Délibération n° 2021-220 du 20 octobre 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'horaire dynamique et contrôle des pointages » exploité par la Direction des Systèmes d'Information (DSI) présenté par le Ministre d'État.

No. Journal 8563
Date of publication 05/11/2021
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Page no.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’État, modifiée ;

Vu la loi n° 1.049 du 28 juillet 1982 sur les pensions de retraite des fonctionnaires, des magistrats et de certains agents publics ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 1.635 du 30 avril 2008 fixant les attributions de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 16.299 du 28 avril 2004 fixant les modalités d’application de l’exercice des fonctions à temps partiel des fonctionnaires de l’État ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de la Direction des Systèmes d’Information ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État le 1^er juillet 2021 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’horaire dynamique » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de ladite demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 30 août 2021, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 octobre 2021 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

L’Administration Gouvernementale a mis en place un horaire dynamique afin de permettre « Une meilleure gestion de l’accueil pour les services administratifs accueillant du public », « Une plus grande souplesse des horaires de travail pour les services administratifs le permettant » et « Un meilleur suivi des plannings pour les services le nécessitant (Parkings Publics par exemple) ».

Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion de l’horaire dynamique ».

Les personnes concernées sont les « Fonctionnaires et Agents de l’État » et les « Prestataires (si besoins identifiés) ».

Le responsable de traitement indique par ailleurs que les objectifs du traitement sont les suivants :

- assouplir l’obligation de ponctualité liée à l’uniformisation des heures d’entrée et de sortie ;

- étaler les heures d’entrée et de sortie de l’ensemble du personnel de l’Administration ;

- allonger pour les services qui y sont contraints, les périodes d’accueil du public ;

- faciliter l’évolution de la durée hebdomadaire du temps de présence dans l’Administration ;

- introduire une notion de récupération des heures effectuées en supplément sur une période précédente.

Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :

- intégrer les agents, fonctionnaires et prestataires concernés par l’horaire dynamique dans la base de données ;

- enregistrer les pointages des personnes concernées ;

- enregistrer les modifications a posteriori des personnes concernées ;

- calculer le temps de travail effectif permettant de déterminer des heures de récupération ;

- gérer les congés/demande de congés par la personne concernée et validation par le supérieur hiérarchique ;

- rendre accessible au service la présence des collaborateurs permettant l’organisation des projets/réunions ;

- disposer de preuves ou débuts de preuve en cas d’infraction (ex. vol, détérioration de matériel…), de litige ou d’accident du travail (ex. présence sur le lieu de travail en cas d’accident) ;

- répondre aux demandes de renseignements des services fiscaux ;

- établir des statistiques nominatives et génériques.

Concernant les réponses « aux demandes de renseignements des services fiscaux » la Commission prend acte des précisions qui lui ont été apportées, à sa demande, selon lesquelles aucune information issue du présent traitement n’est envoyée directement par le responsable de traitement aux services fiscaux.

Ainsi il lui a été indiqué :

- « Il s’agit d’échanges entre l’employé et la section RH, jamais avec les services fiscaux directement (cheminement).

- Quand la personne veut faire sa déclaration au plus juste et qu’elle est aux frais réels, elle a besoin de son nombre de jours travaillés (annuellement).

- Quand la personne est sous le coup d’un contrôle ou d’un redressement fiscal, elle doit fournir son nombre exact de jours travaillés durant la période concernée : sur les trois années précédant l’année en cours. ».

S’agissant des statistiques nominatives, la Commission relève qu’il appert des éléments complémentaires transmis que les « données statistiques nominatives » s’analysent en réalité en des communications d’informations au SPME et au « CHS » de l’Administration. En ce qui concerne le SPME, il est communiqué a minima les jours durant lesquels les Agents et fonctionnaires n’ont pas badgé en raison d’un arrêt de travail, afin que ce Service fasse un contrôle de cohérence avec les informations qu’il détient en la matière sur lesdits agents et fonctionnaires. En ce qui concerne le « CHS », dont l’existence légale ou fonctionnelle n’est pas démontrée, il lui serait remis des informations en lien avec la nature des arrêts des agents et fonctionnaires, informations qui ne font pourtant l’objet d’aucune exploitation au sein du présent traitement.

Aussi, la Commission demande à ce qu’aucune information ne soit transmise au SPME ou à un éventuel « CHS », en l’absence notamment de toute justification de ces communications, et de l’existence de tels traitements ou fonctionnalités au sein du SPME ou du « CHS ».

La Commission rappelle par ailleurs que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.

En l’espèce, la finalité du présent traitement doit être plus explicite c’est-à-dire être claire et précise pour les personnes concernées, en indiquant que le traitement a également pour objectif de contrôler les pointages.

Par conséquent, elle modifie la finalité comme suit : « Gestion de l’horaire dynamique et contrôle des pointages ».

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis, l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles avec la personne concernée et la réalisation d’un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.

À cet égard, il précise que « Le traitement s’inscrit dans le cadre des attributions de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique (DRHFFP) telles que fixées par l’Ordonnance Souveraine n° 1.635 du 30 avril 2008, notamment celles lui permettant :

- De proposer toutes mesures touchant aux horaires ou au temps de travail des fonctionnaires et agents non titulaires de l’État ;

- De proposer toutes mesures susceptibles d’améliorer les conditions de travail ;

- D’examiner, en lien direct avec les Chefs de Service et Directeurs, toutes les questions d’organisation de service, de mobilité au sein de la Fonction Publique ».

La Commission constate que « Dans ce cadre, la DRHFFP a mis en place l’horaire dynamique en 2002 selon un fonctionnement décrit dans la circulaire n° 2002-34 du 2 septembre 2002 » et que « Cette organisation a évolué dans le temps et répond aujourd’hui aux principes fixés par la circulaire n° 2013-9 du 13 juin 2013 ».

Elle relève que l’horaire dynamique a ainsi pour objectifs « D’assouplir l’obligation de ponctualité résultant de la fixation impérative et uniforme des heures d’entrée et de sortie », de compenser « toute absence de courte durée », « D’étaler les heures d’entrée et de sortie du personnel » et « D’améliorer le temps de présence dans l’Administration ».

La Commission note en outre que « Son fonctionnement repose sur l’organisation du temps de travail déterminée par les métiers ».

Elle prend acte également que le traitement dont s’agit « permet de justifier, si nécessaire, l’effectivité du « service fait » par les agents de l’État ».

Le responsable précise à cet effet que « Cette notion, qui répond à un impératif de service public, est en premier lieu visée à l’article 30 de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’État, modifiée, et à l’article 3 des contrats d’engagement signés par les Agents de l’État ».

Enfin, il indique que « Pour les prestataires, le traitement est justifié par l’obligation contractuelle du prestataire d’exécuter la mission objet d’un contrat tenant compte de l’horaire fixé ».

Au vu de ce qui précède, la Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.

III. Sur les informations nominatives traitées

Les informations nominatives traitées sont :

Sur les utilisateurs :

- identité : nom, prénom, matricule ;

- vie professionnelle : groupe (service d’appartenance), contrats (type, début et fin), date de la demande de congés, date de la réponse, dates et motifs d’absence (ex : congés payés congés exceptionnels) ;

- informations temporelles ou horodatage : date et heure de début de pointage, date et heure de fin de pointage, cause de la modification du pointage a posteriori ;

- données d’identification : code du badge, numéro de badge, date de délivrance, date de validité/ d’expiration ;

- logs des lecteurs ou logs de connexion à l’application en cas de pointage en ligne : données d’horodatage, numéro de badge, identification des lecteurs.

Sur les gestionnaires de l’application :

- identité : nom, prénom, matricule ;

- données d’identification électronique : login, mot de passe ;

- logs des lecteurs : données d’horodatage, numéro de badge, identification des lecteurs ;

- logs des référents valideurs : données d’horodatage, identification du référent.

Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité, au groupe et aux contrats des utilisateurs ont pour origine la DRHFFP ou le chef de service.

Les informations relatives aux congés des utilisateurs et les informations temporelles ont pour origine l’utilisateur, le gestionnaire du service, le supérieur hiérarchique et la DRHFFP.

Concernant les informations temporelles la Commission considère toutefois que celles-ci ont pour origine soit le système pour le pointage soit les utilisateurs pour les modifications ultérieures.

Les données d’identification des utilisateurs ont pour origine la DRHFFP (personne en charge de l’enrôlement sur les badges).

Les logs des lecteurs et des référents valideurs ainsi que les données d’identification électronique ont pour origine le système.

Enfin, les informations relatives à l’identité des gestionnaires de l’application ont pour origine la DRHFFP et la DSI.

La Commission considère ainsi que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.

IV. Sur les droits des personnes concernées

Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais de « la notice d’information diffusée sur l’Intranet du Gouvernement ».

À l’analyse du document joint à la présente demande, la Commission considère que celui-ci est conforme à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.

Elle demande toutefois que cette notice soit modifiée afin de prendre en compte la nouvelle finalité du traitement.

Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès s’exerce par voie postale auprès de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique.

À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d’accès doit s’exercer dans le mois suivant la réception de la demande.

Sous cette condition, elle constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

Sur les destinataires

Le responsable de traitement indique que les administrations fiscales françaises et monégasques pour les agents et fonctionnaires de l’État ainsi que les autorités judiciaires, dans le cadre de leurs missions et le respect des garanties fixées par la Loi, pour toutes personnes concernées par le traitement, peuvent être destinataires des informations relatives à l’identité des utilisateurs et aux informations temporelles.

La Commission estime ainsi que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée pour les besoins d’une enquête judiciaire.

Concernant les communications aux « administrations fiscales françaises et monégasques » la Commission tient à rappeler que, conformément aux précisions qui lui ont été apportées, les communications aux Services Fiscaux ne sont réalisées que par les Agents concernés, par le biais d’attestations qu’ils demandent à la DRHFFP et qu’ils remettent aux Services Fiscaux.

Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont les suivantes :

- le personnel habilité de la DRHFFP (en tant que gestionnaire de l’application) : enregistrement des utilisateurs, configuration des horaires, création des groupes en fonction des services, association des badges et des utilisateurs ;

- le personnel habilité de la DSI : maintenance des serveurs, configuration des réseaux, sauvegarde des données, extraction des logs, mise à jour des licences, investigation des incidents (pas d’accès au contenu de l’application) ;

- les responsables hiérarchiques dans chaque service et éventuellement les « gestionnaires de service » désignés par lesdits responsables : accord des absences, vérification en cas de litige, corrections éventuelles, uniquement pour les données des personnes sous leur autorité ;

- les personnes concernées : vérification de leurs propres pointages, demande d’absences ;

- l’éditeur de l’application : ajout des paramètres et configuration des adresses IP des dispositifs de pointage ;

- le prestataire des dispositifs de pointage : installation, contrôle et maintenance du matériel spécifique à l’application.

Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.

En ce qui concerne le prestataire, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI. Sur les interconnexions et rapprochements

Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de six rapprochements et interconnexions avec les traitements ayant respectivement pour finalité :

- « Gestion des dossiers des fonctionnaires et agents de l’État relevant de la Fonction Publique et de statuts particuliers » ;

- « Gestion de la messagerie professionnelle » ;

- « Gestion des techniques automatisées de communication » ;

- « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service et la DSI » ;

- « Création des badges de l’Administration » ;

- « Gestion des habilitations et des accès au Système d’information ».

La Commission constate que ces traitements sont légalement mis en œuvre, et souligne que ces rapprochements et interconnexions sont conformes aux exigences légales.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Elle rappelle que la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement devra être chiffrée sur son support de réception.

La Commission rappelle également que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité et à la vie professionnelle des utilisateurs ainsi que leurs données d’identification sont conservées tant que la personne travaille au sein de l’Administration + 3 ans.

Les informations temporelles des utilisateurs sont conservées 3 ans glissant par année comptable.

Les logs des lecteurs et des référents valideurs sont conservés 12 mois glissants.

Enfin, les informations relatives à l’identité des gestionnaires de l’application ainsi que leurs données d’identification électronique sont conservées tant que la personne à cette fonction.

À cet égard, la Commission prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles ces durées « sont conservées, notamment, pour répondre aux besoins suivants :

- Établir la présence d’une personne à son poste de travail ;

- Valider les récupérations/congés/absences/présences ;

- Répondre aux administrations fiscales par le biais d’attestation de présence sur une période donnée, pour les fonctionnaires et agents de l’État (ex : agent fiscalement français) ;

- Éventuellement, de fournir des éléments dans le cadre d’enquêtes effectuées à la suite d’incendies, de vols ou de détériorations de matériel au sein d’un service. Dans ce cadre, les données relatives au pointage des agents publics pourraient être sollicitées par les autorités judiciaires et policières. ».

Concernant les attestations délivrées à des fins fiscales, la Commission rappelle que celles-ci sont demandées directement par les Agents concernés, et remises par leurs soins à l’Administration fiscale.

Elle considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Modifie la finalité du traitement par « Gestion de l’horaire dynamique et contrôle des pointages ».

Prend acte qu’aucune information issue du présent traitement n’est envoyée directement par le responsable de traitement aux services fiscaux.

Rappelle que :

- la réponse au droit d’accès doit s’exercer dans le mois suivant la réception de la demande ;

- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort ;

- la copie et l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.

Demande :

- qu’aucune information ne soit transmise au SPME ou à un éventuel « CHS », en l’absence notamment de toute justification de ces communications, et de l’existence de tels traitements ou fonctionnalités au sein du SPME ou du « CHS » ;

- que la notice d’information soit modifiée afin de prendre en compte la nouvelle finalité du traitement.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’État du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’horaire dynamique et contrôle des pointages ».