Délibération n° 2019-127 du 18 septembre 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Collecter et analyser les données des patients ayant consenti à participer à l'étude CARENFER-IC ou à l'étude CARENFER ONCO-HEMATO », dénommé « Études CARENFER » présenté par VIFOR France représenté en Principauté de Monaco par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

No. Journal 8455
Date of publication 11/10/2019
Quality 100%
Page no.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la Déclaration d'Helsinki de l'Association Médicale Mondiale sur les principes éthiques applicables à la recherche médicale impliquant des êtres humains, amendée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, et notamment son article 7-1 ;
Vu la loi n° 1.265 du 23 décembre 2002 relative à la protection des personnes dans la recherche biomédicale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.454 du 30 octobre 2017 relative au consentement et à l'information en matière médicale ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 4.518 du 22 octobre 2013 rendant exécutoire l'Accord entre la Communauté européenne et la Principauté de Monaco sur l'application de certains actes communautaires au territoire de la Principauté de Monaco, fait à Bruxelles le 4 décembre 2003, telle que modifiée par la décision n° 1/2013 du Comité mixte institué par ledit Accord adopté le 12 juillet 2013 ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2003-118 du 10 février 2003 fixant les conditions d'application de la loi n° 1.265 du 23 décembre 2002, modifiée, susvisée ;
Vu le Code de déontologie médicale ;
Vu la Recommandation n° R(97) 5 du Conseil de l'Europe du 13 février 1997 relative à la protection des données médicales ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu les avis favorables émis par le Comité consultatif d'éthique en matière de recherche biomédicale, le 16 mai 2019, portant respectivement sur la recherche biomédicale intitulée « Étude CARENFER ONCO-HEMATO : Étude de la prévalence martiale chez des patients atteints d'un cancer » et « Étude CARENFER IC : Étude de la prévalence martiale chez des patients présentant une Insuffisance Cardiaque » ;
Vu la demande d'avis, reçue le 20 mai 2019, concernant la mise en œuvre par VIFOR FRANCE, localisé en France, représenté en Principauté de Monaco par le Centre Hospitalier Princesse Grace, d'un traitement automatisé ayant pour finalité « Collecter et analyser les données des patients ayant consenti à participer à l'étude CARENFER-IC ou à l'étude CARENFER ONCO-HEMATO », dénommé « Études CARENFER » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de ladite demande d'avis notifiée au représentant du responsable de traitement le 19 juillet 2019, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 18 septembre 2019 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule
Le traitement automatisé d'informations nominatives soumis à l'avis de la Commission a pour objet une recherche biomédicale ayant reçu un avis favorable du Comité d'éthique en matière de recherche biomédicale, comme prévu par la loi n° 1.265 du 23 décembre 2002.
Le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG), établissement public, s'est constitué représentant sur le territoire monégasque de VIFOR FRANCE, localisé en France, responsable de traitement.
Conformément à l'article 7-1 alinéa 3 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, la mise en œuvre de ce traitement est soumise à l'avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Collecter et analyser les données des patients ayant consenti à participer à l'étude CARENFER-IC ou à l'étude CARENFER ONCO-HEMATO ».
Il est dénommé « Études CARENFER ».
Il porte sur des études multicentriques, non comparatives, interventionnelles, descriptives et transversales.
Cette recherche se déroulera dans plusieurs centres en France et en Principauté de Monaco, au CHPG, où elle sera réalisée sous la responsabilité d'un médecin investigateur exerçant au sein du Centre de Gérontologie Clinique Rainier III (CR III). Le responsable de traitement souhaite ainsi inclure une centaine de patients à Monaco.
La recherche dont s'agit a pour objectif principal d'étudier la prévalence de la carence martiale chez des patients présentant soit une insuffisance cardiaque (CARENFER IC), soit atteints d'un cancer (CARENFER ONCO-HEMATO).
Le traitement automatisé concerne donc, au principal, les patients suivis au CR III, ainsi que les médecins investigateurs, les attachés de recherche clinique (ARC) et les personnels intervenant au cours de l'étude sur autorisation du médecin investigateur.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- organiser l'inclusion des patients ;
- collecter et analyser les données des sujets conformément aux objectifs scientifiques et au protocole de l'étude ;
- conserver les données traitées dans le respect des réglementations applicables ;
- assurer la sécurité de l'étude en veillant, notamment, à l'identification des acteurs de la recherche, la qualité et la traçabilité des données, ainsi que celles des actions automatisées réalisées.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
 Sur la licéité du traitement
La recherche sera menée conformément, notamment, aux principes de la Déclaration d'Helsinki et aux bonnes pratiques cliniques en vigueur.
Par ailleurs, les sujets devront exprimer leur consentement éclairé, écrit et exprès préalablement à leur inclusion dans l'étude.
À cet égard la Commission tient à préciser que si l'état des patients ne leur permet pas de consentir de manière libre et éclairée à la participation à cette étude, il incombe de recueillir le consentement de leurs représentants dûment habilités.
Le responsable de traitement précise que le traitement de données de santé est nécessaire dans l'intérêt de cette recherche qui a reçu deux avis favorables du Comité consultatif d'éthique en matière de recherche biomédicale, le 16 mai 2019.
 Sur la justification du traitement
Le traitement est tout d'abord justifié par le consentement des patients. Dans le cadre de la recherche en objet, le sujet doit en effet donner son consentement concernant sa participation à l'étude, conformément aux dispositions de la loi n° 1.265 du 23 décembre 2002.
Le traitement est également justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement qui ne méconnaît ni l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées. L'intérêt légitime mis en avant est celui de la recherche dans le respect du protocole soumis à l'avis du Comité consultatif d'éthique.
Dans ce sens, il respecte, sous la responsabilité du médecin investigateur principal de l'étude, les règles et garanties élaborées par le législateur afin de protéger les sujets de l'étude, patients du CHPG, qui acceptent de participer à ce type de recherche, leurs droits étant précisés dans le document d'information.
Enfin, toute personne intervenant dans le processus du traitement des informations est soumise à une obligation de secret.
La Commission relève que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 7-1, 10-1, 10-2 et 12 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées
 Sur la pseudonymisation des informations nominatives relatives aux sujets
Les informations traitées sur les patients sont pseudonymisées par l'attribution d'un « code confidentiel d'identification ».
Les patients sont ainsi identifiés à l'aide du numéro de centre d'investigation (2 chiffres) et du numéro d'ordre d'inclusion du patient dans le centre (3 chiffres, numérotation commençant par 001…).
Le médecin investigateur disposera au sein du CHPG d'un document non automatisé permettant, si nécessaire, l'identification du sujet.
Par ailleurs, les informations permettant l'identification des patients et l'attribution de leurs numéros, sont traitées de manière non automatisée par ce professionnel de santé. Il s'agit des données suivantes :
- identité du patient : numéro du patient, nom, prénom, date de naissance ;
- identité du médecin : nom de l'investigateur principal ;
- suivi dans la recherche : date et signature du consentement, date de screening, inclusion du patient (oui/non).
 Sur les données traitées de manière automatisée sur le patient
Les informations traitées dans le cadre de cette étude sont :
- identité du patient : code patient, âge et sexe ;
- participation au protocole : date de recueil du consentement de participation à l'étude ;
- données de santé (CARENFER-IC et CARENFER ONCO-HEMATO) : date d'admission à l'hôpital, type de service d'hospitalisation ou de consultation, motif de l'admission, taille et poids, données relatives au traitement de la carence martiale avant l'entrée dans l'étude (fer oral : dose journalière, durée du traitement ; Fer IV : type, dose, durée du traitement, date de dernière administration), données relatives au bilan biologique (date, lieu de prélèvement et d'analyse, résultats des dosages du bilan martiale (Fer sérique, Hémoglobine, Ferritine, CST)) ;
- données de santé (CARENFER-IC) : statut de l'Insuffisance cardiaque, stade NYHA, dernière valeur disponible de la FEVG (fraction d'éjection du ventricule gauche), prescription oui/non des traitements courants (Inhibiteur pompe à proton, Aspirine, Clopidogrel, Anticoagulant oral), présence/absence de HTA, Diabète, Insuffisance coronaire et/ou Insuffisance rénale chronique ;
- données de santé (CARENFER ONCO-HEMATO) : date du diagnostic, traitement en cours (type et nature du traitement), transfusion de culot globulaire (OUI/NON, date et nombre de culots), administration d'EPO (OUI/NON, date dernière administration).
Les informations ont pour origine la liste de correspondance et le dossier médical du patient ainsi que toutes informations portées à la connaissance des médecins investigateurs dans le cadre du suivi du sujet qu'ils estiment être utiles à l'étude, comme les documents et analyses établis ou reçus de professionnels de santé intervenant dans le processus de suivi du patient.
La Commission constate que les informations issues du dossier médical ont ainsi pour origine le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gérer les informations médicales du patient afin d'assurer sa prise en charge lors de ses venues au CHPG », et que le traitement envisagé est compatible avec le traitement d'origine des informations conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
 Sur les données traitées de manière automatisée sur le personnel du CHPG
Les informations sur les personnels du CHPG participant à l'étude sont les suivantes :
- identifiant électronique : code identifiant et mot de passe ;
- données de connexion : données d'horodatage et opérations effectuées en ajout, modification et suppression des données de l'étude, raison de la modification.
Elles ont pour origine le système d'information.
La Commission considère que ces informations sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées
 Sur l'information préalable
L'information préalable des patients est réalisée par un document spécifique, à savoir la « Lettre d'information » et par une mention particulière intégrée dans ce document, à savoir le « Formulaire de consentement ».
La Commission relève ainsi que la lettre d'information indique que le patient a le droit de retirer son consentement et de s'opposer à tout moment au traitement de ses données.
Elle note également que ladite lettre prévoit qu'en cas de retrait du consentement ou d'opposition au traitement de ses données, le patient pourra signaler au médecin investigateur qu'il ne souhaite pas que les données collectées soient utilisées mais que le promoteur à qui ce souhait aura été transmis « peut ne pas faire droit à cette demande afin de ne pas compromettre gravement la réalisation des objectifs de la recherche ».
La Commission constate toutefois que le formulaire de consentement ne comporte aucune mention sur ce point.
Elle demande en conséquence que ledit document soit modifié afin de préciser qu'en cas de retrait du consentement le promoteur peut ne pas faire droit à cette demande afin de ne pas compromettre gravement la réalisation des objectifs de la recherche.
Elle rappelle en outre ses remarques du point II de la présente délibération et précise que cette information devra être délivrée aux représentants des patients dont l'état le nécessite.
 Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès s'exerce auprès du médecin signataire du consentement au sein du CHPG. Il peut s'exercer par voie postale ou sur place.
La Commission constate que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 12, 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
 Sur les personnes ayant accès au traitement
Les habilitations permettant l'accès au traitement et aux informations relèvent de l'autorité du responsable de traitement qui assure la pleine et entière responsabilité de la conduite du projet.
Les personnes ayant accès aux informations sont :
- l'Attaché de recherche clinique (ARC) du Centre Rainier III du CHPG : inscription, modification, consultation ;
- les médecins du Centre Rainier III du CHPG : inscription, modification, consultation ;
- le personnel habilité du promoteur de l'étude (France) et son prestataire : accès ponctuel aux données numériques pseudonymisées en consultation dans le cadre d'un monitoring sur site ;
- le sous-traitant du prestataire en charge du Data Management : sauvegarde des données, protection du Data-Center, conservation et archivage des données.
Les accès au présent traitement sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquelles ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Concernant le sous-traitant du prestataire en charge du Data Management, la Commission demande toutefois au responsable de traitement de s'assurer que ledit sous-traitant est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au prestataire.
Elle rappelle par ailleurs que si des prestataires techniques devaient avoir accès au traitement, leurs droits d'accès devront être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leur contrat de prestation de service, et qu'ils seront soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
 Sur les destinataires des informations
Les données et documents seront transmis, de manière sécurisée aux prestataires respectifs du CHPG et du responsable de traitement en charge de leur archivage, également localisés en France.
Tous les organismes recevant ces communications sont soumis au secret professionnel et agissent dans le cadre de prescriptions fixées par le responsable de traitement. Un engagement de confidentialité est en outre imposé à toute personne travaillant sur les informations.
Ces personnes sont soumises au secret médical et au secret professionnel.
La Commission considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions
La Commission observe que le traitement fait l'objet de rapprochements :
- avec un traitement non automatisé : le document de correspondance établi sous format papier par le médecin investigateur principal comportant le numéro patient et son identité complète, document obligatoire pour retrouver les dossiers médicaux des patients pendant la durée de suivi et de l'archivage de l'étude ;
- avec le traitement ayant pour finalité « Gérer les informations médicales du patient afin d'assurer sa prise en charge lors de ses venues au CHPG », permettant la collecte par rapprochement d'informations à partir du dossier patient, évoqué précédemment, sans interconnexion entre les traitements ;
- avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG », aux fins de garantir la sécurité du traitement quant à ses accès ;
- avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle du CHPG », s'agissant des modalités de communication des informations.
La Commission relève que les traitements susmentionnés ont été légalement mis en œuvre et que les opérations réalisées sont compatibles avec les finalités initiales des traitements dans le respect de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation de la part de la Commission.
La Commission rappelle cependant que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle précise également que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives commenceront à être collectées dès l'inclusion des premiers sujets.
À la fin de la recherche, les données seront conservées 15 ans.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Prend acte des deux avis favorables émis par le Comité consultatif d'éthique en matière de recherche biomédicale portant respectivement sur la recherche biomédicale intitulée « Étude CARENFER ONCO-HEMATO : Étude de la prévalence martiale chez des patients atteints d'un cancer » et « Étude CARENFER‑IC : Étude de la prévalence martiale chez des patients présentant une Insuffisance Cardiaque ».

Rappelle que :
- si des prestataires techniques devaient avoir accès au traitement, leurs droits d'accès devront être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leur contrat de prestation de service, et qu'ils seront soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Demande :
- que le « Formulaire de consentement » soit modifié afin d'indiquer que le patient a le droit de demander l'effacement des données le concernant déjà collectées mais que le promoteur à qui ce souhait aura été transmis peut ne pas faire droit à cette demande afin de ne pas compromettre gravement la réalisation des objectifs de la recherche ;
- au responsable de traitement de s'assurer que le sous-traitant du prestataire en charge du Data Management est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au prestataire.
Précise que si l'état des patients ne leur permet pas de consentir de manière libre et éclairée à la participation à cette étude, il incombe de recueillir le consentement de leurs représentants dûment habilités.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par VIFOR France, localisé en France, représenté en Principauté de Monaco par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Collecter et analyser les données des patients ayant consenti à participer à l'étude CARENFER-IC ou à l'étude CARENFER ONCO-HEMATO ».