Délibération n° 2013-146 du 16 décembre 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Web dédié au Plan accueil », dénommé « Monaco Welcome » du Monaco Welcome & Business Office, présenté par le Ministre d’Etat
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996 portant création de la Direction de l’Expansion Economique, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création du Service Monaco Welcome & Business Office au sein de la Direction de l’Expansion Economique ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 novembre 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté » du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 novembre 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion du site Web dédié au Plan Accueil », dénommé « Monaco Welcome », du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 décembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996, modifiée, le Monaco Welcome & Business Office (MWBO) est un service de la Direction de l’Expansion Economique, relevant des attributions du Conseiller de Gouvernement pour les Finances et l’Economie.
Le présent traitement est ainsi soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité « Gestion du site Web dédié au Plan d’Accueil ». Il est dénommé « Monaco Welcome ».
Il concerne les acteurs économiques de la Principauté, les établissements de santé, les musées et entités culturelles, ainsi que les visiteurs du site.
Le site Internet de « Monaco Welcome » est un site vitrine du Plan d’Accueil de la Principauté destiné à présenter les actions mises en place dans ce cadre aux fins de promouvoir l’attractivité de la Principauté. Les diffusions d’informations sur ce site impliquent l’exploitation d’informations nominatives à caractère professionnel sur les acteurs et partenaires de ce plan.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- diffuser des informations concernant le Plan d’accueil « Monaco Welcome », comme son historique, les principes du Plan, et les membres du Comité Ad Hoc ;
- diffuser des informations sur le processus de labellisation ;
- diffuser des informations sur les organismes de la Principauté disposant du label « Welcome Monaco » ;
- mettre à la disposition des organismes intéressés le questionnaire d’auto-évaluation ;
- permettre aux organismes intéressés d’initier la démarche de labellisation par l’envoi du questionnaire au MWBO ;
- assurer le fonctionnement des comptes personnels des organismes labellisés ;
- permettre à toute personne intéressée de pouvoir contacter le MWBO ;
- établir des statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Le Monaco Welcome & Business Office a été instauré par l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création dudit Service au sein de la Direction de l’Expansion Economique. Cette ordonnance a modifié l’ordonnance souveraine n° 11.986, portant création de cette Direction.
Aux termes de l’article 2 alinéa 2 de cette dernière, le « Service Monaco Welcome & Business Office » est spécifiquement chargé « de créer et alimenter les outils de communication et d’information utiles », « d’assurer un point de contact privilégié pour les commerçants de la Principauté, coordonner le Groupe Commerce et créer des échanges personnalisés avec les acteurs du secteur », et, « de participer à la mise en place des mesures concernant le secteur privé pour le plan accueil « Monaco Welcome » et au suivi et contrôle des dispositions du Plan Accueil ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A l’appui de ces justifications, le responsable de traitement précise que le plan d’accueil, dénommé « Monaco Welcome », a pour objectif d’améliorer et de renforcer l’attractivité de la Principauté. La création d’un plan d’accueil global pour la Principauté a fait l’objet d’une délibération en Conseil de Gouvernement le 3 août 2012, approuvée par S.A.S. le Prince Souverain.
Dans le prolongement de cette délibération, le Service de la Direction de l’Expansion Economique appelé « Service Espace Entreprise » a été renommé « Service Monaco Welcome & Business Office » (MWBO) par l’ordonnance souveraine n° 4.530 et ses missions ont été précisées.
Le présent traitement s’inscrit dans une des actions du plan.
La fonctionnalité du traitement s’intéressant à la procédure de labellisation et à la diffusion d’informations sur les organismes labellisés est également justifiée par l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles avec les organismes qui souhaitent être labellisées.
A cet effet, un règlement du processus de labellisation sera diffusé sur le site Internet mettant en évidence les obligations des demandeurs. Ce règlement devra mentionner que les informations relatives au labellisé seront diffusées.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Détail des informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement :
- identité des organismes labellisés : nom de l’enseigne, nom et prénom du responsable de l’enseigne, nom, prénom, fonction du représentant de l’enseigne ;
- adresses et coordonnées des organismes labellisés : téléphone, adresse postale et adresse électronique professionnelle ;
- données d’identification électronique : login et mot passe ;
- information de type « actualité » : photographies, textes, nom, prénom des personnes représentantes des organismes labellisés, des membres des comités ;
- information « contact » : adresse électronique du demandeur ;
- réponses aux questionnaires : éléments de réponse apportés aux questions permettant l’auto-évaluation de l’organisme, première étape du processus de labellisation ;
- données de trafic et de connexion : adresse IP, dates et heures de connexion du visiteur.
• Origine des informations
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, aux réponses aux questionnaires d’auto-évaluation, des organismes labellisés ont pour origine les personnes concernées.
Les données d’identification électronique ont pour origine le MWBO.
Les informations contenues dans les actualités ont pour origine les intéressés et le MWBO.
L’adresse électronique du demandeur a pour origine l’intéressé qui utilise la rubrique « contact ».
Les données de trafic et les données de connexion ont pour origine les outils de communication électronique et le système d’information du MWBO mis en place pour le fonctionnement du présent traitement.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par le biais des conditions générales d’utilisation du site, d’un courriel et par les formulaires remplis par les personnes souhaitant se faire labelliser.
Cependant, à l’analyse des éléments figurant sur ces supports, la Commission relève que les mentions d’information ne sont pas conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 et ne permettent pas aux personnes concernées de déterminer la finalité du traitement des informations, les caractères obligatoires ou facultatifs des réponses, les destinataires des informations, selon les actions réalisées par les visiteurs du site.
Elle observe que les conditions générales d’utilisation (CGU) du site pourraient être le support d’une information idoine et que, parallèlement, un rappel des éléments développés pourrait être opportun sur les courriels ou les formulaires de collecte avec mention de la finalité du traitement concerné.
Les développements de ces CGU pourraient être rédigés afin de distinguer les exploitations des informations nominatives réalisées selon que l’internaute est simple visiteur, représentant d’un organisme souhaitant être labellisé ou représentant d’un organisme labellisé, en reprenant pour chacun d’entre eux les mentions obligatoires de l’article 14 de la loi n° 1.165 afin de rendre lisible l’information des personnes concernées.
En outre, s’agissant de l’engagement de ne pas céder des informations à des tiers, la Commission observe que le Gouvernement Princier ne peut être assimilé à « un groupe ».
Enfin, s’agissant de l’information des personnes concernées par le processus de labellisation, le terme « récupérer » devra être remplacé par « traiter ».
Ces CGU devront donc être modifiées afin d’être mise en conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165 précitée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès auprès du MWBO par un accès en ligne à leur dossier, par courrier postal, par courrier électronique ou sur place. Il sera répondu à leur demande dans le délai légal de 30 jours à compter de la réception de la demande, selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
Toutefois, comme précédemment développé, les modalités de droit d’accès sont susceptibles d’être spécifiques selon l’internaute. Ainsi seuls les représentants des organismes labellisés disposeront d’une possibilité de modifier leurs données par un accès en ligne à leur dossier. En conséquence, les modalités d’exercice du droit d’accès devront être précisées dans les CGU en tenant compte des différentes situations des internautes.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement en inscription, modification, mise à jour et consultation sont les collaborateurs du MWBO.
Les représentants des organismes labellisés ont accès à leurs informations en consultation.
Les prestataires techniques du MWBO ont accès au traitement dans le cadre des missions qui leurs sont dévolues, telles qu’encadrées par un contrat.
• Les destinataires des informations
Le destinataire des informations se rapportant aux personnes souhaitant voir leur organisme être labellisé est un prestataire localisé sur le territoire français qui sera en charge de mener les opérations permettant de valider le processus de labellisation.
Ce processus est décrit dans le traitement ayant pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté », concomitamment soumis à l’avis de la Commission.
La Commission considère que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, aux données d’identification électronique des organismes labellisés sont conservées tant que l’enseigne est labellisée, soit 3 ans renouvelable par l’intéressé.
Les informations diffusées dans la rubrique « actualité » sont conservées tant que l’information est d’actualité. Sur ce point, la Commission relève que cette durée de conservation n’est pas suffisamment précise et rappelle, qu’un examen de la pertinence des informations devra être réalisé régulièrement, que les informations qui ne sont plus nécessaires à la réalisation de la finalité du traitement et qui ne présentent pas d’intérêt historique en considération des objectifs du plan devront alors être supprimées.
La Commission observe par ailleurs que, l’adresse électronique des personnes utilisant la rubrique « contact » fait l’objet de traitements du MWBO permettant la gestion de la messagerie et celles des correspondances. La durée de conservation de cette information n’ayant pas été indiquée dans le dossier soumis à son avis, la Commission décide, conformément à l’article 9 alinéa 3 de la loi n° 1.165, que celle-ci ne peut être conservée que le temps de la réponse.
Concernant les informations adressées par un organisme demandeur du label, les données pourront être traitées dans le traitement ayant pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté », précité.
Par ailleurs, selon le dossier de demande d’avis, les informations relatives aux données de trafics et aux données de connexion sont conservées 3 ans. La Commission relève, toutefois, que les CGU indiquent que ces informations « ne sont pas stockées ». S’agissant de données nécessaires à effectuer la transmission d’une communication par la voie d’un réseau de communication électronique, au sens de l’article 14-2 alinéa 3 de la loi n° 1.165 susvisée, la Commission considère que ces données devront être supprimées dès que l’internaute se déconnecte du site Internet support du présent traitement.
Après en avoir délibéré,
Demande que
- l’information des personnes concernées soit modifiée en tenant compte des observations développées dans la présente délibération ;
- les durées de conservation des informations soient modifiées comme précédemment développé ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Web dédié au Plan d’Accueil », dénommé « Monaco Welcome », du Monaco Welcome & Business Office.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996 portant création de la Direction de l’Expansion Economique, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création du Service Monaco Welcome & Business Office au sein de la Direction de l’Expansion Economique ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 novembre 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté » du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 novembre 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion du site Web dédié au Plan Accueil », dénommé « Monaco Welcome », du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 décembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996, modifiée, le Monaco Welcome & Business Office (MWBO) est un service de la Direction de l’Expansion Economique, relevant des attributions du Conseiller de Gouvernement pour les Finances et l’Economie.
Le présent traitement est ainsi soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité « Gestion du site Web dédié au Plan d’Accueil ». Il est dénommé « Monaco Welcome ».
Il concerne les acteurs économiques de la Principauté, les établissements de santé, les musées et entités culturelles, ainsi que les visiteurs du site.
Le site Internet de « Monaco Welcome » est un site vitrine du Plan d’Accueil de la Principauté destiné à présenter les actions mises en place dans ce cadre aux fins de promouvoir l’attractivité de la Principauté. Les diffusions d’informations sur ce site impliquent l’exploitation d’informations nominatives à caractère professionnel sur les acteurs et partenaires de ce plan.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- diffuser des informations concernant le Plan d’accueil « Monaco Welcome », comme son historique, les principes du Plan, et les membres du Comité Ad Hoc ;
- diffuser des informations sur le processus de labellisation ;
- diffuser des informations sur les organismes de la Principauté disposant du label « Welcome Monaco » ;
- mettre à la disposition des organismes intéressés le questionnaire d’auto-évaluation ;
- permettre aux organismes intéressés d’initier la démarche de labellisation par l’envoi du questionnaire au MWBO ;
- assurer le fonctionnement des comptes personnels des organismes labellisés ;
- permettre à toute personne intéressée de pouvoir contacter le MWBO ;
- établir des statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Le Monaco Welcome & Business Office a été instauré par l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création dudit Service au sein de la Direction de l’Expansion Economique. Cette ordonnance a modifié l’ordonnance souveraine n° 11.986, portant création de cette Direction.
Aux termes de l’article 2 alinéa 2 de cette dernière, le « Service Monaco Welcome & Business Office » est spécifiquement chargé « de créer et alimenter les outils de communication et d’information utiles », « d’assurer un point de contact privilégié pour les commerçants de la Principauté, coordonner le Groupe Commerce et créer des échanges personnalisés avec les acteurs du secteur », et, « de participer à la mise en place des mesures concernant le secteur privé pour le plan accueil « Monaco Welcome » et au suivi et contrôle des dispositions du Plan Accueil ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A l’appui de ces justifications, le responsable de traitement précise que le plan d’accueil, dénommé « Monaco Welcome », a pour objectif d’améliorer et de renforcer l’attractivité de la Principauté. La création d’un plan d’accueil global pour la Principauté a fait l’objet d’une délibération en Conseil de Gouvernement le 3 août 2012, approuvée par S.A.S. le Prince Souverain.
Dans le prolongement de cette délibération, le Service de la Direction de l’Expansion Economique appelé « Service Espace Entreprise » a été renommé « Service Monaco Welcome & Business Office » (MWBO) par l’ordonnance souveraine n° 4.530 et ses missions ont été précisées.
Le présent traitement s’inscrit dans une des actions du plan.
La fonctionnalité du traitement s’intéressant à la procédure de labellisation et à la diffusion d’informations sur les organismes labellisés est également justifiée par l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles avec les organismes qui souhaitent être labellisées.
A cet effet, un règlement du processus de labellisation sera diffusé sur le site Internet mettant en évidence les obligations des demandeurs. Ce règlement devra mentionner que les informations relatives au labellisé seront diffusées.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Détail des informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement :
- identité des organismes labellisés : nom de l’enseigne, nom et prénom du responsable de l’enseigne, nom, prénom, fonction du représentant de l’enseigne ;
- adresses et coordonnées des organismes labellisés : téléphone, adresse postale et adresse électronique professionnelle ;
- données d’identification électronique : login et mot passe ;
- information de type « actualité » : photographies, textes, nom, prénom des personnes représentantes des organismes labellisés, des membres des comités ;
- information « contact » : adresse électronique du demandeur ;
- réponses aux questionnaires : éléments de réponse apportés aux questions permettant l’auto-évaluation de l’organisme, première étape du processus de labellisation ;
- données de trafic et de connexion : adresse IP, dates et heures de connexion du visiteur.
• Origine des informations
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, aux réponses aux questionnaires d’auto-évaluation, des organismes labellisés ont pour origine les personnes concernées.
Les données d’identification électronique ont pour origine le MWBO.
Les informations contenues dans les actualités ont pour origine les intéressés et le MWBO.
L’adresse électronique du demandeur a pour origine l’intéressé qui utilise la rubrique « contact ».
Les données de trafic et les données de connexion ont pour origine les outils de communication électronique et le système d’information du MWBO mis en place pour le fonctionnement du présent traitement.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par le biais des conditions générales d’utilisation du site, d’un courriel et par les formulaires remplis par les personnes souhaitant se faire labelliser.
Cependant, à l’analyse des éléments figurant sur ces supports, la Commission relève que les mentions d’information ne sont pas conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 et ne permettent pas aux personnes concernées de déterminer la finalité du traitement des informations, les caractères obligatoires ou facultatifs des réponses, les destinataires des informations, selon les actions réalisées par les visiteurs du site.
Elle observe que les conditions générales d’utilisation (CGU) du site pourraient être le support d’une information idoine et que, parallèlement, un rappel des éléments développés pourrait être opportun sur les courriels ou les formulaires de collecte avec mention de la finalité du traitement concerné.
Les développements de ces CGU pourraient être rédigés afin de distinguer les exploitations des informations nominatives réalisées selon que l’internaute est simple visiteur, représentant d’un organisme souhaitant être labellisé ou représentant d’un organisme labellisé, en reprenant pour chacun d’entre eux les mentions obligatoires de l’article 14 de la loi n° 1.165 afin de rendre lisible l’information des personnes concernées.
En outre, s’agissant de l’engagement de ne pas céder des informations à des tiers, la Commission observe que le Gouvernement Princier ne peut être assimilé à « un groupe ».
Enfin, s’agissant de l’information des personnes concernées par le processus de labellisation, le terme « récupérer » devra être remplacé par « traiter ».
Ces CGU devront donc être modifiées afin d’être mise en conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165 précitée.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès auprès du MWBO par un accès en ligne à leur dossier, par courrier postal, par courrier électronique ou sur place. Il sera répondu à leur demande dans le délai légal de 30 jours à compter de la réception de la demande, selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
Toutefois, comme précédemment développé, les modalités de droit d’accès sont susceptibles d’être spécifiques selon l’internaute. Ainsi seuls les représentants des organismes labellisés disposeront d’une possibilité de modifier leurs données par un accès en ligne à leur dossier. En conséquence, les modalités d’exercice du droit d’accès devront être précisées dans les CGU en tenant compte des différentes situations des internautes.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement en inscription, modification, mise à jour et consultation sont les collaborateurs du MWBO.
Les représentants des organismes labellisés ont accès à leurs informations en consultation.
Les prestataires techniques du MWBO ont accès au traitement dans le cadre des missions qui leurs sont dévolues, telles qu’encadrées par un contrat.
• Les destinataires des informations
Le destinataire des informations se rapportant aux personnes souhaitant voir leur organisme être labellisé est un prestataire localisé sur le territoire français qui sera en charge de mener les opérations permettant de valider le processus de labellisation.
Ce processus est décrit dans le traitement ayant pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté », concomitamment soumis à l’avis de la Commission.
La Commission considère que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, aux données d’identification électronique des organismes labellisés sont conservées tant que l’enseigne est labellisée, soit 3 ans renouvelable par l’intéressé.
Les informations diffusées dans la rubrique « actualité » sont conservées tant que l’information est d’actualité. Sur ce point, la Commission relève que cette durée de conservation n’est pas suffisamment précise et rappelle, qu’un examen de la pertinence des informations devra être réalisé régulièrement, que les informations qui ne sont plus nécessaires à la réalisation de la finalité du traitement et qui ne présentent pas d’intérêt historique en considération des objectifs du plan devront alors être supprimées.
La Commission observe par ailleurs que, l’adresse électronique des personnes utilisant la rubrique « contact » fait l’objet de traitements du MWBO permettant la gestion de la messagerie et celles des correspondances. La durée de conservation de cette information n’ayant pas été indiquée dans le dossier soumis à son avis, la Commission décide, conformément à l’article 9 alinéa 3 de la loi n° 1.165, que celle-ci ne peut être conservée que le temps de la réponse.
Concernant les informations adressées par un organisme demandeur du label, les données pourront être traitées dans le traitement ayant pour finalité « Processus de labellisation du secteur privé, en vue de l’amélioration de l’accueil en Principauté », précité.
Par ailleurs, selon le dossier de demande d’avis, les informations relatives aux données de trafics et aux données de connexion sont conservées 3 ans. La Commission relève, toutefois, que les CGU indiquent que ces informations « ne sont pas stockées ». S’agissant de données nécessaires à effectuer la transmission d’une communication par la voie d’un réseau de communication électronique, au sens de l’article 14-2 alinéa 3 de la loi n° 1.165 susvisée, la Commission considère que ces données devront être supprimées dès que l’internaute se déconnecte du site Internet support du présent traitement.
Après en avoir délibéré,
Demande que
- l’information des personnes concernées soit modifiée en tenant compte des observations développées dans la présente délibération ;
- les durées de conservation des informations soient modifiées comme précédemment développé ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Web dédié au Plan d’Accueil », dénommé « Monaco Welcome », du Monaco Welcome & Business Office.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.