Délibération n° 2016-09 du 20 janvier 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion et suivi des sociétés civiles de droit monégasque par la Direction de l’Expansion Economique, la Direction des Services Fiscaux et l’IMSEE » présenté par le Ministre d’Etat
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la Convention fiscale entre la France et la Principauté de Monaco signée à Paris le 18 mai 1963 approuvée par la loi n° 63-817 du 6 août 1963 entrée en vigueur le 1er septembre 1963 ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.573 du 11 mai 1966 portant application de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.853 du 22 juin 1962 portant application de la loi n° 721 du 27 décembre 1961 instituant un Répertoire du commerce et de l’industrie ;
Vu la loi n° 1.381 du 29 juin 2011 relative aux droits d’enregistrement exigibles sur les mutations de biens et droits immobiliers ;
Vu la loi n° 580 du 29 juillet 1953 portant aménagement des droits d’enregistrement et d’hypothèques ;
Vu l’ordonnance-loi n° 155 du 17 juin 1931 portant simplification de certaines formalités en ce qui concerne l’enregistrement et les hypothèques ;
Vu l’ordonnance du 29 avril 1828 sur l’enregistrement, le timbre, les droits de greffe et les hypothèques ;
Vu l’arrêté ministériel n° 66-055 du 9 mars 1966 portant attribution d’un numéro d’identification aux établissements industriels, artisanaux, commerciaux, et autres et rendant obligatoire l’utilisation de ce numéro d’identification pour les classifications et les statistiques officielles ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2013-234 du 22 avril 2013 créant le Répertoire du Numéro d’Identification Statistique (N.I.S.) ;
Vu la délibération n° 2000-17 du 5 décembre 2000 portant avis favorable à la mise en œuvre par la Direction des Services Fiscaux d’un traitement automatisé relatif aux échanges de renseignements ;
Vu la délibération n° 2001-02 du 9 janvier 2001 portant avis favorable à la mise en œuvre par la Direction des Services Fiscaux d’un traitement automatisé relatif à l’assistance administrative ;
Vu la délibération n° 2007-35 du 3 septembre 2007 portant avis favorable à la demande présentée, en régularisation, par le Ministre d’Etat relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Tenue du Répertoire Spécial des Sociétés Civiles » de la Direction de l’Expansion Economique ;
Vu la délibération n° 2012-129 du 23 juillet 2012 portant avis favorable sur la demande modificative présentée par le Ministre d’Etat relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des techniques automatisées de communication » de la Direction Informatique du Ministère d’Etat ;
Vu la délibération n° 2013-55 du 28 mai 2013 portant avis favorable à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Fichier d’Identification Statistique » de la Direction de l’Expansion Economique afin d’en transférer la compétence à l’IMSEE sous la finalité « Gestion du Répertoire du NIS » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 21 septembre 2015 relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’information nominative ayant pour finalité « Immatriculation, enregistrement et suivi des sociétés civiles de droit monégasque » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 16 novembre 2015, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 janvier 2016 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L’objectif du présent traitement est de permettre aux Services et aux Directions placées sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Département des Finances et de l’Economie Nationale de disposer des outils informatiques leur permettant d’exécuter leurs missions se rapportant aux sociétés civiles de droit monégasque.
La Commission note que ce traitement permettra notamment la tenue du Registre Spécial des Sociétés Civiles par la section du Répertoire du Commerce et de l’Industrie de la Direction de l’Expansion Economique, la gestion des dossiers des sociétés civiles par le Service de l’enregistrement de la Direction des Services Fiscaux et l’attribution du numéro d’identification statistique par l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques.
Le présent traitement est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Immatriculation, enregistrement et suivi des sociétés civiles de droit monégasque ».
La Commission relève qu’en application de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée, les informations nominatives doivent être collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime.
Aussi, afin de concourir à une meilleure information des personnes concernées sur les Services de l’Etat exploitant le présent traitement, elle modifie la finalité comme suit : « Gestion et suivi des sociétés civiles de droit monégasque par la Direction de l’Expansion Economique, la Direction des Services Fiscaux et l’IMSEE ».
Par ailleurs, la Commission relève que le Répertoire des sociétés civiles a reçu un avis favorable par délibération n° 2007-35 du 3 septembre 2007 mais qu’à ce jour ce traitement n’a pas fait l’objet d’une décision de mise en œuvre par le responsable de traitement.
Quant au répertoire du NIS, il a reçu un avis favorable de la Commission par délibération n° 2013-55 du 28 mai 2013.
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont les personnes physiques et les personnes morales.
La Commission estime que les personnes concernées doivent être déterminées avec plus de précision, ainsi sont susceptibles d’être concernées les personnes ayant qualité pour administrer les sociétés, les personnes détenant des parts au sein des sociétés, les personnes faisant une demande de renseignement relative à une société civile, ainsi que le personnel habilité au sein des Directions ayant accès aux dossiers des sociétés en inscription et/ou consultation, maintenance.
La Commission note que les fonctionnalités sont les suivantes :
L’application interne permet aux Agents de la Direction de Services Fiscaux :
- de créer un dossier par société et d’en assurer le suivi ;
- de consulter l’historique ;
- d’émettre des documents à destination des tiers ;
- d’établir des statistiques ;
- de réaliser des contrôles.
A cet égard elle souligne que les sociétés civiles au moment de leur création ou en cas de cession de parts ou constitution d’usufruit portant sur les mêmes titres, sont soumises à la formalité de l’enregistrement auprès de la Direction des Services Fiscaux.
En effet, l’article 2 de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles dispose que :
« Le contrat de société et les modifications dont il fait l’objet donnent lieu à la rédaction d’un acte soumis à la formalité de l’enregistrement, à compter de sa date, dans les dix jours s’il est authentique et dans le délai d’un mois s’il est sous seing privé ».
L’article 3 de la même loi précise que « Toute cession de parts ainsi que toute constitution d’usufruit portant sur ces mêmes titres, est constatée par une convention écrite et enregistrée comme il est indiqué à l’article précédent (…) ».
L’application interne permet aux Agents de la Direction de l’Expansion Economique :
- d’enregistrer, de modifier, de radier une société ;
- de tenir le registre des sociétés civiles ;
- de consulter l’historique des dossiers ;
- d’émettre des certificats d’immatriculation ou de radiation ;
- d’émettre des documents à destination de tiers en cas de saisie officielle ;
- d’établir des statistiques ;
- de réaliser des contrôles.
La Commission relève que conformément à l’article 5 de la loi n° 797, précitée, « Toute société doit, dans les deux mois de sa constitution, faire procéder à son inscription sur un registre spécial tenu par le répertoire du commerce et de l’industrie ».
L’application interne permet aux Agents de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques :
- d’accéder aux informations nécessaires à l’attribution du NIS ;
- d’attribuer un NIS ;
- d’établir des statistiques ;
- de réaliser des contrôles.
La Commission considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission note que le responsable de traitement justifie le présent traitement par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis.
• S’agissant de la Direction de l’Expansion Economique, l’article 5 de la loi n° 797 relative aux sociétés civiles dispose que « Toute société doit, dans les deux mois de sa constitution, faire procéder à son inscription sur un registre spécial tenu par le répertoire du commerce et de l’industrie ».
L’article 6 de la loi susmentionnée précise quant à lui, que « toute modification portant sur l’une des indications contenues dans la déclaration primitive doit faire l’objet en vue de sa mention sur le répertoire spécial, d’une déclaration complémentaire ou rectificative. Cette déclaration, accompagnée s’il y a lieu des pièces justificatives nécessaires, est notifiée au service du répertoire du commerce et de l’industrie dans les deux mois de la date de la modification ».
Par ailleurs, l’ordonnance souveraine n° 3.573 du 11 mai 1966 portant application de la loi relative aux sociétés civiles apporte des précisions quant au contenu du répertoire spécial, à cet égard l’article 1er dispose que « Le répertoire spécial crée par la loi n° 744 du 25 mars 1963 et visé par l’article 5 de la loi n° 797 du 18 février 1966 est constitué par :
a) un registre d’arrivée qui mentionne, dans l’ordre chronologique, toutes les demandes d’inscription déposées ;
b) des dossiers individuels : le dossier est constitué par la demande d’inscription initiale de l’intéressé portant le numéro d’inscription au répertoire, à laquelle seront jointes les demandes d’inscription modificative ou complémentaire et les demandes de radiation. »
L’article 2 de l’ordonnance souveraine précitée précise que « la demande d’inscription visée à l’article 5 de la loi n° 797 du 18 février 1966, doit être établie sur une formule fournie par le service du répertoire des sociétés (Direction du commerce et de l’Industrie) ; elle est déposée audit service par le demandeur ou son mandataire qui produira, en même temps, les justifications prévues à l’article 5 ci-après ».
• Concernant la Direction des Services Fiscaux, la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles prévoit la formalité de l’enregistrement des sociétés civiles auprès de la Direction des Services Fiscaux.
L’article 2 dispose que « Le contrat de société et les modifications dont il fait l’objet donnent lieu à la rédaction d’un acte soumis à la formalité de l’enregistrement, à compter de sa date dans les dix jours s’il est authentique et dans le délai de un mois s’il est sous seing privé ».
L’article 3 ajoute que « Toute cession de parts ainsi que toute constitution d’usufruit portant sur ces mêmes titres, est constatée par une convention écrite et enregistrée comme il est indiqué à l’article précédent (…) ».
Par ailleurs, l’article 3 alinéa 2 de l’ordonnance-loi n° 155 du 17 juin 1931 portant simplification de certaines formalités en ce qui concerne l’enregistrement et les hypothèques dispose que « Les parties qui rédigeront un acte sous seing privé soumis à l’enregistrement dans un délai déterminé dans les conditions prévues au précédent alinéa, devront établir un double sur papier timbré revêtu des mêmes signatures que l’acte lui-même et qui restera déposé au bureau de l’enregistrement, lorsque la formalité sera requise ».
• Enfin, s’agissant de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques, l’article 1er de l’arrêté ministériel n° 66-055 du 9 mars 1966 portant attribution d’un numéro d’identification aux établissements industriels, artisanaux, commerciaux, et autres et rendant obligatoire l’utilisation de ce numéro d’identification pour les classifications et les statistiques officielles indique que « il est attribué un numéro d’identification statistique dénommé « N.I.S. », à tous les établissements commerciaux, artisanaux, industriels et autres, définis par l’article 4 ci-après. Ce numéro est inscrit au répertoire N.I.S. créé par arrêté ministériel ».
L’article 4 du même arrêté précise que « En sus des établissements commerciaux, artisanaux et industriels, le numéro d’identification statistique est attribué (…) 3° aux sociétés civiles (…), L’attribution du N.I.S., par l’I.M.S.E.E., aux personnes inscrites et à leurs établissements est effectuée : 1° soit à l’occasion de l’immatriculation au Répertoire du Commerce et de l’Industrie, au Registre des Artisans et des Professions, au Registre spécial d’inscription des agents commerciaux, au Répertoire des Sociétés Civiles ou au Registre des Mutuelles d’Assurance. »
Le traitement est également justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement ou son représentant ou par le destinataire, et ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits de la personne concernée.
Le responsable de traitement indique que l’objectif du traitement est de permettre aux Services et aux Directions placés sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Département des Finances et de l’Economie de disposer des outils informatiques leur permettant d’exécuter leurs missions se rapportant aux sociétés civiles de droit monégasque.
Enfin la Commission note que le personnel du Service de l’enregistrement doit conserver l’information comme preuve de l’enregistrement des actes, mais également afin de s’assurer de la régularité des écrits rédigés postérieurement et relatifs à la même affaire, afin de respecter les obligations liées à la loi n° 1.381 du 29 juin 2011 relative aux droits d’enregistrements exigibles sur les mutations de biens et droits immobiliers et enfin afin de pouvoir restituer l’information dans le strict respect du secret professionnel auquel ils est soumis.
La Commission considère donc que le traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
Pour les personnes physiques :
- identité : gérant et porteur de parts : nom, nom marital, prénoms, dénomination sociale, forme juridique, date de naissance, date de décès, date d’acquisition du certificat de domicile, date d’attestation de résidence, nationalité ;
- adresses et coordonnées : gérants et porteurs de parts : adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique ;
- caractéristiques financières : le porteur de parts : nombre de parts (en pleine propriété, en nue-propriété, en usufruit, en indivision, % de l’indivision).
Pour les personnes morales :
- identité : forme, dénomination sociale ;
- adresse et coordonnées : le siège de la société : adresse postale du siège,
- caractéristiques financières : montant du capital, nombre de parts, valeur de la part ;
- données du dossier :
la société : objet, date de constitution, durée, prorogation, date de radiation, date de dissolution ;
les actes ; nature de l’opération, nature de l’acte, date de l’acte, type d’acte, validité de l’acte, date d’enregistrement ;
les informations de classement, date d’immatriculation au répertoire des sociétés, date d’attribution du NIS, date de radiation du répertoire du NIS ;
le numéro de dossier, numéro de société, NIS ;
- demandes et procédures officielles : date de la demande concernant une procédure, date de fin, demandeur, objet de la demande ;
- fonction de consultation : fonctionnaires et agents de l’état accédant aux porteurs de part ;
- données de traçabilité : sauvegarde de toutes les versions des fiches validées (fonctionnaires et agents de l’état réalisant la modification) ;
- données de connexion : données d’horodatage log de connexion du fonctionnaire ou agent de l’état, log des requêtes SQL.
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives sont fournies par la personne intéressée aux Services concernés s’agissant de l’identité, de l’adresse, des coordonnées, des caractéristiques financières, les données du dossier concernant la société soit l’objet, la date de constitution, la durée, la prorogation, la date de radiation, la date de dissolution et les actes, soit la nature de l’opération, la nature de l’acte, la date de l’acte, le type d’acte, la validité de l’acte, la date d’enregistrement.
Les informations saisies par l’Agent concernent, l’information de classement, la date d’immatriculation au répertoire des sociétés civiles, la date d’attribution du NIS, la date de radiation du NIS.
La Commission relève à cet égard, que les informations relatives aux dates d’immatriculation au répertoire des sociétés et à l’attribution du NIS et sa radiation, sont fournies lors de l’accomplissement des formalités nécessaires par la personne intéressée auprès de la Direction de l’Expansion Economique ou de l’IMSEE.
S’agissant du numéro de dossier, du numéro de société et du NIS, le responsable de traitement indique qu’ils proviennent du système.
S’agissant des demandes et procédures officielles, elles proviennent de documents officiels.
Les informations relatives à la fonction de consultation, les données de traçabilité, et les données de connexion, proviennent du système.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention sur le document de collecte en ce qui concerne la Direction de l’Expansion Economique et par un affichage s’agissant de la Direction des Services Fiscaux.
S’agissant de l’IMSEE la Commission précise que l’article 6 de l’arrêté ministériel n° 2013-234 dispose que « L’I.M.S.E.E. effectue un traitement automatisé d’informations nominatives nécessaire à la tenue du Répertoire du N.I.S, dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ».
Elle relève de plus qu’une information préalable est présente sur les documents de collecte ainsi que sur le site internet de l’IMSEE.
• Sur l’exercice du droit d’accès et de modification
La Commission note que les droits d’accès et de modification peuvent s’effectuer sur place auprès de la Direction de l’Expansion Economique et de la Direction des Services Fiscaux et par voie postale ou par le biais d’un courrier électronique auprès de la Direction de l’Expansion Economique.
A cet égard la Commission relève que le traitement automatisé relatif à la « Gestion des techniques automatisées de communication » a été légalement mis en œuvre par la Direction Informatique du Gouvernement en 2005.
Le délai de réponse à une demande de droit d’accès est de 7 jours.
Elle précise que les droits d’accès et de modification concernant les informations nominatives traitées par l’IMSEE sont prévus à l’article 6 de l’arrêté ministériel n° 2013-234 précité : « Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du Directeur de l’I.M.S.E.E., dans les conditions prévues à la section II du chapitre II de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ».
Enfin, la Commission précise que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 dans le cadre de ses missions d’intérêt général, par conséquent et conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165 modifiée, les personnes concernées ne disposent pas de droit d’opposition à ce que les informations nominatives les concernant fassent l’objet d’un traitement.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives seront susceptibles d’être communiquées :
• Aux Parties à l’acte ;
• Aux tiers sur ordonnance de compulsoire rendue par un Juge ;
• Aux tiers sur ordonnance du Président du Tribunal de Première Instance dans le cadre de la procédure prévue par l’article 8-2 de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles, en application de laquelle le Président du Tribunal de Première Instance ou le Magistrat délégué à cet effet connaît « des contestations nées à l’occasion de demandes d’inscription, de déclarations complémentaires ou rectificatives ou de demandes en délivrance d’extraits du registre spécial » ;
• Au SICCFIN dans le cadre de l’article 27 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, qui prévoit une possibilité de communication de renseignements de la part des organismes ou personnes visées aux articles 1er et 2 de ladite loi, des Services de Police, des autres Services de l’Etat, du Procureur Général, des organismes nationaux remplissant des fonctions de supervision.
De plus le responsable de traitement indique que les informations sont également susceptibles d’être communiquées dans le cadre de la Convention fiscale signée par la France et Monaco le 18 mai 1963.
A cet égard, l’article 20 de la Convention fiscale précitée dispose qu’« En vue d’assurer l’exacte application des impôts français sur la fortune, sur le revenu des personnes physiques et sur les sociétés ainsi que de l’impôt sur les bénéfices perçus dans la Principauté, les états contractants conviennent que leurs administrations fiscales échangeront tous les renseignements qu’elles détiennent ou pourront se procurer conformément à leur législation respective et dont la communication réciproque leur paraîtra nécessaire aux fins sus-indiquées. (…) La communication des renseignements ci-dessus ainsi que les correspondances y relatives seront échangées entre, d’une part, la Direction des Services Fiscaux de la Principauté et, d’autre part, la direction générale des impôts ou, suivant les cas, les chefs des services fiscaux et les directeurs des impôts des départements intéressés ».
A cet égard la Commission constate que les traitements ayant pour finalité respective « l’assistance administrative » et « l’échange de renseignements » entre la France et Monaco ont été légalement mis en œuvre.
Elle relève que le responsable de traitement mentionne de plus que les informations peuvent être communiquées aux Pays ayant signé une Convention avec Monaco en matière fiscale, soit 32 accords dont 25 sont en vigueur.
Cependant la Commission tient à souligner que lors d’une réunion plénière du 15 avril 2015, elle a déterminé une position de principe aux termes de laquelle les transferts d’informations nominatives vers un Pays ou un organisme n’assurant pas un niveau de protection adéquat doivent, en toute hypothèse, lui être soumis en la forme d’une demande d’autorisation de transfert, indépendamment du fait qu’ils relèvent de l’alinéa 1er ou 2ème de l’article 20-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle précise que cette prise de position a notamment été motivée au vu du rapport établi par la Commission de Législation sur le projet de loi n° 804, modifiant la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, laquelle avait considéré qu’ « en tout état de cause, tout transfert vers un Pays ou un organisme n’assurant pas un niveau de protection adéquat devra être autorisé par la CCIN, qui se prononcera sur la base d’une demande motivée, le responsable de traitement devant bien évidemment se conformer à la décision de la Commission sans pouvoir y passer outre ».
Elle constate de plus que les informations peuvent également être transmises en exécution d’une commission rogatoire d’un Juge par le biais d’un procès-verbal de réquisition de la Sûreté Publique.
La Commission considère que de telles transmissions sont conformes aux exigences légales.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- Le personnel de la Direction des Services Fiscaux, en collecte et/ou en consultation dans le cadre de ses attributions dans le respect de l’ordonnance du 29 avril 1828 sur l’enregistrement, le timbre, les droits de greffe et les hypothèques, de la Convention fiscale franco-monégasque signée le 18 mai 1963 à Paris, de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles, de la loi n° 580 du 29 juillet 1953 portant aménagement des droits d’enregistrement et d’hypothèques, et la loi n° 1.381 du 29 juin 2011 relative aux droits d’enregistrement exigibles sur les mutations de biens et droits immobiliers ;
- Le personnel de la Direction de l’Expansion Economique, en collecte et/ ou consultation dans le cadre de ses attributions dans le respect de la loi n° 797 du 18 février 1966 précitée, de l’ordonnance souveraine n° 3.573 du 11 mai 1966 portant application de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles ;
- Le personnel de l’IMSEE en collecte et/ou consultation dans le cadre de ses attributions conformément à l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011 portant création de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques et du Conseil Scientifique de la Statistique et des Etudes Economiques, l’arrêté ministériel n° 66-055 du 9 mars 1966 portant attribution d’un numéro d’identification aux établissements industriels, artisanaux, commerciaux, et autres et rendant obligatoire l’utilisation de ce numéro d’identification pour les classifications et les statistiques officielles, l’arrêté ministériel n° 2013-234 du 22 avril 2013 créant le Répertoire du Numéro d’Identification Statistique (N.I.S.) ;
- Le personnel administratif de la Direction Informatique ou tiers intervenant pour son compte : dans le cadre de missions de maintenance, développements des applicatifs nécessaires au fonctionnement et de sécurité du site et du système d’information de l’Etat du site ;
- Le personnel de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ou tiers intervenant pour son compte ayant un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure.
Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne les prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements
Le responsable de traitement indique qu’il existe une interconnexion avec le traitement dont la finalité est la « Gestion du répertoire du NIS » de l’IMSEE dont l’avis favorable a été rendu par délibération n° 2013-55 du 28 mai 2013.
Par ailleurs, il appert de l’étude du dossier qu’il existe un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Tenue du Répertoire spécial des sociétés civiles » de la Direction de l’Expansion Economique ayant reçu un avis favorable par délibération n° 2007-35 du 3 septembre 2007.
A cet égard elle rappelle que ce rapprochement ne pourra être effectué que lorsque ce dernier aura été légalement mis en œuvre par le responsable de traitement, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission relève néanmoins que les différentes architectures reposent sur des équipements de raccordement de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Elle rappelle de plus que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
La Commission note que les informations sont conservées 30 ans après la radiation de la société, en application de l’article 59 alinéa 4 de l’ordonnance du 29 avril 1828 sur l’enregistrement, le timbre, les droits de greffe et les hypothèques qui prévoit « Il y aura prescription pour la demande des droits, à savoir (…) 4° Après trente années, pour les droits des actes civils et judiciaires ; pour ceux des mutations qui s’effectuent par décès par testament, ou autres actes de libéralité à cause de mort, dont les testateurs et donateurs sont décédés hors de la Principauté ; pour les droits des mutations par décès, par testament olographe ; pour ceux des successions des décédés en pays étrangers ; et pour les droits de toutes autres mutations que celles mentionnées ci-dessus ».
La Commission considère que cette durée est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Modifie la finalité du traitement par « Gestion et suivi des sociétés civiles de droit monégasque par la Direction de l’Expansion Economique, la Direction des Services Fiscaux et l’IMSEE ».
Rappelle que :
- les équipements de raccordements de serveurs et périphériques doivent être protégés par un login et un mot de passe et les ports non utilisés doivent être désactivés ;
- le rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Tenue du répertoire spécial des sociétés civiles », ayant fait l’objet d’un avis favorable par délibération n° 2007-35 du 3 septembre 2007, ne pourra être effectué que lorsque ce dernier aura été légalement mis en œuvre par le responsable de traitement, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion et suivi des sociétés civiles de droit monégasque par la Direction de l’Expansion Economique, la Direction des Services Fiscaux et l’IMSEE ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la Convention fiscale entre la France et la Principauté de Monaco signée à Paris le 18 mai 1963 approuvée par la loi n° 63-817 du 6 août 1963 entrée en vigueur le 1er septembre 1963 ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.573 du 11 mai 1966 portant application de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.853 du 22 juin 1962 portant application de la loi n° 721 du 27 décembre 1961 instituant un Répertoire du commerce et de l’industrie ;
Vu la loi n° 1.381 du 29 juin 2011 relative aux droits d’enregistrement exigibles sur les mutations de biens et droits immobiliers ;
Vu la loi n° 580 du 29 juillet 1953 portant aménagement des droits d’enregistrement et d’hypothèques ;
Vu l’ordonnance-loi n° 155 du 17 juin 1931 portant simplification de certaines formalités en ce qui concerne l’enregistrement et les hypothèques ;
Vu l’ordonnance du 29 avril 1828 sur l’enregistrement, le timbre, les droits de greffe et les hypothèques ;
Vu l’arrêté ministériel n° 66-055 du 9 mars 1966 portant attribution d’un numéro d’identification aux établissements industriels, artisanaux, commerciaux, et autres et rendant obligatoire l’utilisation de ce numéro d’identification pour les classifications et les statistiques officielles ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2013-234 du 22 avril 2013 créant le Répertoire du Numéro d’Identification Statistique (N.I.S.) ;
Vu la délibération n° 2000-17 du 5 décembre 2000 portant avis favorable à la mise en œuvre par la Direction des Services Fiscaux d’un traitement automatisé relatif aux échanges de renseignements ;
Vu la délibération n° 2001-02 du 9 janvier 2001 portant avis favorable à la mise en œuvre par la Direction des Services Fiscaux d’un traitement automatisé relatif à l’assistance administrative ;
Vu la délibération n° 2007-35 du 3 septembre 2007 portant avis favorable à la demande présentée, en régularisation, par le Ministre d’Etat relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Tenue du Répertoire Spécial des Sociétés Civiles » de la Direction de l’Expansion Economique ;
Vu la délibération n° 2012-129 du 23 juillet 2012 portant avis favorable sur la demande modificative présentée par le Ministre d’Etat relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des techniques automatisées de communication » de la Direction Informatique du Ministère d’Etat ;
Vu la délibération n° 2013-55 du 28 mai 2013 portant avis favorable à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Fichier d’Identification Statistique » de la Direction de l’Expansion Economique afin d’en transférer la compétence à l’IMSEE sous la finalité « Gestion du Répertoire du NIS » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 21 septembre 2015 relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’information nominative ayant pour finalité « Immatriculation, enregistrement et suivi des sociétés civiles de droit monégasque » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 16 novembre 2015, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 janvier 2016 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L’objectif du présent traitement est de permettre aux Services et aux Directions placées sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Département des Finances et de l’Economie Nationale de disposer des outils informatiques leur permettant d’exécuter leurs missions se rapportant aux sociétés civiles de droit monégasque.
La Commission note que ce traitement permettra notamment la tenue du Registre Spécial des Sociétés Civiles par la section du Répertoire du Commerce et de l’Industrie de la Direction de l’Expansion Economique, la gestion des dossiers des sociétés civiles par le Service de l’enregistrement de la Direction des Services Fiscaux et l’attribution du numéro d’identification statistique par l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques.
Le présent traitement est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Immatriculation, enregistrement et suivi des sociétés civiles de droit monégasque ».
La Commission relève qu’en application de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée, les informations nominatives doivent être collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime.
Aussi, afin de concourir à une meilleure information des personnes concernées sur les Services de l’Etat exploitant le présent traitement, elle modifie la finalité comme suit : « Gestion et suivi des sociétés civiles de droit monégasque par la Direction de l’Expansion Economique, la Direction des Services Fiscaux et l’IMSEE ».
Par ailleurs, la Commission relève que le Répertoire des sociétés civiles a reçu un avis favorable par délibération n° 2007-35 du 3 septembre 2007 mais qu’à ce jour ce traitement n’a pas fait l’objet d’une décision de mise en œuvre par le responsable de traitement.
Quant au répertoire du NIS, il a reçu un avis favorable de la Commission par délibération n° 2013-55 du 28 mai 2013.
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont les personnes physiques et les personnes morales.
La Commission estime que les personnes concernées doivent être déterminées avec plus de précision, ainsi sont susceptibles d’être concernées les personnes ayant qualité pour administrer les sociétés, les personnes détenant des parts au sein des sociétés, les personnes faisant une demande de renseignement relative à une société civile, ainsi que le personnel habilité au sein des Directions ayant accès aux dossiers des sociétés en inscription et/ou consultation, maintenance.
La Commission note que les fonctionnalités sont les suivantes :
L’application interne permet aux Agents de la Direction de Services Fiscaux :
- de créer un dossier par société et d’en assurer le suivi ;
- de consulter l’historique ;
- d’émettre des documents à destination des tiers ;
- d’établir des statistiques ;
- de réaliser des contrôles.
A cet égard elle souligne que les sociétés civiles au moment de leur création ou en cas de cession de parts ou constitution d’usufruit portant sur les mêmes titres, sont soumises à la formalité de l’enregistrement auprès de la Direction des Services Fiscaux.
En effet, l’article 2 de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles dispose que :
« Le contrat de société et les modifications dont il fait l’objet donnent lieu à la rédaction d’un acte soumis à la formalité de l’enregistrement, à compter de sa date, dans les dix jours s’il est authentique et dans le délai d’un mois s’il est sous seing privé ».
L’article 3 de la même loi précise que « Toute cession de parts ainsi que toute constitution d’usufruit portant sur ces mêmes titres, est constatée par une convention écrite et enregistrée comme il est indiqué à l’article précédent (…) ».
L’application interne permet aux Agents de la Direction de l’Expansion Economique :
- d’enregistrer, de modifier, de radier une société ;
- de tenir le registre des sociétés civiles ;
- de consulter l’historique des dossiers ;
- d’émettre des certificats d’immatriculation ou de radiation ;
- d’émettre des documents à destination de tiers en cas de saisie officielle ;
- d’établir des statistiques ;
- de réaliser des contrôles.
La Commission relève que conformément à l’article 5 de la loi n° 797, précitée, « Toute société doit, dans les deux mois de sa constitution, faire procéder à son inscription sur un registre spécial tenu par le répertoire du commerce et de l’industrie ».
L’application interne permet aux Agents de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques :
- d’accéder aux informations nécessaires à l’attribution du NIS ;
- d’attribuer un NIS ;
- d’établir des statistiques ;
- de réaliser des contrôles.
La Commission considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission note que le responsable de traitement justifie le présent traitement par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis.
• S’agissant de la Direction de l’Expansion Economique, l’article 5 de la loi n° 797 relative aux sociétés civiles dispose que « Toute société doit, dans les deux mois de sa constitution, faire procéder à son inscription sur un registre spécial tenu par le répertoire du commerce et de l’industrie ».
L’article 6 de la loi susmentionnée précise quant à lui, que « toute modification portant sur l’une des indications contenues dans la déclaration primitive doit faire l’objet en vue de sa mention sur le répertoire spécial, d’une déclaration complémentaire ou rectificative. Cette déclaration, accompagnée s’il y a lieu des pièces justificatives nécessaires, est notifiée au service du répertoire du commerce et de l’industrie dans les deux mois de la date de la modification ».
Par ailleurs, l’ordonnance souveraine n° 3.573 du 11 mai 1966 portant application de la loi relative aux sociétés civiles apporte des précisions quant au contenu du répertoire spécial, à cet égard l’article 1er dispose que « Le répertoire spécial crée par la loi n° 744 du 25 mars 1963 et visé par l’article 5 de la loi n° 797 du 18 février 1966 est constitué par :
a) un registre d’arrivée qui mentionne, dans l’ordre chronologique, toutes les demandes d’inscription déposées ;
b) des dossiers individuels : le dossier est constitué par la demande d’inscription initiale de l’intéressé portant le numéro d’inscription au répertoire, à laquelle seront jointes les demandes d’inscription modificative ou complémentaire et les demandes de radiation. »
L’article 2 de l’ordonnance souveraine précitée précise que « la demande d’inscription visée à l’article 5 de la loi n° 797 du 18 février 1966, doit être établie sur une formule fournie par le service du répertoire des sociétés (Direction du commerce et de l’Industrie) ; elle est déposée audit service par le demandeur ou son mandataire qui produira, en même temps, les justifications prévues à l’article 5 ci-après ».
• Concernant la Direction des Services Fiscaux, la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles prévoit la formalité de l’enregistrement des sociétés civiles auprès de la Direction des Services Fiscaux.
L’article 2 dispose que « Le contrat de société et les modifications dont il fait l’objet donnent lieu à la rédaction d’un acte soumis à la formalité de l’enregistrement, à compter de sa date dans les dix jours s’il est authentique et dans le délai de un mois s’il est sous seing privé ».
L’article 3 ajoute que « Toute cession de parts ainsi que toute constitution d’usufruit portant sur ces mêmes titres, est constatée par une convention écrite et enregistrée comme il est indiqué à l’article précédent (…) ».
Par ailleurs, l’article 3 alinéa 2 de l’ordonnance-loi n° 155 du 17 juin 1931 portant simplification de certaines formalités en ce qui concerne l’enregistrement et les hypothèques dispose que « Les parties qui rédigeront un acte sous seing privé soumis à l’enregistrement dans un délai déterminé dans les conditions prévues au précédent alinéa, devront établir un double sur papier timbré revêtu des mêmes signatures que l’acte lui-même et qui restera déposé au bureau de l’enregistrement, lorsque la formalité sera requise ».
• Enfin, s’agissant de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques, l’article 1er de l’arrêté ministériel n° 66-055 du 9 mars 1966 portant attribution d’un numéro d’identification aux établissements industriels, artisanaux, commerciaux, et autres et rendant obligatoire l’utilisation de ce numéro d’identification pour les classifications et les statistiques officielles indique que « il est attribué un numéro d’identification statistique dénommé « N.I.S. », à tous les établissements commerciaux, artisanaux, industriels et autres, définis par l’article 4 ci-après. Ce numéro est inscrit au répertoire N.I.S. créé par arrêté ministériel ».
L’article 4 du même arrêté précise que « En sus des établissements commerciaux, artisanaux et industriels, le numéro d’identification statistique est attribué (…) 3° aux sociétés civiles (…), L’attribution du N.I.S., par l’I.M.S.E.E., aux personnes inscrites et à leurs établissements est effectuée : 1° soit à l’occasion de l’immatriculation au Répertoire du Commerce et de l’Industrie, au Registre des Artisans et des Professions, au Registre spécial d’inscription des agents commerciaux, au Répertoire des Sociétés Civiles ou au Registre des Mutuelles d’Assurance. »
Le traitement est également justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement ou son représentant ou par le destinataire, et ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits de la personne concernée.
Le responsable de traitement indique que l’objectif du traitement est de permettre aux Services et aux Directions placés sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Département des Finances et de l’Economie de disposer des outils informatiques leur permettant d’exécuter leurs missions se rapportant aux sociétés civiles de droit monégasque.
Enfin la Commission note que le personnel du Service de l’enregistrement doit conserver l’information comme preuve de l’enregistrement des actes, mais également afin de s’assurer de la régularité des écrits rédigés postérieurement et relatifs à la même affaire, afin de respecter les obligations liées à la loi n° 1.381 du 29 juin 2011 relative aux droits d’enregistrements exigibles sur les mutations de biens et droits immobiliers et enfin afin de pouvoir restituer l’information dans le strict respect du secret professionnel auquel ils est soumis.
La Commission considère donc que le traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
Pour les personnes physiques :
- identité : gérant et porteur de parts : nom, nom marital, prénoms, dénomination sociale, forme juridique, date de naissance, date de décès, date d’acquisition du certificat de domicile, date d’attestation de résidence, nationalité ;
- adresses et coordonnées : gérants et porteurs de parts : adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique ;
- caractéristiques financières : le porteur de parts : nombre de parts (en pleine propriété, en nue-propriété, en usufruit, en indivision, % de l’indivision).
Pour les personnes morales :
- identité : forme, dénomination sociale ;
- adresse et coordonnées : le siège de la société : adresse postale du siège,
- caractéristiques financières : montant du capital, nombre de parts, valeur de la part ;
- données du dossier :
la société : objet, date de constitution, durée, prorogation, date de radiation, date de dissolution ;
les actes ; nature de l’opération, nature de l’acte, date de l’acte, type d’acte, validité de l’acte, date d’enregistrement ;
les informations de classement, date d’immatriculation au répertoire des sociétés, date d’attribution du NIS, date de radiation du répertoire du NIS ;
le numéro de dossier, numéro de société, NIS ;
- demandes et procédures officielles : date de la demande concernant une procédure, date de fin, demandeur, objet de la demande ;
- fonction de consultation : fonctionnaires et agents de l’état accédant aux porteurs de part ;
- données de traçabilité : sauvegarde de toutes les versions des fiches validées (fonctionnaires et agents de l’état réalisant la modification) ;
- données de connexion : données d’horodatage log de connexion du fonctionnaire ou agent de l’état, log des requêtes SQL.
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives sont fournies par la personne intéressée aux Services concernés s’agissant de l’identité, de l’adresse, des coordonnées, des caractéristiques financières, les données du dossier concernant la société soit l’objet, la date de constitution, la durée, la prorogation, la date de radiation, la date de dissolution et les actes, soit la nature de l’opération, la nature de l’acte, la date de l’acte, le type d’acte, la validité de l’acte, la date d’enregistrement.
Les informations saisies par l’Agent concernent, l’information de classement, la date d’immatriculation au répertoire des sociétés civiles, la date d’attribution du NIS, la date de radiation du NIS.
La Commission relève à cet égard, que les informations relatives aux dates d’immatriculation au répertoire des sociétés et à l’attribution du NIS et sa radiation, sont fournies lors de l’accomplissement des formalités nécessaires par la personne intéressée auprès de la Direction de l’Expansion Economique ou de l’IMSEE.
S’agissant du numéro de dossier, du numéro de société et du NIS, le responsable de traitement indique qu’ils proviennent du système.
S’agissant des demandes et procédures officielles, elles proviennent de documents officiels.
Les informations relatives à la fonction de consultation, les données de traçabilité, et les données de connexion, proviennent du système.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention sur le document de collecte en ce qui concerne la Direction de l’Expansion Economique et par un affichage s’agissant de la Direction des Services Fiscaux.
S’agissant de l’IMSEE la Commission précise que l’article 6 de l’arrêté ministériel n° 2013-234 dispose que « L’I.M.S.E.E. effectue un traitement automatisé d’informations nominatives nécessaire à la tenue du Répertoire du N.I.S, dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ».
Elle relève de plus qu’une information préalable est présente sur les documents de collecte ainsi que sur le site internet de l’IMSEE.
• Sur l’exercice du droit d’accès et de modification
La Commission note que les droits d’accès et de modification peuvent s’effectuer sur place auprès de la Direction de l’Expansion Economique et de la Direction des Services Fiscaux et par voie postale ou par le biais d’un courrier électronique auprès de la Direction de l’Expansion Economique.
A cet égard la Commission relève que le traitement automatisé relatif à la « Gestion des techniques automatisées de communication » a été légalement mis en œuvre par la Direction Informatique du Gouvernement en 2005.
Le délai de réponse à une demande de droit d’accès est de 7 jours.
Elle précise que les droits d’accès et de modification concernant les informations nominatives traitées par l’IMSEE sont prévus à l’article 6 de l’arrêté ministériel n° 2013-234 précité : « Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du Directeur de l’I.M.S.E.E., dans les conditions prévues à la section II du chapitre II de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ».
Enfin, la Commission précise que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 dans le cadre de ses missions d’intérêt général, par conséquent et conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165 modifiée, les personnes concernées ne disposent pas de droit d’opposition à ce que les informations nominatives les concernant fassent l’objet d’un traitement.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives seront susceptibles d’être communiquées :
• Aux Parties à l’acte ;
• Aux tiers sur ordonnance de compulsoire rendue par un Juge ;
• Aux tiers sur ordonnance du Président du Tribunal de Première Instance dans le cadre de la procédure prévue par l’article 8-2 de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles, en application de laquelle le Président du Tribunal de Première Instance ou le Magistrat délégué à cet effet connaît « des contestations nées à l’occasion de demandes d’inscription, de déclarations complémentaires ou rectificatives ou de demandes en délivrance d’extraits du registre spécial » ;
• Au SICCFIN dans le cadre de l’article 27 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, qui prévoit une possibilité de communication de renseignements de la part des organismes ou personnes visées aux articles 1er et 2 de ladite loi, des Services de Police, des autres Services de l’Etat, du Procureur Général, des organismes nationaux remplissant des fonctions de supervision.
De plus le responsable de traitement indique que les informations sont également susceptibles d’être communiquées dans le cadre de la Convention fiscale signée par la France et Monaco le 18 mai 1963.
A cet égard, l’article 20 de la Convention fiscale précitée dispose qu’« En vue d’assurer l’exacte application des impôts français sur la fortune, sur le revenu des personnes physiques et sur les sociétés ainsi que de l’impôt sur les bénéfices perçus dans la Principauté, les états contractants conviennent que leurs administrations fiscales échangeront tous les renseignements qu’elles détiennent ou pourront se procurer conformément à leur législation respective et dont la communication réciproque leur paraîtra nécessaire aux fins sus-indiquées. (…) La communication des renseignements ci-dessus ainsi que les correspondances y relatives seront échangées entre, d’une part, la Direction des Services Fiscaux de la Principauté et, d’autre part, la direction générale des impôts ou, suivant les cas, les chefs des services fiscaux et les directeurs des impôts des départements intéressés ».
A cet égard la Commission constate que les traitements ayant pour finalité respective « l’assistance administrative » et « l’échange de renseignements » entre la France et Monaco ont été légalement mis en œuvre.
Elle relève que le responsable de traitement mentionne de plus que les informations peuvent être communiquées aux Pays ayant signé une Convention avec Monaco en matière fiscale, soit 32 accords dont 25 sont en vigueur.
Cependant la Commission tient à souligner que lors d’une réunion plénière du 15 avril 2015, elle a déterminé une position de principe aux termes de laquelle les transferts d’informations nominatives vers un Pays ou un organisme n’assurant pas un niveau de protection adéquat doivent, en toute hypothèse, lui être soumis en la forme d’une demande d’autorisation de transfert, indépendamment du fait qu’ils relèvent de l’alinéa 1er ou 2ème de l’article 20-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle précise que cette prise de position a notamment été motivée au vu du rapport établi par la Commission de Législation sur le projet de loi n° 804, modifiant la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, laquelle avait considéré qu’ « en tout état de cause, tout transfert vers un Pays ou un organisme n’assurant pas un niveau de protection adéquat devra être autorisé par la CCIN, qui se prononcera sur la base d’une demande motivée, le responsable de traitement devant bien évidemment se conformer à la décision de la Commission sans pouvoir y passer outre ».
Elle constate de plus que les informations peuvent également être transmises en exécution d’une commission rogatoire d’un Juge par le biais d’un procès-verbal de réquisition de la Sûreté Publique.
La Commission considère que de telles transmissions sont conformes aux exigences légales.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- Le personnel de la Direction des Services Fiscaux, en collecte et/ou en consultation dans le cadre de ses attributions dans le respect de l’ordonnance du 29 avril 1828 sur l’enregistrement, le timbre, les droits de greffe et les hypothèques, de la Convention fiscale franco-monégasque signée le 18 mai 1963 à Paris, de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles, de la loi n° 580 du 29 juillet 1953 portant aménagement des droits d’enregistrement et d’hypothèques, et la loi n° 1.381 du 29 juin 2011 relative aux droits d’enregistrement exigibles sur les mutations de biens et droits immobiliers ;
- Le personnel de la Direction de l’Expansion Economique, en collecte et/ ou consultation dans le cadre de ses attributions dans le respect de la loi n° 797 du 18 février 1966 précitée, de l’ordonnance souveraine n° 3.573 du 11 mai 1966 portant application de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles ;
- Le personnel de l’IMSEE en collecte et/ou consultation dans le cadre de ses attributions conformément à l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011 portant création de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques et du Conseil Scientifique de la Statistique et des Etudes Economiques, l’arrêté ministériel n° 66-055 du 9 mars 1966 portant attribution d’un numéro d’identification aux établissements industriels, artisanaux, commerciaux, et autres et rendant obligatoire l’utilisation de ce numéro d’identification pour les classifications et les statistiques officielles, l’arrêté ministériel n° 2013-234 du 22 avril 2013 créant le Répertoire du Numéro d’Identification Statistique (N.I.S.) ;
- Le personnel administratif de la Direction Informatique ou tiers intervenant pour son compte : dans le cadre de missions de maintenance, développements des applicatifs nécessaires au fonctionnement et de sécurité du site et du système d’information de l’Etat du site ;
- Le personnel de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ou tiers intervenant pour son compte ayant un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure.
Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne les prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements
Le responsable de traitement indique qu’il existe une interconnexion avec le traitement dont la finalité est la « Gestion du répertoire du NIS » de l’IMSEE dont l’avis favorable a été rendu par délibération n° 2013-55 du 28 mai 2013.
Par ailleurs, il appert de l’étude du dossier qu’il existe un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Tenue du Répertoire spécial des sociétés civiles » de la Direction de l’Expansion Economique ayant reçu un avis favorable par délibération n° 2007-35 du 3 septembre 2007.
A cet égard elle rappelle que ce rapprochement ne pourra être effectué que lorsque ce dernier aura été légalement mis en œuvre par le responsable de traitement, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission relève néanmoins que les différentes architectures reposent sur des équipements de raccordement de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Elle rappelle de plus que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
La Commission note que les informations sont conservées 30 ans après la radiation de la société, en application de l’article 59 alinéa 4 de l’ordonnance du 29 avril 1828 sur l’enregistrement, le timbre, les droits de greffe et les hypothèques qui prévoit « Il y aura prescription pour la demande des droits, à savoir (…) 4° Après trente années, pour les droits des actes civils et judiciaires ; pour ceux des mutations qui s’effectuent par décès par testament, ou autres actes de libéralité à cause de mort, dont les testateurs et donateurs sont décédés hors de la Principauté ; pour les droits des mutations par décès, par testament olographe ; pour ceux des successions des décédés en pays étrangers ; et pour les droits de toutes autres mutations que celles mentionnées ci-dessus ».
La Commission considère que cette durée est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Modifie la finalité du traitement par « Gestion et suivi des sociétés civiles de droit monégasque par la Direction de l’Expansion Economique, la Direction des Services Fiscaux et l’IMSEE ».
Rappelle que :
- les équipements de raccordements de serveurs et périphériques doivent être protégés par un login et un mot de passe et les ports non utilisés doivent être désactivés ;
- le rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Tenue du répertoire spécial des sociétés civiles », ayant fait l’objet d’un avis favorable par délibération n° 2007-35 du 3 septembre 2007, ne pourra être effectué que lorsque ce dernier aura été légalement mis en œuvre par le responsable de traitement, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion et suivi des sociétés civiles de droit monégasque par la Direction de l’Expansion Economique, la Direction des Services Fiscaux et l’IMSEE ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.