Délibération n° 2014-20 du 4 février 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion de la mutuelle des collaborateurs de MT et MTI» présenté par Monaco Télécom SAM
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.041 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la Convention relative à la réglementation des assurances, signée à Paris le 18 mai 1963 ;
Vu le contrat de concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco du 26 septembre 2011 ;
Vu le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco signé le 26 septembre 2011 et annexé à l’ordonnance souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par Monaco Télécom SAM le 6 décembre 2013 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la mutuelle des collaborateurs» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 février 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé.
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Monaco Télécom SAM, immatriculée au RCI, est un organisme de droit privé concessionnaire d’un service public. Elle a notamment pour objet « d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunications. A ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […]».
Dans le cadre de son activité, Monaco Télécom SAM a souscrit à un contrat d’assurance de groupe auxquels adhèrent les collaborateurs de Monaco Télécom SAM et de Monaco Télécom International SAM, sa filiale à 100 %.
A ce titre, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ladite société soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité «Gestion de la mutuelle des collaborateurs de MT et MTI».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion de la mutuelle des collaborateurs».
Les personnes concernées sont les «280 collaborateurs MT et MTI et leurs conjoints et enfants en cas de demande».
A cet égard, le responsable de traitement indique que si «l’affiliation au contrat mutuelle est obligatoire pour tous les collaborateurs en CDI de Monaco Télécom et Monaco Télécom International», elle est facultative pour les ayant-droits (les conjoints et enfants) et pour les collaborateurs en CDD.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- la comptabilisation chaque mois de la cotisation mutuelle par collaborateur, en distinguant la part salariale de la part patronale, et en prenant en compte le niveau de couverture choisi et la composition de la famille affiliée (si le collaborateur l’a souhaité) ;
- l’identification des changements mensuels de couverture pour les traiter dans le logiciel de paye pour comptabilisation part salariale/part patronale.
Considérant les fonctionnalités du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
A ce titre, elle estime que la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif recherché par le responsable de traitement, soit celui d’assurer la gestion de la mutuelle des collaborateurs tant de Monaco Télécom SAM que de Monaco Télécom International.
Par conséquent, elle considère que la finalité du traitement devrait être modifiée comme suit : «Gestion de la mutuelle des collaborateurs de MT et MTI».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe que les activités d’assurance exercées sur le territoire de la Principauté sont soumises à agrément par les autorités monégasques, conformément à l’ordonnance souveraine n° 3.041 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la Convention relative à la réglementation des assurances, signée à Paris le 18 mai 1963.
Elle constate que le modèle de courrier d’affiliation des collaborateurs au contrat groupe Monaco Télécom joint au dossier a pour destinataire l’entreprise en nom propre Michel GRAMAGLIA, qui exerce notamment l’activité de courtage conformément à son objet social.
La Commission considère que ledit traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le consentement de la personne concernée et par l’exécution d’un contrat de mesures pré-contractuelles avec la personne concernée.
A l’analyse du dossier, la Commission constate d’une part que le contrat de groupe mutuelle proposé aux collaborateurs présente 2 types de couvertures (prise en charge à 100 % : payée intégralement par l’entreprise ou 300 % : payée par l’entreprise sur la base de la cotisation à 100 %), et d’autre part que, l’affiliation au contrat de mutuelle est obligatoire pour les seuls collaborateurs en CDI.
Elle relève également que le responsable a joint au dossier un modèle du courrier d’affiliation prévoyance santé mettant en exergue les 2 formules possibles et un spécimen de bulletin d’affiliation prévoyance-santé.
Elle estime que si le consentement n’est pas libre en ce que le collaborateur ne dispose que du choix de la formule et non de celui d’être affilié ou non au contrat groupe, elle constate cependant que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement et qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée en ce qu’elle bénéficie d’un avantage en nature déterminé par la formule retenue par elle.
La Commission considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont :
- identité : matricule collaborateur MT, n° CCSS, nom, prénom, nationalité, date de naissance du collaborateur, sexe ;
- situation de famille : nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, numéro sécurité sociale du conjoint le cas échéant, prénom, date et lieu de naissance, sexe, numéro CCSS des enfants, le cas échéant, statut marital, identification des bénéficiaires du contrat de prévoyance ;
- adresse et coordonnées : adresse postale, code postal, ville ;
- vie professionnelle : fonction, date d’entrée, statut cadre, employeur multiples ;
- caractéristiques financières : traitement annuel brut.
L’ensemble des informations ont pour origine le collaborateur, à l’exception du matricule qui est collecté par le truchement d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité «Gestion Paie», légalement mis en oeuvre.
La Commission considère que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un document spécifique intitulé «Note interne 2013-13» du 4 juillet 2013.
A l’analyse de ladite note, la Commission relève qu’elle ne s’adresse qu’au personnel, qu’elle ne mentionne pas l’identité des destinataires ou des catégories de destinataires des informations nominatives, ni ne les informe sur le caractère obligatoire ou facultatif des réponses et les conséquences à leur égard d’un défaut de réponse, conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
En conséquence, la Commission demande que soit assurée l’information préalable de l’ensemble des personnes concernées et que les mentions d’information figurant sur ladite note soient mises en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, précitée.
• Sur l’exercice des droits des personnes concernées
Les droits d’accès, de modification, de mise à jour et de suppression sont exercés par voie postale auprès de la direction des ressources humaines.
Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations collectées dans le cadre du traitement sont communiquées à GRAMAGLIA Mutuelle à Monaco.
La Commission estime que ces communications d’informations sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les 6 collaborateurs de l’équipe des Ressources Humaines (RH) de la Direction des Ressources Humaines (DRH) disposent d’un accès tous droits.
Par ailleurs, ils sont également chargés de procéder aux résiliations des contrats.
Considérant les attributions de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur les rapprochements avec d’autres traitements
Le responsable de traitement indique un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion Paie» aux fins de saisie des cotisations calculées dans les bulletins de paie des collaborateurs et d’obtention du numéro de matricule du collaborateur.
La Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur le fait que ce rapprochement doit être également visé dans le traitement précité et être conforme aux dispositions de l’arrêté ministériel y afférent.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées «pour la durée du contrat de travail du collaborateur».
La Commission constate que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Considère que la finalité du traitement devrait être modifiée par : «Gestion de la mutuelle des collaborateurs de MT et MTI» ;
Demande que soit assurée l’information préalable de l’ensemble des personnes concernées et que les mentions d’information soient mises en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, précitée ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par Monaco Telecom SAM, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion de la mutuelle des collaborateurs de MT et MTI».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.041 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la Convention relative à la réglementation des assurances, signée à Paris le 18 mai 1963 ;
Vu le contrat de concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco du 26 septembre 2011 ;
Vu le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco signé le 26 septembre 2011 et annexé à l’ordonnance souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par Monaco Télécom SAM le 6 décembre 2013 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la mutuelle des collaborateurs» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 février 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé.
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Monaco Télécom SAM, immatriculée au RCI, est un organisme de droit privé concessionnaire d’un service public. Elle a notamment pour objet « d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunications. A ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […]».
Dans le cadre de son activité, Monaco Télécom SAM a souscrit à un contrat d’assurance de groupe auxquels adhèrent les collaborateurs de Monaco Télécom SAM et de Monaco Télécom International SAM, sa filiale à 100 %.
A ce titre, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ladite société soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité «Gestion de la mutuelle des collaborateurs de MT et MTI».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion de la mutuelle des collaborateurs».
Les personnes concernées sont les «280 collaborateurs MT et MTI et leurs conjoints et enfants en cas de demande».
A cet égard, le responsable de traitement indique que si «l’affiliation au contrat mutuelle est obligatoire pour tous les collaborateurs en CDI de Monaco Télécom et Monaco Télécom International», elle est facultative pour les ayant-droits (les conjoints et enfants) et pour les collaborateurs en CDD.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- la comptabilisation chaque mois de la cotisation mutuelle par collaborateur, en distinguant la part salariale de la part patronale, et en prenant en compte le niveau de couverture choisi et la composition de la famille affiliée (si le collaborateur l’a souhaité) ;
- l’identification des changements mensuels de couverture pour les traiter dans le logiciel de paye pour comptabilisation part salariale/part patronale.
Considérant les fonctionnalités du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
A ce titre, elle estime que la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif recherché par le responsable de traitement, soit celui d’assurer la gestion de la mutuelle des collaborateurs tant de Monaco Télécom SAM que de Monaco Télécom International.
Par conséquent, elle considère que la finalité du traitement devrait être modifiée comme suit : «Gestion de la mutuelle des collaborateurs de MT et MTI».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe que les activités d’assurance exercées sur le territoire de la Principauté sont soumises à agrément par les autorités monégasques, conformément à l’ordonnance souveraine n° 3.041 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la Convention relative à la réglementation des assurances, signée à Paris le 18 mai 1963.
Elle constate que le modèle de courrier d’affiliation des collaborateurs au contrat groupe Monaco Télécom joint au dossier a pour destinataire l’entreprise en nom propre Michel GRAMAGLIA, qui exerce notamment l’activité de courtage conformément à son objet social.
La Commission considère que ledit traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le consentement de la personne concernée et par l’exécution d’un contrat de mesures pré-contractuelles avec la personne concernée.
A l’analyse du dossier, la Commission constate d’une part que le contrat de groupe mutuelle proposé aux collaborateurs présente 2 types de couvertures (prise en charge à 100 % : payée intégralement par l’entreprise ou 300 % : payée par l’entreprise sur la base de la cotisation à 100 %), et d’autre part que, l’affiliation au contrat de mutuelle est obligatoire pour les seuls collaborateurs en CDI.
Elle relève également que le responsable a joint au dossier un modèle du courrier d’affiliation prévoyance santé mettant en exergue les 2 formules possibles et un spécimen de bulletin d’affiliation prévoyance-santé.
Elle estime que si le consentement n’est pas libre en ce que le collaborateur ne dispose que du choix de la formule et non de celui d’être affilié ou non au contrat groupe, elle constate cependant que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement et qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée en ce qu’elle bénéficie d’un avantage en nature déterminé par la formule retenue par elle.
La Commission considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont :
- identité : matricule collaborateur MT, n° CCSS, nom, prénom, nationalité, date de naissance du collaborateur, sexe ;
- situation de famille : nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, numéro sécurité sociale du conjoint le cas échéant, prénom, date et lieu de naissance, sexe, numéro CCSS des enfants, le cas échéant, statut marital, identification des bénéficiaires du contrat de prévoyance ;
- adresse et coordonnées : adresse postale, code postal, ville ;
- vie professionnelle : fonction, date d’entrée, statut cadre, employeur multiples ;
- caractéristiques financières : traitement annuel brut.
L’ensemble des informations ont pour origine le collaborateur, à l’exception du matricule qui est collecté par le truchement d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité «Gestion Paie», légalement mis en oeuvre.
La Commission considère que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un document spécifique intitulé «Note interne 2013-13» du 4 juillet 2013.
A l’analyse de ladite note, la Commission relève qu’elle ne s’adresse qu’au personnel, qu’elle ne mentionne pas l’identité des destinataires ou des catégories de destinataires des informations nominatives, ni ne les informe sur le caractère obligatoire ou facultatif des réponses et les conséquences à leur égard d’un défaut de réponse, conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
En conséquence, la Commission demande que soit assurée l’information préalable de l’ensemble des personnes concernées et que les mentions d’information figurant sur ladite note soient mises en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, précitée.
• Sur l’exercice des droits des personnes concernées
Les droits d’accès, de modification, de mise à jour et de suppression sont exercés par voie postale auprès de la direction des ressources humaines.
Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations collectées dans le cadre du traitement sont communiquées à GRAMAGLIA Mutuelle à Monaco.
La Commission estime que ces communications d’informations sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les 6 collaborateurs de l’équipe des Ressources Humaines (RH) de la Direction des Ressources Humaines (DRH) disposent d’un accès tous droits.
Par ailleurs, ils sont également chargés de procéder aux résiliations des contrats.
Considérant les attributions de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur les rapprochements avec d’autres traitements
Le responsable de traitement indique un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion Paie» aux fins de saisie des cotisations calculées dans les bulletins de paie des collaborateurs et d’obtention du numéro de matricule du collaborateur.
La Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur le fait que ce rapprochement doit être également visé dans le traitement précité et être conforme aux dispositions de l’arrêté ministériel y afférent.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées «pour la durée du contrat de travail du collaborateur».
La Commission constate que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Considère que la finalité du traitement devrait être modifiée par : «Gestion de la mutuelle des collaborateurs de MT et MTI» ;
Demande que soit assurée l’information préalable de l’ensemble des personnes concernées et que les mentions d’information soient mises en conformité avec les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, précitée ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par Monaco Telecom SAM, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion de la mutuelle des collaborateurs de MT et MTI».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.