icon-summary icon-grid list icon-caret-left icon-caret-right icon-preview icon-tooltip icon-download icon-view icon-arrow_left icon-arrow_right icon-cancel icon-search icon-file logo-JDM--large image-logo-gppm icon-categories icon-date icon-order icon-themes icon-cog icon-print icon-journal icon-list-thumbnails icon-thumbnails

Délibération n° 2018-104 du 18 juillet 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des missions d'assistante sociale » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

  • No. Journal 8395
  • Date of publication 17/08/2018
  • Quality 100%
  • Page no.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.640 du 14 décembre 2015 portant création d'une Direction de l'Action Sanitaire ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.641 du 14 décembre 2015 portant création d'une Direction de l'Action et de l'Aide Sociale ;
Vu l'arrêté ministériel n° 86-620 du 10 novembre 1986 portant établissement du règlement intérieur du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifié ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 13 avril 2018, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des missions d'assistante sociale » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 11 juin 2018, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 18 juillet 2018 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion des missions d'assistante sociale ».
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont les personnels et les patients. Il appert toutefois à l'étude du dossier que l'entourage des patients est également concerné par le traitement.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- évaluer les difficultés sociales rencontrées par la personne concernée ;
- mettre en œuvre un accompagnement social et administratif ;
- faciliter l'accès aux droits sociaux et aux soins ;
- conseiller, orienter et soutenir le personnel, le patient et son entourage ;
- protéger les personnes mineures ou majeures vulnérables ;
- faire des statistiques sur l'activité sociale du CHPG (données non nominatives) ;
- permettre la traçabilité des accès aux ressources stockées sur l'AS400 (déployée à des fins de sécurité du traitement).
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Ce traitement est tout d'abord justifié par le consentement des personnes concernées puisque tout agent ou patient souhaitant bénéficier d'un accompagnement social doit effectuer la démarche auprès du service social.
Il est également justifié par le respect d'une obligation légale, en vertu de l'Ordonnance Souveraine n° 5.640 du 14 décembre 2015 et de l'Ordonnance Souveraine n° 5.641 du 14 décembre 2015, et par un motif d'intérêt public, en vertu de l'article 57 du règlement intérieur du CHPG.
Le traitement est enfin justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
À cet égard, le responsable de traitement indique que la  formation professionnelle continue des agents titulaires et non titulaires du CHPG a pour but « l'évaluation des difficultés sociales rencontrées », « l'accompagnement social et administratif », la facilitation de « l'accès aux droits sociaux et aux soins », ainsi que le conseil, l'orientation et le soutien du patient et de son entourage.
La Commission considère ainsi que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- identité : nom, prénom, date de naissance, numéro d'assuré social, téléphone ;
- adresses et coordonnées : lieu de naissance, adresse, téléphone, email ;
- caractéristiques financières : dernier avis d'imposition, 3 derniers bulletins de salaire, toutes charges telles que la quittance de loyer, la facture d'électricité ;
- données d'identification électronique : identifiant de connexion (login/mot de passe) ;
- informations temporelles : logs de connexion des personnels habilités à avoir accès au traitement ;
- dossier médical (papier) : dossier médical d'admission avec traitement pharmaceutique du patient accompagné d'une fiche de renseignements sociaux.
Les informations relatives à l'identité, aux adresses et coordonnées ainsi qu'aux caractéristiques financières ont pour origine les traitements automatisés ayant respectivement pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » et « Gérer les dossiers administratifs des patients ».
Les informations relatives aux données d'identification électronique ont pour origine les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
Les informations relatives aux informations temporelles ont pour origine le système.
Enfin, les informations du dossier médical ont pour origine le médecin du CHPG.
La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées

  • Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d'une mention sur le document de collecte, d'un document spécifique et d'un affichage.
Ces documents n'ayant pas été joints à la demande, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

  • Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce sur place auprès de la Direction des Ressources Humaines.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires

  • Sur les personnes ayant accès aux informations

Le responsable de traitement indique que les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- les personnels du service social : consultation et mise à jour ;
- les administrateurs du SI : tous droits dans le cadre de leurs missions de maintenance.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

  • Sur les destinataires des informations

Les informations sont susceptibles d'être communiquées aux organismes suivants :
- les SSR (Soins de Suite et de Réadaptation gériatriques) ;
- les EHPAD (établissements d'hébergement pour personnes âgés dépendantes) ;
- la CPAM (Caisse Primaire d'Assurance Maladie) ;
- le CCGM Monaco (Centre de Coordination Gérontologique) ;
- la Mairie de Monaco ;
- les CCCAS (Centres Commerciaux d'Action Sociale) du domicile du patient ;
- les associations caritatives de type La Ligue, Croix Rouge Monégasque, AMADE, Fondation Hector Otto, Fight Aids Monaco ;
- les organismes prestataires sur Monaco ;
- la CARSAT (Caisse d'Assurance Retraite et de la Santé Au Travail) Marseille ou tout organisme de retraite ayant développé une AEDH (Aide au retour à domicile après hospitalisation) ;
- la MDPH 06 (Maison Départementale Personnes Handicapées) ;
- la MSD 06 (Maison des Solidarités Départementales) ;
- l'ADRET 06 (Antenne Départementale de Recueil d'Évaluation et de Traitement des informations préoccupantes) ;
- les diverses Unités d'HAD (Hospitalisation À Domicile) et de SIAD (Soins Infirmiers à Domicile) ;
- les familles en demande d'information sociale ;
- les cabinets médicaux en médecine libérale de ville ;
- les cabinets infirmiers en médecine libérale de ville ;
- le cabinet du Procureur en France (TGI NICE ou GRASSE) ou cabinet du Procureur Général auprès la Cour d'appel de MONACO.
La Commission prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles les destinataires sont situés à Monaco ou dans les pays limitrophes (France, Italie) disposant d'un niveau de protection adéquat.
Elle rappelle toutefois qu'en cas de transmission, ces organismes ne pourront avoir communication des informations que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées.
Sous cette condition, la Commission considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec :
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gérer les dossiers administratifs des patients » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des droits d'accès du personnel ».
La Commission relève que ces traitements sont tous légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que toute communication par messagerie électronique d'informations confidentielles et/ou sensibles doit être impérativement sécurisée.
Elle rappelle par ailleurs que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Enfin, la Commission rappelle que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que toutes les informations relatives à l'identité, aux adresses et aux caractéristiques financières des salariés sont conservées 5 ans à compter du départ desdits salariés.
Les informations relatives à l'identité, aux adresses et aux caractéristiques financières des patients ainsi que leur dossier médical sont conservées 10 ans à compter de la création du dossier patient.
Les logs de connexion sont conservés 1 an.
Les données de connexion des patients et des personnes en relation avec le CHPG sont supprimées 1 an à compter du dernier contact.
Enfin, les données de connexion des salariés sont désactivées immédiatement après leur départ.
La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.
Elle rappelle toutefois que le dossier médical du patient est conservé 30 ans à compter de la dernière visite du patient.
Concernant le mot de passe des salariés, elle  recommande toutefois au responsable de traitement de ne le conserver que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) s'il désire le conserver 6 mois.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère que l'entourage des patients est également concerné par le traitement.
Rappelle que :
- l'information des personnes concernées doit impérativement être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- en cas de transmission, les organismes destinataires ne pourront avoir communication des informations que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées ;
- toute communication par messagerie électronique d'informations confidentielles et/ou sensibles doit être impérativement sécurisée ;
- le dossier médical du patient est conservé 30 ans à compter de sa dernière visite ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort ;
Recommande au responsable de traitement soit de ne conserver le mot de passe que 3 mois soit d'adopter un mot de passe de 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique).
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des missions d'assistante sociale ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.

Print article
Previous article Return to summary Next article

All rights reserved - Monaco 2016
Version 2018.11.07.14