Délibération n° 2016-187 du 14 décembre 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des assurés télétravailleurs relevant de la CCSS » présentée par la Caisse de Compensation des Services Sociaux de Monaco.

No. Journal 8312
Date of publication 13/01/2017
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Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la Convention franco-monégasque de sécurité sociale du 28 février 1952, modifiée ;
Vu l'ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d'une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.401 du 5 décembre 2013 relative à la prescription civile ;
Vu la loi n° 1.428 du 4 juillet 2016 portant approbation de ratification de l'avenant n° 6 à la Convention du 28 février 1952, susvisée, signé le 18 mars 2014 ;
Vu la loi n° 1.429 du 4 juillet 2016 relative au télétravail ;
Vu l'ordonnance souveraine n° 92 du 7 novembre 1949 modifiant et codifiant les ordonnances d'application de l'ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944, modifiée, susvisée ;
Vu l'ordonnance souveraine n° 4.739 du 22 juin 1971 fixant le régime des prestations dues aux salariés, en vertu de l'ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944, en cas de maladie, accident, maternité, invalidité et décès ;
Vu l'ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2016-425 du 1er juillet 2016 portant application de la loi n° 1.429 du 4 juillet 2016 relative au télétravail ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la Recommandation CM/Rec(2015)5 du Conseil de l'Europe du 1er avril 2015 sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l'emploi ;
Vu la Recommandation R(86) du Conseil de l'Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
Vu le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Procédure d'embauchage » des Caisses Sociales de Monaco, objet d'un récépissé de mise en œuvre le 11 juillet 2001 ;
Vu la délibération n° 2013-144 du 16 décembre 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des accès aux Systèmes d'information opérés par les Caisses Sociales » ;
Vu la délibération n° 2016-160 du 16 novembre 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des assurés télétravailleurs relevant de la CCSS » par la Caisse de Compensation des Services Sociaux de Monaco ;
Vu la demande de modification du traitement automatisé susvisé adressée par la Caisse de Compensation des Services Sociaux le 25 novembre 2016 ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives a émis un avis favorable à la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS) d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des assurés télétravailleurs relevant de la CCSS », par délibération n° 2016-160 du 16 novembre 2016.
Tenant compte des observations émises par la Commission dans ladite délibération, le Directeur de la CCSS a souhaité apporter des compléments d'informations préalablement à la mise en œuvre du traitement.
I. Sur les fonctionnalités du traitement
Afin de clarifier l'intérêt du traitement pour les ayants droit des assurés, la CCSS a souhaité préciser les fonctionnalités du traitement en les intégrant au titre du suivi des périodes d'activité en télétravail de l'assuré.
Le traitement a ainsi pour fonctionnalités :
-           d'enregistrer dans le système d'information de la Caisse l'exercice d'une activité dans le cadre du télétravail et les périodes d'activité correspondantes ;
-           d'assurer un suivi desdites périodes afin de totaliser la durée d'activité dans ce cadre, pour l'assuré et ses ayants droit éventuels ;
-           d'établir des statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est maintenue et que cette précision relative aux ayants droit éventuels permet de renforcer le caractère explicite de ses fonctionnalités.
II. Sur les rapprochements et interconnexions avec d'autres traitements
Le responsable de traitement met en évidence que, comme précisé par la Commission, le traitement sera intégré dans le processus de dénomisation tel que décrit dans le traitement automatisé ayant pour finalité « Processus de « dénomisation » des informations détenues par la CCSS », susvisé.
En conséquence, les rapprochements et interconnexions seront les suivants :
-           « Procédure d'embauchage », susvisé ;
-           « Gestion des accès aux Systèmes d'information opérés par les Caisses Sociales », susvisé ;
-           « Processus de « dénomisation » des informations détenues par la CCSS », susvisé.
La Commission relève que ces mises en relation sont conformes au principe de compatibilité de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur la durée de conservation
Dans la délibération n° 2016-160 du 16 novembre 2016, la Commission avait considéré qu'une durée de conservation des informations nominatives pendant un délai de « 30 ans après le décès du dernier ayant droit de l'assuré » n'était pas en adéquation avec les dispositions du Code civil issues de la loi n° 1.401 du 5 décembre 2013.
Elle avait considéré que les « informations nominatives exploitées dans le traitement en objet devraient être supprimées, ou devraient perdre leur forme nominative, 5 ans à compter de la fin de l'année comptable au cours de laquelle la date d'effet de retraite de l'assuré a été enregistrée ».
Après examen de la demande de la CCIN, la CCSS a souhaité préciser qu'afin de déterminer le moment à partir duquel les informations pourraient perdre leur forme nominative, il convenait également de prendre en considération la situation des ayants droit d'un assuré décédé et de la nécessité pour la Caisse de disposer des éléments permettant de déterminer les droits des ou de l'ayant(s) droit de cet assuré en application de la Convention franco-monégasque de sécurité sociale.
Aussi, la CCSS souhaite pouvoir conserver les informations du présent traitement sur une durée de « 5 ans à compter du décès du dernier ayant droit ».
La Commission prend note de l'argument de la CCSS et considère que cette durée de conservation est conforme à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Après en avoir délibéré,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS), de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi des assurés télétravailleurs relevant de la CCSS ».