Délibération n° 2020-82 du 15 avril 2020 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion et suivi de l'avancement des programmes et projets numériques du Gouvernement Princier de Monaco » du Secrétariat Général du Gouvernement présenté par le Ministre d'État.

No. Journal 8484
Date of publication 01/05/2020
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Page no.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.840 du 13 mai 2016 portant création du Secrétariat Général du Gouvernement ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Ministre d'État, le 16 janvier 2020, concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion et suivi de l'avancement des programmes et projets numériques du Gouvernement Princier » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 13 mars 2020, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 avril 2020 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule
Afin entre autre de suivre l'avancement des projets réalisés notamment par la Délégation Interministérielle chargée de la transition numérique, la Direction de l'Administration Numérique, la Direction des Réseaux et Systèmes d'Information, et de la Direction du Développement des Usages Numériques, le Gouvernement souhaite mettre à la disposition de ses services un outil favorisant leurs besoins de coordination en la matière.
Ainsi, le traitement automatisé d'informations nominatives y afférent est soumis à l'avis de la Commission, conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion et suivi de l'avancement des programmes et projets numériques du Gouvernement Princier de Monaco ».
Il concerne les Fonctionnaires et Agents de l'État, les prestataires des sociétés de services, ainsi que toute personne externe au Gouvernement susceptible de collaborer sur un projet.
Le traitement a pour fonctionnalités :
- Gérer des ressources nécessaires aux projets ;
- Gérer des demandes de projet et leur arbitrage ;
- Gérer les programmes et projets (phases, tâches, dates, jalons, comités et décisions) ;
- Gérer des plannings ;
- Gérer les risques (projets, organisationnels, externes/contractuels, techniques) ;
- Gérer les budgets et coûts associés à un projet ;
- Renseigner la durée de réalisation des tâches par les ressources : prévisionnel et effectif ;
- Comprendre les dépassements de délai ;
- Émettre des emails de notification à destination des ressources ;
- Réaliser des statistiques, tableaux de bord et documents de reporting.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime sans que ne soient méconnus les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
À cet égard le responsable de traitement indique que « le Secrétariat Général du Gouvernement est notamment chargé d'animer et de coordonner l'activité des Directions, Services et autres entités placés sous l'autorité directe du Ministre d'État ».
Aussi, le présent traitement permet au Secrétariat Général du Gouvernement de remplir au mieux ses missions telles que définies dans l'Ordonnance Souveraine n° 5.840 du 13 mai 2016 portant création du Secrétariat Général du Gouvernement, et notamment de son article 2 qui dispose entre autres que « Ce secrétariat Général est chargé : 5) d'animer et de coordonner l'activité des Directions, Services et autres entités placés sous l'autorité directe du Ministre d'État ou à vocation interministérielle (…) 7) de concevoir et de suivre les procédures et les méthodes administratives dans le but d'améliorer la qualité du service public ».
À cet égard, le responsable de traitement précise que les projets numériques du Gouvernement regroupent principalement des personnels de la Direction de l'Administration Numérique, de la Direction des Réseaux et des Systèmes d'Information, et de la Direction de Développement des Usages Numériques, ce qui nécessite le pilotage coordonné de ces effectifs et s'inscrit dans les missions de ces Directions, notamment en ce qui concerne la dématérialisation des échanges internes de l'Administration.
En outre, il est précisé que la fonctionnalité permettant d'enregistrer la durée des tâches effectuées par les personnels sert « uniquement un objectif de réaliser le suivi des projets et de réaliser des statistiques mais n'a pas pour objectif de réaliser une surveillance des personnes ». La Commission en prend acte.
Elle considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- Identité : nom, prénom de l'agent, photo (facultatif, à la discrétion de la personne concernée sur son compte), nom prénom du hiérarchique (facultatif) ;
- Coordonnées : email ;
- Vie professionnelle : nom du Service/de la Direction, rôle dans le projet (chef de projet, référent, contributeur, langue (par défaut), métier (facultatif) ; groupe d'accès/d'autorisations accordés selon l'expression des besoins figurant dans la demande ;
- Données d'identification électronique : login, mot de passe ;
- Informations temporelles : données d'horodatage, log de connexion de l'utilisateur, date de la dernière connexion, logs administrateurs ;
- Éléments temporels de gestion de projet : date de travail sur les tâches et projets, date des comités, date de décisions, date d'identification des risques, horodatage mise à jour des projets, date de mise à jour de la météo projet ;
- Éléments de suivi d'un projet : nom du projet, éléments temporels du projet (prévisionnel, réel), statut du projet (non démarré, en cours, clôturé, annulé), actions/tâches effectuées ou à effectuer, commentaires et texte libre associé au projet, invités d'un comité, responsable de risque, responsable de décision, responsable de tâche, responsable de projet, temps associé aux actions ;
- État du compte : en cours de création, actif, désactivé/non actif.
Les informations relatives à l'identité des personnes et à leurs coordonnées sont nécessaires à l'enrôlement et proviennent soit de la Direction des Ressources Humaines de l'Administration, soit du responsable de service ou de l'agent, par le biais du Centre de Service.
Les utilisateurs/responsables de service via le Centre de Service renseignent les informations relatives à la vie professionnelle (nom du Service/de la Direction, rôle dans le projet (chef de projet, référent, contributeur), langue (par défaut) uniquement) et le login. Les utilisateurs peuvent également une fois leur profil créé renseigner leur photo et leur métier, créer leur mot de passe et participer aux éléments temporels de gestion de projet.
Les administrateurs définissent dans la rubrique vie professionnelle les groupes d'accès et autorisations accordés.
Par ailleurs, les chefs de projets déterminent les éléments de suivi d'un projet.
De plus, les autres informations sont générées par le système.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
Elle rappelle toutefois qu'en ce qui concerne les zones de commentaires et textes libres, une attention particulière doit être portée sur la qualité des informations qui y sont portées en rapport avec les personnes concernées.

IV. Sur les droits des personnes concernées

Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d'un message dans le mail adressé aux intéressés.
À la lecture de celui-ci, joint au dossier, la Commission constate que la mention d'information est conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165\. Elle rappelle toutefois que cette dernière doit être délivrée aux personnes concernées préalablement à leur inscription au traitement.

Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès est exercé par courrier électronique auprès du Secrétariat Général du Gouvernement.
En outre, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d'accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.
Par ailleurs, s'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
La Commission constate qu'aucune communication d'information à des destinataires n'est prévue.
Par ailleurs, les personnes ayant accès au traitement sont :
- Administrateurs : tous droits ;
- Équipe PMO/Directeurs : tous droits sur les projets de leur Direction ;
- Chef de projet et référents : droits de gestion sur les projets les concernant ;
- Collaborateurs : gestion des tâches qui leurs sont ouvertes ;
- Prestataire : tout accès hors données métier.
Toutefois, la Commission relève qu'un et/ou deux prestataires peuvent avoir accès lors d'opérations de maintenance. À cet égard, elle rappelle qu'en ce qui concerne ces derniers, leurs accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leur contrat de prestation de service, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165\. De plus, ils sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement.
Elle rappelle qu'à cet égard, concernant des prestations hébergées en Union Européenne par des entreprises situées dans des pays ne disposant pas d'un niveau de protection adéquat, les administrateurs desdites entreprises ne peuvent pas, en l'absence de garanties adéquates analysées par la Commission dans une autorisation de transfert, accéder à des informations nominatives.
Sous réserve de cette précision elle considère que ces accès sont justifiés.

VI. Sur les interconnexions
Le présent traitement fait l'objet d'interconnexions avec les traitements de gestion de messageries professionnelles, légalement mis en œuvre, et d'Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DRSI. Ce dernier n'ayant pas été légalement mis en œuvre, la Commission demande qu'il lui soit soumis dans les plus brefs délais et rappelle que les interconnexions ou les rapprochements ne peuvent être effectués qu'entre des traitements légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
Cependant, les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées 5 ans après clôture ou annulation du projet, justifié par « la nécessité d'avoir un retour d'expérience sur la mise en production, les origines de l'annulation d'un projet, la relance d'un projet, la durée de prescription du recours contractuel », excepté les données d'identification électronique, anonymisées au départ de la personne des Directions concernées et de la DITN, les données d'horodatage, supprimées au bout de 12 mois et les logs administrateurs, conservés la durée du contrat avec le fournisseur de la solution.
La Commission relève que ces délais sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère qu'une procédure relative au droit d'accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que :
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- les interconnexions ou rapprochements ne peuvent être effectués qu'entre des traitements légalement mis en œuvre ;
- l'information des personnes concernées doit être préalable à leur inscription au traitement ;
- qu'en ce qui concerne les zones de commentaires et textes libres, une attention particulière doit être portée sur la qualité des informations qui y sont portées en rapport avec les personnes concernées ;
- concernant des prestations hébergées en Union Européenne par des entreprises situées dans des pays ne bénéficiant pas d'un niveau de protection adéquat, les administrateurs desdites entreprises ne peuvent pas en l'absence de garanties adéquates analysées par la Commission dans une autorisation de transfert, accéder à des informations nominatives.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion et suivi de l'avancement des programmes et projets numériques du Gouvernement Princier de Monaco » du Secrétariat Général du Gouvernement.