Délibération n° 2023-179 du 15 novembre 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Déposer sa candidature aux emplois de la Fonction Publique par voie dématérialisée » exploité par la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique présenté par le Ministre d'État.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 188 du 18 juillet 1934 relative aux fonctions publiques, modifiée ;
Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’État, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 6.365 du 17 août 1978 fixant les conditions d’application de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 1.635 du 30 avril 2008 fixant les attributions de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 9.640 du 23 décembre 2022 portant dispositions générales de caractère statutaire applicables aux agents contractuels de l’État ;
Vu la délibération n° 2011‑82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2011‑102 du 15 novembre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Postuler aux emplois publics de la Fonction Publique d’État par téléservice » ;
Vu la délibération n° 2023‑58 du 19 avril 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Postuler aux emplois publics par téléservice » ;
Vu la demande d’avis déposée par S.E. M. le Ministre d’État, le 21 août 2023, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Déposer sa candidature aux emplois de la Fonction Publique par voie dématérialisée » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 19 octobre 2023, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 novembre 2023 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique (DRHFFP) est un service exécutif de l’État au sens de l’article 44 de la Constitution, placé sous l’autorité du Ministre d’État.
Par délibération n° 2011‑102 du 15 novembre 2011, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives a émis un avis favorable à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Postuler aux emplois publics de la Fonction Publique d’État par téléservice ». Ledit traitement avait vocation à permettre aux particuliers de déposer leur candidature aux emplois de la Fonction Publique par le biais d’un téléservice.
Ce traitement a fait l’objet d’une modification, laquelle a obtenu l’avis favorable de la Commission au titre d’une délibération n° 2023‑58 en date du 19 avril 2023.
Le téléservice étant désormais accessible, via le portail « MonGuichet », la présente délibération a vocation à annuler et remplacer les délibérations n° 2011‑102 et n° 2023‑58, susvisées.
Ainsi, le traitement associé au téléservice est soumis à l’avis de la Commission conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Déposer sa candidature aux emplois de la Fonction Publique par voie dématérialisée ».
Il concerne les agents traitants (personnel de l’Administration) ainsi que les usagers (candidats). La Commission relève que des informations concernant les membres de la famille des candidats sont également susceptibles d’être collectées. Elle en prend acte.
Le présent traitement a pour fonctionnalités :
- conditions d’éligibilité du candidat ;
- choix de l’offre d’emploi à laquelle postuler ;
- saisie des informations personnelles du candidat ;
- saisie des informations professionnelles du candidat ;
- import des pièces justificatives ;
- saisie des informations concernant la déclaration sur l’honneur ;
- mettre sa demande en brouillon pour finaliser sa complétion plus tard ;
- compléter les informations manquantes ;
- annulation d’une déclaration par l’usager ou par un agent ;
- envoi d’un courriel de confirmation d’enregistrement de la déclaration ;
- envoi d’un courriel de confirmation d’annulation de la déclaration ;
- envoi d’un courriel de confirmation de désinscription à la démarche en ligne ;
- export d’un fichier Excel qui comprend toutes les déclarations et leurs informations par les agents ayant les droits nécessaires pour effectuer cette action.
Il est par ailleurs précisé que la procédure électronique permet, depuis le back-office de la DRHFFP, d’ajouter des avis de recrutement auxquels les usagers peuvent postuler, d’extraire les données et de traiter les candidatures selon les modalités de gestion en vigueur.
En outre, un questionnaire de satisfaction anonyme est mis à la disposition des usagers, les réponses qui y sont apportées étant traitées anonymement par la Direction des Services Numériques (DSN), conformément aux missions que lui confèrent l’Ordonnance Souveraine n° 7.955 du 12 mars 2020.
La Commission relève enfin qu’il est possible, pour un usager, d’associer à sa démarche en ligne une candidature effectuée hors téléservice.
Elle considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10‑1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le consentement de la personne concernée, par un motif d’intérêt public, par l’exécution d’un contrat ou de mesures pré‑contractuelles avec la personne concernée ainsi que par la réalisation d’un intérêt légitime qu’il poursuit et qui ne méconnaît ni l’intérêt ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
S’agissant de la justification en lien avec l’intérêt public, il précise que le présent traitement s’inscrit dans le cadre des missions dévolues à la DRHFFP au titre de l’Ordonnance Souveraine n° 1.635 du 30 avril 2008. Cette Direction est chargée de procéder au recrutement des fonctionnaires et des agents non‑titulaires de l’État. À cet effet, la DRHFFP est tenue, conformément aux dispositions de la loi n° 188 du 18 juillet 1934 relative aux fonctions publiques, d’établir un ordre de priorité pour tout recrutement aux emplois de la Fonction Publique. Elle doit également tenir compte des prescriptions issues de la loi n° 975 et de l’Ordonnance Souveraine n° 6.365, susvisées.
Le présent traitement permet en outre d’examiner les candidatures reçues et de rédiger les contrats de travail des personnes retenues.
Il est par ailleurs précisé que le consentement des personnes concernées est formalisé par un acte positif clair, matérialisé par le biais d’une case à cocher, laquelle mentionne « j’accepte que mes données personnelles soient traitées dans le cadre du téléservice « Déposer sa candidature aux emplois de la Fonction Publique » » ainsi que par l’obligation préalable d’accepter les conditions générales d’utilisation du téléservice, indispensable pour la création du compte sécurisé et l’accès à la démarche en ligne.
De plus, le présent traitement trouve son fondement dans la volonté de l’Administration de simplifier les démarches administratives des administrés en leur permettant de déposer leur déclaration, depuis la démarche en ligne, sans se déplacer et sans autre démarche, ce qui s’inscrit dans le cadre de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011, susvisée.
La Commission relève que la personne concernée peut également postuler aux emplois de la Fonction Publique par papier en envoyant sa candidature aux adresses indiquées dans les avis de recrutement publiés au Journal de Monaco.
Elle considère que ceci est conforme aux dispositions de l’article 43 de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 qui dispose que « (…) la création d’un téléservice ne saurait toutefois avoir pour effet de supprimer la possibilité pour l’usager, d’accomplir les démarches, formalités ou paiements qui en sont l’objet par des voies autres qu’électroniques ».
En toute fin, la réalisation des sondages de satisfaction anonymes par la DSN s’inscrit dans le cadre des missions dévolues à cette direction au titre de l’Ordonnance Souveraine n° 7.995.
La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10‑1 et 10‑2 de la loi n°1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées sont :
- identité :
• candidat : titre, nom d’usage, nom de naissance, prénom, date, ville et pays de naissance, nationalité ;
• questions pour le rang de priorité pris en application de la loi n° 188 : mariage avec une personne de nationalité monégasque (si le candidat n’est pas de nationalité monégasque), l’un des parents de nationalité monégasque (si le candidat n’est pas marié(e) à une personne de nationalité monégasque), contrat de vie commune avec une personne de nationalité monégasque (si aucun parent n’est monégasque), enfant de nationalité monégasque (en l’absence de contrat de vie commune avec un/e Monégasque) ;
• personnel de la DRHFFP : nom et prénom ;
- adresses et coordonnées : candidat : courriel, adresse électronique, numéro de téléphone ;
- vie professionnelle :
• candidat pour le calcul du rang de priorité pris en application de la loi n° 188 : avez-vous déjà travaillé à Monaco ? (si aucun enfant Monégasque), êtes-vous fonctionnaire monégasque ?
• diplômes et certifications :
♦ diplôme, date d’obtention et spécialité : si oui : niveau d’études ;
♦ si diplôme de l’enseignement sélectionné : type de concours.
• titulaire d’une certification ou d’une habilitation et date d’obtention :
♦ si oui : type de brevet/habilitation/certification, dates d’obtention et du dernier recyclage.
- données d’identification électronique : identifiant technique de l’usager ;
- informations temporelles :
• données d’horodatage ;
• personnel de la DRHFFP : date et heure de réalisation d’une action sur la candidature ;
- données de connexion : logs de connexion et données de messagerie de l’usager ;
- informations liées à la demande :
• situation professionnelle :
♦ êtes-vous en poste ? : si oui : devez-vous effectuer un préavis ? durée du préavis ; si non : prêt à faire des suppléances ? et si oui : dans quel domaine recherché ?
• langues : choix de langue (lu, écrit, parlé) ;
• permis de conduire :
• disposez-vous d’un permis de conduire ? ;
♦ catégorie de permis de conduire ;
♦ date de délivrance ;
♦ date d’expiration ;
• informations liées à la candidature :
♦ intitulé du poste ;
♦ service ;
♦ référence de la publication.
• déclarations sur l’honneur.
- pièces justificatives :
• PJ concernant la candidature : curriculum vitae, lettre de motivation, si renseigné par le candidat : justificatifs de diplômes, habilitations, certifications, permis de conduire ;
• PJ conditionnelles pour établir un rang de priorité pris en application de la loi n° 188 :
♦ justificatif de nationalité ;
♦ pour les non monégasques et uniquement si résident à Monaco ou au sein de communes limitrophes : justificatifs de domicile ;
♦ en présence d’un code postal monégasque sans nationalité Monégasque : carte de séjour monégasque ;
♦ si renseigné par le candidat dans les questions pour le rang de priorité : justificatif de mariage et justificatif de nationalité monégasque du conjoint, justificatif de nationalité monégasque du parent, contrat de vie commune avec une personne de nationalité monégasque et justificatif de nationalité monégasque du co-contractant ; document de filiation avec un parent de nationalité monégasque, justificatif de nationalité monégasque de l’enfant, document de filiation avec un enfant de nationalité monégasque, pièces justificatives relatives au précédent emploi à Monaco.
Il est précisé que l’ensemble des pièces justificatives d’identité collectées dans le cadre du téléservice sont demandées en noir et blanc.
- back‑office : numéro d’identification de la candidature, date de la candidature, état de la candidature (traitée, en cours de traitement), code de publication, priorité, date limite de candidature, personnel DRHFFP en charge du traitement de la candidature, actions, mode de réception (téléservice, voie postale).
La Commission constate que les avis de recrutement, publiés au Journal de Monaco, visent, parmi les pièces à joindre au dossier de candidature à adresser à la DRHFFP, un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois mois. Il ressort toutefois des précisions apportées par le responsable de traitement que cet élément n’est pas collecté dans le cadre de la démarche en ligne mais postérieurement à la candidature en ligne si le candidat est retenu.
Aussi, elle relève une divergence en termes de collecte de données selon que la candidature est effectuée par le biais du téléservice ou par courrier postal.
La Commission suggère qu’une modification soit apportée aux avis de recrutement, tels que publiés au Journal de Monaco par la DRHFFP, afin qu’il soit mentionné que les candidats s’engagent, à la demande de la DRHFFP, à fournir un extrait de casier judiciaire de moins de trois mois. Ceci permettrait de collecter ce document uniquement pour les personnes dont la candidature est retenue.
La Commission prend acte que les cookies déposés sur les terminaux des usagers le sont uniquement à des fins techniques et que les informations des mesures d’audience sont anonymes.
Par ailleurs, elle rappelle, qu’au titre de la délibération n° 2023‑058 susvisée, elle avait relevé que « les avis de recrutement peuvent solliciter la communication, par les candidats, d’informations diverses spécifiques au poste ». Elle avait à ce titre rappelé que « peuvent être traitées dans le cadre du présent traitement uniquement les informations pertinentes au regard du poste à pourvoir ».
La Commission réitère sa position.
Elle relève en outre que des copies de documents permettant au candidat de justifier de son identité, de sa nationalité ou de son domicile sont demandées par le responsable de traitement dans le cadre du processus de recrutement. Des copies de documents d’identité sont notamment sollicitées.
Une telle collecte est justifiée afin de permettre à la DRHFFP d’établir les rangs de priorité conformément aux dispositions de la loi n° 188 susvisée et pour que la Direction de la Sûreté Publique (DSP) procède aux enquêtes administratives.
À cet égard, si la Commission n’entend pas interdire la collecte de documents d’identité, comme elle l’a souligné dans sa délibération n° 2023‑58, elle rappelle néanmoins que celle‑ci doit s’opérer conformément à sa recommandation n° 2015‑113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.
De plus, elle considère que lesdits documents d’identité ne peuvent être conservés que pendant le temps de traitement de la candidature. Dans l’hypothèse où le candidat est retenu, ceux‑ci peuvent être transmis à la DSP qui procèdera à l’enquête de police préalable à l’embauche avant suppression par la DRHFFP. Dans le cas où la candidature de l’usager n’est pas retenue, le responsable de traitement doit procéder à la suppression de ces documents.
La Commission rappelle de nouveau qu’il convient, selon le principe de proportionnalité, de collecter le minimum d’informations permettant d’assurer la finalité poursuivie. Elle recommande dès lors, lorsque cela est adéquat, de collecter des documents dont la sensibilité est moindre, tel qu’un certificat de nationalité.
La Commission relève également que des informations nominatives et des documents relatifs aux membres de la famille du candidat (conjoint, partenaire de contrat de vie commune, enfant) peuvent être collectés afin d’établir le rang de priorité de ce dernier. Elle considère que ces informations doivent être conservées uniquement pendant le temps nécessaire à l’établissement de ce rang.
La Commission relève enfin que l’Administration peut vouloir faciliter les démarches des personnes concernées ayant déjà postulé depuis moins de 2 ans. Elle considère en conséquence que la DRHFFP peut conserver pour cette durée, après suppression des documents justificatifs et, si la personne concernée y a consenti, le rang de priorité de cette dernière.
Les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, à la formation-diplômes-vie professionnelle, aux informations liées à la demande et aux pièces justificatives sont renseignées par le candidat.
Les données d’identification électronique, les informations temporelles, les données de connexion ainsi que les informations du back‑office sont issues du système.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10‑1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
* Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une mention d’information particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne sur le site du Gouvernement.
À la lecture de la mention d’information figurant dans les conditions générales d’utilisation du téléservice, la Commission constate qu’elle est conforme aux exigences légales.
La Commission attire toutefois l’attention de la DRHFFP sur la nécessité de sensibiliser les candidats qui se doivent d’informer les membres concernés de leur famille de la communication de leurs informations vers le présent traitement. En effet, ces derniers ne peuvent être directement informés par la DRHFFP de l’existence de celui‑ci.
Elle rappelle également que les personnels de l’Administration doivent également être informés de leurs droits.
* Sur l’exercice du droit d’accès
Le droit d’accès s’exerce par voie postale ou par voie électronique auprès de la DRHFFP.
La Commission rappelle que la réponse à ce droit d’accès doit s’exercer dans le mois suivant la réception de la demande.
En outre, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, elle rappelle qu’une procédure doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute sur l’identité de la personne à l’origine du courriel, qu’il s’agisse effectivement de la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières, comme rappelé dans sa délibération n° 2015‑113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.
Sous cette réserve, la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
* Sur les personnes ayant accès au traitement
Ont accès au présent traitement :
- les personnels de la DRHFFP : tous droits dans le cadre de leurs missions ;
- les personnels administratifs de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) ou tiers intervenant pour son compte : dans le cadre des missions de maintenance, de développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’État, après création d’un ticket pour ouverture des droits ;
- les personnels de la DSN ou tiers intervenant pour son compte : pendant 1 mois dans le cadre d’un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage, des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’État et ensuite sur demande du métier par création d’un ticket ;
En ce qui concerne les tiers intervenant pour le compte de la DSN et de la DSI, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de services. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
Elle rappelle enfin que les règles d’accès des administrateurs doivent être conformes à celles décrites dans la délibération n° 2021‑171 relative à la « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin de permettre la traçabilité et l’imputabilité des actions que ledit traitement assure.
Sous ces réserves, la Commission considère que ces accès sont justifiés au regard du traitement.
* Sur les destinataires des informations
La Commission constate que certaines informations sont communiquées aux Départements, Directions et Services effectuant le recrutement.
Elle constate par ailleurs que les documents d’identité sont susceptibles d’être communiquées à la DSP agissant dans le cadre de ses missions lorsqu’un candidat a été retenu pour un poste, conformément aux dispositions de l’article 3 de la loi n° 1.430 du 13 juillet 2016 portant diverses mesures relatives à la préservation de la sécurité nationale.
La Commission considère que ces communications sont justifiées au regard du présent traitement.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements, légalement mis en œuvre, ayant pour finalités :
- « Gestion du compte permettant aux usagers d’entreprendre et suivre des démarches par téléservices » pour permettre aux usagers d’accéder au traitement via leurs comptes ;
- « Gérer les habilitations des agents et fonctionnaires de l’État aux téléservices contenus dans le « Guichet Virtuel » » afin de permettre le suivi des demandes des usagers par les personnes autorisées ;
- « Gestion de la messagerie professionnelle » afin de permettre aux acteurs du traitement de pouvoir échanger, d’afficher et de synchroniser les calendriers, de gérer les contacts si l’utilisateur a paramétré ces options ;
- « Gestion des habilitations et des accès au Système d’information » afin de disposer des éléments permettant de créer un compte aux utilisateurs ;
- « Gestion et analyse des évènements du Système d’information » à des fins de traçabilité et de sécurité ;
- « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin d’assurer la sécurité des accès au SI par le prestataire habilité, si nécessaire, ainsi que les administrateurs système de la DSN situés à distance du réseau d’administration.
Sur ce dernier point la Commission renvoie au point V de la présente délibération.
Le présent traitement est également rapproché des traitements légalement mis en œuvre suivants :
- « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DSI » afin de permettre à la DRHFFP de gérer les accès aux traitements, de demander la création d’un compte utilisateur, sa suspension ou sa suppression, de faire remonter un incident ou une difficulté afin que celui-ci soit remonté aux personnes habilitées à répondre ou à traiter le sujet et de suivre la prise en compte de leur(s) demande(s) ;
- « Gestion des dossiers des fonctionnaires et agents de l’État relevant de la Fonction Publique et de statuts particuliers » afin de permettre à la DRHFFP de gérer les dossiers et d’intégrer les candidats retenus après examen de leur candidature ;
- « Gestion de la messagerie professionnelle », afin de permettre aux acteurs du traitement de pouvoir échanger, d’envoyer un courriel de confirmation/annulation d’enregistrement de la déclaration et un courriel de confirmation de désinscription à la démarche en ligne.
La Commission considère que ces interconnexions et rapprochements sont conformes aux exigences légales.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
Cependant, les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Le fichier « Excel » constitué dans le cadre de ce traitement ne doit être accessible qu’aux seules personnes habilitées.
De plus, les communications d’informations doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations relatives à l’identité d’un candidat, aux questions permettant d’établir son rang de priorité, à la formation-diplômes-vie professionnelle, aux informations liées à la demande ainsi qu’aux pièces justificatives et au back-office sont conservées 2 ans à partir du statut final de la candidature.
Il ressort des précisions communiquées par le responsable de traitement, qu’à l’exception du curriculum vitae et de la lettre de motivation, les champs et documents fournis dans le cadre de la démarche en ligne sont automatiquement préremplis pour les candidats ayant postulé dans le cadre de la démarche en ligne à un poste de la DRHFFP dans un délai de 2 ans à compter d’une candidature initiale.
La Commission suggère que cette pratique soit étendue aux candidats postulant par voie postale aux emplois de la DRHFFP et qu’ils puissent en être informés dans les avis de recrutement publiés au Journal de Monaco.
L’identité du personnel de la DRHFFP est conservée tant que l’agent est en poste.
L’identifiant technique de l’usager et les données de connexion sont supprimés à l’issue d’un délai d’1 an.
Les informations temporelles sont enfin conservées 1 an à partir du dépôt de la demande.
Sous réserve de la prise en compte du point III de la présente délibération, s’agissant de la durée de conservation des documents d’identité et des éléments permettant d’établir le rang de priorité d’un candidat, la Commission considère que les durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission
Demande que le fichier « Excel » constitué dans le cadre de ce traitement ne soit accessible qu’aux seules personnes habilitées.
Attire l’attention de la DRHFFP sur la nécessité de sensibiliser les candidats qui se doivent d’informer les membres concernés de leur famille de la communication de leurs informations vers le présent traitement.
Rappelle :
- que la collecte de documents d’identité doit s’opérer conformément à sa recommandation n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels ;
- que peuvent être traitées dans le cadre du présent traitement uniquement les informations pertinentes au regard du poste à pourvoir ;
- qu’il convient, selon le principe de proportionnalité, de collecter le minimum d’informations permettant d’assurer la finalité poursuivie et recommande, lorsque cela est adéquat, de collecter des documents dont la sensibilité est moindre tel que le certificat de nationalité ;
- que les personnels de l’Administration doivent également être informés de leurs droits ;
- que les règles d’accès des administrateurs doivent être conformes à celles décrites dans la délibération n° 2021‑171 relative à la « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin de permettre la traçabilité et l’imputabilité des actions que ledit traitement assure ;
- que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switch, routeurs, pares-feux), ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Suggère qu’une modification soit apportée aux avis de recrutement, tels que publiés au Journal de Monaco par la DRHFFP, afin qu’il soit mentionné que les candidats s’engagent, à la demande de la DRHFFP, à fournir un extrait de casier judiciaire de moins de trois mois.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Déposer sa candidature aux emplois de la Fonction Publique par voie dématérialisée ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.