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Délibération n° 2022-170 du 21 décembre 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des demandes de stage au CHPG » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

  • No. Journal 8626
  • Date of publication 20/01/2023
  • Quality 100%
  • Page no.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l’hôpital en établissement public autonome ;

Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l’organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 26 septembre 2022, portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des demandes de stage au CHPG » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 24 novembre 2022, conformément à l’article 19 l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 décembre 2022 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.

Dans le cadre de ses missions, il souhaite mettre en œuvre un traitement de gestion des stages au sein de ses différents services.

Le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion des demandes de stage au CHPG ».

Les personnes concernées sont les personnes intéressées par un stage, les stagiaires, les établissements extérieurs, la secrétaire de la Coordination Générale des Soins (CGDS) ainsi que le directeur et le secrétaire des instituts de formation.

Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :

-  la gestion des demandes de stage (étude/acceptation/refus) ;

-  la gestion des quotas ;

-  le planning des affectations par service ;

-  l’inscription sur liste d’attente ;

-  la création de compte pour les établissements extérieurs ;

-  la gestion des correspondances avec les établissements extérieurs, le stagiaire, l’Institut en formation en Soins infirmiers et l’Institut en Formation d’Aides-soignants ;

-  la gestion électronique des documents ;

-  le « workflow » (quotas, réponse : acceptation/refus, relance et affectation à un service) ;

-  la gestion des statistiques non nominatives (nombre de stagiaires par service, etc.).

La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Ce traitement est tout d’abord justifié par l’exécution d’un contrat puisque le stagiaire et le CHPG signent une convention de stage.

Il est par ailleurs justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée puisqu’il permet « de centraliser les stages au CHPG et de faciliter le parcours d’affectation des stagiaires dans les différents services ».

La Commission considère ainsi que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées

Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :

-  identité, situation de famille : civilité, nom, prénom, date de naissance, téléphone fixe et mobile, nationalité ;

-  adresses et coordonnées : adresse complète ;

-  formation, diplômes, vie professionnelle : code service, nom du service, CV, lettre de motivation, diplômes, quota/service, niveau de formation, formation, discipline ;

-  données d’identification électronique : adresse mail du référent de l’établissement extérieur, du cadre de service et du stagiaire ;

-  informations temporelles : journalisation des connexions (identifiant, date et heure) ;

-  stage : intitulé de la demande, formation, discipline, nombre de stagiaires, nombre d’heures, lieu de stage souhaité, date de début et de fin, commentaires, temps partiel (case à cocher), demande hors quota (case à cocher), attestation d’assurance responsabilité civile personnelle, convention de stage ;

-  établissement extérieur : nom de l’établissement, adresse complète, téléphone, fax, mail, priorité d’attribution ;

-  courriers d’échanges : courrier d’acceptation et de refus.

La Commission prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles il n’y a ni liste d’attente, ni collecte de la pièce d’identité.

Les informations relatives à l’identité et à la situation de famille ainsi que les adresses et coordonnées ont pour origine le stagiaire, l’établissement extérieur et les instituts de formation.

Les informations relatives à la formation, aux diplômes, à la vie professisonnelle et au stage ont pour origine le stagiaire, l’établissement extérieur, l’Institut en Formation en Soins Infirmiers et l’Institut en Formation d’Aides-soignants.

Les données d’identification électronique ont pour origine le stagiaire, l’établissement extérieur et la messagerie professisonnelle du CHPG.

Les informations temporelles ont pour origine le système.

Les informations relatives à l’établissement extérieur ont pour origine ledit établissement.

Enfin, les courriers d’échange ont pour origine la Secrétaire de la Coordination Générale Des Soins (CGDS), le directeur et la secrétaire de l’lnstitut en formation en Soins infirmiers et de l’Institut en Formation d’Aides-soignants, le stagiaire, la personne intéressée par un stage et l’établissement extérieur.

La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

â   Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais de l’Intranet (« Politique de protection des données à caractère personnel du CHPG »).

Cette politique n’ayant pas été jointe à la demande, la Commission rappelle que l’information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

â   Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès des personnes concernées par le traitement s’exerce par courrier électronique auprès du Délégué à la protection des données.

À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.

Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. A ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

Sous ces conditions, la Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :

-  le cadre de santé, le cadre supérieur de santé et le responsable de service : consultation ;

-  le référent de l’établissement supérieur  (via l’IHM), le directeur et la secrétaire de l’Institut en Formation en Soins Infirmiers et de l’Institut en Formation d’Aides-soignants : inscription, modification et consultation ;

-  les gestionnaires (DSIO, CGDS, RH) : paramétrage de la solution ;

-  les administrateurs DSIO : tous les droits dans le cadre de leurs missions de maintenance et de sécurité ;

-  le prestataire : tous droits dans le cadre de la maintenance (sous le contrôle de la DSIO).

Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI.   Sur les rapprochements

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de cinq rapprochements avec les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie », « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG », « Gestion du site Internet du CHPG », « Workflow de la Gestion Électronique de Documents » et « Gestion de la scolarité des étudiants », soumis concomitamment.

Concernant ce dernier traitement, la Commission rappelle que tout rapprochement ne peut avoir lieu qu’entre des traitements légalement mis en œuvre.

Le responsable de traitement indique par ailleurs que ce traitement fait l’objet d’une interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des stages ».

Ce dernier traitement n’ayant pas fait l’objet de formalité auprès de la CCIN, la Commission demande au responsable de traitement de le lui soumettre dans les plus brefs délais.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations sont conservées 1 an après la fin du stage à l’exception des informations temporelles qui sont conservées 1 an.

Il précise par ailleurs que les courriers d’échanges sont conservés le temps de la période scolaire, sauf en cas de refus où ils sont alors supprimés sans délais.

La Commission considère ainsi que les durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que :

-  l’information préalable des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;

-  la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;

-  tout rapprochement ne peut avoir lieu qu’entre des traitements légalement mis en œuvre ;

-  les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.

Demande au responsable de traitement de lui soumettre dans les plus brefs délais le traitement ayant pour finalité « Gestion des stages ».

À la condition de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des demandes de stage au CHPG ».

Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.

 

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