Délibération n° 2013-101 du 16 juillet 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable a la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque Communale » présenté par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.313 du 29 juin 2006 sur le dépôt légal ;
Vu l’ordonnance du 25 janvier 1909 créant une bibliothèque communale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 816 du 21 novembre 2006 portant application de la loi n° 1.313 du 29 juin 2006 sur le dépôt légal ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté municipal n° 2013-1942 du 10 juin 2013 fixant la liste des services communaux ;
Vu le règlement intérieur de la Médiathèque Communale, approuvé par le Comité de la Médiathèque Communale le 8 février 2012, et validé par le Conseil Communal le 20 mars 2012 ;
Vu la délibération n° 2003-12 du 21 juillet 2003 portant avis favorable sur la demande présentée, en régularisation, par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque », mis en œuvre le 23 décembre 2003 par décision du Maire ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2012-24 du 13 février 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur le traitement des documents d’identité officiels ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 21 mai 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque Communale à ses abonnés » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 21 mai 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque Communale » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Commune de Monaco a mis en œuvre un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque », le 23 décembre 2003, à la suite d’une décision du Maire, prise après avis favorable de la Commission par délibération n° 2003-12, susvisée.
Tenant compte des modifications intervenues dans la gestion de la Médiathèque Communale, et notamment de la migration vers un Système Intégré de Gestion de Bibliothèque, le Maire soumet à la Commission une nouvelle demande d’avis permettant la mise en conformité des nouvelles fonctionnalités proposées par la Médiathèque.
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, susvisée, la mise en œuvre du présent traitement est soumise à l’avis préalable de la Commission.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion de la Médiathèque Communale ».
Il concerne les abonnés de la médiathèque.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
• gestion des fonds de la Médiathèque au travers de :
- la gestion des acquisitions, des commandes de documents (livres, CD, DVD…), du suivi des suggestions des abonnés ;
- la gestion du catalogue : catalogage et encodage des documents ;
- la gestion des périodiques : bulletinage, suivi de l’état des collections, des abonnements ;
- le suivi et l’organisation des opérations « métiers » de la médiathèque : suivi, conservation, diffusion, valorisation… des œuvres conservées ;
• gestion des abonnés : inscription, paiement, réinscription et désabonnement, établissement de la carte d’abonné ;
• gestion de la circulation des documents et des ouvrages par :
- la gestion des prêts de documents et ouvrages : réservations, emprunts, retours, prolongations de l’emprunt ;
- la gestion des retards de restitution de documents ;
• suivi des correspondances avec les abonnés ;
• gestion de l’OPAC (Online Public Accès Catalog) ;
• envoi et suivi de correspondances avec les usagers, sur autorisation de l’usager concernant l’adressage d’informations et d’actualités de la Médiathèque.
La Commission relève que la demande d’avis intègre une fonctionnalité se rapportant à la « gestion du dépôt légal ».
A cet égard, elle observe que conformément aux dispositions de la loi n° 1.313 du 29 juin 2006 sur le dépôt légal, celui-ci fait l’objet d’une organisation et de procédures spécifiques. En outre, elle constate que si la bibliothèque Louis Notari est l’organisme dépositaire du dépôt légal, elle le « gère pour le compte de l’Etat dans les conditions fixées par ordonnance souveraine ».
En conséquence, la Commission estime que la gestion du dépôt légal doit faire l’objet d’une demande d’avis spécifique.
Par ailleurs, la Commission constate que le présent traitement est mis en relation avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque Communale à ses abonnés », concomitamment soumis à son avis. Dans le cadre de cette mise en relation, les informations de tout abonné, intéressé ou non par les consultations en ligne, sont intégrées dans le traitement de gestion du site Internet.
Sur ce point, la Commission considère que s’agissant d’un service annexe ouvert sur un réseau de communication électronique, l’abonné doit donner son consentement exprès à la réutilisation de ses données et ne pas se voir imposer un compte personnel par défaut.
En conséquence, elle demande que le formulaire d’inscription soit modifié afin de permettre à l’abonné d’exprimer ou non son consentement à la réutilisation de ses informations nominatives. A défaut de consentement, aucune donnée le concernant ne devra être intégrée dans le traitement permettant la gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque.
Enfin, la Commission constate que des « statistiques quantitatives par abonné » peuvent être réalisées sur la base du nombre d’ouvrages en cours d’emprunt, du nombre d’ouvrages empruntés par mois, année, depuis la souscription de l’abonnement.
Elle estime que ces statistiques individuelles ne sont ni adéquates, ni proportionnées en considération des missions de la Médiathèque et de la finalité du traitement. Elle demande donc que cette fonctionnalité soit supprimée.
Sous réserve de ces observations, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959, susvisée, le Conseil Communal est chargé de l’action culturelle et artistique des établissements communaux, parmi lesquels figurent la Bibliothèque Louis Notari, la Sonothèque José Notari, la Vidéothèque Municipale et le Fonds Régional, communément regroupés sous le vocable « Médiathèque Communale ».
La Commission considère que ce traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
• Sur la justification du traitement
La Commission constate que ce traitement est justifié par :
- une obligation du responsable de traitement tenant compte des missions légalement conférées au Conseil Communal ;
- la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, lié à l’organisation et à la conservation des fonds documents tout en assurant leur mise à disposition.
Elle considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur le détail des informations nominatives traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
° Pour les abonnés personnes physiques
- identité : nom, prénom, sexe, date de naissance, numéro d’abonné ;
- adresses et coordonnées : adresse personnelle, adresse électronique, numéro de téléphone personnel ;
- catégorie d’abonné : étudiant, + de 60 ans, global ;
- caractéristiques financières : identification du montant des frais d’inscription, moyen de paiement ;
- consommation de biens et services : suivi des prêts : identification du ou des ouvrage(s) ou document(s) emprunté(s), date du prêt et du retour, précision des retards de restitution – suivi des réservations : identification du ou des ouvrage(s) et document(s) réservés, date de réservation ;
- habitudes de vie : langue d’usage ;
- données relatives à l’abonnement : type d’abonnement, dates de création, d’expiration et de réabonnement, lieu d’inscription ;
- données d’identification électronique : adresse électronique, numéro d’abonné.
S‘agissant de l’identité, la Commission relève que le lieu de naissance inscrit sur le bulletin d’inscription rempli par l’abonné n’est pas saisi dans le traitement automatisé.
Concernant le statut de l’usager, elle constate que pour bénéficier de frais d’inscription réduits, les étudiants et les plus de 60 ans doivent renseigner sur le formulaire d’inscription une rubrique intitulée « catégorie sociale professionnelle ».
Sur ce point, elle considère que cette dénomination n’est pas adaptée à ces catégories de personnes et demande que l’intitulé de cette mention sur le formulaire d’inscription soit modifié par « catégorie d’abonné ».
Enfin, la Commission considère que la collecte de l’information relative à l’adresse professionnelle de l’abonné n’est pas adéquate au regard de la finalité du traitement. En conséquence, elle demande que cette information soit supprimée.
° Pour les abonnés collectivités
- identité : nom de l’entité, nom et fonction du responsable de service de l’entité, nom et prénom de la personne réalisant l’inscription pour le compte de l’entité, numéro d’abonné ;
- adresses et coordonnées : adresse et téléphone de l’entité, téléphone de la personne réalisant l’inscription ;
- caractéristiques financières : identification du montant des frais d’inscription, moyen de paiement ;
- habitudes de vie : langue d’usage ;
- consommation de biens et services : suivi des prêts : identification du ou des ouvrage(s) ou document(s) emprunté(s), date du prêt et du retour – suivi des réservations : identification du ou des ouvrage(s) et document(s) réservés, date de réservation ;
- données relatives à l’abonnement : type d’abonnement, dates de création, d’expiration et de réabonnement, lieu d’inscription ;
- données d’identification électronique : adresse électronique de l’entité et de la personne réalisant l’inscription, numéro d’abonné.
• Sur l’origine des informations
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, à la catégorie d’abonné, aux caractéristiques financières et aux habitudes de vie ont pour origine l’usager ou son responsable légal, ou la personne réalisant l’inscription pour le compte d’une collectivité par le biais de la fiche d’inscription.
Les informations relatives au numéro d’abonné, aux consommations de biens et services et à l’abonnement ont pour origine les bibliothécaires et le logiciel de gestion.
Les données d’identification électronique ont pour origine l’abonné en ce qui concerne l’adresse électronique, et la bibliothèque pour le numéro de l’abonné.
S’agissant de la mention de la langue d’usage, la Commission considère que cette information n’est pas nécessaire à la réalisation de la finalité mais qu’elle peut présenter un intérêt dans la relation avec l’usager. Aussi, sa mention dans le formulaire doit être facultative. Elle demande donc que le formulaire d’inscription soit modifié afin de laisser le choix aux usagers d’indiquer ou non leur langue d’usage.
Par ailleurs, pour s’inscrire à la Médiathèque Communale, l’usager - personne physique - doit joindre à son bulletin d’inscription une photocopie d’une pièce d’identité et un justificatif de son statut d’étudiant, le cas échéant. Le responsable de traitement précise que cette collecte est mentionnée dans le règlement intérieur du service communal et que ces documents ne font l’objet d’aucun traitement automatisé. Les photocopies sont conservées en format papier au sein des archives de la Médiathèque Communale pendant la durée de l’abonnement de l’intéressé.
La Commission s’interroge sur l’utilité de la conservation de la photocopie de la pièce d’identité dès lors où les vérifications d’identité et de domicile sont réalisées par les bibliothécaires lors de l’inscription et de la création de la carte d’abonné. Constatant l’absence de texte de nature légale ou réglementaire justifiant une telle collecte, elle demande qu’il y soit mis fin.
Sous réserve des observations précédentes, la Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention inscrite sur un document de collecte.
La Commission constate que la mention est conforme aux exigences visées à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Toutefois, tenant compte de ce qui précède relativement à la faculté donnée à l’abonné de pouvoir bénéficier des services en ligne de la Médiathèque, la Commission demande que le corps de l’information soit modifié de manière à faire apparaître le consentement de l’abonné concernant l’accès aux services en ligne.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le traitement est exploité par un responsable de traitements visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Aussi, conformément à l’article 13 de ladite loi, lorsqu’une personne s’inscrit à la Médiathèque, elle ne dispose pas de droit à s’opposer au traitement de ses informations nominatives.
Toutefois, l’abonné pourra exercer les droits de suppression concernant ses informations dès lors où il ne disposera plus d’ouvrages ou de documents en attente de restitution.
Le droit d’accès est exercé sur place à la Médiathèque. Le délai de réponse est de 7 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon la même modalité.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le conservateur de la Médiathèque : tout accès ;
- les bibliothécaires de la Médiathèque : tout accès.
• Sur les destinataires d’informations
Le traitement ne comporte pas de communication d’informations à des tiers. Les personnels précédemment cités valident l’inscription des abonnés aux sites des organismes partenaires de la Médiathèque au titre du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque Communale à ses abonnés », précité.
Au vu des attributions de ces personnels, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives relatives à l’identité, aux adresses, au statut, aux caractéristiques financières, aux données d’identification électronique et à l’abonnement sont conservées pendant la durée de l’abonnement, soit pendant 10 ans, sauf désabonnement avant terme par les intéressés.
Les informations liées à la réservation d’un ouvrage ou d’un document sont automatiquement supprimées dès que l’abonné a effectivement emprunté l’ouvrage ou fait savoir qu’il mettait fin à sa réservation.
Les informations relatives à l’emprunt sont conservées en lien avec le document ou l’ouvrage concerné afin d’identifier les deux derniers emprunteurs en considération des dommages pouvant avoir été causés aux biens.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré
Prend acte que le traitement mis en œuvre le 23 décembre 2003 sera supprimé et remplacé par le présent traitement à compter de sa mise en œuvre ;
Exclut de l’analyse de la présente demande d’avis la fonctionnalité relative à la réalisation de statistiques individuelles par abonné, ainsi que celle portant sur la gestion du dépôt légal qui doit faire l’objet d’une demande d’avis spécifique prenant en considération les dispositions de la loi n° 1.313 du 26 juin 2006 sur le dépôt légal ;
Demande que :
• le formulaire d’inscription soit modifié afin :
- de préciser le caractère facultatif de la mention de la langue d’usage par l’abonné ;
- de supprimer l’adresse professionnelle de l’abonné ;
- d’y inscrire une mention permettant à l’usager d’exprimer le souhait d’accéder aux services en ligne de la Médiathèque et que l’information des usagers soit modifiée tenant compte de cette faculté ;
• l’abonné donne son consentement exprès à la réutilisation de ses informations nominatives en vue de la création d’un compte permettant d’accéder aux services en ligne de la Médiathèque préalablement à la création dudit compte ;
• les photocopies des documents d’identité ne soient plus collectées et que les documents archivés soient supprimés ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque Communale ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.313 du 29 juin 2006 sur le dépôt légal ;
Vu l’ordonnance du 25 janvier 1909 créant une bibliothèque communale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 816 du 21 novembre 2006 portant application de la loi n° 1.313 du 29 juin 2006 sur le dépôt légal ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté municipal n° 2013-1942 du 10 juin 2013 fixant la liste des services communaux ;
Vu le règlement intérieur de la Médiathèque Communale, approuvé par le Comité de la Médiathèque Communale le 8 février 2012, et validé par le Conseil Communal le 20 mars 2012 ;
Vu la délibération n° 2003-12 du 21 juillet 2003 portant avis favorable sur la demande présentée, en régularisation, par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque », mis en œuvre le 23 décembre 2003 par décision du Maire ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2012-24 du 13 février 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur le traitement des documents d’identité officiels ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 21 mai 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque Communale à ses abonnés » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 21 mai 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque Communale » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Commune de Monaco a mis en œuvre un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque », le 23 décembre 2003, à la suite d’une décision du Maire, prise après avis favorable de la Commission par délibération n° 2003-12, susvisée.
Tenant compte des modifications intervenues dans la gestion de la Médiathèque Communale, et notamment de la migration vers un Système Intégré de Gestion de Bibliothèque, le Maire soumet à la Commission une nouvelle demande d’avis permettant la mise en conformité des nouvelles fonctionnalités proposées par la Médiathèque.
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, susvisée, la mise en œuvre du présent traitement est soumise à l’avis préalable de la Commission.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion de la Médiathèque Communale ».
Il concerne les abonnés de la médiathèque.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
• gestion des fonds de la Médiathèque au travers de :
- la gestion des acquisitions, des commandes de documents (livres, CD, DVD…), du suivi des suggestions des abonnés ;
- la gestion du catalogue : catalogage et encodage des documents ;
- la gestion des périodiques : bulletinage, suivi de l’état des collections, des abonnements ;
- le suivi et l’organisation des opérations « métiers » de la médiathèque : suivi, conservation, diffusion, valorisation… des œuvres conservées ;
• gestion des abonnés : inscription, paiement, réinscription et désabonnement, établissement de la carte d’abonné ;
• gestion de la circulation des documents et des ouvrages par :
- la gestion des prêts de documents et ouvrages : réservations, emprunts, retours, prolongations de l’emprunt ;
- la gestion des retards de restitution de documents ;
• suivi des correspondances avec les abonnés ;
• gestion de l’OPAC (Online Public Accès Catalog) ;
• envoi et suivi de correspondances avec les usagers, sur autorisation de l’usager concernant l’adressage d’informations et d’actualités de la Médiathèque.
La Commission relève que la demande d’avis intègre une fonctionnalité se rapportant à la « gestion du dépôt légal ».
A cet égard, elle observe que conformément aux dispositions de la loi n° 1.313 du 29 juin 2006 sur le dépôt légal, celui-ci fait l’objet d’une organisation et de procédures spécifiques. En outre, elle constate que si la bibliothèque Louis Notari est l’organisme dépositaire du dépôt légal, elle le « gère pour le compte de l’Etat dans les conditions fixées par ordonnance souveraine ».
En conséquence, la Commission estime que la gestion du dépôt légal doit faire l’objet d’une demande d’avis spécifique.
Par ailleurs, la Commission constate que le présent traitement est mis en relation avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque Communale à ses abonnés », concomitamment soumis à son avis. Dans le cadre de cette mise en relation, les informations de tout abonné, intéressé ou non par les consultations en ligne, sont intégrées dans le traitement de gestion du site Internet.
Sur ce point, la Commission considère que s’agissant d’un service annexe ouvert sur un réseau de communication électronique, l’abonné doit donner son consentement exprès à la réutilisation de ses données et ne pas se voir imposer un compte personnel par défaut.
En conséquence, elle demande que le formulaire d’inscription soit modifié afin de permettre à l’abonné d’exprimer ou non son consentement à la réutilisation de ses informations nominatives. A défaut de consentement, aucune donnée le concernant ne devra être intégrée dans le traitement permettant la gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque.
Enfin, la Commission constate que des « statistiques quantitatives par abonné » peuvent être réalisées sur la base du nombre d’ouvrages en cours d’emprunt, du nombre d’ouvrages empruntés par mois, année, depuis la souscription de l’abonnement.
Elle estime que ces statistiques individuelles ne sont ni adéquates, ni proportionnées en considération des missions de la Médiathèque et de la finalité du traitement. Elle demande donc que cette fonctionnalité soit supprimée.
Sous réserve de ces observations, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959, susvisée, le Conseil Communal est chargé de l’action culturelle et artistique des établissements communaux, parmi lesquels figurent la Bibliothèque Louis Notari, la Sonothèque José Notari, la Vidéothèque Municipale et le Fonds Régional, communément regroupés sous le vocable « Médiathèque Communale ».
La Commission considère que ce traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
• Sur la justification du traitement
La Commission constate que ce traitement est justifié par :
- une obligation du responsable de traitement tenant compte des missions légalement conférées au Conseil Communal ;
- la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, lié à l’organisation et à la conservation des fonds documents tout en assurant leur mise à disposition.
Elle considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur le détail des informations nominatives traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
° Pour les abonnés personnes physiques
- identité : nom, prénom, sexe, date de naissance, numéro d’abonné ;
- adresses et coordonnées : adresse personnelle, adresse électronique, numéro de téléphone personnel ;
- catégorie d’abonné : étudiant, + de 60 ans, global ;
- caractéristiques financières : identification du montant des frais d’inscription, moyen de paiement ;
- consommation de biens et services : suivi des prêts : identification du ou des ouvrage(s) ou document(s) emprunté(s), date du prêt et du retour, précision des retards de restitution – suivi des réservations : identification du ou des ouvrage(s) et document(s) réservés, date de réservation ;
- habitudes de vie : langue d’usage ;
- données relatives à l’abonnement : type d’abonnement, dates de création, d’expiration et de réabonnement, lieu d’inscription ;
- données d’identification électronique : adresse électronique, numéro d’abonné.
S‘agissant de l’identité, la Commission relève que le lieu de naissance inscrit sur le bulletin d’inscription rempli par l’abonné n’est pas saisi dans le traitement automatisé.
Concernant le statut de l’usager, elle constate que pour bénéficier de frais d’inscription réduits, les étudiants et les plus de 60 ans doivent renseigner sur le formulaire d’inscription une rubrique intitulée « catégorie sociale professionnelle ».
Sur ce point, elle considère que cette dénomination n’est pas adaptée à ces catégories de personnes et demande que l’intitulé de cette mention sur le formulaire d’inscription soit modifié par « catégorie d’abonné ».
Enfin, la Commission considère que la collecte de l’information relative à l’adresse professionnelle de l’abonné n’est pas adéquate au regard de la finalité du traitement. En conséquence, elle demande que cette information soit supprimée.
° Pour les abonnés collectivités
- identité : nom de l’entité, nom et fonction du responsable de service de l’entité, nom et prénom de la personne réalisant l’inscription pour le compte de l’entité, numéro d’abonné ;
- adresses et coordonnées : adresse et téléphone de l’entité, téléphone de la personne réalisant l’inscription ;
- caractéristiques financières : identification du montant des frais d’inscription, moyen de paiement ;
- habitudes de vie : langue d’usage ;
- consommation de biens et services : suivi des prêts : identification du ou des ouvrage(s) ou document(s) emprunté(s), date du prêt et du retour – suivi des réservations : identification du ou des ouvrage(s) et document(s) réservés, date de réservation ;
- données relatives à l’abonnement : type d’abonnement, dates de création, d’expiration et de réabonnement, lieu d’inscription ;
- données d’identification électronique : adresse électronique de l’entité et de la personne réalisant l’inscription, numéro d’abonné.
• Sur l’origine des informations
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, à la catégorie d’abonné, aux caractéristiques financières et aux habitudes de vie ont pour origine l’usager ou son responsable légal, ou la personne réalisant l’inscription pour le compte d’une collectivité par le biais de la fiche d’inscription.
Les informations relatives au numéro d’abonné, aux consommations de biens et services et à l’abonnement ont pour origine les bibliothécaires et le logiciel de gestion.
Les données d’identification électronique ont pour origine l’abonné en ce qui concerne l’adresse électronique, et la bibliothèque pour le numéro de l’abonné.
S’agissant de la mention de la langue d’usage, la Commission considère que cette information n’est pas nécessaire à la réalisation de la finalité mais qu’elle peut présenter un intérêt dans la relation avec l’usager. Aussi, sa mention dans le formulaire doit être facultative. Elle demande donc que le formulaire d’inscription soit modifié afin de laisser le choix aux usagers d’indiquer ou non leur langue d’usage.
Par ailleurs, pour s’inscrire à la Médiathèque Communale, l’usager - personne physique - doit joindre à son bulletin d’inscription une photocopie d’une pièce d’identité et un justificatif de son statut d’étudiant, le cas échéant. Le responsable de traitement précise que cette collecte est mentionnée dans le règlement intérieur du service communal et que ces documents ne font l’objet d’aucun traitement automatisé. Les photocopies sont conservées en format papier au sein des archives de la Médiathèque Communale pendant la durée de l’abonnement de l’intéressé.
La Commission s’interroge sur l’utilité de la conservation de la photocopie de la pièce d’identité dès lors où les vérifications d’identité et de domicile sont réalisées par les bibliothécaires lors de l’inscription et de la création de la carte d’abonné. Constatant l’absence de texte de nature légale ou réglementaire justifiant une telle collecte, elle demande qu’il y soit mis fin.
Sous réserve des observations précédentes, la Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention inscrite sur un document de collecte.
La Commission constate que la mention est conforme aux exigences visées à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Toutefois, tenant compte de ce qui précède relativement à la faculté donnée à l’abonné de pouvoir bénéficier des services en ligne de la Médiathèque, la Commission demande que le corps de l’information soit modifié de manière à faire apparaître le consentement de l’abonné concernant l’accès aux services en ligne.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le traitement est exploité par un responsable de traitements visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Aussi, conformément à l’article 13 de ladite loi, lorsqu’une personne s’inscrit à la Médiathèque, elle ne dispose pas de droit à s’opposer au traitement de ses informations nominatives.
Toutefois, l’abonné pourra exercer les droits de suppression concernant ses informations dès lors où il ne disposera plus d’ouvrages ou de documents en attente de restitution.
Le droit d’accès est exercé sur place à la Médiathèque. Le délai de réponse est de 7 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon la même modalité.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le conservateur de la Médiathèque : tout accès ;
- les bibliothécaires de la Médiathèque : tout accès.
• Sur les destinataires d’informations
Le traitement ne comporte pas de communication d’informations à des tiers. Les personnels précédemment cités valident l’inscription des abonnés aux sites des organismes partenaires de la Médiathèque au titre du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des services offerts par le site Internet de la Médiathèque Communale à ses abonnés », précité.
Au vu des attributions de ces personnels, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives relatives à l’identité, aux adresses, au statut, aux caractéristiques financières, aux données d’identification électronique et à l’abonnement sont conservées pendant la durée de l’abonnement, soit pendant 10 ans, sauf désabonnement avant terme par les intéressés.
Les informations liées à la réservation d’un ouvrage ou d’un document sont automatiquement supprimées dès que l’abonné a effectivement emprunté l’ouvrage ou fait savoir qu’il mettait fin à sa réservation.
Les informations relatives à l’emprunt sont conservées en lien avec le document ou l’ouvrage concerné afin d’identifier les deux derniers emprunteurs en considération des dommages pouvant avoir été causés aux biens.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré
Prend acte que le traitement mis en œuvre le 23 décembre 2003 sera supprimé et remplacé par le présent traitement à compter de sa mise en œuvre ;
Exclut de l’analyse de la présente demande d’avis la fonctionnalité relative à la réalisation de statistiques individuelles par abonné, ainsi que celle portant sur la gestion du dépôt légal qui doit faire l’objet d’une demande d’avis spécifique prenant en considération les dispositions de la loi n° 1.313 du 26 juin 2006 sur le dépôt légal ;
Demande que :
• le formulaire d’inscription soit modifié afin :
- de préciser le caractère facultatif de la mention de la langue d’usage par l’abonné ;
- de supprimer l’adresse professionnelle de l’abonné ;
- d’y inscrire une mention permettant à l’usager d’exprimer le souhait d’accéder aux services en ligne de la Médiathèque et que l’information des usagers soit modifiée tenant compte de cette faculté ;
• l’abonné donne son consentement exprès à la réutilisation de ses informations nominatives en vue de la création d’un compte permettant d’accéder aux services en ligne de la Médiathèque préalablement à la création dudit compte ;
• les photocopies des documents d’identité ne soient plus collectées et que les documents archivés soient supprimés ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la Médiathèque Communale ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.