liste électorale. Conformément à la loi n° 839, les informations nominatives relatives aux personnes décédées ou radiées par condamnation ou incapacité sont supprimées. La durée de conservation des informations est donc fonction du statut d’électeur de la personne concernée.
Par ailleurs, aux termes de l’article 6 alinéa 5 de la loi n° 839 « la liste électorale et le tableau de révision annuelle sont conservés aux archives de la Mairie ». En conséquence les documents électroniques établis à ce titre sont conservés de manière illimitée, conformément à l’article 9 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
La modification du traitement est la conséquence de l’introduction du numéro d’électeur qui, en tant que numéro d’incrémentation automatique « réinitialisé à chaque mise à jour de la liste électorale », pourra changer selon l’ordre alphabétique des électeurs fruit de l’évolution de la liste électorale.
Après en avoir délibéré la Commission,
Prend acte de la mise en place d’une liste des personnes ayant sollicité la délivrance d’une copie de la liste électorale établie de manière non automatisée ;
Rappelle qu’il appartient aux personnes physiques ou morales souhaitant exploiter les informations nominatives figurant sur la liste électorale dans le respect des dispositions de la loi n° 839 susvisée, notamment de son article 80bis, de respecter les obligations qui leur incombent en tant que responsable de traitements en application des dispositions de la loi n° 1.165, susvisée.
Recommande que, si les registres de l’état civil, à l’origine des informations traitées pour l’établissement de la liste électorale, sont réalisés de manière automatisée, le traitement automatisé associé soit soumis aux formalités prévues par la loi n° 1.165, susvisée ;
Suggère que, en application de l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, le document intitulé « Attestation de réception de la liste électorale (année) » comporte une information des personnes sollicitant et/ou retirant une copie de la liste électorale afin qu’elles sachent sans ambiguïté que le Maire tient « une liste des personnes qui ont sollicité la délivrance d’une copie de la liste électorale » conformément à l’article 6 alinéa 4 de la loi n° 839.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre de la modification par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Liste électorale ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.