Délibération n° 2012-107 du 16 juillet 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des prestations de maintien à domicile » du Service d’Actions Sociales
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juin 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée;
Vu l’arrêté municipal n° 2011-1185 du 5 avril 2011 fixant la liste des services communaux ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2012-24 du 13 février 2012 portant recommandation sur le traitement des documents d’identité officiels ;
Vu la délibération n° 2002-23 du 4 novembre 2002 portant avis favorable sur la demande présentée par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Services rendus aux personnes âgées » ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Maire de Monaco, le 16 mai 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Services rendus aux personnes âgées » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 11 juillet 2012, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Aux termes du chiffre 8 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale, « le Conseil Communal règle par ses délibérations les affaires de la Commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action sociale et de loisirs, notamment la petite enfance, le maintien à domicile des personnes âgées et les activités du troisième âge ».
Dans ce cadre, le Service d’Actions Sociales de la Commune exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Services rendus aux personnes âgées », mis en œuvre le 22 décembre 2002.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire a communiqué à l’attention de la Commission, le 16 mai 2012, une demande d’avis modificative relative au traitement précité afin de formaliser les évolutions des prestations sociales gérées par la Commune.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement automatisé présenté a pour finalité « Services rendus aux personnes âgées ».
La Commission relève que ce traitement concerne les personnes âgées, ainsi que des personnes en situation de dépendance temporaire ou permanente, et les personnels intervenant auprès d’elles.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- permettre la gestion et l’organisation des demandes de prestations de maintien à domicile, à savoir :
- « la distribution de repas à domicile :
• choix et commande des menus conformément aux régimes alimentaires prescrits par le médecin ;
• établissement des circuits de distribution des repas au domicile des bénéficiaires par secteur géographique ;
• établissement de factures » ;
- « la mise à disposition d’auxiliaires de vie et d’aides au foyer :
• gestion et élaboration des plannings de travail du personnel pour l’organisation des interventions » ;
• gestion des heures effectuées pour facturation aux bénéficiaires, aux caisses sociales ou aux tiers » ;
- « la téléalarme :
• installation et maintenance du matériel au domicile du bénéficiaire, l’activation du dispositif auprès de la Compagnie des Sapeurs Pompiers;
• maintien du lien social avec les usagers ;
• la facturation » ;
- l’établissement de listes de bénéficiaires ;
- l’établissement des comptes-rendus de visites ;
- l’envoi de correspondances aux bénéficiaires ;
- l’envoi de publipostage et de courriers aux bénéficiaires portant sur les activités organisées par la Commune ;
- l’établissement de statistiques.
La Commission observe que la prestation relative au système de téléalarme est composée de deux étapes : l’examen du dossier de demande et l’installation du système, puis la gestion des alarmes et des détresses. Cette phase opérationnelle est organisée à partir d’une application informatique distincte et fait intervenir les services de secours. Aussi, la Commission estime qu’il s’agit là d’un traitement automatisé d’informations nominatives spécifique qui doit faire l’objet d’un avis motivé distinct.
La Commission relève, par ailleurs, que la présente demande d’avis vient préciser les fonctionnalités du traitement mis en œuvre en 2002 afin d’en assurer une plus grande lisibilité, et étendre son champ d’application à l’ensemble des personnes pouvant bénéficier de prestations de maintien à domicile proposées par la Commune dans le cadre de ses missions.
A cet égard, les règlements intérieurs établis pour chaque prestation, signés par les demandeurs, précisent que « les informations nominatives collectées font l’objet d’un traitement automatisé destiné à la gestion des prestations de maintien à domicile ».
Aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, « les informations nominatives doivent être collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime ». Par ailleurs, son article 14 précise qu’à l’occasion de l’information des personnes concernées, la finalité du traitement doit être précisée.
Aussi, la Commission considère que la finalité du présent traitement doit être modifiée en tenant compte des mentions indiquées par la Commune au sein des documents élaborés à l’attention des bénéficiaires des services rendus, à savoir « Gestion des prestations de maintien à domicile ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission observe que l’article 26 de la Constitution prévoit que « les monégasques ont droit à l’aide de l’Etat en cas d’indigence, maladie, invalidité, vieillesse et maternité, dans les conditions et formes prévues par la loi ». En outre, aux termes de son article 32 « l’étranger jouit dans la Principauté de tous les droits publics et privés qui ne sont pas formellement réservés aux nationaux ».
Par ailleurs, elle observe que l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juin 1974, modifiée, sur l’organisation communale, confère au Conseil Communal la gestion de l’action sociale portant sur le maintien à domicile.
Enfin, les conditions de mise en place de ces prestations sont décrites dans les règlements intérieurs qui ont été communiqués à la Commission.
En conséquence, elle constate que le traitement objet de la présente délibération est licite, conformément aux exigences légales de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le respect d’obligations légales auxquelles il est soumis en vertu de l’article 25 de la loi n° 959, susvisées.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur les informations nominatives relatives aux bénéficiaires
Les informations nominatives se rapportant au bénéficiaire sont :
- identité : civilité, nom patronymique, nom de jeune fille, prénom, nationalité, date et lieu de naissance, numéro identifiant, numéro de l’abonné pour la téléalarme ;
- situation de famille : célibataire, marié(e), divorcé(e), séparé(e), veuf (ve) ;
- adresses et coordonnées : adresse détaillée (nom de l’immeuble, bloc, étage, numéro d’appartement, position, niveau), numéros de téléphones, adresse électronique ;
- coordonnées des personnes à contacter : téléphone du concierge ;
- coordonnées des praticiens de santé : nom, prénom et spécialités, coordonnées postales et téléphoniques des intervenants médicaux et paramédicaux ;
- coordonnées des personnes à prévenir : nom, prénom, lien avec le bénéficiaire, adresse du domicile, adresse électronique, numéros de téléphones ;
- caractéristiques financières : tarifs de prestations, coordonnées bancaires (RIB – IBAN), autorisation de prélèvement, identification des organismes sociaux de prise en charge, numéro d’immatriculation auprès de ces organismes et, le cas échéant, couleur de carte ;
- consommation de biens et de services : nature de la ou des prestations –téléalarme, distribution de repas à domicile, aide au foyer, auxiliaire de vie-, date de la demande, date de mise en place et fin d’adhésion à la prestation, nombre de prestations d’aides demandées et horaires souhaités ;
- mesure à caractère social : lien avec le Centre de Coordination Gérontologique de Monaco (CCGM) ;
- loisirs, habitudes de vie : liens avec les aides à domiciles ou aides au foyer, horaires souhaités ;
- données de santés : régime alimentaire, allergie, handicap, contre-indications, maladies chroniques, évaluation de certaines capacités physiques (auditions, vue, élocution, mobilité) ;
- logement : modalités d’accès, code, étage, numéro d’appartement, nom sur la porte, position sur le palier, niveau, surface du logement, nombre de pièces, équipements (gaz, ADSL, clefs, télécommande d’ouverture de porte), présence d’un animal, état des lieux ;
- mesures judiciaires : le cas échéant, nom, prénom, adresse, numéros de téléphones et de fax, adresse électronique de l’administrateur judiciaire;
- facturation : sommes à payer par rapport aux prestations effectuées;
- suivi des bénéficiaires : nom, prénom de la personne en charge de l’examen, du suivi et/ou des évaluations liés à une prestation.
La Commission observe que deux zones « commentaires » sont prévues. Elle rappelle que la rédaction d’observations dans ce type de rubrique doit faire l’objet d’une attention particulière afin qu’elles ne puissent porter atteinte aux personnes.
• Sur les données de santé
Le responsable de traitement indique que le traitement de données de santé entre dans le cadre des exceptions prévues à l’article 12 alinéa 2 de la loi n° 1.165. Il indique que « les renseignements médicaux permettent d’adapter au mieux la prestation de maintien à domicile (…) » et « ne sont utilisés que dans le cadre strict des missions » confiées au Service d’Actions Sociales.
Par ailleurs, les prestations d’aide à domicile organisées par la Commune ne sont accessibles que sur prescription médicale, comme précisé dans les règlements intérieurs des prestations, ou « sur présentation d’un certificat médical mettant en évidence le caractère adapté du service au besoin et à l’état de l’usager » pour le service de téléalarme.
De plus, « les données de santé non indispensables à la mise en place de la prestation ne sont pas communiquées par le médecin ».
Enfin, le responsable de traitement indique que les données médicales sont exploitées par du personnel paramédical et le responsable de l’Unité de maintien à domicile, « personnes soumises à une obligation de secret», comme imposé par l’article 12 susvisée.
La Commission considère que les modalités de traitement des données de santé sont conformes aux dispositions de l’article 12 de la loi n° 1.165.
• Sur la demande de documents d’identité
La Commission observe qu’à l’occasion de l’établissement du dossier de demande de prestations de maintien à domicile, le demandeur doit fournir nombre de documents et de justificatifs au Service d’Actions Sociales de la Commune. Parmi ces documents figure une photocopie de la carte de séjour ou de la carte d’identité.
La Commission rappelle, comme développé dans sa délibération n° 2012-24, susvisée, que tout responsable de traitement doit « veiller à disposer d’un fondement textuel adéquat lui permettant de procéder à la collecter, et au traitement, des documents d’identité ».
La demande d’avis ne comportant pas les délibérations du Conseil Municipal portant création et modalités d’attribution des prestations objet du présent traitement, la Commission n’a pas été à même de s’assurer que la liste des justificatifs à demander aux intéressés, et plus particulièrement, la photocopie d’un document d’identité y était expressément prévue.
Aussi, elle invite le Maire à vérifier ces éléments et le cas échéant, à faire le nécessaire auprès du Conseil Communal afin que la collecte des informations nécessaires à une organisation adaptée des prestations de maintien à domicile soit réalisée en tenant compte des impératifs liés à la collecte des documents d’identité.
• Sur l’origine des informations
Les informations relatives à l’identité, à la situation de famille, aux adresses et coordonnées, aux consommations de biens et de services, aux loisirs et habitudes de vie, au logement, à l’identification des praticiens de santés œuvrant auprès du bénéficiaire, à l’identification des personnes à contacter ou à prévenir, à l’administrateur judiciaire, ont pour origine le bénéficiaire ou son représentant légal et les personnels en charge de l’organisation et du suivi de la prestation demandée ou exécutée.
Les informations relatives aux caractéristiques financières ont pour origine le bénéficiaire, son représentant légal, l’organisme social participant à la prise en charge de la prestation, le Centre de Coordination Gérontologique de Monaco pour la prestation d’auxiliaires de vie.
Les informations relatives à la facturation ont pour origine le personnel du Service d’Actions Sociales en charge du suivi des prestations.
Les données de santé ont pour origine, selon le cas, le bénéficiaire ou son représentant légal à la suite d’entretiens avec le personnel du Service d’Actions Sociales, agissant dans le cadre de leurs fonctions (l’assistance sociale, la diététicienne pour les informations relatives au régime alimentaire ou l’infirmière), le médecin traitant ou le Centre Hospitalier Princesse Grace lorsque la personne a préalablement été hospitalisée.
• Les informations nominatives relatives aux intervenants
Les informations nominatives concernant les personnels intervenant auprès des bénéficiaires sont :
- identité : nom patronymique, nom de jeune fille, prénom ;
- adresses et coordonnées : numéros de téléphones, adresse électronique, adresse de domicile ;
- vie professionnelle : catégorie, emploi, date d’entrée dans le service, dates et heures d’intervention, déplacement professionnel, qualification, compétences professionnelles, disponibilités, absences, congés.
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées ont pour origine l’intéressé. Les informations relatives à la vie professionnelle ont pour origine la fiche signalétique de l’intéressé, les feuilles de planning et feuilles de présence remplies par les intéressés à la suite d’une intervention.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées est faite par le biais d’une mention inscrite sur le document de collecte et par un document spécifique remis à l’intéressé (les règlements intérieurs).
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
Toutefois, elle relève que lorsque le droit d’accès est exercé par une demande écrite, celle-ci devra être « dûment motivée ». Sur ce point, la Commission rappelle que la loi n° 1.165 ne prévoit pas que l’intéressé ait à justifier ou à motiver sa demande de droit d’accès. La justification de l’intérêt des personnes souhaitant disposer d’un droit d’accès n’est envisagée que lorsque celles-ci relèvent des hypothèses posées aux articles 13 alinéas 2 et 3 de la loi n° 1.165 et 29 alinéa 1 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susvisée. Aussi, elle demande à ce que cette condition soit supprimée.
Enfin, elle demande que l’intitulé de la loi n° 1.165 soit modifié de manière à faire apparaître son titre exact.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, ou directement auprès de l’unité de maintien à domicile du Service d’Actions Sociales. Le délai de réponse à toute demande est de 15 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement relèvent toutes du Service d’Actions Sociales de la Commune. Les accès sont dévolus en tenant compte de la prestation et des fonctions des personnes dans chaque subdivision dudit service, appelée « unité » pour le maintien à domicile ou « section » pour les aides aux foyers.
Le Chef de Service, les Chefs de Services adjoints, le Chef comptable et la secrétaire du Service d’Actions Sociales ont accès aux informations en consultation. Sans précisions sur les informations consultables, la Commission rappelle que les informations à caractère médical n’ont pas à être accessibles par des personnels non qualifiés en la matière. Aussi, elle demande au responsable de traitement de s’assurer que le chef comptable et la secrétaire du Service d’Actions Sociales n’ont pas accès auxdites informations et que, sauf à ce que le Chef du Service de l’Action Sociale et ses adjoints disposent de qualifications ad hoc, ils n’aient pas accès auxdites informations.
L’assistante sociale, l’infirmière chargée des auxiliaires de vie et les diététiciennes ont accès, dans le cadre de leurs missions, aux informations administratives et de santé en inscription, consultation, modification et mise à jour.
Le responsable de l’unité de maintien à domicile, la secrétaire comptable ont accès aux informations administratives et comptables en modification, mise à jour et consultation.
Le comptable a accès aux informations comptables et financières en inscription, modification, mise à jour et en consultation.
Le personnel administratif de l’unité de maintien à domicile gérant et organisant les différentes prestations a accès aux informations administratives.
Concernant la prestation de téléalarme, le personnel affecté à la gestion de ce service dispose d’accès en inscription, modification et mise à jour.
• Les personnes recevant communication d’information
La Commission relève que les communications d’informations sont établies de manière stricte afin que les destinataires ne puissent disposer que des seules informations nécessaires à l’exercice de leurs missions.
Ainsi, reçoivent communication d’informations nominatives exploitées dans le traitement en objet :
- la Direction des Services Fiscaux pour les prestations susceptibles de permettre aux bénéficiaires de disposer d’un abattement fiscal, conformément à l’article 7 de la Convention fiscale franco-monégasque du 18 mai 1863 modifiée ;
- le Centre de Coordination Gérontologique de Monaco qui coordonne, sur le territoire de la Principauté, les actions de tous les intervenants de maintien à domicile et de santé destinées aux personnes âgées ;
- l’Office de Protection Sociale au titre de l’attribution de l’allocation de la prestation d’autonomie aux bénéficiaires d’auxiliaires de vie ;
- les Caisses Sociales de Monaco, pour les prestations susceptibles de prise en charge ;
- la Société Monégasque d’Electronique et la Société Monaco Télécom pour l’installation et la maintenance des équipements techniques permettant le fonctionnement de la prestation portant sur la téléalarme ;
- la cuisine centrale du Centre Hospitalier Princesse Grace qui, chargée de la préparation des repas dans le cadre de la prestation de livraison de repas à domicile, « reçoit les éléments permettant d’assurer l’application quotidienne des différents régimes alimentaires » ;
- les établissements bancaires des bénéficiaires ayant opté pour un prélèvement automatique.
Concernant l’établissement de statistiques, le responsable de traitement précise qu’aucune information nominative n’est communiquée. Seules des données globales sont transmises à l’Institut Monégasque de la Statistiques et des Etudes Economiques.
La responsable de traitement précise que le Service d’Actions Sociales de la Commune est également susceptible de communiquer au Centre Hospitalier Princesse Grace, les coordonnées de la famille ou de l’administrateur judiciaire d’un bénéficiaire qui, après une hospitalisation, est de retour à son domicile. La Commission estime que, sauf consentement des personnes concernées, le Service d’Actions Sociales n’est pas habilité à communiquer ces informations à l’hôpital.
Sur la communication d’informations au Centre de Coordination Gérontologique de Monaco (CCGM), la Commission relève que ce dernier a un rôle prépondérant dans l’organisation des prestations destinées aux personnes âgées, aux termes, notamment, des missions qui lui sont dévolues par l’ordonnance souveraine n° 841 du 18 décembre 2006 portant création dudit Centre. Elle observe cependant que ce Centre, placé sous l’autorité de la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale, n’a pas mis en œuvre de traitements automatisés d’informations nominatives. Toutefois, les modalités de traitements des informations nominatives par ce Centre, et celles relatives aux échanges des données entre le CCGM et la Commune n’ayant pas été mentionnées comme étant ou non réalisées à l’aide de moyens automatisés, la Commission invite le Maire à s’assurer que son partenaire agit conformément aux dispositions de ladite loi.
Il en est de même pour le traitement des informations échangées avec l’Office de Protection Sociale. En effet, celui-ci agit dans le cadre des missions qui lui ont été conférées par la loi n° 335 du 19 décembre 1941, modifiée, portant création d’un Office d’Assistance Sociale et par l’ordonnance souveraine n° 16.464 du 25 octobre 2004 sur l’organisation et le fonctionnement de cet établissement public. Cependant, aucun traitement automatisé d’informations nominatives n’a été mis en œuvre à ce jour.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
En complément de ce qui précède concernant les documents d’identité, eu égard à la nature des données et du document à protéger, la Commission demande à ce que des mesures techniques et organisationnelles particulières soient adoptées par le responsable de traitement.
En outre, au titre de la traçabilité des opérations automatisées réalisées, la Commission relève qu’un traitement automatisé d’informations nominatives est susceptible d’être mis en place pour des raisons de sécurité du traitement. Elle invite donc la Commune à lui soumettre une demande d’avis portant sur ce traitement.
La Commission rappelle, en complément, que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées 10 ans à compter de l’arrêt de la dernière prestation ou du décès du bénéficiaire. Le responsable de traitement justifie cette durée de conservation par des impératifs de comptabilité. Toutefois, il précise que « le dossier informatique de l’intéressé (…) n’apparaît plus dans la base active. A la fin des 10 ans, le dossier est supprimé ».
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Demande que :
- les règlements intérieurs soient modifiés afin de :
• ne pas soumettre l’exercice du droit d’accès à une demande motivée de la part de la personne concernée ;
• corriger l’intitulé de la loi n° 1.165 par « relative à la protection des informations nominatives » ;
- la finalité du traitement indiquée sur les formulaires à des fins d’informations des personnes concernées soit modifiée ;
- les informations à caractère médical ne soient accessibles que par des personnels qualifiés en la matière ;
Invite le Maire à :
- s’assurer que la collecte de document d’identité est prévue par la délibération du Conseil Communal portant création de chaque prestation;
- s’assurer que le Centre de Coordination Gérontologique de Monaco et l’Office de Protection Sociale traitent les informations échangées avec le Service d’Actions Sociales de la Commune conformément aux dispositions de la loi n° 1.165 ;
- soumettre à l’avis de la Commission le traitement automatisé relatif à la traçabilité des opérations réalisées sur le système d’information de la Commune ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des prestations de maintien à domicile» du Service d’Actions Sociales.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juin 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée;
Vu l’arrêté municipal n° 2011-1185 du 5 avril 2011 fixant la liste des services communaux ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2012-24 du 13 février 2012 portant recommandation sur le traitement des documents d’identité officiels ;
Vu la délibération n° 2002-23 du 4 novembre 2002 portant avis favorable sur la demande présentée par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Services rendus aux personnes âgées » ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Maire de Monaco, le 16 mai 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Services rendus aux personnes âgées » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 11 juillet 2012, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Aux termes du chiffre 8 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale, « le Conseil Communal règle par ses délibérations les affaires de la Commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action sociale et de loisirs, notamment la petite enfance, le maintien à domicile des personnes âgées et les activités du troisième âge ».
Dans ce cadre, le Service d’Actions Sociales de la Commune exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Services rendus aux personnes âgées », mis en œuvre le 22 décembre 2002.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire a communiqué à l’attention de la Commission, le 16 mai 2012, une demande d’avis modificative relative au traitement précité afin de formaliser les évolutions des prestations sociales gérées par la Commune.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement automatisé présenté a pour finalité « Services rendus aux personnes âgées ».
La Commission relève que ce traitement concerne les personnes âgées, ainsi que des personnes en situation de dépendance temporaire ou permanente, et les personnels intervenant auprès d’elles.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- permettre la gestion et l’organisation des demandes de prestations de maintien à domicile, à savoir :
- « la distribution de repas à domicile :
• choix et commande des menus conformément aux régimes alimentaires prescrits par le médecin ;
• établissement des circuits de distribution des repas au domicile des bénéficiaires par secteur géographique ;
• établissement de factures » ;
- « la mise à disposition d’auxiliaires de vie et d’aides au foyer :
• gestion et élaboration des plannings de travail du personnel pour l’organisation des interventions » ;
• gestion des heures effectuées pour facturation aux bénéficiaires, aux caisses sociales ou aux tiers » ;
- « la téléalarme :
• installation et maintenance du matériel au domicile du bénéficiaire, l’activation du dispositif auprès de la Compagnie des Sapeurs Pompiers;
• maintien du lien social avec les usagers ;
• la facturation » ;
- l’établissement de listes de bénéficiaires ;
- l’établissement des comptes-rendus de visites ;
- l’envoi de correspondances aux bénéficiaires ;
- l’envoi de publipostage et de courriers aux bénéficiaires portant sur les activités organisées par la Commune ;
- l’établissement de statistiques.
La Commission observe que la prestation relative au système de téléalarme est composée de deux étapes : l’examen du dossier de demande et l’installation du système, puis la gestion des alarmes et des détresses. Cette phase opérationnelle est organisée à partir d’une application informatique distincte et fait intervenir les services de secours. Aussi, la Commission estime qu’il s’agit là d’un traitement automatisé d’informations nominatives spécifique qui doit faire l’objet d’un avis motivé distinct.
La Commission relève, par ailleurs, que la présente demande d’avis vient préciser les fonctionnalités du traitement mis en œuvre en 2002 afin d’en assurer une plus grande lisibilité, et étendre son champ d’application à l’ensemble des personnes pouvant bénéficier de prestations de maintien à domicile proposées par la Commune dans le cadre de ses missions.
A cet égard, les règlements intérieurs établis pour chaque prestation, signés par les demandeurs, précisent que « les informations nominatives collectées font l’objet d’un traitement automatisé destiné à la gestion des prestations de maintien à domicile ».
Aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, « les informations nominatives doivent être collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime ». Par ailleurs, son article 14 précise qu’à l’occasion de l’information des personnes concernées, la finalité du traitement doit être précisée.
Aussi, la Commission considère que la finalité du présent traitement doit être modifiée en tenant compte des mentions indiquées par la Commune au sein des documents élaborés à l’attention des bénéficiaires des services rendus, à savoir « Gestion des prestations de maintien à domicile ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission observe que l’article 26 de la Constitution prévoit que « les monégasques ont droit à l’aide de l’Etat en cas d’indigence, maladie, invalidité, vieillesse et maternité, dans les conditions et formes prévues par la loi ». En outre, aux termes de son article 32 « l’étranger jouit dans la Principauté de tous les droits publics et privés qui ne sont pas formellement réservés aux nationaux ».
Par ailleurs, elle observe que l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juin 1974, modifiée, sur l’organisation communale, confère au Conseil Communal la gestion de l’action sociale portant sur le maintien à domicile.
Enfin, les conditions de mise en place de ces prestations sont décrites dans les règlements intérieurs qui ont été communiqués à la Commission.
En conséquence, elle constate que le traitement objet de la présente délibération est licite, conformément aux exigences légales de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le respect d’obligations légales auxquelles il est soumis en vertu de l’article 25 de la loi n° 959, susvisées.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur les informations nominatives relatives aux bénéficiaires
Les informations nominatives se rapportant au bénéficiaire sont :
- identité : civilité, nom patronymique, nom de jeune fille, prénom, nationalité, date et lieu de naissance, numéro identifiant, numéro de l’abonné pour la téléalarme ;
- situation de famille : célibataire, marié(e), divorcé(e), séparé(e), veuf (ve) ;
- adresses et coordonnées : adresse détaillée (nom de l’immeuble, bloc, étage, numéro d’appartement, position, niveau), numéros de téléphones, adresse électronique ;
- coordonnées des personnes à contacter : téléphone du concierge ;
- coordonnées des praticiens de santé : nom, prénom et spécialités, coordonnées postales et téléphoniques des intervenants médicaux et paramédicaux ;
- coordonnées des personnes à prévenir : nom, prénom, lien avec le bénéficiaire, adresse du domicile, adresse électronique, numéros de téléphones ;
- caractéristiques financières : tarifs de prestations, coordonnées bancaires (RIB – IBAN), autorisation de prélèvement, identification des organismes sociaux de prise en charge, numéro d’immatriculation auprès de ces organismes et, le cas échéant, couleur de carte ;
- consommation de biens et de services : nature de la ou des prestations –téléalarme, distribution de repas à domicile, aide au foyer, auxiliaire de vie-, date de la demande, date de mise en place et fin d’adhésion à la prestation, nombre de prestations d’aides demandées et horaires souhaités ;
- mesure à caractère social : lien avec le Centre de Coordination Gérontologique de Monaco (CCGM) ;
- loisirs, habitudes de vie : liens avec les aides à domiciles ou aides au foyer, horaires souhaités ;
- données de santés : régime alimentaire, allergie, handicap, contre-indications, maladies chroniques, évaluation de certaines capacités physiques (auditions, vue, élocution, mobilité) ;
- logement : modalités d’accès, code, étage, numéro d’appartement, nom sur la porte, position sur le palier, niveau, surface du logement, nombre de pièces, équipements (gaz, ADSL, clefs, télécommande d’ouverture de porte), présence d’un animal, état des lieux ;
- mesures judiciaires : le cas échéant, nom, prénom, adresse, numéros de téléphones et de fax, adresse électronique de l’administrateur judiciaire;
- facturation : sommes à payer par rapport aux prestations effectuées;
- suivi des bénéficiaires : nom, prénom de la personne en charge de l’examen, du suivi et/ou des évaluations liés à une prestation.
La Commission observe que deux zones « commentaires » sont prévues. Elle rappelle que la rédaction d’observations dans ce type de rubrique doit faire l’objet d’une attention particulière afin qu’elles ne puissent porter atteinte aux personnes.
• Sur les données de santé
Le responsable de traitement indique que le traitement de données de santé entre dans le cadre des exceptions prévues à l’article 12 alinéa 2 de la loi n° 1.165. Il indique que « les renseignements médicaux permettent d’adapter au mieux la prestation de maintien à domicile (…) » et « ne sont utilisés que dans le cadre strict des missions » confiées au Service d’Actions Sociales.
Par ailleurs, les prestations d’aide à domicile organisées par la Commune ne sont accessibles que sur prescription médicale, comme précisé dans les règlements intérieurs des prestations, ou « sur présentation d’un certificat médical mettant en évidence le caractère adapté du service au besoin et à l’état de l’usager » pour le service de téléalarme.
De plus, « les données de santé non indispensables à la mise en place de la prestation ne sont pas communiquées par le médecin ».
Enfin, le responsable de traitement indique que les données médicales sont exploitées par du personnel paramédical et le responsable de l’Unité de maintien à domicile, « personnes soumises à une obligation de secret», comme imposé par l’article 12 susvisée.
La Commission considère que les modalités de traitement des données de santé sont conformes aux dispositions de l’article 12 de la loi n° 1.165.
• Sur la demande de documents d’identité
La Commission observe qu’à l’occasion de l’établissement du dossier de demande de prestations de maintien à domicile, le demandeur doit fournir nombre de documents et de justificatifs au Service d’Actions Sociales de la Commune. Parmi ces documents figure une photocopie de la carte de séjour ou de la carte d’identité.
La Commission rappelle, comme développé dans sa délibération n° 2012-24, susvisée, que tout responsable de traitement doit « veiller à disposer d’un fondement textuel adéquat lui permettant de procéder à la collecter, et au traitement, des documents d’identité ».
La demande d’avis ne comportant pas les délibérations du Conseil Municipal portant création et modalités d’attribution des prestations objet du présent traitement, la Commission n’a pas été à même de s’assurer que la liste des justificatifs à demander aux intéressés, et plus particulièrement, la photocopie d’un document d’identité y était expressément prévue.
Aussi, elle invite le Maire à vérifier ces éléments et le cas échéant, à faire le nécessaire auprès du Conseil Communal afin que la collecte des informations nécessaires à une organisation adaptée des prestations de maintien à domicile soit réalisée en tenant compte des impératifs liés à la collecte des documents d’identité.
• Sur l’origine des informations
Les informations relatives à l’identité, à la situation de famille, aux adresses et coordonnées, aux consommations de biens et de services, aux loisirs et habitudes de vie, au logement, à l’identification des praticiens de santés œuvrant auprès du bénéficiaire, à l’identification des personnes à contacter ou à prévenir, à l’administrateur judiciaire, ont pour origine le bénéficiaire ou son représentant légal et les personnels en charge de l’organisation et du suivi de la prestation demandée ou exécutée.
Les informations relatives aux caractéristiques financières ont pour origine le bénéficiaire, son représentant légal, l’organisme social participant à la prise en charge de la prestation, le Centre de Coordination Gérontologique de Monaco pour la prestation d’auxiliaires de vie.
Les informations relatives à la facturation ont pour origine le personnel du Service d’Actions Sociales en charge du suivi des prestations.
Les données de santé ont pour origine, selon le cas, le bénéficiaire ou son représentant légal à la suite d’entretiens avec le personnel du Service d’Actions Sociales, agissant dans le cadre de leurs fonctions (l’assistance sociale, la diététicienne pour les informations relatives au régime alimentaire ou l’infirmière), le médecin traitant ou le Centre Hospitalier Princesse Grace lorsque la personne a préalablement été hospitalisée.
• Les informations nominatives relatives aux intervenants
Les informations nominatives concernant les personnels intervenant auprès des bénéficiaires sont :
- identité : nom patronymique, nom de jeune fille, prénom ;
- adresses et coordonnées : numéros de téléphones, adresse électronique, adresse de domicile ;
- vie professionnelle : catégorie, emploi, date d’entrée dans le service, dates et heures d’intervention, déplacement professionnel, qualification, compétences professionnelles, disponibilités, absences, congés.
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées ont pour origine l’intéressé. Les informations relatives à la vie professionnelle ont pour origine la fiche signalétique de l’intéressé, les feuilles de planning et feuilles de présence remplies par les intéressés à la suite d’une intervention.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées est faite par le biais d’une mention inscrite sur le document de collecte et par un document spécifique remis à l’intéressé (les règlements intérieurs).
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
Toutefois, elle relève que lorsque le droit d’accès est exercé par une demande écrite, celle-ci devra être « dûment motivée ». Sur ce point, la Commission rappelle que la loi n° 1.165 ne prévoit pas que l’intéressé ait à justifier ou à motiver sa demande de droit d’accès. La justification de l’intérêt des personnes souhaitant disposer d’un droit d’accès n’est envisagée que lorsque celles-ci relèvent des hypothèses posées aux articles 13 alinéas 2 et 3 de la loi n° 1.165 et 29 alinéa 1 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susvisée. Aussi, elle demande à ce que cette condition soit supprimée.
Enfin, elle demande que l’intitulé de la loi n° 1.165 soit modifié de manière à faire apparaître son titre exact.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, ou directement auprès de l’unité de maintien à domicile du Service d’Actions Sociales. Le délai de réponse à toute demande est de 15 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement relèvent toutes du Service d’Actions Sociales de la Commune. Les accès sont dévolus en tenant compte de la prestation et des fonctions des personnes dans chaque subdivision dudit service, appelée « unité » pour le maintien à domicile ou « section » pour les aides aux foyers.
Le Chef de Service, les Chefs de Services adjoints, le Chef comptable et la secrétaire du Service d’Actions Sociales ont accès aux informations en consultation. Sans précisions sur les informations consultables, la Commission rappelle que les informations à caractère médical n’ont pas à être accessibles par des personnels non qualifiés en la matière. Aussi, elle demande au responsable de traitement de s’assurer que le chef comptable et la secrétaire du Service d’Actions Sociales n’ont pas accès auxdites informations et que, sauf à ce que le Chef du Service de l’Action Sociale et ses adjoints disposent de qualifications ad hoc, ils n’aient pas accès auxdites informations.
L’assistante sociale, l’infirmière chargée des auxiliaires de vie et les diététiciennes ont accès, dans le cadre de leurs missions, aux informations administratives et de santé en inscription, consultation, modification et mise à jour.
Le responsable de l’unité de maintien à domicile, la secrétaire comptable ont accès aux informations administratives et comptables en modification, mise à jour et consultation.
Le comptable a accès aux informations comptables et financières en inscription, modification, mise à jour et en consultation.
Le personnel administratif de l’unité de maintien à domicile gérant et organisant les différentes prestations a accès aux informations administratives.
Concernant la prestation de téléalarme, le personnel affecté à la gestion de ce service dispose d’accès en inscription, modification et mise à jour.
• Les personnes recevant communication d’information
La Commission relève que les communications d’informations sont établies de manière stricte afin que les destinataires ne puissent disposer que des seules informations nécessaires à l’exercice de leurs missions.
Ainsi, reçoivent communication d’informations nominatives exploitées dans le traitement en objet :
- la Direction des Services Fiscaux pour les prestations susceptibles de permettre aux bénéficiaires de disposer d’un abattement fiscal, conformément à l’article 7 de la Convention fiscale franco-monégasque du 18 mai 1863 modifiée ;
- le Centre de Coordination Gérontologique de Monaco qui coordonne, sur le territoire de la Principauté, les actions de tous les intervenants de maintien à domicile et de santé destinées aux personnes âgées ;
- l’Office de Protection Sociale au titre de l’attribution de l’allocation de la prestation d’autonomie aux bénéficiaires d’auxiliaires de vie ;
- les Caisses Sociales de Monaco, pour les prestations susceptibles de prise en charge ;
- la Société Monégasque d’Electronique et la Société Monaco Télécom pour l’installation et la maintenance des équipements techniques permettant le fonctionnement de la prestation portant sur la téléalarme ;
- la cuisine centrale du Centre Hospitalier Princesse Grace qui, chargée de la préparation des repas dans le cadre de la prestation de livraison de repas à domicile, « reçoit les éléments permettant d’assurer l’application quotidienne des différents régimes alimentaires » ;
- les établissements bancaires des bénéficiaires ayant opté pour un prélèvement automatique.
Concernant l’établissement de statistiques, le responsable de traitement précise qu’aucune information nominative n’est communiquée. Seules des données globales sont transmises à l’Institut Monégasque de la Statistiques et des Etudes Economiques.
La responsable de traitement précise que le Service d’Actions Sociales de la Commune est également susceptible de communiquer au Centre Hospitalier Princesse Grace, les coordonnées de la famille ou de l’administrateur judiciaire d’un bénéficiaire qui, après une hospitalisation, est de retour à son domicile. La Commission estime que, sauf consentement des personnes concernées, le Service d’Actions Sociales n’est pas habilité à communiquer ces informations à l’hôpital.
Sur la communication d’informations au Centre de Coordination Gérontologique de Monaco (CCGM), la Commission relève que ce dernier a un rôle prépondérant dans l’organisation des prestations destinées aux personnes âgées, aux termes, notamment, des missions qui lui sont dévolues par l’ordonnance souveraine n° 841 du 18 décembre 2006 portant création dudit Centre. Elle observe cependant que ce Centre, placé sous l’autorité de la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale, n’a pas mis en œuvre de traitements automatisés d’informations nominatives. Toutefois, les modalités de traitements des informations nominatives par ce Centre, et celles relatives aux échanges des données entre le CCGM et la Commune n’ayant pas été mentionnées comme étant ou non réalisées à l’aide de moyens automatisés, la Commission invite le Maire à s’assurer que son partenaire agit conformément aux dispositions de ladite loi.
Il en est de même pour le traitement des informations échangées avec l’Office de Protection Sociale. En effet, celui-ci agit dans le cadre des missions qui lui ont été conférées par la loi n° 335 du 19 décembre 1941, modifiée, portant création d’un Office d’Assistance Sociale et par l’ordonnance souveraine n° 16.464 du 25 octobre 2004 sur l’organisation et le fonctionnement de cet établissement public. Cependant, aucun traitement automatisé d’informations nominatives n’a été mis en œuvre à ce jour.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
En complément de ce qui précède concernant les documents d’identité, eu égard à la nature des données et du document à protéger, la Commission demande à ce que des mesures techniques et organisationnelles particulières soient adoptées par le responsable de traitement.
En outre, au titre de la traçabilité des opérations automatisées réalisées, la Commission relève qu’un traitement automatisé d’informations nominatives est susceptible d’être mis en place pour des raisons de sécurité du traitement. Elle invite donc la Commune à lui soumettre une demande d’avis portant sur ce traitement.
La Commission rappelle, en complément, que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées 10 ans à compter de l’arrêt de la dernière prestation ou du décès du bénéficiaire. Le responsable de traitement justifie cette durée de conservation par des impératifs de comptabilité. Toutefois, il précise que « le dossier informatique de l’intéressé (…) n’apparaît plus dans la base active. A la fin des 10 ans, le dossier est supprimé ».
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Demande que :
- les règlements intérieurs soient modifiés afin de :
• ne pas soumettre l’exercice du droit d’accès à une demande motivée de la part de la personne concernée ;
• corriger l’intitulé de la loi n° 1.165 par « relative à la protection des informations nominatives » ;
- la finalité du traitement indiquée sur les formulaires à des fins d’informations des personnes concernées soit modifiée ;
- les informations à caractère médical ne soient accessibles que par des personnels qualifiés en la matière ;
Invite le Maire à :
- s’assurer que la collecte de document d’identité est prévue par la délibération du Conseil Communal portant création de chaque prestation;
- s’assurer que le Centre de Coordination Gérontologique de Monaco et l’Office de Protection Sociale traitent les informations échangées avec le Service d’Actions Sociales de la Commune conformément aux dispositions de la loi n° 1.165 ;
- soumettre à l’avis de la Commission le traitement automatisé relatif à la traçabilité des opérations réalisées sur le système d’information de la Commune ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des prestations de maintien à domicile» du Service d’Actions Sociales.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.