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Délibération n° 2018-211 du 19 décembre 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale », présenté par l'Office de la Médecine du Travail.

  • No. Journal 8419
  • Date of publication 01/02/2019
  • Quality 100%
  • Page no.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 444 du 16 mai 1946 étendant aux maladies professionnelles la législation sur les accidents du travail ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957 tendant à réglementer les conditions d'embauchage et de licenciement en Principauté, modifiée ;
Vu la loi n° 637 du 11 janvier 1958 tendant à créer et à organiser la médecine du travail, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.451 du 4 juillet 2017 modifiant certaines dispositions relatives à la médecine du travail ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 6.987 du 29 juin 2018 relative à l'organisation et à la modernisation du fonctionnement de la Médecine du Travail ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2018-633 du 29 juin 2018 relatif au questionnaire médical de programmation des examens médicaux initiaux par l'Office de la Médecine du Travail ;
Vu le Code de déontologie médicale, approuvé par arrêté ministériel n° 2012-312 du 29 mai 2012 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la Recommandation R(97) 5 du Comité des Ministres aux États membres du Conseil de l'Europe relative à la protection des données médicales du 13 février 1997 ;
Vu la délibération n° 2014-78 du 12 mai 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale » ;
Vu la délibération n° 2016-103 du 20 juillet 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale », susvisé ;
Vu la demande d'avis modificative déposée par l'Office de la Médecine du Travail le 14 septembre 2018 concernant le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale » a été mis en œuvre par décision du Directeur de l'Office de la Médecine du Travail (OMT), après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2014-78 du 12 mai 2014, susvisée.
Par délibération n° 2016-103 du 20 juillet 2016 la Commission a émis un avis favorable à la modification de ce traitement, dont l'objet était de permettre à l'OMT d'envoyer un SMS de rappel de rendez-vous aux salariés ayant communiqué un numéro de téléphone portable d'un opérateur monégasque ou français.
La loi n° 1.451 du 4 juillet 2017 modifiant certaines dispositions relatives à la médecine du travail, entrée en vigueur le 14 juillet 2018, est venue introduire un questionnaire médical devant être rempli pour partie par l'employeur et pour partie par le salarié, destiné à permettre à l'Office de la Médecine du Travail de programmer les examens médicaux initiaux, mis à part pour les salariés affectés à « un poste à risques ».
Ainsi, afin d'intégrer dans ses procédures la gestion de ce nouveau document, l'Office de la Médecine du Travail a soumis à la Commission la présente demande d'avis modificative relative au traitement ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale ».

I. Sur l'ajout de nouvelles fonctionnalités
Aux fonctionnalités existantes qui sont :
- planifier les visites médicales et adresser les convocations ;
- envoyer un SMS de rappel de rendez-vous pour les salariés ayant communiqué un numéro de téléphone portable d'un opérateur monégasque ou français ;
- créer et mettre à jour les Dossiers Médicaux en Santé du Travail (DMST) des salariés ;
- réaliser les visites médicales ;
- prescrire et/ou réaliser les examens médicaux et les vaccinations recommandés et/ou obligatoires ;
- délivrer les documents obligatoires nécessaires à l'exercice ou à la poursuite d'une activité en Principauté comme les fiches de travail, fiches médicales d'aptitude ou d'absence de contre-indication à l'exercice d'une profession ou d'une activité donnée, certificat médical ou certificat d'aptitude ;
- établissement de statistiques (non nominatives), permettant notamment l'établissement du rapport annuel des médecins du travail ;
le responsable de traitement souhaite ajouter les fonctionnalités suivantes :
- éditer les questionnaires médicaux permettant la programmation des visites médicales initiales ;
- intégrer automatiquement les questionnaires dans les dossiers médicaux.
La Commission relève que l'envoi de ce questionnaire médical est prévu par la loi n° 1.451, susmentionnée, aux fins de programmation, par l'OMT, des examens médicaux initiaux.
Aussi elle constate que ces nouvelles fonctionnalités sont compatibles avec la finalité du traitement qui concerne la « Gestion de l'activité médicale » de l'OMT, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur les nouvelles informations traitées et leur durée de conservation
Les nouvelles informations traitées sont celles inscrites sur le questionnaire médical de programmation des examens médicaux initiaux par l'Office de la Médecine du Travail, tel qu'annexé à l'arrêté ministériel n° 2018-633 du 29 juin 2018, susmentionné.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
Elle note en outre que le questionnaire, scanné dès réception par l'OMT, sera conservé 30 jours au format papier avant destruction, et après la réalisation de la visite médicale initiale (ou lorsque l'OMT a connaissance de la sortie du salarié de son entreprise) s'agissant du questionnaire numérisé.
La Commission note que ces durées de conservations sont conformes à l'article 4 de l'arrêté ministériel n° 2018-633, susvisé, aux termes duquel « Le questionnaire médical, une fois l'examen médical initial programmé et effectué, n'est pas conservé ».
Aussi elle rappelle que la conservation dudit questionnaire jusqu'à la connaissance par l'OMT de la sortie du salarié de son entreprise ne concerne que les cas où cette sortie interviendrait avant la réalisation de la visite médicale initiale.

III. Sur les droits des personnes concernées

  • Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est exercée par le biais d'un affichage, d'une mention intégrée dans un document remis à l'intéressé et d'une mention sur le questionnaire médical.
À la lecture de ces deux derniers documents, qui ont été joints à la présente demande d'avis modificative, la Commission constate que l'information sur les conséquences d'un défaut de réponse à ce questionnaire n'est mentionnée que sur le courrier d'accompagnement, dont elle n'est pas en mesure de s'assurer qu'il sera remis au salarié, le questionnaire étant en effet adressé en premier lieu à l'employeur.
Sur ce point elle relève qu'aux termes de l'article 5 de la loi n° 637 « Les examens médicaux prévus à l'article 2-1 sont obligatoires pour les salariés de la Principauté qui sont, à ce titre, tenus de retourner le questionnaire médical dans les délais impartis auprès de l'Office de la médecine du travail et de se présenter aux convocations établies par cet organisme.
À cet effet, l'employeur est tenu de prendre toutes mesures permettant aux salariés de retourner, dans les délais impartis, le questionnaire médical et de se présenter auxdites convocations.
Le défaut de retour du questionnaire médical dans les délais impartis emporte rejet de la demande de permis de travail ou fait obstacle, lorsque le salarié est de nationalité monégasque, à l'immatriculation auprès des régimes sociaux de la Principauté ».
Aussi la Commission demande que l'information qui sera effectivement délivrée aux salariés mentionne les conséquences, à leur égard, d'un défaut de réponse à ce questionnaire dans les délais impartis.

  • Sur l'exercice des droits des personnes concernées

La gestion des questionnaires médicaux étant effectuée par l'Office de la Médecine du Travail dans le cade de ses missions d'intérêt général, les personnes concernées ne disposent pas d'un droit d'opposition, conformément à l'article 13 de la loi n° 1.165.
Les droits d'accès et de rectification peuvent, comme précédemment, être effectués sur place ou par courrier adressé au Directeur de l'OMT.
À cet égard la Commission rappelle que si les demandes peuvent être adressées au Directeur de l'OMT, la communication de données médicales ne peut s'effectuer que conformément à la législation relative à l'accès aux informations concernant la santé.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- la conservation du questionnaire médical de programmation jusqu'à la connaissance par l'OMT de la sortie du salarié de son entreprise ne concerne que les cas où cette sortie interviendrait avant la réalisation de la visite médicale initiale ;
- la communication de données médicales ne peut s'effectuer que conformément à la législation relative à l'accès aux informations concernant la santé.
Demande que l'information qui sera effectivement délivrée aux salariés mentionne les conséquences, à leur égard, d'un défaut de réponse à ce questionnaire dans les délais impartis.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par l'Office de la Médecine du Travail, de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.

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