Délibération n° 2014-18 du 4 février 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des contrats et suivi des relations contractuelles fournisseurs, partenaires et clients entreprises de MT et MTI» présenté par Monaco Telecom SAM
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu le contrat de concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco du 26 septembre 2011 ;
Vu le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco signé le 26 septembre 2011 et annexé à l’ordonnance souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par Monaco Télécom SAM, le 6 décembre 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la «Gestion des contrats et suivi des relations contractuelles fournisseurs, partenaires et clients entreprises de MT et MTI» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 février 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Monaco Télécom SAM, immatriculée au RCI, est un organisme de droit privé concessionnaire d’un service public. Elle a notamment pour objet «d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunications. A ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […]».
Dans le cadre de son activité, cette société conclut de nombreux contrats, et souhaite ainsi mettre en place des outils permettant de gérer son parc contractuel.
A ce titre, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ladite société soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité «Gestion des contrats et suivi des relations contractuelles fournisseurs, partenaires et clients entreprises de MT et MTI».
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des contrats et suivi des relations contractuelles fournisseurs, partenaires et clients entreprises de MT et MTI».
Il concerne les clients entreprises de Monaco Télécom SAM et Monaco Télécom International, leurs fournisseurs, ainsi que leurs salariés.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- «Création, gestion, consultation et suivi :
• d’un annuaire de société
• de l’avancement des demandes juridiques, projets ou traitement des dossiers, contrats, avenants, demandes de conseils juridiques par les demandeurs internes pour le traitement des affaires juridiques MT et MTI ;
• des correspondances, négociations, consultations, de gré à gré, ou collectifs, avec ou auprès des clients entreprises et fournisseurs ou partenaires ;
• de la vie contractuelle ;
- Génération automatique de contrats, de documents contractuels ou précontractuels ;
- Envoi automatique d’instructions, de demandes de suivi ou de validation».
La Commission constate l’exploitation d’une fonctionnalité supplémentaire relative à l’évaluation de la situation et de la stabilité financière du cocontractant. Elle en prend donc acte.
Elle constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II - Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Considérant l’objet social de la société ainsi que les prestations visées dans le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco, la Commission relève que ce traitement est licite, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée ;
• Sur la justification
Le présent traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime.
En effet, il permet d’assurer le suivi et la gestion du parc contractuel afin d’optimiser l’efficience commerciale, administrative, contractuelle et technique de la société.
Elle considère donc que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III - Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom prénom et titre des contractants, des utilisateurs, des mandataires, des tiers-payeurs, des garants, des actionnaires, des représentants, des employés, des cautions ;
- adresses et coordonnées : numéro d’immatriculation des sociétés, numéros de contacts fixes, mobile, emails ;
- formation - diplômes - vie professionnelle : fonction et rôle dans l’entreprise ;
- caractéristiques financières : nom de la banque ;
- données d’identification électronique : adresse électronique MT ou fournie par le cocontractant ;
- informations relatives aux créances : existence de contentieux ou de créance non honorée, limites de crédit, garanties liées aux enjeux du contrat ;
- adresse de domiciliation : adresse de correspondance, facturation, notification, site physique, lien, raccordement, numéro d’extension téléphonique, direction ;
- caractéristiques organisationnelles, fiscales et sociales : évaluation de la situation et stabilité financière du cocontractant.
La Commission constate également la collecte de login et de mots de passe en ce qui concerne les personnels habilités à se connecter au présent traitement. Cette collecte s’effectue par le biais d’une interconnexion avec le traitement ayant pour finalité «Gestion des habilitations au système d’information», légalement mis en œuvre.
En ce qui concerne les cocontractants, les informations ont pour origine les personnes concernées, ou des rapprochements avec les traitements suivants :
- «Gestion des abonnements «Service d’accès Internet»» ;
- «Gestion des abonnements et services de l’activité télévision» ;
- «Gestion des abonnements «Service de téléphonie mobile»» ;
- «Gestion des abonnements «Service de téléphonie fixe»» ;
- «Adresses fournisseurs» ;
- «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achats» ;
- «Gestion de la facturation et du recouvrement international» ;
- «Gestion des échanges de minutes à l’international» ;
- «Gestion des processus financiers».
La Commission constate que les quatre premiers traitements relatifs à la gestion des différents abonnements sont légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165 et que les informations ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec la finalité pour laquelle elles ont été collectées à l’origine, conformément à l’article 10-1 de la loi dont s’agit.
Par ailleurs, elle observe que le présent rapprochement n’a pas été prévu dans le traitement ayant pour finalité «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achats». Elle demande donc à ce que le responsable de traitement lui soumette une demande d’avis modificative, conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165, modifiée.
De plus, la Commission rappelle que dans sa délibération n° 2013-154 portant avis favorable au traitement ayant pour finalité «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achat», elle a invité le responsable de traitement à demander la radiation du répertoire public des traitements, le traitement ayant pour finalité «Adresses fournisseurs».
En outre, elle relève que les traitements ayant pour finalité «Gestion des échanges de minutes à l’international», «Gestion des processus financiers» et «Gestion de la facturation et du recouvrement international» ne sont pas légalement mis en œuvre.
Enfin, la Commission constate à l’analyse du dossier un rapprochement avec IMSS. Elle rappelle qu’un logiciel ne se confond pas avec un traitement. Ainsi, elle n’est pas en mesure d’identifier le traitement faisant l’objet dudit rapprochement.
En conséquence, elle demande à ce que les rapprochements avec les traitements ayant pour finalité «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achats», «Gestion de la facturation et du recouvrement international», «Gestion des échanges de minutes à l’international», «Gestion des processus financiers», ainsi que le traitement soutenu par le logiciel IMSS, soient suspendus, tant qu’ils n’ont pas été mis en conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
IV - Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée à partir d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne, par le biais d’une mention sur le document de collecte, ou par un courrier adressé à l’intéressé.
Lesdits documents n’étant pas joints au dossier, la Commission invite le responsable de traitement à s’assurer que les mentions d’information qu’ils contiennent soient conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique, sur place ou «par contact auprès de l’interlocuteur porteur du dossier désigné». Le délai de réponse est 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés par voie postale, par courrier électronique, sur place, ou enfin par notification écrite ou avenant au contrat concerné.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V - Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
La Commission constate qu’il n’existe aucune communication des informations objet du présent traitement.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont en consultation :
- la Direction Juridique en création, modification, mise à jour, consultation et attribution des droits d’accès au traitement ;
- la Direction des Services d’information en consultation et résolution d’incidents applicatifs, ainsi qu’en support de la Direction Juridique pour l’attribution des droits d’accès ;
- les équipes contributrices aux dossiers pour les demandes juridiques, le Service Client et les différents services administratifs qui peuvent être concernés par la conclusion d’un contrat, en création ;
- les salariés de Monaco Télécom ou de Monaco Télécom International amenés à intervenir sur les contrats, la Direction Administrative et Financière de Monaco Télécom SAM, le responsable des comptes, le Secrétariat de Direction, le Directeur Général, le Directeur du Comité Exécutif concerné sauf fiche à droits restreints, en consultation ;
Considérant les attributions de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII - Sur la durée de conservation
Les informations seront conservées 3 ans à compter du terme contractuel en ce qui concerne les informations relatives aux créances.
Elles seront conservées 10 ans à compter du terme contractuel pour les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, aux formations/diplômes/vie professionnelle, aux caractéristiques financières, aux données d’identification électronique, à l’adresse de domiciliation, et aux caractéristiques organisationnelles, fiscales et sociales.
A cet égard, la Commission relève que les cocontractants du responsable de traitement sont des sociétés. Dès lors, la durée de prescription est de 5 ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu les faits lui permettant de les exercer, conformément à l’article 2044 du Code civil.
Elle fixe donc la durée de conservation de ces informations à 5 ans, conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré,
- Demande qu’aucune interconnexion, rapprochement ou mise en relation ne soit effectuée avec le traitement ayant pour finalité «Gestion des affectations et demandes relatives aux ressources informatiques», «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achats», «Gestion des échanges de minutes à l’international», «Gestion des processus financiers», ainsi que le traitement soutenu par le logiciel IMSS, tant que ces derniers n’ont pas été mis en conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165 ;
- Rappelle que dans sa délibération n° 2013-154 portant avis favorable au traitement ayant pour finalité «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achat», elle a invité le responsable de traitement à demander la radiation du répertoire public des traitements, le traitement ayant pour finalité «Adresses fournisseurs» ;
- Invite le responsable de traitement à s’assurer que les mentions d’information figurant sur les documents communiqués aux personnes concernées soient conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- Fixe la durée de conservation des informations objets du présent traitement à 5 ans, excepté pour les celles relatives aux créances ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par Monaco Télécom SAM, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des contrats et suivi des relations contractuelles fournisseurs, partenaires et clients entreprises de MT et MTI».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu le contrat de concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco du 26 septembre 2011 ;
Vu le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco signé le 26 septembre 2011 et annexé à l’ordonnance souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par Monaco Télécom SAM, le 6 décembre 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la «Gestion des contrats et suivi des relations contractuelles fournisseurs, partenaires et clients entreprises de MT et MTI» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 février 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Monaco Télécom SAM, immatriculée au RCI, est un organisme de droit privé concessionnaire d’un service public. Elle a notamment pour objet «d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunications. A ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […]».
Dans le cadre de son activité, cette société conclut de nombreux contrats, et souhaite ainsi mettre en place des outils permettant de gérer son parc contractuel.
A ce titre, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ladite société soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité «Gestion des contrats et suivi des relations contractuelles fournisseurs, partenaires et clients entreprises de MT et MTI».
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des contrats et suivi des relations contractuelles fournisseurs, partenaires et clients entreprises de MT et MTI».
Il concerne les clients entreprises de Monaco Télécom SAM et Monaco Télécom International, leurs fournisseurs, ainsi que leurs salariés.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- «Création, gestion, consultation et suivi :
• d’un annuaire de société
• de l’avancement des demandes juridiques, projets ou traitement des dossiers, contrats, avenants, demandes de conseils juridiques par les demandeurs internes pour le traitement des affaires juridiques MT et MTI ;
• des correspondances, négociations, consultations, de gré à gré, ou collectifs, avec ou auprès des clients entreprises et fournisseurs ou partenaires ;
• de la vie contractuelle ;
- Génération automatique de contrats, de documents contractuels ou précontractuels ;
- Envoi automatique d’instructions, de demandes de suivi ou de validation».
La Commission constate l’exploitation d’une fonctionnalité supplémentaire relative à l’évaluation de la situation et de la stabilité financière du cocontractant. Elle en prend donc acte.
Elle constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II - Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Considérant l’objet social de la société ainsi que les prestations visées dans le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco, la Commission relève que ce traitement est licite, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée ;
• Sur la justification
Le présent traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime.
En effet, il permet d’assurer le suivi et la gestion du parc contractuel afin d’optimiser l’efficience commerciale, administrative, contractuelle et technique de la société.
Elle considère donc que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III - Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom prénom et titre des contractants, des utilisateurs, des mandataires, des tiers-payeurs, des garants, des actionnaires, des représentants, des employés, des cautions ;
- adresses et coordonnées : numéro d’immatriculation des sociétés, numéros de contacts fixes, mobile, emails ;
- formation - diplômes - vie professionnelle : fonction et rôle dans l’entreprise ;
- caractéristiques financières : nom de la banque ;
- données d’identification électronique : adresse électronique MT ou fournie par le cocontractant ;
- informations relatives aux créances : existence de contentieux ou de créance non honorée, limites de crédit, garanties liées aux enjeux du contrat ;
- adresse de domiciliation : adresse de correspondance, facturation, notification, site physique, lien, raccordement, numéro d’extension téléphonique, direction ;
- caractéristiques organisationnelles, fiscales et sociales : évaluation de la situation et stabilité financière du cocontractant.
La Commission constate également la collecte de login et de mots de passe en ce qui concerne les personnels habilités à se connecter au présent traitement. Cette collecte s’effectue par le biais d’une interconnexion avec le traitement ayant pour finalité «Gestion des habilitations au système d’information», légalement mis en œuvre.
En ce qui concerne les cocontractants, les informations ont pour origine les personnes concernées, ou des rapprochements avec les traitements suivants :
- «Gestion des abonnements «Service d’accès Internet»» ;
- «Gestion des abonnements et services de l’activité télévision» ;
- «Gestion des abonnements «Service de téléphonie mobile»» ;
- «Gestion des abonnements «Service de téléphonie fixe»» ;
- «Adresses fournisseurs» ;
- «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achats» ;
- «Gestion de la facturation et du recouvrement international» ;
- «Gestion des échanges de minutes à l’international» ;
- «Gestion des processus financiers».
La Commission constate que les quatre premiers traitements relatifs à la gestion des différents abonnements sont légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165 et que les informations ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec la finalité pour laquelle elles ont été collectées à l’origine, conformément à l’article 10-1 de la loi dont s’agit.
Par ailleurs, elle observe que le présent rapprochement n’a pas été prévu dans le traitement ayant pour finalité «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achats». Elle demande donc à ce que le responsable de traitement lui soumette une demande d’avis modificative, conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165, modifiée.
De plus, la Commission rappelle que dans sa délibération n° 2013-154 portant avis favorable au traitement ayant pour finalité «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achat», elle a invité le responsable de traitement à demander la radiation du répertoire public des traitements, le traitement ayant pour finalité «Adresses fournisseurs».
En outre, elle relève que les traitements ayant pour finalité «Gestion des échanges de minutes à l’international», «Gestion des processus financiers» et «Gestion de la facturation et du recouvrement international» ne sont pas légalement mis en œuvre.
Enfin, la Commission constate à l’analyse du dossier un rapprochement avec IMSS. Elle rappelle qu’un logiciel ne se confond pas avec un traitement. Ainsi, elle n’est pas en mesure d’identifier le traitement faisant l’objet dudit rapprochement.
En conséquence, elle demande à ce que les rapprochements avec les traitements ayant pour finalité «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achats», «Gestion de la facturation et du recouvrement international», «Gestion des échanges de minutes à l’international», «Gestion des processus financiers», ainsi que le traitement soutenu par le logiciel IMSS, soient suspendus, tant qu’ils n’ont pas été mis en conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
IV - Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée à partir d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne, par le biais d’une mention sur le document de collecte, ou par un courrier adressé à l’intéressé.
Lesdits documents n’étant pas joints au dossier, la Commission invite le responsable de traitement à s’assurer que les mentions d’information qu’ils contiennent soient conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique, sur place ou «par contact auprès de l’interlocuteur porteur du dossier désigné». Le délai de réponse est 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés par voie postale, par courrier électronique, sur place, ou enfin par notification écrite ou avenant au contrat concerné.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V - Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
La Commission constate qu’il n’existe aucune communication des informations objet du présent traitement.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont en consultation :
- la Direction Juridique en création, modification, mise à jour, consultation et attribution des droits d’accès au traitement ;
- la Direction des Services d’information en consultation et résolution d’incidents applicatifs, ainsi qu’en support de la Direction Juridique pour l’attribution des droits d’accès ;
- les équipes contributrices aux dossiers pour les demandes juridiques, le Service Client et les différents services administratifs qui peuvent être concernés par la conclusion d’un contrat, en création ;
- les salariés de Monaco Télécom ou de Monaco Télécom International amenés à intervenir sur les contrats, la Direction Administrative et Financière de Monaco Télécom SAM, le responsable des comptes, le Secrétariat de Direction, le Directeur Général, le Directeur du Comité Exécutif concerné sauf fiche à droits restreints, en consultation ;
Considérant les attributions de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII - Sur la durée de conservation
Les informations seront conservées 3 ans à compter du terme contractuel en ce qui concerne les informations relatives aux créances.
Elles seront conservées 10 ans à compter du terme contractuel pour les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, aux formations/diplômes/vie professionnelle, aux caractéristiques financières, aux données d’identification électronique, à l’adresse de domiciliation, et aux caractéristiques organisationnelles, fiscales et sociales.
A cet égard, la Commission relève que les cocontractants du responsable de traitement sont des sociétés. Dès lors, la durée de prescription est de 5 ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu les faits lui permettant de les exercer, conformément à l’article 2044 du Code civil.
Elle fixe donc la durée de conservation de ces informations à 5 ans, conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré,
- Demande qu’aucune interconnexion, rapprochement ou mise en relation ne soit effectuée avec le traitement ayant pour finalité «Gestion des affectations et demandes relatives aux ressources informatiques», «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achats», «Gestion des échanges de minutes à l’international», «Gestion des processus financiers», ainsi que le traitement soutenu par le logiciel IMSS, tant que ces derniers n’ont pas été mis en conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165 ;
- Rappelle que dans sa délibération n° 2013-154 portant avis favorable au traitement ayant pour finalité «Gestion des fournisseurs et des demandes d’achat», elle a invité le responsable de traitement à demander la radiation du répertoire public des traitements, le traitement ayant pour finalité «Adresses fournisseurs» ;
- Invite le responsable de traitement à s’assurer que les mentions d’information figurant sur les documents communiqués aux personnes concernées soient conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- Fixe la durée de conservation des informations objets du présent traitement à 5 ans, excepté pour les celles relatives aux créances ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par Monaco Télécom SAM, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des contrats et suivi des relations contractuelles fournisseurs, partenaires et clients entreprises de MT et MTI».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.