Délibération n° 2023-89 du 21 juin 2023 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site internet Legimonaco » exploité par la Direction des Affaires Juridiques présenté par le Ministre d'État.

No. Journal 8650
Date of publication 07/07/2023
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Page no.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 117 du 19 juillet 2005 portant création d’une Direction des Affaires Juridiques, modifiée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 16 mars 2023, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site internet Legimonaco » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 15 mai 2023, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 juin 2023 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Le Ministre d’État souhaite procéder à la refonte du site internet Legimonaco.mc, lequel « publie l’intégralité des textes normatifs en vigueur et consolidés (Constitution, Traités et accords internationaux, Codes, textes législatifs et réglementaires) », une sélection de décisions de justice, les actualités juridiques de la Principauté ainsi que les travaux législatifs en cours.

À cet égard, la Commission s’associe aux propos du Ministre d’État, pour qui « Il est essentiel de rendre le droit accessible à toutes et tous car il régit naturellement notre vie quotidienne. Grâce aux crédits nécessaires votés par le Conseil National, le Gouvernement Princier entend proposer un outil numérique de dernière génération qui offrira un moteur de recherche très performant, de nouveaux contenus et des fonctionnalités enrichies par rapport à la version actuelle, afin de mieux répondre aux besoins des professionnels du droit comme du grand public ».

Elle attire toutefois l’attention sur le fait qu’a minima, certains textes réglementaires liés à des traitements de Police, tels que les arrêtés ministériels n° 2019-331 et n° 2019-333, ne sont pas accessibles sur cet outil.

Le traitement automatisé d’informations nominatives, objet de la présente délibération, est donc soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le traitement a pour finalité « Gestion du site internet Legimonaco ».

Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont les utilisateurs grand public du site legimonaco.mc, les avocats, greffiers, magistrats cités dans les décisions de justice, le personnel de l’Administration ainsi que le personnel du prestataire éditeur.

Les fonctionnalités associées au présent traitement sont :

- consultation de divers contenus (textes, jurisprudences, actualités, etc.) ;

- recherche de contenus par titre, mot clé, date, etc. ;

- consultation du Journal de Monaco via un lien renvoyant au site internet du Journal de Monaco ;

- guide d’accompagnement des utilisateurs ;

- formulaire pour contacter la Direction des Affaires Juridiques ;

- un back-office utilisé par les éditeurs et administrateurs pour créer et éditer les contenus du site ainsi que récolter différentes statistiques d’utilisation et de consultation de pages.

La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par un motif d’intérêt public.

À cet égard, il indique que « la mise à disposition du présent site internet permet à la Direction des Affaires Juridiques du Gouvernement Princier, d’exercer de manière pertinente les missions qui lui sont confiées en application de l’Ordonnance Souveraine n° 117 du 19 juillet 2005 portant création de la Direction des Affaires Juridiques ».

La Commission relève plus particulièrement qu’aux termes de l’article 57 alinéa 2 de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré « (…) sont gratuitement accessibles au public sous forme électronique, dans les conditions fixées par arrêté ministériel, des données tenant aux lois, règlements ainsi qu’aux décisions des juridictions monégasques ».

En outre, le formulaire de contact est justifié par le consentement de la personne concernée, cette dernière devant pouvoir le retirer à tout moment.

Au regard de ce qui précède, la Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées

Les informations nominatives traitées sont :

- identité : dans le cadre de la création du compte en back-office (personnel de l’Administration) : nom, prénom ;

Dans le cadre du formulaire de contact (internaute) : civilité nom (facultatif), prénom (facultatif) ;

Décision de jurisprudence (magistrats, greffier, avocats) : nom, prénom ;

- adresses et coordonnées : dans le cadre du formulaire de contact (internaute) : adresse email, numéro de téléphone (facultatif) ;

- données d’identification électronique : dans le cadre de l’authentification en back-office : adresse email, mot de passe crypté ;

- informations temporelles : dans le cadre de la traçabilité des modifications contenues via le back-office (contributeur) - personnels du prestataire éditeur et de l’Administration : logs (nom, prénom, données d’horodatage, données traitées ou modifiées par l’utilisateur) ;

- formulaire de contact : contenu du message.

La Commission prend acte que les cookies déposés sur les terminaux des utilisateurs le sont uniquement à des fins techniques et que les informations de mesures d’audience sont anonymes.

Le responsable de traitement indique que les informations renseignées dans le formulaire contact (identité, adresse et coordonnées et contenu du message) ont pour origine la personne concernée par le biais de l’interconnexion avec le traitement légalement mis en œuvre « Gestion des sites internet du Gouvernement Princier de Monaco ».

Les informations collectées dans le cadre de la création du compte en back-office ainsi que les noms et prénoms présents dans les décisions de jurisprudence ont par ailleurs pour origine l’administrateur de la solution.

Les données d’identification électronique proviennent de la personne concernée (utilisateur du back-office).

Enfin, les informations temporelles sont issues du système.

La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV. Sur les droits des personnes concernées

Sur l’information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est assurée par le biais d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.

À la lecture du document joint au dossier, la Commission constate que l’information préalable est conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

Sur l’exercice du droit d’accès des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que le droit d’accès s’exerce par voie postale ou par courrier électronique auprès de la Direction des Affaires Juridiques.

S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission rappelle qu’une procédure doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute, que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières, comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous cette réserve, la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

Le responsable de traitement indique qu’ont accès au présent traitement :

- la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) : administrateur fonctionnel : tous droits ;

- le Personnel de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) ou tiers intervenant pour son compte (dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et du système d’information de l’État) : administrateur : tous droits ;

- le personnel de la Direction des Systèmes Numériques (DSN) : administrateur fonctionnel : tous droits ;

- le prestataire éditorial auteur et éditeur : tous droits.

Le responsable de traitement précise par ailleurs que « la liste des agents ayant accès au traitement est définie et validée par le métier. L’ensemble des accès dans le cadre du présent traitement et pour les besoins de support ou de maintenance font l’objet d’une traçabilité conformément aux dispositions de la PSSIE ».

En ce qui concerne le prestataire éditorial ainsi que les tiers intervenant la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de services. De plus, ces derniers sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

Sous cette réserve, la Commission considère que ces accès sont justifiés au regard du traitement.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements légalement mis en œuvre ayant pour finalités :

- « Gestion des sites internet du Gouvernement Princier de Monaco », pour permettre la gestion des formulaires contact auprès de la DAJ ;

- « Gestion des accès dédiés au Système d’information » afin d’assurer la sécurité des accès au SI par le prestataire habilité, si nécessaire ;

- « Gestion et analyse des évènements du système d’information » à des fins de traçabilité et de sécurité.

Il est également rapproché des traitements légalement mis en œuvre suivants :

- « Gestion de la messagerie professionnelle », afin de permettre aux acteurs du traitement de pouvoir échanger, d’afficher et de synchroniser les calendriers, de gérer les contacts si l’utilisateur a paramétré ces options.

La Commission considère que ces interconnexions et rapprochements sont conformes aux exigences légales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations relatives au formulaire contact sont conservées 5 ans à compter de la demande, ces informations n’étant pas stockées sur le site légimonaco.mc mais dans le back-office du traitement ayant pour finalité « Gestion des sites internet du Gouvernement Princier de Monaco ».

Sur ce point la Commission rappelle que dans sa délibération n° 2023-62 portant avis favorable à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des sites internet du Gouvernement Princier de Monaco » elle avait fixé la durée de conservation des données collectées par le biais du formulaire de contact au temps du traitement de la demande par le Service métier concerné, ou en lien avec la finalité du formulaire de contact, à savoir par exemple 3 ans pour l’exercice d’un droit d’accès.

Aussi elle fixe en conséquence les mêmes durées de conservation.

Les informations relatives à l’identité du personnel de l’administration dans le cadre de la création du compte en back-office sont, quant à elles, conservées jusqu’à désactivation du compte en back-office et les données d’identification tant que le compte de l’agent est actif.

Enfin, l’identité des magistrats, greffiers et avocats figurant dans les décisions de jurisprudence sont conservés tant que l’information est valide et les logs de connexion sont supprimés à l’issue d’un délai d’un an.

Sous réserve de ce qui précède, la Commission relève que ces délais sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Rappelle qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Fixe la durée de conservation des informations collectées par le biais du formulaire contact le temps du traitement de la demande par le personnel de l’Administration du Service métier concerné, ou en lien avec la finalité du formulaire contact dont s’agit, par exemple 3 ans pour l’exercice d’un droit d’accès.

À la condition de la prise en compte des éléments qui précèdent,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives autorise la mise en œuvre, par le Ministre d’État du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site internet Legimonaco ».