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Délibération n° 2014-184 du 11 décembre 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Télé-service de consultation, par les praticiens, des avis de la CCSS portant sur les demandes d’accord préalable qu’ils ont soumises » présenté par la Caisse de Compensation des Services Sociaux de Monaco

  • No. Journal 8208
  • Date of publication 16/01/2015
  • Quality 95.71%
  • Page no. 113
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la Convention franco-monégasque de sécurité sociale du 28 février 1952, modifiée, et, l’arrangement administratif relatif aux modalités d’application de cette convention, modifié ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.739 du 22 juin 1971 fixant le régime des prestations dues aux salariés, en vertu de l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944, en cas de maladie, accident, maternité, invalidité et décès ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 84-688 du 30 novembre 1984 relatif à la nomenclature générale des actes professionnels des médecins, des chirurgiens-dentistes, des sages-femmes et des auxiliaires médicaux, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-276 du 7 juin 2005 fixant les conditions de remboursement par les régimes d’assurance maladie des actes relevant de la Classification commune des actes médicaux, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la Recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des prestations médicales » des Caisses Sociales de Monaco, objet d’un récépissé de mise en œuvre le 13 novembre 2007 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du contrôle médical et dentaire » des Caisses Sociales de Monaco, objet d’un récépissé de mise en œuvre le 19 septembre 2002 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Dématérialisation des demandes de remboursements de prestations médicales » des Caisses Sociales de Monaco, objet d’un récépissé de mise en œuvre le 8 mai 2007 ;
Vu la demande d’avis reçue le 23 octobre 2014 concernant la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Télé-service de consultation, par les praticiens, des avis de la CCSS portant sur les demandes d’accord préalable qu’ils ont soumises » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 11 décembre 2014 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS), responsable de traitement, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010, susvisé.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité «Télé-service de consultation, par les praticiens, des avis de la CCSS portant sur les demandes d’accord préalable qu’ils ont soumises ».
Il concerne les praticiens conventionnés et les assurés sociaux de la CCSS.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- permettre la consultation, par un praticien, de la liste des demandes d’accord préalable qu’il a présentées et pour lesquelles un avis a déjà été émis, avec mention de cet avis (favorable ou non) ;
- donner au praticien la visibilité des accords de prise en charge en cours de validité, lors de la saisie de sa feuille de soins électronique.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle note que le présent traitement fait l’objet de mise en relation avec le traitement ayant pour finalité « Dématérialisation des demandes de remboursements de prestations médicales », susvisé.
La Commission relève que ces mises en relation sont conformes au principe de compatibilité de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, susvisée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève que la CCSS a été instituée par l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco, pour assurer le service des allocations, prestations et pensions visées à l’article 1er de ladite ordonnance-loi.
Afin, de mener à bien ses missions, dans le respect de la réglementation encadrant l’exercice de professions dans le domaine de la santé en Principauté et les conditions de prise en charge par les Caisses des prestations en nature ou en espèces des assurés, la CCSS dispose de conventions établies avec le collège des chirurgiens-dentistes de Monaco, l’ordre des médecins de Monaco, l’association monégasque des infirmiers exerçant à titre libéral, l’association monégasque des orthophonistes, et l’association monégasque des masseurs kinésithérapeutes.
L’adhésion à ces Conventions « est une démarche personnelle et volontaire du professionnel de santé qui exerce, à titre libéral, une activité médicale ou paramédicale. Seuls ceux installés à Monaco ou dans le département des Alpes-Maritimes peuvent [y] adhérer ».
Par ailleurs, aux termes de l’article 5 de l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944, « les allocations, prestations et retraites sont dues aux salariés, à leurs conjoints ou à leurs enfants selon les modalités qui seront fixées par ordonnance souveraine. Les taux desdites allocations, prestations et retraites seront fixés par arrêté ministériel. Ils pourront toujours être révisés ».
A titre d’exemple, l’arrêté ministériel n° 2005-276 du 7 juin 2005 fixant les conditions de remboursement par les régimes d’assurance maladie des actes relevant de la Classification commune des actes médicaux dispose en son article 4 relatif à la prise en charge actes techniques par l’assurance maladie que « Certains actes font l’objet d’un accord préalable du contrôle médical et ne sont pris en charge qu’à la condition d’avoir reçu l’avis favorable du contrôle médical, sous réserve que l’assuré remplisse les conditions légales d’attribution des prestations. La liste de ces actes est établie par la Direction des caisses sociales de Monaco qui en assure la publication ».
Il ressort également de l’arrêté ministériel n° 84-688 du 30 novembre 1984 relatif à la nomenclature générale des actes professionnels des médecins, des chirurgiens-dentistes, des sages-femmes et des auxiliaires médicaux, modifié, que la participation aux frais résultant de certains actes n’est considérée par la CCSS que si elle a préalablement accepté de les prendre en charge.
La procédure mise alors en place est celle dite de l’accord préalable, objet du traitement.
La Commission relève que le traitement comporte des données de santé collectées dans le respect de l’article 12 de la loi n° 1.165.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par :
- le respect des obligations légales et réglementaires du responsable de traitement, précitées ;
- la réalisation d’un intérêt légitime de la CCSS de disposer d’un outil permettant de faciliter l’accès des praticiens au suivi de l’examen des accords préalables et d’en connaître le sens afin de pouvoir commencer les soins aux patients dans les meilleurs délais.
Par ailleurs, le responsable de traitement précise que les droits des assurés sont préservés : ils continueront de recevoir les avis de la Caisse et demeureront « en droit de libre de faire valoir librement [leur accord] de prise en charge, auprès du praticien de [leur] choix ».
La Commission considère que ce traitement est conforme aux dispositions des articles 10 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées et leur origine
• Sur le détail des informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité du bénéficiaire : nom, prénom, sexe, date de naissance, âge ;
- données d’identification électronique du bénéficiaire : matricule CCSS et lien familial avec l’assuré ;
- données d’identification du praticien : numéro de matricule ;
- données liées à l’avis émis à la suite d’une demande d’accord préalable : libellé de la prestation, date de la proposition ou de la demande d’accord préalable, date de l’avis, nature de l’avis, lettre-clé accordé, coefficient accordé, et le cas échéant, date de la prescription, praticien prescripteur, numéro de dent (pour le dentaire).
• Sur l’origine des informations
Les informations ont pour origine les traitements automatisés d’informations nominatives précités, légalement mis en œuvre, ayant pour finalité :
- « Gestion des prestations médicales », mis en œuvre le 13 novembre 2007 ;
- « Gestion du contrôle médical et dentaire », mis en œuvre le 19 septembre 2002.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est assurée par une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne sur le site internet des Caisses Sociales de Monaco.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission relève qu’aux termes de l’article 13 de la loi n° 1.165, modifiée, s’agissant d’un traitement mis en œuvre par un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général, les personnes concernées par le présent traitement ne disposent pas du droit de s’opposer au traitement de leurs informations.
Les professionnels de santé peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification auprès du « correspondant CCIN » ou des personnes chargées de leur accueil. La Commission relève que ces droits s’exercent, également, directement auprès du Directeur des Caisses Sociales de Monaco, selon la mention figurant sur le site internet précité.
L’intéressé peut exercer ses droits par un accès en ligne à leur dossier, par courrier électronique, par voie postale ou sur place.
La réponse à toute demande est réalisée dans les 15 jours suivants la réception. En cas de demande de modification ou de mise à jour des informations, une réponse sera apportée à l’intéressé par courrier électronique, par voie postale ou sur place.
La Commission considère que les modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès aux informations en inscription, modification, mise à jour et consultation sont :
- les praticiens conventionnés : accès en consultation pour les seuls accords qu’ils auront déposés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation de la Commission.
Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées jusqu’à ce que les actes concernés aient donné lieu à facturation et/ou remboursement par l’organisme et, au maximum, pendant 18 mois.
La Commission relève que cette durée de conservation est liée aux actes réalisés par un professionnel, nécessitant la conservation de l’ensemble des informations permettant d’établir la traçabilité des opérations réalisées dans le temps.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS) du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Télé-service de consultation, par les praticiens, des avis de la CCSS portant sur les demandes d’accord préalable qu’ils ont soumises ».


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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