Délibération n° 2014-78 du 12 mai 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale » présenté par l’Office de la Médecine du Travail
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 444 du 16 mai 1946 étendant aux maladies professionnelles la législation sur les accidents du travail ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957 tendant à réglementer les conditions d’embauchage et de licenciement en Principauté ;
Vu la loi n° 637 du 11 janvier 1958 tendant à créer et à organiser la médecine du travail, modifiée ;
Vu la loi n° 870 du 17 juillet 1969 relative au travail des femmes salariées en cas de grossesse ou de maternité ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.857 du 3 septembre 1958 relative à l’organisation et au fonctionnement de la médecine du travail, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.729 du 19 janvier 1967 fixant, en ce qui concerne la réadaptation fonctionnelle et la rééducation professionnelle, les modalités d’application du titre III bis de la loi n° 636 du 11 janvier 1958, modifiée et complétée par la loi n° 790 du 18 août 1965, codifiant la législation sur la déclaration, la réparation et l’assurance des accidents du travail ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 5.408 du 5 août 1974 portant application de la loi n° 882 du 29 mai 1970 sur les vaccinations obligatoires ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 59-112 du 13 avril 1959 révisant et complétant les tableaux des maladies professionnelles, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 60-041 du 2 février 1960 fixant les modèles de fiches de visite médicale et spéciale utilisées par l’Office de la Médecine du Travail ;
Vu l’arrêté ministériel n° 60-339 du 15 novembre 1960 fixant le modèle du rapport annuel du médecin du travail ;
Vu l’arrêté ministériel n° 60-348 du 26 novembre 1960 fixant les mesures de prophylaxie, d’hygiène et de sécurité en vue de la protection médicale du personnel hospitalier et du personnel de crèches, de pouponnières ou de foyers de l’enfance ;
Vu l’arrêté ministériel n° 74-450 du 11 octobre 1974 portant agrément de centres de vaccination, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 76-583 du 24 décembre 1976 relatif aux mesures de protection des travailleurs contre les effets nuisibles du bruit applicables aux établissements dans lesquels sont exécutés des travaux en ambiance bruyante ;
Vu l’arrêté ministériel n° 77-415 du 28 octobre 1977 précisant la liste des travaux dangereux qui nécessitent une surveillance médicale spéciale, prévue à l’article 10 de l’ordonnance n° 1.857 du 3 septembre 1958 relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office de la Médecine du Travail ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2001-70 du 13 février 2001 relatif à la protection des travailleurs intervenant en milieu hyperbare ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2001-71 du 13 février 2001 fixant les mesures de protection médicale des salariés intervenant en milieu hyperbare ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-156 du 21 mars 2005 relatif aux règles techniques et de qualification que doivent respecter les entreprises effectuant des activités de confinement et de retrait d’amiante ou de fabrication et de transformation de matériaux contenant de l’amiante ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu le Code de déontologie médicale, approuvé par arrêté ministériel n° 2012-312 du 29 mai 2012 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la Recommandation R(97) 5 du Comité des Ministres aux Etats membres du Conseil de l’Europe relative à la protection des données médicales du 13 février 1997 ;
Vu la demande d’avis déposée par le Directeur de l’Office de la Médecine du Travail, le 21 mars 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 12 mai 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L’Office de la Médecin du Travail (OMT), responsable de traitement, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives, objet de la présente délibération, est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion de l’activité médicale ».
Il concerne les salariés et les employeurs de la Principauté, ainsi que les personnels de l’OMT habilités à avoir accès au présent traitement dans le cadre de leurs fonctions.
Il a pour objectif de permettre d’assurer le suivi de l’état de santé de toute personne employée dans le secteur privé en Principauté de Monaco, tout au long de sa période d’activité.
La Commission précise que les informations relatives aux agents contractuels et fonctionnaires de la Fonction Publique ne sont pas concernées par le présent traitement dès lors que l’OMT est en charge de la santé des salariés.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- planifier les visites médicales et adresser les convocations ;
- créer et mettre à jour les Dossiers Médicaux en Santé du Travail (DMST) des salariés ;
- réaliser les visites médicales ;
- prescrire et/ou réaliser les examens médicaux et les vaccinations recommandés et/ou obligatoires ;
- délivrer les documents obligatoires nécessaires à l’exercice ou à la poursuite d’une activité en Principauté comme les fiches de travail, fiches médicales d’aptitude ou d’absence de contre-indication à l’exercice d’une profession ou d’une activité donnée, certificat médical ou certificat d’aptitude ;
- établissement de statistiques (non nominatives), permettant notamment l’établissement du rapport annuel des médecins du travail.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
L’OMT a été créé par la loi n° 637, susvisée. Il est défini en son article 1er comme « un service public chargé de la médecine préventive du travail ». Ses missions sont déterminées à l’article 2 de ladite loi.
Il intervient ainsi tout au long de la vie professionnelle d’un salarié. Aux termes de l’article 5 de la loi n° 637, susvisée, les examens médicaux tendant à vérifier l’aptitude médicale au travail d’une personne sont « obligatoires pour les salariés de la Principauté ».
Le traitement dont s’agit est nécessaire aux fins de la médecine préventive, de diagnostics médicaux, de la gestion d’un service de santé. Il est effectué sous la responsabilité de praticiens de santé et de personnes agissant sous leur autorité, toutes soumises au secret professionnel.
La Commission relève, par ailleurs, que l’ordonnance souveraine n° 1.857, susvisée, rappelle les principes de confidentialité et de secret opposables aux médecins dans le cadre de leurs missions. A cet égard, son article 9 dispose que « le médecin du travail établit (…) une fiche médicale, toutes dispositions étant prises, par ailleurs, pour assurer le secret médical et l’inviolabilité du fichier détenu par le médecin ».
Elle considère donc que le traitement est licite conformément aux articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement. Ainsi, ce traitement a pour objet de permettre à l’OMT de répondre à ses missions de prévention et de surveillance concernant l’état de santé des travailleurs en Principauté telles que fixées par la loi.
Par ailleurs, il est justifié par un motif d’intérêt général tendant à veiller tant sur les salariés à titre individuel que sur les employeurs. En outre, les statistiques d’ordre général permettent, par exemple, de mettre en évidence les pathologies développées par les salariés selon leur fonction, les nuisances ou les risques présentés selon les activités, ainsi que leur évolution dans le temps selon les secteurs d’activité. Ces données sont nécessaires à la politique de santé publique.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur le détail des informations nominatives traitées
• Les informations traitées sur les employeurs
Les informations nominatives traités concernant les employeurs sont :
- identité : raison sociale de l’employeur ;
- identité du contact : nom, prénom et fonction de la personne à contacter,
- immatriculation : numéro d’immatriculation, date d’adhésion, activité ;
- coordonnées : adresse, téléphone, fax de l’employeur.
Les informations relatives aux employeurs ont pour origine :
- l’employeur, le Service de l’Emploi de la Direction du Travail et la Caisse de Compensation des Services Sociaux s’agissant de l’identité :
- l’OMT s’agissant des données d’immatriculation ;
- l’employeur concernant l’identité et les coordonnées des personnes à contacter.
La Commission relève que les données d’immatriculation mettent en évidence l’existence d’un traitement automatisé portant sur la gestion de l’affiliation obligatoire de tout employeur à l’OMT. Elle demande que ce traitement soit soumis à son avis conformément aux dispositions de la loi n° 1.165.
• Les informations traitées sur les personnels de l’OMT
Les informations traitées sur les professionnels de l’OMT en charge du suivi des salariés :
- identité : nom, prénom, numéro d’identification interne.
Ces informations ont pour origine l’OMT.
La Commission relève que ces informations mettent en évidence l’existence d’un traitement automatisé portant sur la gestion des personnels de l’OMT. Elle demande que ce traitement soit soumis à son avis conformément aux dispositions de la loi n° 1.165.
• Les informations traitées sur les salariés
Les informations nominatives traitées concernant les salariés sont :
- identité : nom, nom de jeune fille, prénom, date de naissance, âge, sexe, numéro de dossier OMT, numéro d’assuré social - CCSS, nationalité ;
- identité du médecin traitant : nom, prénom ;
- adresses et coordonnées : adresse du domicile, téléphone personnel, adresse électronique ;
- situation de famille : situation matrimoniale, nombre d’enfants, nom, prénom, date de naissance, sexe, évènement ;
- vie professionnelle : raison sociale des employeurs successifs, profession(s), dates de début et de fin de chaque emploi occupé par le salarié, liste des formations ;
- loisirs, habitudes de vie : activités sportives, consommation de tabac, consommation d’alcool, mode et temps de déplacement professionnel ;
- données de santé : taille, poids, tension, résultats d’examens, risques professionnels, nuisance, pathologies, traitements médicaux suivis, vaccinations, classe d’invalidité, catégorie Cotorep, taux IPP, suivi des nuisances, maladies professionnelles et accidents du travail, suivi des arrêts de travail, observations du médecin et de l’infirmier lors des visites ;
- historique des visites : dates et heures, type de visite, type d’acte à réaliser,
- aptitude au poste occupé : résultat de la visite d’aptitude, restrictions éventuelles.
Les informations nominatives concernant les salariés ont pour origine :
- la Direction du Travail et la Caisse de Compensation des Services Sociaux s’agissant de son identité et de sa vie professionnelle. Elles sont complétées par le salarié lui-même lors de ses entretiens à l’OMT ;
- le salarié s’agissant de l’identité de son médecin traitant, de ses adresses et coordonnées, de sa situation de famille, de ses loisirs et habitudes de vie ;
- le médecin, l’infirmier et l’auxiliaire médical, chacun dans le cadre de ses fonctions et attributions, s’agissant des données de santé et de l’historique des visites ;
- le médecin de l’OMT s’agissant de l’aptitude au poste occupé.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
Le présent traitement est exploité dans le cadre des attributions de l’OMT, par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Aussi, conformément à l’article 13 de ladite loi, toute personne ayant une activité en Principauté, en tant qu’employeur ou salarié, ne dispose pas de droit à s’opposer au traitement de ses informations nominatives.
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une mention figurant sur un document de collecte, par une mention particulière intégrée dans un document remis à l’intéressé, et par un affichage.
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, est conforme pour l’affichage.
Toutefois, la mention figurant sur les documents « convocation à la visite médicale périodique » et « fiche de liaison vaccin » devra être complétée par les destinataires ou catégories de destinataires des informations.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale ou sur place auprès du Directeur de l’OMT. Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission rappelle que s’agissant des données de santé et de l’accès au dossier médical des salariés, si la demande de droit d’accès peut être formalisée auprès du Directeur de l’OMT, seul un médecin de l’OMT pourra y répondre et communiquer à l’intéressé les données qui le concernent.
Elle rappelle dans ce sens qu’aux termes de l’article 2 de l’arrêté ministériel n° 60-041, susvisé, « la fiche médicale est un document confidentiel dont le médecin a la garde ; elle devra être classée dans un fichier fermant à clef. » Cette fiche médicale est composée du dossier médical du travail et de sa fiche médicale d’aptitude.
En outre, aux termes de son article 3, « sur demande, il pourra être remis au travailleur » ces deux fiches.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les habilitations permettant l’accès au traitement et aux informations relèvent de l’autorité du responsable de traitement.
Les personnes ayant accès aux informations sont :
- le personnel administratif de l’accueil pour les données administratives (nom, matricule, date de naissance, nom ou raison sociale de l’employeur, horaire de convocation, identité du médecin de l’OMT) : en consultation et mise à jour ;
- les auxiliaires médicales et infirmiers : en consultation et mises à jour selon des accès fixés en tenant compte de leurs attributions ;
- les médecins : en consultation et mises à jour pour l’ensemble des données.
Le responsable de traitement précise que les auxiliaires effectuent les mises à jour des DMST sous la responsabilité des médecins.
• Sur les destinataires des informations
Les personnes pouvant recevoir communication des informations sont :
- les employeurs : pour les informations relatives à l’identité et à la seule aptitude du salarié pour l’envoi des convocations aux visites ;
- le Service de l’Emploi, l’Inspection du Travail et la Caisse de Compensation des Services Sociales (CCSS) : pour les informations relatives à l’identité et à la seule aptitude du salarié ;
- le médecin conseil de la CCSS : pour l’identité, les données de santé et la seule aptitude des salariés afin de permettre l’orientation/prescription à la demande et/ou avec l’accord des salariés ;
- le médecin traitant du salarié ou autre professionnel de santé à la suite d’une demande du salarié et avec son accord pour l’ensemble des informations concernant un salarié.
Ces communications sont réalisées dans le respect des textes de nature légale ou réglementaire qui imposent ou organisent lesdites communications.
La Commission relève que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquels ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations mettent en évidence que des mesures techniques ont été mises en place afin de veiller à la sécurité et à la traçabilité des opérations automatisées réalisées.
Elle rappelle que celles-ci sont organisées dans le cadre de traitements automatisés qu’il conviendra de soumettre à son avis conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165.
La Commission rappelle, en outre, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées sont conservées tant qu’un salarié est actif en Principauté. Puis, elles sont archivées pendant 10 ans. Les informations et les dossiers médicaux d’un salarié font alors l’objet d’un contrôle préalable afin de déterminer si les informations doivent être ou non conservées dans l’intérêt de la personne concernée. Ainsi, selon les risques professionnels auxquels un salarié aura été exposé au cours de sa carrière, le médecin pourra décider de prolonger la durée de conservation des informations.
Dans ce sens, à titre d’exemple, aux termes de l’article 10 de l’arrêté ministériel n° 2005-156, susvisé, « Pour chaque travailleur exposé à l’inhalation de poussières d’amiante, le dossier médical est conservé à l’Office de la Médecine du Travail pendant quarante ans après la cessation de l’exposition ».
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que si le droit d’accès peut être formalisé auprès du Directeur de l’OMT, s’agissant de données de santé, seul un médecin pourra y répondre et communiquer à l’intéressé, le cas échéant, les données qui le concernent ;
Demande que :
- les traitements automatisés relatifs à l’affiliation des employeurs à l’OMT, la gestion de ces personnes et l’organisation des opérations portant sur la sécurité du système d’information, des applications et des données soient soumis à son avis conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165 ;
- la mention d’information figurant sur la convocation des salariés soit modifiée afin d’intégrer les destinataires ou catégorie de destinataires des informations conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par l’Office de la Médecine du Travail, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 444 du 16 mai 1946 étendant aux maladies professionnelles la législation sur les accidents du travail ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957 tendant à réglementer les conditions d’embauchage et de licenciement en Principauté ;
Vu la loi n° 637 du 11 janvier 1958 tendant à créer et à organiser la médecine du travail, modifiée ;
Vu la loi n° 870 du 17 juillet 1969 relative au travail des femmes salariées en cas de grossesse ou de maternité ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.857 du 3 septembre 1958 relative à l’organisation et au fonctionnement de la médecine du travail, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.729 du 19 janvier 1967 fixant, en ce qui concerne la réadaptation fonctionnelle et la rééducation professionnelle, les modalités d’application du titre III bis de la loi n° 636 du 11 janvier 1958, modifiée et complétée par la loi n° 790 du 18 août 1965, codifiant la législation sur la déclaration, la réparation et l’assurance des accidents du travail ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 5.408 du 5 août 1974 portant application de la loi n° 882 du 29 mai 1970 sur les vaccinations obligatoires ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 59-112 du 13 avril 1959 révisant et complétant les tableaux des maladies professionnelles, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 60-041 du 2 février 1960 fixant les modèles de fiches de visite médicale et spéciale utilisées par l’Office de la Médecine du Travail ;
Vu l’arrêté ministériel n° 60-339 du 15 novembre 1960 fixant le modèle du rapport annuel du médecin du travail ;
Vu l’arrêté ministériel n° 60-348 du 26 novembre 1960 fixant les mesures de prophylaxie, d’hygiène et de sécurité en vue de la protection médicale du personnel hospitalier et du personnel de crèches, de pouponnières ou de foyers de l’enfance ;
Vu l’arrêté ministériel n° 74-450 du 11 octobre 1974 portant agrément de centres de vaccination, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 76-583 du 24 décembre 1976 relatif aux mesures de protection des travailleurs contre les effets nuisibles du bruit applicables aux établissements dans lesquels sont exécutés des travaux en ambiance bruyante ;
Vu l’arrêté ministériel n° 77-415 du 28 octobre 1977 précisant la liste des travaux dangereux qui nécessitent une surveillance médicale spéciale, prévue à l’article 10 de l’ordonnance n° 1.857 du 3 septembre 1958 relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office de la Médecine du Travail ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2001-70 du 13 février 2001 relatif à la protection des travailleurs intervenant en milieu hyperbare ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2001-71 du 13 février 2001 fixant les mesures de protection médicale des salariés intervenant en milieu hyperbare ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-156 du 21 mars 2005 relatif aux règles techniques et de qualification que doivent respecter les entreprises effectuant des activités de confinement et de retrait d’amiante ou de fabrication et de transformation de matériaux contenant de l’amiante ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu le Code de déontologie médicale, approuvé par arrêté ministériel n° 2012-312 du 29 mai 2012 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la Recommandation R(97) 5 du Comité des Ministres aux Etats membres du Conseil de l’Europe relative à la protection des données médicales du 13 février 1997 ;
Vu la demande d’avis déposée par le Directeur de l’Office de la Médecine du Travail, le 21 mars 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 12 mai 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L’Office de la Médecin du Travail (OMT), responsable de traitement, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives, objet de la présente délibération, est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi précitée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion de l’activité médicale ».
Il concerne les salariés et les employeurs de la Principauté, ainsi que les personnels de l’OMT habilités à avoir accès au présent traitement dans le cadre de leurs fonctions.
Il a pour objectif de permettre d’assurer le suivi de l’état de santé de toute personne employée dans le secteur privé en Principauté de Monaco, tout au long de sa période d’activité.
La Commission précise que les informations relatives aux agents contractuels et fonctionnaires de la Fonction Publique ne sont pas concernées par le présent traitement dès lors que l’OMT est en charge de la santé des salariés.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- planifier les visites médicales et adresser les convocations ;
- créer et mettre à jour les Dossiers Médicaux en Santé du Travail (DMST) des salariés ;
- réaliser les visites médicales ;
- prescrire et/ou réaliser les examens médicaux et les vaccinations recommandés et/ou obligatoires ;
- délivrer les documents obligatoires nécessaires à l’exercice ou à la poursuite d’une activité en Principauté comme les fiches de travail, fiches médicales d’aptitude ou d’absence de contre-indication à l’exercice d’une profession ou d’une activité donnée, certificat médical ou certificat d’aptitude ;
- établissement de statistiques (non nominatives), permettant notamment l’établissement du rapport annuel des médecins du travail.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
L’OMT a été créé par la loi n° 637, susvisée. Il est défini en son article 1er comme « un service public chargé de la médecine préventive du travail ». Ses missions sont déterminées à l’article 2 de ladite loi.
Il intervient ainsi tout au long de la vie professionnelle d’un salarié. Aux termes de l’article 5 de la loi n° 637, susvisée, les examens médicaux tendant à vérifier l’aptitude médicale au travail d’une personne sont « obligatoires pour les salariés de la Principauté ».
Le traitement dont s’agit est nécessaire aux fins de la médecine préventive, de diagnostics médicaux, de la gestion d’un service de santé. Il est effectué sous la responsabilité de praticiens de santé et de personnes agissant sous leur autorité, toutes soumises au secret professionnel.
La Commission relève, par ailleurs, que l’ordonnance souveraine n° 1.857, susvisée, rappelle les principes de confidentialité et de secret opposables aux médecins dans le cadre de leurs missions. A cet égard, son article 9 dispose que « le médecin du travail établit (…) une fiche médicale, toutes dispositions étant prises, par ailleurs, pour assurer le secret médical et l’inviolabilité du fichier détenu par le médecin ».
Elle considère donc que le traitement est licite conformément aux articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement. Ainsi, ce traitement a pour objet de permettre à l’OMT de répondre à ses missions de prévention et de surveillance concernant l’état de santé des travailleurs en Principauté telles que fixées par la loi.
Par ailleurs, il est justifié par un motif d’intérêt général tendant à veiller tant sur les salariés à titre individuel que sur les employeurs. En outre, les statistiques d’ordre général permettent, par exemple, de mettre en évidence les pathologies développées par les salariés selon leur fonction, les nuisances ou les risques présentés selon les activités, ainsi que leur évolution dans le temps selon les secteurs d’activité. Ces données sont nécessaires à la politique de santé publique.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur le détail des informations nominatives traitées
• Les informations traitées sur les employeurs
Les informations nominatives traités concernant les employeurs sont :
- identité : raison sociale de l’employeur ;
- identité du contact : nom, prénom et fonction de la personne à contacter,
- immatriculation : numéro d’immatriculation, date d’adhésion, activité ;
- coordonnées : adresse, téléphone, fax de l’employeur.
Les informations relatives aux employeurs ont pour origine :
- l’employeur, le Service de l’Emploi de la Direction du Travail et la Caisse de Compensation des Services Sociaux s’agissant de l’identité :
- l’OMT s’agissant des données d’immatriculation ;
- l’employeur concernant l’identité et les coordonnées des personnes à contacter.
La Commission relève que les données d’immatriculation mettent en évidence l’existence d’un traitement automatisé portant sur la gestion de l’affiliation obligatoire de tout employeur à l’OMT. Elle demande que ce traitement soit soumis à son avis conformément aux dispositions de la loi n° 1.165.
• Les informations traitées sur les personnels de l’OMT
Les informations traitées sur les professionnels de l’OMT en charge du suivi des salariés :
- identité : nom, prénom, numéro d’identification interne.
Ces informations ont pour origine l’OMT.
La Commission relève que ces informations mettent en évidence l’existence d’un traitement automatisé portant sur la gestion des personnels de l’OMT. Elle demande que ce traitement soit soumis à son avis conformément aux dispositions de la loi n° 1.165.
• Les informations traitées sur les salariés
Les informations nominatives traitées concernant les salariés sont :
- identité : nom, nom de jeune fille, prénom, date de naissance, âge, sexe, numéro de dossier OMT, numéro d’assuré social - CCSS, nationalité ;
- identité du médecin traitant : nom, prénom ;
- adresses et coordonnées : adresse du domicile, téléphone personnel, adresse électronique ;
- situation de famille : situation matrimoniale, nombre d’enfants, nom, prénom, date de naissance, sexe, évènement ;
- vie professionnelle : raison sociale des employeurs successifs, profession(s), dates de début et de fin de chaque emploi occupé par le salarié, liste des formations ;
- loisirs, habitudes de vie : activités sportives, consommation de tabac, consommation d’alcool, mode et temps de déplacement professionnel ;
- données de santé : taille, poids, tension, résultats d’examens, risques professionnels, nuisance, pathologies, traitements médicaux suivis, vaccinations, classe d’invalidité, catégorie Cotorep, taux IPP, suivi des nuisances, maladies professionnelles et accidents du travail, suivi des arrêts de travail, observations du médecin et de l’infirmier lors des visites ;
- historique des visites : dates et heures, type de visite, type d’acte à réaliser,
- aptitude au poste occupé : résultat de la visite d’aptitude, restrictions éventuelles.
Les informations nominatives concernant les salariés ont pour origine :
- la Direction du Travail et la Caisse de Compensation des Services Sociaux s’agissant de son identité et de sa vie professionnelle. Elles sont complétées par le salarié lui-même lors de ses entretiens à l’OMT ;
- le salarié s’agissant de l’identité de son médecin traitant, de ses adresses et coordonnées, de sa situation de famille, de ses loisirs et habitudes de vie ;
- le médecin, l’infirmier et l’auxiliaire médical, chacun dans le cadre de ses fonctions et attributions, s’agissant des données de santé et de l’historique des visites ;
- le médecin de l’OMT s’agissant de l’aptitude au poste occupé.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
Le présent traitement est exploité dans le cadre des attributions de l’OMT, par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Aussi, conformément à l’article 13 de ladite loi, toute personne ayant une activité en Principauté, en tant qu’employeur ou salarié, ne dispose pas de droit à s’opposer au traitement de ses informations nominatives.
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une mention figurant sur un document de collecte, par une mention particulière intégrée dans un document remis à l’intéressé, et par un affichage.
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, est conforme pour l’affichage.
Toutefois, la mention figurant sur les documents « convocation à la visite médicale périodique » et « fiche de liaison vaccin » devra être complétée par les destinataires ou catégories de destinataires des informations.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale ou sur place auprès du Directeur de l’OMT. Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission rappelle que s’agissant des données de santé et de l’accès au dossier médical des salariés, si la demande de droit d’accès peut être formalisée auprès du Directeur de l’OMT, seul un médecin de l’OMT pourra y répondre et communiquer à l’intéressé les données qui le concernent.
Elle rappelle dans ce sens qu’aux termes de l’article 2 de l’arrêté ministériel n° 60-041, susvisé, « la fiche médicale est un document confidentiel dont le médecin a la garde ; elle devra être classée dans un fichier fermant à clef. » Cette fiche médicale est composée du dossier médical du travail et de sa fiche médicale d’aptitude.
En outre, aux termes de son article 3, « sur demande, il pourra être remis au travailleur » ces deux fiches.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les habilitations permettant l’accès au traitement et aux informations relèvent de l’autorité du responsable de traitement.
Les personnes ayant accès aux informations sont :
- le personnel administratif de l’accueil pour les données administratives (nom, matricule, date de naissance, nom ou raison sociale de l’employeur, horaire de convocation, identité du médecin de l’OMT) : en consultation et mise à jour ;
- les auxiliaires médicales et infirmiers : en consultation et mises à jour selon des accès fixés en tenant compte de leurs attributions ;
- les médecins : en consultation et mises à jour pour l’ensemble des données.
Le responsable de traitement précise que les auxiliaires effectuent les mises à jour des DMST sous la responsabilité des médecins.
• Sur les destinataires des informations
Les personnes pouvant recevoir communication des informations sont :
- les employeurs : pour les informations relatives à l’identité et à la seule aptitude du salarié pour l’envoi des convocations aux visites ;
- le Service de l’Emploi, l’Inspection du Travail et la Caisse de Compensation des Services Sociales (CCSS) : pour les informations relatives à l’identité et à la seule aptitude du salarié ;
- le médecin conseil de la CCSS : pour l’identité, les données de santé et la seule aptitude des salariés afin de permettre l’orientation/prescription à la demande et/ou avec l’accord des salariés ;
- le médecin traitant du salarié ou autre professionnel de santé à la suite d’une demande du salarié et avec son accord pour l’ensemble des informations concernant un salarié.
Ces communications sont réalisées dans le respect des textes de nature légale ou réglementaire qui imposent ou organisent lesdites communications.
La Commission relève que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquels ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations mettent en évidence que des mesures techniques ont été mises en place afin de veiller à la sécurité et à la traçabilité des opérations automatisées réalisées.
Elle rappelle que celles-ci sont organisées dans le cadre de traitements automatisés qu’il conviendra de soumettre à son avis conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165.
La Commission rappelle, en outre, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées sont conservées tant qu’un salarié est actif en Principauté. Puis, elles sont archivées pendant 10 ans. Les informations et les dossiers médicaux d’un salarié font alors l’objet d’un contrôle préalable afin de déterminer si les informations doivent être ou non conservées dans l’intérêt de la personne concernée. Ainsi, selon les risques professionnels auxquels un salarié aura été exposé au cours de sa carrière, le médecin pourra décider de prolonger la durée de conservation des informations.
Dans ce sens, à titre d’exemple, aux termes de l’article 10 de l’arrêté ministériel n° 2005-156, susvisé, « Pour chaque travailleur exposé à l’inhalation de poussières d’amiante, le dossier médical est conservé à l’Office de la Médecine du Travail pendant quarante ans après la cessation de l’exposition ».
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que si le droit d’accès peut être formalisé auprès du Directeur de l’OMT, s’agissant de données de santé, seul un médecin pourra y répondre et communiquer à l’intéressé, le cas échéant, les données qui le concernent ;
Demande que :
- les traitements automatisés relatifs à l’affiliation des employeurs à l’OMT, la gestion de ces personnes et l’organisation des opérations portant sur la sécurité du système d’information, des applications et des données soient soumis à son avis conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165 ;
- la mention d’information figurant sur la convocation des salariés soit modifiée afin d’intégrer les destinataires ou catégorie de destinataires des informations conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par l’Office de la Médecine du Travail, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.